SNR - Circular 272 de 2024

Superintendencia de Notariado y Registro

CIRCULAR

Bogotá, D.C.

PARA: Directivos, Asesores, Funcionarios y Contratistas de la Superintendencia de Notariado y Registro a nivel nacional.

DE: Secretario General y Ordenador del Gasto ASUNTO: Lineamientos de Austeridad del Gasto Público — Comisiones y Tiquetes Aéreos Con la presente circular se busca cumplir con el marco constitucional, legal y reglamentario vigente en relación con el gasto público, específicamente en lo concerniente a comisiones de servicios y tiquetes aéreos. Esta directriz se fundamenta en el Decreto 0199 del 20 de febrero de 2024, que establece el Plan de Austeridad del Gasto 2024 para los órganos que integran el Presupuesto General de la Nación. Asimismo, en consonancia con la Resolución N°08217 de 2021 sobre los lineamientos para el reconocimiento de comisiones de servicio de la Superintendencia de Notariado y Registro, las Circulares 347 del 18 de septiembre de 2023 y 075 del 11 de marzo de 2024, en la que dispone el Procedimiento de Trámite de Comisiones y Gastos de Viaje (Código: MP - GNAD - PO - 03 - PR - 02 V.1 del 28-03-2023), el Procedimiento de Legalización de Comisiones (Código: MP - GNAD - PO - 03 - PR - 01 V.02 del 27-03-2023), y el Manual de Políticas de Operación V.5 de la SNR, en su Literal K sobre Viáticos y Gastos de Viaje. A continuación, se detallan los lineamientos de obligatorio cumplimiento para promover la austeridad,

sobre Viáticos y Gastos de Viaje. A continuación, se detallan los lineamientos de obligatorio cumplimiento para promover la austeridad, eficiencia y efectividad en el uso y administración de los recursos públicos, en lo relativo a Comisiones de Servicios y otros aspectos: Comisiones de Servicios, Tiquetes Aéreos y Legalizaciones: a) Priorizar Reuniones Virtuales: Se promoverá por partes de las áreas la realización de reuniones virtuales siempre que sea posible, utilizando las herramientas tecnológicas que la Superintendencia de Notariado y Registro pone a disposición. Esto ayudará a reducir la necesidad de desplazamientos. b) Solicitud de Comisiones: Las solicitudes para comisiones nacionales deben hacerse con al menos ocho (08) días hábiles de anticipación para desplazamientos aéreos y cinco (05) días hábiles para desplazamientos terrestres. Esto permitirá evitar tarifas elevadas en los tiquetes aéreos, salvo en casos excepcionales y que sean de carácter inmediato que deberán estar debidamente justificados. Página 1 1 Superintendencia de Notariado y Registro Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Dirección: Calle 26 N' 13 — 49 Interior 201 Versión: 05

Bogotá D.C., Colombia Fecha: 02 — 07 - 2024Superintendencia de Notariado y Registro

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Superintendencia de Notariado y Registro c) Tiquetes y Equipaje: Todos los viajes aéreos deberán realizarse en clase económica, sujetos a las especificaciones de talla en el equipaje descritos en el tiquete. Los sobrecostos de equipaje serán asumidos por el comisionado. d) Multas y Penalidades: Las multas y/o penalidades derivadas de cambios e incumplimientos en los itinerarios sin justa causa serán asumidas por el funcionario y/o contratista beneficiario del tiquete. e) Actividades Programadas: Los comisionados deberán tener actividades programadas relacionadas con el objeto de la comisión tanto el primer como el último día de la comisión, las cuales deben estar detalladas en el cronograma. f) Reducción de Comisiones: Los jefes de dependencia deberán reducir el número de comisiones programadas y explorar alternativas para su desarrollo, además de tener presente lo establecido en el punto a) de esta circular. g) Medidas de Austeridad: Los jefes de dependencia deberán adoptar medidas de austeridad, asegurándose de que las comisiones sean realizadas por los empleados o contratistas con los salarios o honorarios más bajos, siempre garantizando la idoneidad de los mismos. Las comisiones que impliquen a funcionarios o contratistas con asignaciones mayores deberán ser justificadas detalladamente. h) Número de Participantes: Las comisiones a un mismo lugar, objeto y actividad deben ser realizadas por el menor número de personas posible. Las solicitudes para más de una persona deberán estar debidamente justificadas con el cronograma y las actividades a desarrollar por

h) Número de Participantes: Las comisiones a un mismo lugar, objeto y actividad deben ser realizadas por el menor número de personas posible. Las solicitudes para más de una persona deberán estar debidamente justificadas con el cronograma y las actividades a desarrollar por cada participante, verificadas por el jefe de la dependencia, para asegurar que sólo se desplace el personal estrictamente necesario. i) Eventos y Reuniones: En eventos o reuniones con numerosos asistentes, el responsable debe coordinar para que solo se desplace el personal necesario, asegurando la racionalización de la asistencia.

Modificaciones de Itinerario: No se autorizarán cambios y /o modificaciones de ruta, fecha y hora sin la previa justificación del jefe de la dependencia solicitante, la que debe ser aprobada por el Grupo de Servicios Administrativos. k) Legalización de Comisiones: El funcionario y/o contratista deberá legalizar su comisión ante el área correspondiente, presentando una constancia de permanencia que incluya: nombre del funcionario comisionado, cargo desempeñado, lugar de comisión, número de días pernoctados, fecha de retomo, y la firma del funcionario que expide la constancia.

Página 1 2 i)Superintendencia de Notariado y Registro 0 Plazo de Legalización: Toda comisión, tanto a nivel nacional como internacional, debe ser legalizada dentro de los tres (3) días siguientes a su finalización. El sistema SIIF no permitirá registrar nuevas solicitudes mientras queden pendientes de legalizar. En caso de viajes consecutivos, la legalización de la comisión anterior debe realizarse inmediatamente antes de iniciar la siguiente. Es responsabilidad del superior jerárquico garantizar el cumplimiento de esta normativa, como el procedimiento establecido. Es fundamental destacar que el Grupo de Servicios Administrativos, la Dirección Administrativa y

iniciar la siguiente. Es responsabilidad del superior jerárquico garantizar el cumplimiento de esta normativa, como el procedimiento establecido. Es fundamental destacar que el Grupo de Servicios Administrativos, la Dirección Administrativa y Financiera, están autorizados para revisar y rechazar las planillas entregadas por cada área con el fin de garantizar el cumplimiento de las directrices y la adecuada justificación de cada viaje. Se reitera la importancia de mantener una política de austeridad en los gastos asociados con las comisiones y/o viajes. Los costos deben ser los mínimos necesarios para cumplir con los objetivos del viaje, ajustados a los presupuestos establecidos. Es de recordar, que la Austeridad en el Gasto no es responsabilidad exclusiva del Superintendente de Notariado y Registro, debe ser un compromiso de los Directivos, Asesores y funcionarios en general. Atentamente, WILLIAM P NEUA Secretario General y Ordenador del Gasto Revisó: Jullhember Campo Gutiérrez Coordinador Grupo de Servicios AdministrativesS--

Transoriptor: María Mónica lopera CastañoProfesional Especializado de 5.3

Germán Ocampo - Profesional Universitario de S.G.,":ki." Lina María Mejía Castro - Profesional Universitario de S.3.„ Página 1 3 Superintendencia de Notariado y Registro Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Dirección: Calle 26 N ° 13 — 49 Interior 201

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