SNR - Circular 20251210120150 de 2026

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________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá

D.C. Colombia.

Código: AC-FR-003

Versión: 1

Fecha: 09/Jul./2025

CIRCULAR CIR-2025-000453-4

SG-500

Bogotá, D.C., 10 de diciembre de 2025

PARA: Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina, Directores, Directores Regionales y Supervisores de Contratos de Prestación de Servicios

DE:

ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO

Secretaria General

Asunto: Trámite previo a la vigencia de la Ley de Garantías y cierre de contratos

2025.

Teniendo en cuenta la entrada de vigencia de la Ley de Garantías Electorales y con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales vigentes, se expide la presente Circular.

I. Antecedentes legales — Vigencia Ley de Garantías Conforme a la Ley 996 de 2005 y sus disposiciones reglamentarias, durante el periodo de Ley de Garantías se restringen, principalmente, la contratación directa y la celebración de convenios interadministrativos con ejecución de recursos públicos. En consecuencia, la Entidad debe adelantar la planeación y trámite de sus contratos de prestación de servicios con anterioridad al inicio de dichas restricciones.

II. Obligaciones para contratos con terminación en diciembre de 2025

Para todos los contratos, en especial los de prestación de servicios, cuya vigencia finalice a más tardar el día 31 de diciembre de 2025, deberán cumplirse:

1. Pago total de valores adeudados al contratista.

Para todos los contratos, en especial los de prestación de servicios, cuya vigencia finalice a más tardar el día 31 de diciembre de 2025, deberán cumplirse:

1. Pago total de valores adeudados al contratista.

2. Presentación informe final por parte del contratista.

3. Revisión y visto bueno del informe final por parte del supervisor, verificando el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

III. Cierre contractual formal

Con base en la información anterior, se deberá suscribir el acta de cierre cuando aplique,Página | 2

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Fecha: 09/Jul./2025 revisar las garantías, dejar constancia en el expediente contractual y verificar la liberación o continuidad de las garantías que correspondan.

IV. Coordinación interna y reporte de estado

Cada supervisor deberá informar a la Dirección de Contratación, antes del 28 de diciembre de 2025, el estado de cumplimiento y cierre contractual, verificando:

1. Pagos realizados.

2. Informes recibidos.

3. Actas de cierre suscritas y cargadas en el expediente.

V. PLAN DE TRABAJO 2026

Con el fin de avanzar en el proceso precontractual sin contratiempos, y teniendo en cuenta las fechas límite para la celebración y publicación de los contratos de prestación de servicios, se establece el siguiente plan de trabajo: Actividad Descripción Responsable Fecha límite Priorizar equipo para contingencia Diligenciar Matriz (adjunta) de Priorización de

servicios, se establece el siguiente plan de trabajo: Actividad Descripción Responsable Fecha límite Priorizar equipo para contingencia Diligenciar Matriz (adjunta) de Priorización de Contratos para contingencia de Ley de Garantías teniendo en cuenta las siguientes FASES.

FASE I: Contratos del 2 al 5 de Enero de 2026.

FASE II: Contratos del 6 al 13 de Enero de

2026

FASE III: Contratos 13 al 20 de enero de 2026.

Área Responsable Del 10 al 15 de diciembre diligenciar matriz Solicitud de documentos contratos 2026 Revisión de documentación por parte del área encargada Supervisores Hasta 19 diciembre 2025 todas las fases Estudios previos Proyección de estudios previos Área Responsable Desde el 19 al 26 de diciembre 2025 Certificados de Inexistencia Solicitud de certificados de inexistencia de personal conforme al perfil a contratar Área Responsable Desde el 19 al 26 de diciembre 2025Página | 3

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Fecha: 09/Jul./2025

Objetos Iguales Solicitud de expedición de objetos iguales Área Responsable Desde el 19 al 26 de diciembre 2025 Radicación formal trámites contractuales Para iniciar el trámite contractual se deberá radicar al correo de

Responsable Desde el 19 al 26 de diciembre 2025 Radicación formal trámites contractuales Para iniciar el trámite contractual se deberá radicar al correo de radicaciones.contratos@supernotariado.gov.co Únicamente por el supervisor del contrato o el enlace designado Nota: Estos trámites deberán radicarse sin la expedición del CDP Supervisores Hasta el 30 de diciembre 2025 Certificados de Disponibilidad Presupuestal CDP Solicitud y expedición de certificados de disponibilidad presupuestal CDP Nota: Una vez expedido el CDP por parte de la Dirección Administrativa y Financiera, el área responsable deberá dar alcance del mismo a la solicitud inicial del trámite contractual Área Responsable / Dirección Administrativa y Financiera Desde el 02 al 05 de enero de 2026 Publicación de contratos Revisión, proyección, publicación y legalización de contratos de prestación de servicios Dirección de contratación Hasta el 23 de enero de 2026

En concordancia con lo dispuesto en la presente Circular y con el propósito de dar cumplimiento al cronograma establecido, se designarán (1) o dos (2) enlaces oficiales ante la Dirección de Contratación, quienes asumirán la responsabilidad de coordinar, articular y consolidar la información requerida para el adecuado desarrollo de los procesos pre contractuales y contractuales. Para los procedimientos de contratación que se adelanten a partir de la fecha, esta dirección pondrá a disposición un repositorio digital institucional (ONDRIVE), con acceso exclusivo

consolidar la información requerida para el adecuado desarrollo de los procesos pre contractuales y contractuales. Para los procedimientos de contratación que se adelanten a partir de la fecha, esta dirección pondrá a disposición un repositorio digital institucional (ONDRIVE), con acceso exclusivo para los enlaces asignados por cada área y para los profesionales designados por la Dirección de Contratación. Dicho repositorio permitirá la consulta permanente, segura y centralizada de la información contractual, contribuyendo al cumplimiento oportuno de las obligaciones y facilitando la gestión y trazabilidad documental. Lo anterior, se adopta en atención a la responsabilidad de fortalecer la planeación, eficiencia y eficacia administrativa de los procesos contractuales, optimizar la coordinación institucional y garantizar el adecuado cumplimiento de los plazos definidos.Página | 4

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@Documento_preparado_para_firma

FlagSigned_1015408882

ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO

Secretaria General Secretaría General

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: No

Copia ROGELIO ALBARRACIN

Elaboró: RICARDO GARCIA ALVARADO / SG

Revisó: DAVID FELIPE SANCHEZ MORA / DC

Aprobó: . DAVID FELIPE SANCHEZ MORA / DC