SNR - Circular 263 de 2024

Superintendencia de Notariado y Registro

CIRCULAR No.

FECHA: Bogotá, D.C.

PARA: Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina, Directores, Directores Regionales, Registradores Principales y Seccionales, Coordinadores Administrativos y de Apoyo, Funcionarios y Supervisores de Contratos de Prestación de Servicios.

DE: Secretaría General - Ordenador del Gasto.

ASUNTO: Lineamientos para prevenir la configuración o materialización del contrato realidad Con fundamento en la Sentencia de Unificación de Jurisprudencia del Consejo de Estado - Sala de lo Contencioso Administrativo - Sección Segunda - SUJ-025-CE S2-20211; de acuerdo con los lineamientos previstos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado - ANDJE2, y con el fin de promover la prevención del daño antijurídico por la desnaturalización del contrato de prestación de servicios, la Secretaría General de la SNR se permite presentar los lineamientos para prevenir la configuración o materialización del contrato realidad y evitar las relaciones laborales encubiertas o subyacentes en los contratos de prestación de servicios y hace las recomendaciones a los Superintendentes Delegados, Jefes De Oficina, Directores, Directores Regionales, Registradores Principales y Seccionales, Coordinadores Administrativos y de Apoyo, Funcionarios y Supervisores de Contratos de Prestaciones de Servicios Profesionales y/o de Apoyo a la Gestión.

Para tal efecto procederemos, inicialmente, a definir, conforme a la norma, el contrato de trabajo; el contrato de prestación de servicios y los elementos esenciales de cada uno, seguidamente se relacionan los lineamientos a implementar en cada una de las etapas de la contratación mediante Contratos de Prestación de Servicios con persona natural, entre ellas la preparación de los Estudios

el contrato de prestación de servicios y los elementos esenciales de cada uno, seguidamente se relacionan los lineamientos a implementar en cada una de las etapas de la contratación mediante Contratos de Prestación de Servicios con persona natural, entre ellas la preparación de los Estudios Previos que justifican la contratación directa para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; la etapa de ejecución en la que intervienen directamente los supervisores y, finalmente, se hacen las recomendaciones generales.

I. CONTRATO DE TRABAJO 1.1.DEFINICIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO Según el artículo 22 del Código Sustantivo del Trabajo -CST-, el contrato de trabajo es aquel acuerdo de voluntades por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación, a cambio de una remuneración.

La persona natural que presta el servicio bajo la continuada dependencia o subordinación se denomina trabajador. La persona que recibe la prestación del servicio y paga la remuneración se denomina empleador. La remuneración, sin importar como sea su forma, se denomina salario. litS kst 1 Consejo de Estado — Sala de lo Contencioso Administrativo — Sección Segunda — SUJ-025-CE-S2-2021 'Contrato estatal de prestación de servicios, relación tabacal encubierta o subyacente, temporalidad, solución de continuidad, pago de prestaciones sociales, apodes al sistema de Seguridad Social en salud' Página 1 1 Superintendencia de Notariado y Registro Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

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Bogotá D.C., Colombia Fecha: 02 — 07 - 2024

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Bogotá D.C., Colombia Fecha: 02 — 07 - 2024 Circular 003 de 2023, Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. 1\1Superintendencia de Notariado y Registro 1.2. ELEMENTOS ESENCIALES DEL CONTRATO DE TRABAJO De la anterior definición es posible identificar los elementos esenciales del contrato de trabajo previstos en el artículo 23 del CST: • La actividad personal del trabajador, es decir, que éste realice la labor por sí mismo. • La continuada dependencia o subordinación, lo que implica que el empleador le imparta órdenes y le imponga reglamentos, lo que se debe mantener durante todo el tiempo de duración del contrato de trabajo. • Salario como retribución del servicio. El salario es todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa y onerosa del servicio subordinado

II. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 2.1.DEFINICIÓN DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS El numeral 3 del Artículo 32 de la Ley 80 de 1933 (Estatuto de Contratación Pública) define como Contrato de Prestación de Servicios: "3. (...) los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable." (Negritas y subrayas fuera de texto)

2.2.CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable." (Negritas y subrayas fuera de texto) 2.2.CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS De la anterior definición queda claro que este tipo de contratos tienen las siguientes características: • Se celebran con personas naturales. • La prestación del servicio versa sobre una obligación de hacer para una ejecución de labores, en razón de la experiencia, capacitación y formación profesional de una persona en determinada materia. • La vigencia del contrato es temporal, por lo tanto, la ejecución del contrato es por un tiempo limitado y por el tiempo indispensable para ejecutar el objeto contractual convenido. • Es de carácter excepcional. • La autonomía e independencia del contratista, tanto desde el punto de visto técnico, como desde el punto de vista científico, constituye el elemento esencial del contrato. Ello significa que el contratista dispone de un alto margen de discrecionalidad en lo que concierne a la ejecución del objeto contractual y sus obligaciones, dentro del plazo fijado, según lo acordado con la administración. • Tienen como finalidad el desarrollo de actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. • Las actividades que se van a llevar a cabo no pueden ejecutarse por personal de planta o requieren conocimientos especializados. Página 1 2 Superintendencia de Notariado y Registro Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

