SNR - Circular 3 2025012994715 de 2025

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________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 N° 13 – 49 Interior 201

Bogotá D.C., Colombia Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

CIRCULAR No.

FECHA:

PARA: Notarios del País.

DE: Secretario General – