SNR - Circular 20260506121327 de 2026

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________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá

D.C. Colombia.

Código: AC-FR-003

Versión: 1

Fecha: 09/Jul./2025

CIRCULAR

DTR-170

Bogotá, D.C., 22 de abril de 2026

PARA: Registradores de Oficinas de Registro

DE:

LUIS YOBANY ROBLES RUBIANO

Director Técnico de Registro

Asunto: Lineamientos para la gestión de solicitudes de usuarios en los sistemas de información institucionales.

Respetados Registradores, cordial saludo. La Dirección Técnica de Registro, en ejercicio de sus funciones y con el propósito de fortalecer los controles asociados a la administración de usuarios en los sistemas de información de la Superintendencia de Notariado y Registro, así como garantizar la adecuada gestión de accesos, la seguridad de la información y la trazabilidad de las operaciones realizadas por los usuarios, se permite impartir los siguientes lineamientos. Lo anterior, en concordancia con lo dispuesto en el Procedimiento de Administración de Usuarios y Contraseñas código GTI–PR–007 y el Manual de Gestión de Usuarios y Contraseñas código GTI–MN–006, así como con los lineamientos particulares establecidos en los documentos mencionados pertenecientes a los aplicativos misionales administrados por la Entidad.

1. Solicitudes de Usuarios (Creación, Modificación e Inactivación) En el marco de lo establecido en el Procedimiento y el Manual mencionado, se recuerda a los Registradores de Instrumentos Públicos y demás responsables que toda solicitud relacionada con la creación, modificación e inactivación de usuarios en los sistemas de

En el marco de lo establecido en el Procedimiento y el Manual mencionado, se recuerda a los Registradores de Instrumentos Públicos y demás responsables que toda solicitud relacionada con la creación, modificación e inactivación de usuarios en los sistemas de información (SIR, IRIS, DOCU, entre otros) de la Superintendencia de Notariado y Registro deberá atender estrictamente los lineamientos definidos en dichos documentos. En este sentido, las solicitudes deberán estar debidamente soportadas mediante el Formato de Administración de Usuarios código GTI–FR–007, completamente diligenciado, el cual constituye el documento base para la gestión de accesos y la asignación de permisos conforme a los principios de mínimo privilegio, trazabilidad y segregación de funciones. CIR-2026-000126-4Página | 2

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Así mismo, las solicitudes deberán estar acompañadas de los soportes documentales correspondientes según el tipo de vinculación del usuario, de conformidad con lo establecido en el Manual de Gestión de Usuarios y Contraseñas, así: • Para funcionarios: resolución o acta de posesión. • Para contratistas: copia del contrato, acta de inicio firmada y acta de designación de supervisión. • Para pasantes o judicantes: resolución y acta de posesión. • Para usuarios asociados a convenios o contratos: copia del contrato, convenio o acuerdo de servicio que sustente la creación del usuario. Las solicitudes deberán ser tramitadas exclusivamente por el Registrador o Coordinadores y enviado desde el correo institucional de la ORIP a la mesa de ayuda

acuerdo de servicio que sustente la creación del usuario. Las solicitudes deberán ser tramitadas exclusivamente por el Registrador o Coordinadores y enviado desde el correo institucional de la ORIP a la mesa de ayuda institucional, a través del correo electrónico Soporte Técnico Mesa de Ayuda SNR – soportetecnico@supernotariado.gov.co, garantizando en todo caso el registro formal del requerimiento en la herramienta dispuesta para tal fin, conforme al flujo definido en el procedimiento vigente. En caso de que la solicitud no cuente con la documentación completa o presente inconsistencias, la mesa de ayuda procederá a informar al solicitante las observaciones correspondientes, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios previo a su gestión. Finalmente, se reitera que la gestión de usuarios deberá contar con las validaciones y aprobaciones correspondientes por parte de los jefes inmediatos, así como de los responsables técnicos cuando se trate de accesos privilegiados, en concordancia con los lineamientos de seguridad de la información definidos por la Entidad.

2. Solicitudes de Usuarios para el Aplicativo de Radicación Electrónica (REL) Sin perjuicio de lo establecido en el Procedimiento y Manual anteriormente citados, se informa que la gestión de usuarios para el aplicativo de Radicación Electrónica (REL), en atención a que este se encuentra bajo la administración de la Dirección Técnica de Registro, se realizará conforme a lineamientos particulares definidos para dicho sistema.

En este sentido, las solicitudes de creación, modificación o inactivación de usuarios para el aplicativo REL deberán gestionarse mediante el formato dispuesto para tal fin por el Grupo de Radicación Electrónica, el cual se constituye como el instrumento oficial para la administración de accesos en dicho aplicativo. Dicho formato deberá ser debidamente diligenciado y remitido al correo electrónico

Grupo de Radicación Electrónica, el cual se constituye como el instrumento oficial para la administración de accesos en dicho aplicativo. Dicho formato deberá ser debidamente diligenciado y remitido al correo electrónico Soporte Radicación Electrónica SNR – soporte.rel@supernotariado.gov.co, quien será el encargado de validar, gestionar y dar trámite a las solicitudes conforme a los lineamientos operativos del sistema. En caso de que la información suministrada en el formato se encuentre incompleta o presente inconsistencias, el equipo de soporte de Radicación Electrónica procederá a CIR-2026-000126-4Página | 3

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Fecha: 09/Jul./2025 informar las observaciones correspondientes al solicitante, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios previo a su gestión.

3. Solicitudes de Usuarios para el Aplicativo Ventanilla Única de Registro (VUR) De conformidad con lo establecido en el Manual de Gestión de Usuarios y Contraseñas código GTI–MN–006, y en atención a las particularidades operativas del aplicativo Ventanilla Única de Registro (VUR), las solicitudes de creación, reactivación, modificación o desactivación de usuarios deberán gestionarse mediante el Formato de Creación de Usuarios Ventanilla Única de Registro – VUR, identificado con código MP - ASPR - PO - 05 - FR - 01, versión 03.

En este sentido, dicho formato deberá ser debidamente diligenciado en todos sus campos, incluyendo la información del usuario, tipo de solicitud y roles requeridos, así

• ASPR - PO - 05 - FR - 01, versión 03.

En este sentido, dicho formato deberá ser debidamente diligenciado en todos sus campos, incluyendo la información del usuario, tipo de solicitud y roles requeridos, así como las correspondientes autorizaciones, constituyéndose en el documento oficial para la administración de accesos en este aplicativo. Las solicitudes deberán ser remitidas al correo electrónico Mesa de Ayuda VUR SNR – mesadeayudavur@supernotariado.gov.co, quien será el encargado de validar, gestionar y dar trámite a los requerimientos conforme a los lineamientos definidos para este sistema. En caso de que la información suministrada se encuentre incompleta, presente inconsistencias o no cumpla con las condiciones establecidas, la Mesa de Ayuda VUR procederá a informar las observaciones correspondientes al solicitante, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios previo a su gestión.

4. Traslado de Usuarios en el Aplicativo SIR e IRIS Para efectos de la gestión de traslados de usuarios en el aplicativo SIR e IRIS, se deberá dar cumplimiento a los lineamientos definidos en el Procedimiento de Administración de Usuarios y Contraseñas código GTI–PR–007, gestionando la solicitud como una modificación de usuario, mediante el diligenciamiento del Formato de Administración de Usuarios código GTI–FR–007, en cual en campo de Observaciones debe establecerse si se trata de un apoyo remoto (Calificador) o un traslado para el cual debe adjuntarse la respectiva Resolución.

