SNR - Circular 2026032793050 de 2026

Superintendencia de Notariado y Registro

CIRCULAR No.

OAC - No.

Bogotá D.C.,

PARA: SUPERINTENDENTES DELEGADOS, JEFES DE OFICINA, DIRECTOR

TÉCNICO, DIRECTORES REGIONALES, REGISTRADORES PRINCIPALES Y

SECCIONALES, COORDINADORES ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO Y

SUPERVISORES DE CONTRATOS DE BIENES Y/O SERVICIOS.

DE: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO.

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA,IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE CONTINGENCIA

Y FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DE PQRSDF.

El objeto de esta circulares impartirlos lineamientos institucionalestécnicos y operativos para implementar y hacer seguimiento al Plan de Contingencia para la Depuración y Fortalecimiento de la Gestión de PQRSDF. Este será ejecutado a partirde la fecha de expedición de la presente Circulary hasta el 30 de juniodel año 2026, y responde a una estrategiainstitucionalpara atender situacionescríticasque se han identificadoen la gestión de peticiones,quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones,con elfin de fortalecery normalizar la operación ordinariaen toda la entidad,como respuesta a prestarun adecuado ServicioPúblico. Con el Plan que se expone a continuación se garantiza la oportunidad, legalidad, trazabilidad,calidady transparenciaen laatención a laciudadanía, materializandode forma efectiva el derecho fundamental de petición, aplicando acciones coordinadas de depuración, mejora operativay fortalecimientoinstitucional.

1. ADOPCIÓN DEL PLAN DE CONTIGENCIA.

Por medio de la presente Circular se adopta el "PLAN DE CONTINGENCIA DE DEPURACIÓN Y FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DE PQRSDF", el cual hace parte integral de la presente Circular,es de carácter vinculante y de obligatorio cumplimiento para todas las dependencias del Nivel Central,Direcciones Regionales y Oficinasde Registro de Instrumentos Públicos - ORIP. El Plan de Contingencia se estructuraen veintiún(21) acciones y sus metas, órganizadas en tres (3) componentes estratégicos,los cuales se trazanen su implementaciónde la siguientemanera: a) Depuración y respuesta alrezago institucional. b) Fortalecimientode laoperación ordinariade lagestiónde PQRSDF. Página 1 1 Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 N° 13 -49 Interior201

Bogotá D.C.,Colombia

Código: AC-FR-003

Versión: 1

Fecha: 09/Ju9./2025

CIR-2026-000092-4 26 de marzo del 2026 26 de marzo del 2026r m Superintendencia de Notariado y Registroo c) Capacidades, acompañamiento y seguimiento institucional. Los tres componentes señalados se orientan para el logro de cinco (5) resultados institucionales,asociados a la reducción del atraso,la estandarización de la operación, la consolidación de la coordinación institucional,el fortalecimientode capacidades y la

implementación de mecanismos de medición y control. En consecuencia, cada dependencia, Dirección Regional y ORIP deberá ejecutar las acciones asignadas y cumplirlasmetas correspondientesdentro de losplazos establecidos, garantizando seguimiento y reporteoportuno.

2. ALCANCE INSTITUCIONAL Y PRIORIZACIÓN.

Las disposicionescontenidas en lapresente Circularaplican a toda la Entidad en su Nivel Central,DireccionesRegionales y Oficinasde Registrode Instrumentos Públicos del País. Sin perjuiciode su caráctergeneral,y con fundamento en el diagnósticoinstitucionaly en la aplicaciónde criteriostécnicos de priorización,la entidad ha identificadodiez (10) dependencias delNivelCentraly diez(10)ORIP que serán objetode tratamientoprioritario dentro del Plan, teniendo en cuenta el volumen de PQRSDF, los niveles de atraso, la criticidadoperativay losriesgos asociados. No obstante,lapresente Circulary su Plan de Contingencia son de obligatoriocumplimiento para todas lasdependencias, DireccionesRegionales y ORIP, quienes deberán aplicarlos lineamientos,acciones y medidas aquí establecidas,conforme a sus responsabilidadesy metas definidas.

