SNR - Circular 20260521110738 de 2026

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________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá

D.C. Colombia.

Código: AC-FR-003

Versión: 1

Fecha: 09/Jul./2025

CIRCULAR CIR-2026-000158-4

SG-500

Bogotá, D.C., 20 de mayo de 2026

SECRETARÍA GENERAL

PARA: SERVIDORES PUBLICOS Y COLABORADORES DE LA SUPERINTENCIA

DE NOTARIADO Y REGISTRO

DE: ESTHER CRISTINA GÓMEZ MELO

Secretaria General, Jefe Oficina de Control Disciplinario Interno (E)

ASUNTO: Atención de peticiones de Congreso de la República, Entes de Control y Presidencia de la República.

Cordial saludo. De la manera más atenta, en consideración a que es deber de esta Superintendencia -como de cualquier entidad públicacontribuir a los ejercicios de transparencia y control adelantados por la Rama Legislativa y los entes de control, me permito recordarles la importancia de atender con la debida prioridad y diligencia las peticiones y/o comunicaciones provenientes del Congreso de la República (Cámara de Representantes y Senado), la Contraloría General de la República, la Defensoría del Pueblo, la Procuraduría General de la Nación y la Auditoría General de la República, así como de la Presidencia de la República y la Fiscalía General de la Nación. Al interior de la entidad, como se comunicó en correo electrónico del pasado 2 de febrero, la Oficina Asesora Jurídica es la dependencia responsable de llevar el registro de estos requerimientos de información -incluidos derechos de petición, invitaciones, cuestionarios

Al interior de la entidad, como se comunicó en correo electrónico del pasado 2 de febrero, la Oficina Asesora Jurídica es la dependencia responsable de llevar el registro de estos requerimientos de información -incluidos derechos de petición, invitaciones, cuestionarios y citaciones-, hacer reparto de los mismos, consolidar la información de las diferentes dependencias, y de gestionar la correspondiente firma y remisión de respuestas y/o la asistencia a los espacios convocados. En consideración a que la entidad cuenta con diferentes canales de comunicación, se hace necesario recordar la ruta de atención de toda petición proveniente de los citados organismos, de manera que la entidad pueda gestionarla adecuadamente y llevar laPágina | 2

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Fecha: 09/Jul./2025 correspondiente trazabilidad. Con este propósito, se solicita tener en cuenta las siguientes

instrucciones:

Peticiones del Congreso de la República: De acuerdo con las disposiciones legales vigentes, estas comunicaciones deben ser atendidas en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles a partir de su radicación en la entidad o dado el caso, el plazo que establezca la misma petición según la autoridad solicitante. Por esta razón y con el fin de asegurar los términos y calidad de la respuesta, en el siguiente cuadro se establece la hoja de ruta para otorgar oportuna contestación a las solicitudes provenientes del órgano legislativo: Paso Dependencia que recibe la petición Acción 1 Cualquier dependencia: Si las peticiones se reciben por ventanilla de correspondencia, plataforma virtual, correo

solicitudes provenientes del órgano legislativo: Paso Dependencia que recibe la petición Acción 1 Cualquier dependencia: Si las peticiones se reciben por ventanilla de correspondencia, plataforma virtual, correo institucional de atención al ciudadano (correspondenciasnr@supernotariado.gov.co), correo de notificaciones judiciales de la entidad (notificaciones.juridica@supernotariado.gov.co) o correos electrónicos de los servidores públicos: Remitir la petición, con prioridad alta, al Grupo de Correspondencia y Radicación de la Coordinación de Gestión Documental (correspondenciasnr@supernotariado.gov.co), y solicitar o proceder con su radicación de ingreso (DOCU), según corresponda.

