SNR - Circular 299 de 2024

Superintendencia de Notariado y Registro

CIRCULAR No.

Bogotá, D.C., PARA: Contratistas y supervisores de contratos de prestación de servicios vigencia 2024 DE: Secretaría General.

Asunto: Radicación de cuentas de cobro de los contratistas de prestación de servicios de persona natural dando alcance a las circulares 366 y 367 del 23 de septiembre de 2023.

Cordial saludo, La Superintendencia de Notariado y Registro requiere garantizar que la ejecución presupuestal de los compromisos adquiridos en la presente vigencia fiscal sean obligados en esta misma vigencia y que las facturas y/o cuentas de cobro de contratistas de prestación de servicios de persona natural, cumplan con el objeto contractual y su posterior trámite de recepción o radicación, registro y fechas de pago pactadas en cada contrato, así como también se cumpla con todos los trámites de órdenes de pago previo a iniciar al procedimiento de cancelación de obligaciones. Por lo anterior, se debe tener en cuenta que las entidades estatales deben programar el gasto de manera que los pagos a los contratistas se realicen en las fechas estipuladas en los contratos, implicando el aseguramiento de los recursos disponibles en las fechas previstas, esto en atención a las disposiciones normativas del Decreto 1082 de 2015 "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional" El procedimiento en las fechas de radicación y pago de estos meses se debe alinear con los criterios dispuestos en la política de gestión presupuestal y eficacia del gasto público, como también con los principios establecidos en la gestión contractual, transparencia y publicidad.

con los criterios dispuestos en la política de gestión presupuestal y eficacia del gasto público, como también con los principios establecidos en la gestión contractual, transparencia y publicidad. Así mismo, se hace necesario establecer los siguientes lineamientos para el trámite de radicación, causación, contabilización y orden de pago de las cuentas de cobro correspondientes de estos contratos en los meses de noviembre y diciembre de 2024. Página I 1 Superintendencia de Notariado y Registro Código: MP CNEA - PO - 02 - FR - 03

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Bogotá D.C., Colombia Fecha: 02 - 07 - 2024Superintendencia de Notariado y Registro

1. PLAN DE PAGOS: En la ejecución de los contratos de prestación de servicios o de apoyo a la gestión celebrados por la Superintendencia de Notariado y Registro, es necesario dar cumplimiento al plan de pagos, presentando la respectiva factura y/o cuenta de cobro y documentos anexos, con la finalidad que cada supervisor pueda verificar la gestión y/o actividades realizadas por el contratista dentro de los términos estipulados.

2. FECHAS DE RADICACION CUENTAS DE COBRO Y/0 FACTURAS DE LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS O DE APOYO A LA GESTIÓN DE PERSONA NATURAL EN NOVIEMBRE Y DICIEMBRE DE 2024: para la radicación de las cuentas de cobro y/o facturas se debe atender lo establecido en la Circular No. 366 del 23 de septiembre de 2023 emitida por esta entidad. Sin embargo, se establecen las siguientes fechas en las cuales se deberán radicar, por parte del supervisor las cuentas de

atender lo establecido en la Circular No. 366 del 23 de septiembre de 2023 emitida por esta entidad. Sin embargo, se establecen las siguientes fechas en las cuales se deberán radicar, por parte del supervisor las cuentas de cobro y/o facturas, de la siguiente manera: Mes de prestación de servicios Fecha de Radicación de Cuentas Fecha tentativa de pago Noviembre 2024 20 de noviembre 2024 1 al 5 de diciembre de 2024 Diciembre 2024 06 de diciembre2024 El último día hábil de diciembre definido en la circular de cierre del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Lineamientos a tener en cuenta dentro del trámite de estas cuentas: a. Para el respectivo trámite de cuentas, se tendrá en cuenta los lineamientos impartidos en la circular No. 366 del 23 de septiembre de 2023. b. Los supervisores deberán presentar cuentas de cobro con tres días hábiles de antelación a la fecha dispuesta para el trámite señalado en el cuadro anterior en los casos donde la última fecha de pago no sea con corte al día 30 del respectivo mes (noviembre - diciembre) c. Para el pago de los servicios prestados en el mes de diciembre, los contratistas deberán anexar las planillas de seguridad social de los meses de noviembre y diciembre. d. En el formato de informe de supervisión de cumplimiento de contrato de prestación de servicios, los supervisores deberán incluir adicionalmente, en la parte correspondiente a obligaciones, las actividades que realizará el contratista entre el 20 y el 30 de noviembre, y del 6 al 31 de diciembre y los productos a entregar. Página 1 2

parte correspondiente a obligaciones, las actividades que realizará el contratista entre el 20 y el 30 de noviembre, y del 6 al 31 de diciembre y los productos a entregar. Página 1 2 Superintendencia de Notariado y Registro Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

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Bogotá D.C., Colombia Fecha: 02 — 07 - 2024Superintendencia de Notariado y Registro e. Para realizar el trámite de pago de las cuentas de los meses de noviembre y diciembre, es obligatorio estar al día con los cobros de sus honorarios antes del 31 de octubre del presente año, so pena de tomar medidas sobre dicha contratación. f. Los supervisores deberán informar al Grupo de Tesorería al correo maria.calderon@supernotariado.qov.co en el evento que el contratista no haga entrega oficial de los productos pactados, con el fin de que no se realice el pago correspondiente. La fecha máxima para informar este evento es el 20 de diciembre de 2024. g. La Coordinación de presupuesto presentará a la Secretaría General el 29 de noviembre y el 13 de diciembre un informe de los contratos sobre los cuales no se presentaron las cuentas de cobro y/o facturas en las fechas aquí establecidas. En ese sentido una vez realizadas las gestiones indicadas anteriormente, se procederá a realizar el pago de los honorarios respectivos en las fechas establecidas en la presente circular. Atentamente,

WILLIA' TAÑED

Secretario General alRevisó: Daniel Fernando Cruz GonzálezDirector Administrativo y Financiero

procederá a realizar el pago de los honorarios respectivos en las fechas establecidas en la presente circular. Atentamente,

WILLIA' TAÑED

Secretario General alRevisó: Daniel Fernando Cruz GonzálezDirector Administrativo y Financiero Ernesto Roa RosasCoordinador Grupo de phesqpuesto Sandra RuizProfesional especializado -.~ María Antonia Calderón GonzálezCoordinación de Tesorería 4 Yolanda Rodríguez RoldanCoordinación de Contabilidad --. c--, , 7 7

Proyectó: Jullhember Campo Gutiérrez-Asesor Despacho\e,

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Bogotá D.C., Colombia Fecha: 02 — 07 - 2024

Aprobó: lliani Rengifo OrtizJefe Oficina Asesora Jurídick

&Ramiro Alejandro CardonaDirector de Contratos Dany Luz Orozco FrancoAsesora Despacho -5(