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Bogotá D.C., Colombia Fecha: 02 — 07 - 2024Superintendencia de Notariado y Registro En ese orden de ideas la relación contractual que se deriva de la suscripción de un Contrato

Bogotá D.C., Colombia Fecha: 02 — 07 - 2024Superintendencia de Notariado y Registro En ese orden de ideas la relación contractual que se deriva de la suscripción de un Contrato de Prestación de Servicios está regida por el Estatuto de Contratación Estatal (Ley 80 de 1993) Por lo tanto, se desconfigura el Contrato de Prestación de Servicios, al comprobarse la existencia de los tres (3) elementos constitutivos de una relación laboral. Ellos son: i) la prestación personal del servicio; ii) la remuneración y Di) la continuada subordinación.

III. LINEAMIENTOS GENERALES PARA PREVENIR LA MATERIALIZACIÓN DEL

CONTRATO REALIDAD.

A fin de evitar que las relaciones contractuales bajo la modalidad de Contrato de Prestación de Servicios y de Apoyo a la Gestión se materialicen en un contrato realidad, se recomienda atender los siguientes lineamientos en las diferentes etapas del contrato de prestación de servicios: 3.1. PREVENCIÓN EN LA ETAPA DE PLANEACIÓN Y ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS

PREVIOS

a. Definir claramente en los estudios previos, los argumentos que justifican la suscripción del Contrato de Prestación de Servicios. b. Justificar y soportar la insuficiencia de personal de planta, o el requerimiento de conocimientos especializados para el desarrollo de las actividades. c. Señalar que, de preferencia, el contrato se ejecute a través de la entrega de productos. d. Enfatizar en los estudios previos que, el/la contratista gozará de autonomía e independencia en la ejecución del objeto a contratar. e. Establecer la obligación de entregar un plan de trabajo. f Plasmar en los estudios previos la necesidad, los requisitos de experiencia y la formación

en la ejecución del objeto a contratar. e. Establecer la obligación de entregar un plan de trabajo. f Plasmar en los estudios previos la necesidad, los requisitos de experiencia y la formación académica de la persona que se pretende contratar y evitar ambigüedades en el perfil. En todo caso, los núcleos de conocimiento establecidos en el perfil deben ser completamente afines. g. Redactar de forma clara, concreta y detallada el objeto contractual y las obligaciones del o la contratista y evitar cualquier tipo de ambigüedades, para no dar lugar a diversas interpretaciones y evitar futuras controversias. h. Precisar si el, o la contratista debe asistir a reuniones internas o externas a la Entidad.

1. Precisar, si por la naturaleza de las obligaciones, se requiere que el cumplimiento de las obligaciones contractuales sea en un horario específico y/o en las instalaciones de la Entidad. En este evento, debe haber una correlación directa entre el horario de trabajo, la permanencia del/ la contratista en las instalaciones de la entidad y las actividades a desarrollar, bajo el postulado de coordinación de actividades..

3.2.PREVENCION DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE

SERVICIOS.

a. Capacitar a los supervisores de los contratos con información precisa que les permita' diferenciar claramente las relaciones contractuales de las laborales. b. No debe existir subordinación o dependencia, sino una relación de coordinación de actividades entre la entidad y el contratista. c. Garantizar el desarrollo de las obligaciones del contratista establecidas en el contrato, respetando la autonomía técnica, administrativa y financiera del o la contratista. d. Evitar la imposición de reglamentos propios de los/las funcionarios/as de planta. Página I 3

respetando la autonomía técnica, administrativa y financiera del o la contratista. d. Evitar la imposición de reglamentos propios de los/las funcionarios/as de planta. Página I 3 Superintendencia de Notariado y Registro

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Bogotá D.C., Colombia Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03 Cr\

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Fecha: 02 — 07 - 2024Superintendencia de

Notariado y Registro e. Abstenerse de solicitar el cumplimiento de horarios y la presencia física del/la contratista en las instalaciones de la entidad, salvo que en los estudios previos y en el contrato haya quedado suficientemente justificado y expresamente plasmado la necesidad de que éste o ésta cumpla con sus obligaciones dentro de un horario específico y en sus instalaciones. f. Coordinar entre quien supervisa y el contratista cómo y cuándo se dará cumplimiento al objeto del contrato. En el plan de trabajo se deben puntualizar las fechas de entrega de los productos, la asistencia a reuniones o cualquier otro aspecto relativo a las circunstancias de tiempo, modo y lugar en la que se desarrollará el objeto contractual. g. Verificar, a través del supervisor del contrato, el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la calidad de los productos entregados, para lo cual podrá hacer observaciones, pedir aclaraciones, o pedir que los rehaga cuando éstos no se ajusten a los estándares de calidad pactados. h. Dar cumplimiento al plan de trabajo que se haya estipulado en el contrato y no imponer requerimientos no contemplados en éste.

