SNR - Circular 2026071493559

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________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá

D.C. Colombia.

Código: AC-FR-003

Versión: 1

Fecha: 09/Jul./2025

CIRCULAR CIR-2026-000248-4

SDR-200

Bogotá, D.C., 13 de julio de 2026

PARA: REGISTRADORES (AS) DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

DE:

ALFONSO GARCIA MANASSE

Superintendente Delegado para el Registro

Asunto: Lineamientos para la gestión de PQRSDF en SGDEA DOCU, relacionado con los requerimientos realizados por la Superintendencia Delegada para el Registro a las Oficinas de Registro

Respetados Registradores de Instrumentos Públicos, En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 1755 de 2015, la Superintendencia Delegada para el Registro, en procura de asegurar una adecuada organización del trámite interno de las PQRSDF relacionadas con esta dependencia, así como de garantizar un servicio público de calidad y la emisión de respuestas claras, oportunas y de fondo a los usuarios, establece por medio de la presente Circular los lineamientos internos orientados a la articulación entre el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA DOCUSNR – y la gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones – PQRSDF –, por parte de cada una de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a su cargo.

Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones – PQRSDF –, por parte de cada una de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a su cargo. En consecuencia, a partir de la publicación de la presente circular queda sin efectos la Circular CIR-2025-000378-4 del 23 de octubre de 2025, y se adoptan los siguientes lineamientos:

A. USO OBLIGATORIO DE LA PLATAFORMA DOCU Mediante la Circular No. CIR-2025-000211-4, suscrita por el señor Superintendente de Notariado y Registro, se establecieron diferentes directrices orientadas al fortalecimiento de la gestión documental y a la optimización en la prestación de los trámites y servicios a cargo de la Entidad, en particular respecto de la atención y gestión de las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones – PQRSDF a través de la plataforma institucional DOCUSNR.

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En ese contexto, y con el propósito de brindar mayor claridad respecto del adecuado manejo de dicha herramienta tecnológica para la atención de las PQRSDF, a continuación se describe el procedimiento que deberán seguir los responsables de su gestión, con el fin de garantizar la trazabilidad de cada actuación desde su radicación hasta la finalización del trámite.

B. PASO A PASO PARA DAR RESPUESTA A LOS REQUERIMIENTOS

FORMULADOS POR LA SDR

garantizar la trazabilidad de cada actuación desde su radicación hasta la finalización del trámite.

B. PASO A PASO PARA DAR RESPUESTA A LOS REQUERIMIENTOS FORMULADOS POR LA SDR En aplicación del numeral 6 del artículo 23 del Decreto 2723 de 2014, modificado por el artículo 5 del Decreto 1554 de 2022, y con la finalidad de atender oportunamente las PQRSDF y las acciones de tutela a cargo de la Superintendencia Delegada para el Registro, se ha habilitado en DOCUSNR un grupo exclusivo para la recepción de las respuestas a los requerimientos realizados a las ORIP, denominado “Respuesta requerimientos Delegada de Registro”.

El procedimiento que deberán seguir las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos es el siguiente:

1. Al recibir un requerimiento de la Superintendencia Delegada para el Registro a través de DOCU, la ORIP deberá responder por la misma plataforma, utilizando el botón “Responder” ubicado en la parte superior derecha de la interfaz, así: Imagen 1. Barra con botón para responder

Fuente DOCU, 2025

2. En la opción “Doc. Electrónico”, seleccionar el tipo documental “COMUNICACIÓN OFICIAL (MEMORANDO)” y consignar en la serie la referencia “18. Derechos de petición”.

Imagen 2. Tipo documental

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Fecha: 09/Jul./2025

Fuente: DOCU, 2026

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Fuente: DOCU, 2026

3. En la casilla de destinatarios, seleccionar la opción “Grupos” y escoger el grupo “Respuesta requerimientos Delegada de Registro”.

Imagen 3. Grupo de respuesta

Fuente: DOCU, 2026

4. En el asunto, citar tanto el radicado de origen (PQRSDF interpuesta por el ciudadano) como el radicado del requerimiento formulado por la

Superintendencia Delegada para el Registro: Imagen 4. Casilla de Asunto

Fuente: DOCU, 2026

5. Verificar que el radicado de origen se encuentre consignado en la casilla “Radicados a responder” del aplicativo. La gestión de la PQRSDF debe realizarse relacionando el radicado de origen, evitando la creación de nuevos radicados que generen duplicidad.