Estas solicitudes deberán ser tramitadas exclusivamente por el Registrador o Coordinadores y enviado desde el correo institucional de la ORIP, a los correos electrónicos Soporte SIR SNR – soportesir@supernotariado.gov.co y Soporte

Estas solicitudes deberán ser tramitadas exclusivamente por el Registrador o Coordinadores y enviado desde el correo institucional de la ORIP, a los correos electrónicos Soporte SIR SNR – soportesir@supernotariado.gov.co y Soporte Técnico Mesa de Ayuda SNR – soportetecnico@supernotariado.gov.co, garantizando en todo caso el registro formal del requerimiento en la herramienta dispuesta para tal fin, conforme al flujo definido en el procedimiento vigente. Previo a la radicación de la solicitud, el Registrador de Instrumentos Públicos de la Oficina de Registro de origen deberá verificar y certificar que el usuario objeto de traslado no CIR-2026-000126-4Página | 4

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Fecha: 09/Jul./2025 cuenta con roles activos ni turnos asignados en el sistema, con el fin de evitar inconsistencias operativas o afectaciones en la prestación del servicio.

Para acreditar el cumplimiento de esta condición, el Registrador de Instrumentos Públicos de la Oficina de origen deberá remitir, junto con el formato de solicitud, evidencia fotográfica o captura de pantalla del aplicativo SIR que certifique la ausencia de turnos o roles asignados al usuario objeto de traslado. Dicha evidencia constituye requisito previo e indispensable para el trámite de la solicitud ante la Oficina de Tecnologías e Información. Las solicitudes que no acrediten esta condición serán devueltas sin trámite. Una vez validada esta condición, se podrá tramitar la solicitud de traslado hacia la Oficina de Registro de destino, indicando de manera expresa en el formato correspondiente la

devueltas sin trámite. Una vez validada esta condición, se podrá tramitar la solicitud de traslado hacia la Oficina de Registro de destino, indicando de manera expresa en el formato correspondiente la fecha de inicio y fecha de finalización del traslado, conforme a la necesidad del servicio. Se precisa que el traslado aquí referido corresponde exclusivamente a la asignación de accesos en el aplicativo SIR e IRIS. En caso de que la solicitud no cumpla con las validaciones previas o presente inconsistencias en la información suministrada, la mesa de ayuda institucional procederá a informar las observaciones correspondientes, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios previo a su gestión.

5. Accesos Remotos mediante VPN En concordancia con los lineamientos establecidos en el Manual de Gestión de Usuarios y Contraseñas código GTI–MN–006 y el Procedimiento de Administración de Usuarios y Contraseñas código GTI–PR–007, se establece que los accesos que impliquen conexiones remotas a los sistemas de información de la Entidad, mediante el uso de VPN u otros mecanismos de acceso externo, deberán sujetarse a controles estrictos de autorización, justificación y temporalidad.

En este sentido, toda solicitud de asignación de acceso mediante VPN deberá estar debidamente justificada, indicando de manera expresa las razones que sustentan la necesidad del acceso remoto, en especial cuando este se relacione con condiciones de salud que impidan la presencia física del funcionario en su lugar de trabajo. Para estos efectos, la solicitud deberá contar con autorización previa de la Dirección de Talento Humano, soportada en la respectiva validación médica, así como con el aval de la Dirección Técnica de Registro, quienes verificarán la pertinencia y necesidad del acceso solicitado.

de Talento Humano, soportada en la respectiva validación médica, así como con el aval de la Dirección Técnica de Registro, quienes verificarán la pertinencia y necesidad del acceso solicitado. Se precisa que las solicitudes de acceso remoto relacionadas con trabajo en casa no serán tramitadas a través de este mecanismo, toda vez que dicha modalidad se rige por los lineamientos definidos por la Dirección de Talento Humano, ante quien deberán gestionarse los trámites correspondientes. El acceso mediante VPN está reservado CIR-2026-000126-4Página | 5

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Fecha: 09/Jul./2025 exclusivamente para necesidades técnicas debidamente justificadas y autorizadas conforme a lo aquí establecido.