1. Abstenerse de solicitar actividades que estén por fuera del objeto contractual y de las obligaciones.

pactados. h. Dar cumplimiento al plan de trabajo que se haya estipulado en el contrato y no imponer requerimientos no contemplados en éste.

1. Abstenerse de solicitar actividades que estén por fuera del objeto contractual y de las obligaciones.

j. Iniciar las correspondientes acciones tendientes a garantizar la ejecución del contrato. En caso de un posible incumplimiento contractual, el supervisor del contrato podrá solicitar el inicio del Proceso Administrativo Sancionatorio, dirigido a conminar al contratista al cumplimiento de sus obligaciones, mediante la imposición de multas, aplicación de la cláusula penal, declaración de incumplimiento, etc., conforme lo estipulado en el contrato y en el Manual de Contratación de la Entidad. k. Evitar exigir al contratista el cumplimiento de horas de compensación para descansos remunerados (semana santa o fin de año).

I. Abstenerse de variar las condiciones de tiempo, modo y lugar en la prestación de los servicios, sin que se suscriba otrosí para el efecto.

m. Canalizar de forma exclusiva, a través de quien supervisa el contrato, las recomendaciones, sugerencias, comentarios o aportes, en términos de tiempo y calidad de los productos y de las obligaciones del/la contratista. n. Analizar con anticipación si el contrato requiere una prórroga, en cuyo caso deberá estar debidamente justificada la necesidad de su suscripción. En este evento, deberá prorrogarse por el término estrictamente indispensable.

3.3.PREVENCIÓN POSTERIORIDAD A LA ETAPA DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO DE

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

a. Evitar incurrir en hechos cumplidos de la administración.

IV. RECOMENDACIONES GENERALES • Las entidades públicas tienen la responsabilidad de garantizar que el contrato de prestación

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

a. Evitar incurrir en hechos cumplidos de la administración.

IV. RECOMENDACIONES GENERALES • Las entidades públicas tienen la responsabilidad de garantizar que el contrato de prestación de servicios no se convierta en un mecanismo de encubrimiento de una verdadera relación laboral. • Una correcta planeación, ejecución y terminación del contrato de prestación de servicios llevará a prevenir que se configure el contrato realidad. • No debe existir subordinación o dependencia, sino una relación de coordinación de actividades entre la entidad contratante y el contratista.

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Bogotá D.C., Colombia Fecha: 02 — 07 - 2024Superintendencia de Notariado y Registro • El contratista debe ejecutar las obligaciones con plena autonomía sin imponerle cargas de exclusividad, por cuanto este tipo de contratos no genera relación laboral. • La supervisión contractual debe atender las condiciones señaladas en el contrato y permitir la independencia y autonomía del contratista en el desarrollo de la actividad contratada, evitando realizar actos que puedan ser entendidos como subordinación o dependencia, lo cual no impide que se realice el debido seguimiento a las obligaciones contractuales, así como el desarrollo de procesos sancionatorios encaminados a conminar al contratista en casos de incumplimiento. • Los Supervisores de los contratos de prestación de servicios no están facultados para exigir a los contratistas algo distinto del cumplimiento del objeto contractual y las cláusulas contractuales y a dar curso exclusivamente a la esencia de los Contratos de Prestación de

• Los Supervisores de los contratos de prestación de servicios no están facultados para exigir a los contratistas algo distinto del cumplimiento del objeto contractual y las cláusulas contractuales y a dar curso exclusivamente a la esencia de los Contratos de Prestación de Servicios. Es decir, la relación es exclusivamente para la prestación de sus servicios, con el cumplimiento de sus obligaciones y la satisfacción de su objeto contractual, dentro del marco del plazo contractual.

Secretario General — Ordenador del Gasto Revisó: Ricardo García Alvarado — Profesional Especializado Secretia General. 04

Revisó y aprobó: Ramiro Alejandro Cardona Aguirre — Director de Contratación Proyectó: Alba Lucía Gómez Gómez — Coordinadora Grupo de Control y eguimiento Contractua

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Bogotá D.C., Colombia Fecha: 02 — 07 - 2024• -