2 Una vez recibida la petición, el Grupo de Correspondencia y Radicación de la Coordinación de Gestión Documental:

Remitir la petición, con prioridad alta, a la cuenta DOCU del funcionario Enlace de Entes de Control, Congreso y otras autoridades administrativas de la Oficina Asesora Jurídica, desde donde se iniciará el reparto (Jairo Alberto Guerra Murcia). 3 Tras recibir la petición radicada, en la Oficina

Asesora Jurídica:

Analizar la petición y remitirla a la(s) dependencia(s) correspondiente(s) -de acuerdo con los asuntos de su competenciapara el suministro de la información requerida, la preparación de la respuesta y/o el agendamiento de los espacios convocados, incluidas mesas de trabajo (de requerirse). El correo electrónico remisorio debe copiarse, necesariamente, al correo del Superintendente de Notariado y Registro

agendamiento de los espacios convocados, incluidas mesas de trabajo (de requerirse). El correo electrónico remisorio debe copiarse, necesariamente, al correo del Superintendente de Notariado y Registro (ricardo.agudelo@supernotariado.gov.co) y al del Enlace del Despacho con el Congreso de la República (astrid.ruiz@supernotariado.gov.co).

Nota: En caso de corresponder la comunicación a cualquier tipo de convocatoria que requiera asistencia

(personal o virtual) de algún funcionario de la entidad, la Oficina Asesora Jurídica coordinará con el Despacho la comunicación de los funcionarios delegados.Página | 3

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Fecha: 09/Jul./2025 4 Al recibir el reparto de requerimiento, la(s)

dependencia(s) correspondiente(s): (i) Atender con diligencia la solicitud de información del Enlace de Entes de Control, Congreso y otras autoridades administrativas de la Oficina Asesora Jurídica en los términos indicados en cada solicitud. En caso de que le sean asignados asuntos ajenos a sus funciones, la dependencia debe informarlo de manera inmediata a la Oficina Asesora Jurídica para su reasignación. (ii) Construir la respuesta a cada uno y todos los asuntos de su competencia, con información acorde, precisa y que atienda de fondo la petición del remitente. (iii) Consolidar su(s) aporte(s) al requerimiento y remitirlo(s) con oportunidad (a más tardar el cuarto (4)

de su competencia, con información acorde, precisa y que atienda de fondo la petición del remitente. (iii) Consolidar su(s) aporte(s) al requerimiento y remitirlo(s) con oportunidad (a más tardar el cuarto (4) día de radicada la petición o antes de ser posible) a la Oficina Asesora Jurídica, para que ésta pueda consolidar la respuesta al requerimiento.

Nota: No se remitirán respuestas parciales. Si no puede responder en el plazo indicado, la dependencia debe solicitar apoyo de la Oficina Asesora Jurídica para informar al remitente antes del vencimiento de los términos, explicar la causa de la petición de plazo adicional y solicitarlo o sugerir una nueva fecha de respuesta. 5 Tras recibir el/los aportes de la(s) dependencia(s), la Oficina Asesora Jurídica: Consolidar la respuesta y al cuarto (4) día de radicada la petición (excepto si hay un plazo especial), gestionar la firma del Superintendente, previo VoBo del / de la asesor(a) jurídico(a) del Despacho. 6 Una vez suscrita la respuesta por parte del Superintendente, el Despacho: Remitir la respuesta suscrita a Gestión Documental

(soporte.docu@supernotariado.gov.co), con copia al correo del Enlace de Entes de Control Congreso y otras autoridades administrativas de la Oficina Asesora Jurídica (jairo.guerra@supernotariado.gov.co), para solicitar la radicación de salida (DOCU) y el envío formal al Congreso de la República.

Nota: solicitar cualquier soporte adicional que se requiera. 7 En Gestión Documental: Radicar la respuesta y enviarla al Congreso de la

radicación de salida (DOCU) y el envío formal al Congreso de la República.

Nota: solicitar cualquier soporte adicional que se requiera. 7 En Gestión Documental: Radicar la respuesta y enviarla al Congreso de la República, de manera digital y/o física.

Incluso en los casos en los que se entregue la respuesta de manera física, se debe enviar copia de la comunicación remitida, necesariamente, a los correos electrónicos del Superintendente (ricardo.agudelo@supernotariado.gov.co), del Despacho (despacho@supernotariado.gov.co), del Enlace del Despacho con el Congreso de la RepúblicaPágina | 4

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(astrid.ruiz@supernotariado.gov.co) y del Enlace de Entes de Control, Congreso y otras autoridades administrativas de la Oficina Asesora Jurídica (jairo.guerra@supernotariado.gov.co), para facilitar el seguimiento y la gestión complementaria.