Así mismo, en la solicitud se deberá indicar de manera obligatoria el periodo de vigencia del acceso, señalando la fecha de inicio y la fecha de finalización, en atención a que este tipo de accesos tendrá carácter temporal y excepcional. Estas deberán ser tramitadas exclusivamente por el Registrador o Coordinadores y enviado desde el correo institucional de la ORIP, con el FORMATO VPN debidamente diligenciado, al correo electrónico Direccion Tecnica SNR direcciontecnica@supernotariado.gov.co, garantizando en todo caso el registro formal del requerimiento en la herramienta dispuesta para tal fin, conforme al flujo definido en el procedimiento vigente. En todo caso, los accesos otorgados mediante VPN deberán garantizar el cumplimiento de los principios de mínimo privilegio, autenticación segura, trazabilidad y monitoreo de las actividades realizadas, conforme a los lineamientos de seguridad de la información

en el procedimiento vigente. En todo caso, los accesos otorgados mediante VPN deberán garantizar el cumplimiento de los principios de mínimo privilegio, autenticación segura, trazabilidad y monitoreo de las actividades realizadas, conforme a los lineamientos de seguridad de la información definidos por la Entidad. En caso de que la solicitud no cuente con la justificación, autorizaciones o información completa, la mesa de ayuda institucional procederá a informar las observaciones correspondientes, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios previo a su gestión.

6. Disposiciones Finales Adicionalmente, en los casos de retiro definitivo o temporal de los usuarios, tales como finalización de la vinculación, licencias, vacaciones o suspensiones por carácter disciplinario, las Oficinas de Registro deberán reportar de manera oportuna dicha novedad mediante el diligenciamiento del formato correspondiente, con el fin de gestionar la inactivación o modificación de los accesos correspondientes.

Lo anterior, con el propósito de prevenir accesos no autorizados a los sistemas de información de la Entidad y mitigar riesgos asociados a la pérdida, fuga o uso indebido de la información institucional. En caso de que no se realice el reporte oportuno de estas novedades, y como consecuencia de ello se presenten situaciones relacionadas con accesos indebidos o uso inadecuado de la información, la responsabilidad recaerá directamente en el Registrador de Instrumentos Públicos de la respectiva Oficina de Registro, o en los Coordinadores en aquellas Oficinas de Registro de ciudades principales donde exista dicha figura, conforme a las funciones y responsabilidades asignadas. Se insta a todos los destinatarios de la presente circular a dar estricto cumplimiento a los lineamientos aquí establecidos, con el fin de garantizar la adecuada administración de

conforme a las funciones y responsabilidades asignadas. Se insta a todos los destinatarios de la presente circular a dar estricto cumplimiento a los lineamientos aquí establecidos, con el fin de garantizar la adecuada administración de usuarios, la seguridad de la información y la trazabilidad en el acceso a los sistemas de la Entidad. CIR-2026-000126-4Página | 6

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Fecha: 09/Jul./2025

La Dirección Técnica de Registro agradece la atención prestada y reitera la importancia de dar estricto cumplimiento a los lineamientos aquí establecidos, en aras de fortalecer los controles institucionales, garantizar la seguridad de la información y asegurar la correcta administración de los accesos a los sistemas de información de la Entidad. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente circular podrá dar lugar a las acciones administrativas a que haya lugar, de conformidad con la normatividad vigente. Cordialmente, @Documento_preparado_para_firma

FlagSigned_79428028

LUIS YOBANY ROBLES RUBIANO

Director Técnico de Registro Dirección Técnica de Registro

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: No

Copia

Elaboró: DIEGO ANDRES OTALORA ESPINEL / DTR

Revisó: DAVID ENRIQUE SAMPER DE LA HOZ / DTR

Aprobó: . DAVID ENRIQUE SAMPER DE LA HOZ / DTR

CIR-2026-000126-4