3. PRINCIPIOS DE APLICACIÓN.

La ejecucióndel Plan se desarrollarábajo losprincipiosde: • Legalidad y garantía del derecho fundamental de petición. • Coordinación y corresponsabilidadinstitucional. • Transparencia y trazabilidaden lagestión. • Eficienciay disciplinaoperativa. • Mejora continua y enfoque de servicioa laciudadanía.

Cada colaborador involucrado en la gestión de PQRSDF deberá actuar con diligencia, oportunidad y compromiso, asegurando que larespuesta institucionalsea clara,técnicay ajustada a losprocedimientos vigentes.

4. COORDINACIÓN, ARTICULACIÓN Y GOBERNANZA DEL PLAN.

La coordinación, articulacióny gobernanza del Plan tienen como propósito alinear responsables, las reglas y los canales de trabajo para ejecutar acciones sincronizadas, asegurar trazabilidaden elciclocompleto de lasPQRSDF y garantizarseguimiento, calidad y oportunidad en toda laentidad. Página12 Superintendencia de Notariado y Registro Código: AC-FR-003

Dirección: Calle 26 N° 13-49 Interior201 Versión: 1

Bogotá D.C., Colombia Fecha: 09/Jul./2025 CIR-2026-000092-4 26 de marzo del 2026IPSuperintendencia de Notariado y Registro La Oifcinade Atención al Ciudadano - OAC y el Grupo de Gestión Documentál - GGD ejercerán elliderazgotécnicoy operativodel Plan,coordinandosuimplementaciónconlas dependencias del NivelCentral,Direcciones Regionales yORIP,conelapoyodelaOficina de Tecnologías de laInformación-OTI y laorientaciónde laOficinaAsesora Jurídica-OAJ cuando así se requiera. Para asegurar la calidad técnica y la consistenciatemáticadelasrespuestas,sétieneelacompañamiento de las dependencias misionales competentes en materia Notarial,

Registral,de Tierrasy demás áreas especializadas,para loscasos y asuntos en que, por razón a tratamientosy/o temas especíifcos,sea necesario orientar,asesoraro consolidar respuestas, criteriosde clasiifcacióny lineamientosoperativos. La implementación del Plan se constituyeen una Acción EstratégicaInstitucionalpara estabilizarla gestión de PQRSDF, fortalecerla coordinación entre dependencias y consolidaruna operación eficiente,articuladay centrada en laciudadanía. En consecuencia, todas lasáreas deberán adoptar lasmedidas establecidasy asegurar el cumplimiento de las metas previstas,contribuyendo de manera activa al logro de los resultados institucionales definidos.

5. ANEXOS Son anexosde lapresentecircularlossiguientesdocumentos,que integranel"PLAN DECONTINGENCIA PARA LA DEPURACION Y FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DE PQRSDF": 5.1. Anexo 1.Plan de Contingencia para laDepuración y Fortalecimientode laGestión de PQRSDF. 5.2. Anexo 2. Diagnósticoy priorizacióndelestado de PQRSDF 5.3. Anexo 3. Matrizdel Plan de Contingencia Agradezco la colaboración en este proceso, el cual nos permite el fortalecimientoel cual nos permite seguir fortaleciendoelservicioprestado a laciudadanía.

Cordialmente, RICARDO GUDELO SEDANO SuPerintende)ÁtedeNotariadoyRegistro Proyectó:JuliaGutiérrezRodríguez - ProfesionalEspecializadaOAC6 fDiana ÁlzateContratistaProfesionalOACst

CesarBryanJulio-TécnicoOAC. t.- Amparo Rodríguez Andrade - ContratistaProfesionalGG

Aprobó: Luz Amparo BeltránRojas - Jefe OficinaAsesora Jurídica

Fredy Martínez García - Jefe de OficinaAtención alCiudadano Nubia López Méndez - Jefe de OficinaAsesora de Planeación ' ¡,Jorge Arcecio Cañaveral -Jefe de Oficinade Tecnologías de laInor ación lOYIcM Leonel Edgardo Riveros -Asesor de Despacho para elGrupo de GestiónDocumental4 Página (3

Código: AC-FR-003

Versión: 1

Fecha: 09/J¡I./2025

Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 N° 13 -49 Interior 201

Bogotá D.C.,Colombia CIR-2026-000092-4 26 de marzo del 2026