Peticiones de Presidencia de la República, Entes de Control y Fiscalía General de la Nación: Dado su carácter prioritario, este tipo de comunicaciones deben tramitarse, en principio, en los mismos tiempos de las comunicaciones provenientes del Congreso de la República, es decir, en en un plazo de cinco (5) días hábiles a partir de su radicación en la entidad. Sin embargo, dado que pueden versar sobre diferentes asuntos, incluso relacionados con auditorías, es factible que el mismo Ente de Control o la Fiscalía establezca el plazo para

embargo, dado que pueden versar sobre diferentes asuntos, incluso relacionados con auditorías, es factible que el mismo Ente de Control o la Fiscalía establezca el plazo para su trámite. Para asegurar la calidad y oportunidad de la atención para estos requerimientos en el siguiente cuadro se establece la hoja de ruta para otorgar oportuna contestación a estas solicitudes: Paso Dependencia que recibe la petición Acción 1 Cualquier dependencia: Si las peticiones se reciben por ventanilla de correspondencia, plataforma virtual, correo institucional de atención al ciudadano (correspondenciasnr@supernotariado.gov.co), correo de notificaciones judiciales de la entidad (notificaciones.juridica@supernotariado.gov.co) o correos electrónicos de los servidores públicos: Remitir la petición, con prioridad alta, al Grupo de Correspondencia y Radicación de la Coordinación de Gestión Documental (correspondenciasnr@supernotariado.gov.co) y solicitar o proceder con su radicación de ingreso (DOCU), según corresponda.

2 Una vez recibida la petición, el Grupo de Correspondencia y Radicación de la Coordinación de Gestión Documental:

Remitir la petición, con prioridad alta, a la cuenta DOCU del funcionario Enlace de Entes de Control, Congreso y otras autoridades administrativas de la Oficina Asesora Jurídica, desde donde se iniciará el reparto (Jairo Alberto Guerra Murcia). 3 Tras recibir la petición radicada, en la Oficina

Asesora Jurídica:

Analizar la petición y remitirla a la(s) dependencia(s) correspondiente(s) -de acuerdo con los asuntos de su competenciapara el suministro de la información

Asesora Jurídica:

Analizar la petición y remitirla a la(s) dependencia(s) correspondiente(s) -de acuerdo con los asuntos de su competenciapara el suministro de la información requerida, la preparación de la respuesta y/o el agendamiento de los espacios convocados, incluidas mesas de trabajo (de requerirse).

Nota: Al tratarse de asuntos de auditoría, la comunicación debe remitirse directamente a la Secretaría General de la entidad.Página | 5

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El correo electrónico remisorio debe copiarse, necesariamente, al correo del Superintendente de Notariado y Registro (ricardo.agudelo@supernotariado.gov.co).

Nota: En caso de corresponder la comunicación a cualquier tipo de convocatoria que requiera asistencia

(personal o virtual) de algún funcionario de la entidad, la Oficina Asesora Jurídica coordinará con el Despacho la comunicación de los funcionarios delegados. 4 Al recibir el reparto de requerimiento, la(s) dependencia(s) correspondiente(s): (i) Atender con diligencia la solicitud de información del Enlace de Entes de Control, Congreso y otras autoridades administrativas de la Oficina Asesora Jurídica en los términos indicados en cada solicitud. En caso de que le sean asignados asuntos ajenos a sus funciones, la dependencia debe informarlo de manera inmediata a la Oficina Asesora Jurídica para su reasignación. (ii) Construir la respuesta a cada uno y todos los asuntos

En caso de que le sean asignados asuntos ajenos a sus funciones, la dependencia debe informarlo de manera inmediata a la Oficina Asesora Jurídica para su reasignación. (ii) Construir la respuesta a cada uno y todos los asuntos de su competencia, con información acorde, precisa y que atienda de fondo la petición del remitente. (iii) Consolidar su(s) aporte(s) al requerimiento y remitirlo(s) con oportunidad a la Oficina Asesora Jurídica, para que ésta pueda consolidar la respuesta al requerimiento.