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En caso de no estar registrado, el radicado puede ingresarse manualmente. Imagen 5. Radicado a responder

Fuente: DOCU, 2026

6. Ahora En la pestaña “Meta-Datos”, el medio de envío deberá consignarse como “Comunicación Interna DOCU”: Imagen 6. Medio de respuesta

Fuente: DOCU, 2026

6. Ahora En la pestaña “Meta-Datos”, el medio de envío deberá consignarse como “Comunicación Interna DOCU”: Imagen 6. Medio de respuesta

Fuente: DOCU, 2026

El cumplimiento cabal de estos pasos garantizará la trazabilidad del radicado desde su recepción hasta su cierre, preserva el vínculo con el radicado inicial, evita duplicidades de radicado y asegura que la PQRSDF sea gestionada dentro del mismo hilo de respuesta, permitiendo un seguimiento claro, ordenado y acorde con los lineamientos institucionales.

C. OBLIGATORIDAD DE CUMPLIR LOS TÉRMINOS ESTABLECIDOS PARA ATENDER LOS REQUERIMIENTOS FORMULADOS POR LA SDR Con el fin de asegurar la debida atención, trámite y respuesta de las PQRSDF relacionadas con la prestación del servicio público registral, las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos deberán atender los requerimientos formulados por la Superintendencia Delegada para el Registro dentro de los siguientes términos: • PRIMER REQUERIMIENTO: La ORIP deberá remitir su respuesta dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción del requerimiento.

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Fecha: 09/Jul./2025 • SEGUNDO REQUERIMIENTO: Si la ORIP no responde dentro del plazo anterior, la SDR emitirá un segundo requerimiento, el cual deberá ser

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Fecha: 09/Jul./2025 • SEGUNDO REQUERIMIENTO: Si la ORIP no responde dentro del plazo anterior, la SDR emitirá un segundo requerimiento, el cual deberá ser atendido dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción del requerimiento • TERCER REQUERIMIENTO: Si la ORIP no ha dado respuesta dentro de los plazos anteriores, la SDR emitirá un último requerimiento, el cual deberá ser atendido de manera INMEDIATA a la recepción del requerimiento.

El incumplimiento a estos requerimientos puede tener incidencia de orden disciplinario para quienes ostenten la calidad de funcionarios públicos, atendiendo a lo dispuesto en la Ley 1952 de 2019, Código Único Disciplinario. Para tal efecto, se recuerda, entre otras, la siguiente normativa disciplinaria aplicable: “Artículo 38. Deberes. Son deberes de los servidores públicos: (...)

8. Cumplir las disposiciones que sus superiores jerárquicos adopten en ejercicio de sus atribuciones, siempre que no sean contrarias a la Constitución Nacional y a las leyes vigentes, y atender los requerimientos y citaciones de las autoridades competentes. (...) Artículo 39. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:

(...)

7. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado.

8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.

(…)

respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. (…) Artículo 67. Faltas graves y leves. Constituyen falta disciplinaria grave o leve, el incumplimiento de los deberes, el abuso de los derechos, la extralimitación de las funciones, o la incursión en prohibiciones, salvo que la conducta este prevista como falta gravísima. La gravedad o levedad de la falta se establecerá de conformidad con los criterios señalados en el artículo 47 de este código.” Por último, confiamos en el compromiso de las ORIP para cumplir oportunamente los términos aquí establecidos, ya que su respuesta ágil y completa es fundamental para que esta Delegada pueda atender de manera adecuada las PQRSDF de los CIR-2026-000248-4 CIR-2026-000248-4Página | 6

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Fecha: 09/Jul./2025 usuarios, garantizando el ejercicio efectivo de su derecho de petición. Contamos con su valiosa colaboración para fortalecer conjuntamente la calidad del servicio público registral.

Cordialmente, @Documento_preparado_para_firma

FlagSigned_88154956

ALFONSO GARCIA MANASSE

Superintendente Delegado para el Registro Superintendencia Delegada para el Registro

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: No

Copia

Elaboró: CAROLINA CUELLAR MONROY / SDR

Superintendente Delegado para el Registro Superintendencia Delegada para el Registro

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: No

Copia

Elaboró: CAROLINA CUELLAR MONROY / SDR

Revisó: . ALFONSO GARCIA MANASSE / SDR

Aprobó: . ALFONSO GARCIA MANASSE / SDR

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