Nota: No se remitirán respuestas parciales. Si no se puede responder en el plazo indicado, la dependencia debe solicitar apoyo de la Oficina Asesora Jurídica para informar al remitente antes del vencimiento de los términos, explicar la causa de la petición de plazo adicional y solicitarlo o sugerir una nueva fecha de respuesta. 5 Tras recibir el/los aportes de la(s) dependencia(s), la Oficina Asesora Jurídica: Consolidar la respuesta y al cuarto (4) día de radicada la petición (excepto si hay un plazo especial), gestionar la firma del Superintendente, previo VoBo del / de la asesor(a) jurídico(a) del Despacho. 6 Una vez suscrita la respuesta por parte del Superintendente, el Despacho: Remitir la respuesta suscrita a Gestión Documental

(soporte.docu@supernotariado.gov.co), con copia al correo del Enlace de Entes de Control Congreso y otras autoridades administrativas de la Oficina Asesora Jurídica (jairo.guerra@supernotariado.gov.co), para solicitar la radicación de salida (DOCU) y el envío formal a organismo correspondiente.

autoridades administrativas de la Oficina Asesora Jurídica (jairo.guerra@supernotariado.gov.co), para solicitar la radicación de salida (DOCU) y el envío formal a organismo correspondiente.

Nota: solicitar cualquier soporte adicional que se requiera.Página | 6

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Fecha: 09/Jul./2025 7 En Gestión Documental: Radicar la respuesta y enviarla al organismo correspondiente, de manera digital y/o física.

Incluso en los casos en los que se entregue la respuesta de manera física, se debe enviar copia de la comunicación remitida, necesariamente, a los correos electrónicos del Superintendente (ricardo.agudelo@supernotariado.gov.co), del Despacho (despacho@supernotariado.gov.co), y del Enlace de Entes de Control, Congreso y otras autoridades administrativas de la Oficina Asesora Jurídica (jairo.guerra@supernotariado.gov.co), para facilitar el seguimiento y la gestión complementaria.

En virtud de lo anterior, cada dependencia deberá designar una persona que actúe en calidad de enlace con la Oficina Asesora Jurídica, quien se encargará de recibir, gestionar, consolidar y remitir la(s) respuesta(s) a este tipo de requerimientos. Deberá dentro de los tres (3) días siguientes a la publicación de la presente comunicación, comunicarse el nombre, correo electrónico y número de teléfono móvil al correo del Enlace de Entes de Control Congreso y otras autoridades administrativas de la Oficina Asesora

dentro de los tres (3) días siguientes a la publicación de la presente comunicación, comunicarse el nombre, correo electrónico y número de teléfono móvil al correo del Enlace de Entes de Control Congreso y otras autoridades administrativas de la Oficina Asesora Jurídica (jairo.guerra@supernotariado.gov.co), con copia a los buzones de los correos electrónicos de la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica (luz.beltran@supernotariado.gov.co) y del Superintendente de Notariado y Registro (ricardo.agudelo@supernotariado.gov.co). Por último, dada la relevancia de las gestiones adelantadas por estos organismos y las responsabilidades que conlleva para la entidad responder sus requerimientos de manera incompleta, indelicada o extemporánea, me permito reiterar la necesidad de darle a este asunto la mayor relevancia, conforme a los lineamientos institucionales. Agradezco su colaboración. Atentamente, @Documento_preparado_para_firma

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ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO Secretaria General, Jefe OCDI (E), Superintendente Delegada para el Notariado (E) Secretaría GeneralPágina | 7

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Fecha: 09/Jul./2025

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: No Elaboró: MARIA PAULA MATIZ GONZALEZ / DSUPERINTENDENTE, JAIRO GUERRA / OFICINA ASESORA JURÍDICA,

Fecha: 09/Jul./2025

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: No Elaboró: MARIA PAULA MATIZ GONZALEZ / DSUPERINTENDENTE, JAIRO GUERRA / OFICINA ASESORA JURÍDICA, CESAR ALBERTO BRAYAN – FREDY MARTINEZ / OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Revisó: ALFREDO FERNANDEZ / SECRETARÍA GENERALMARIA PAULA MATIZ GONZALEZ / DS

Aprobó: . MARIA PAULA MATIZ GONZALEZ / DS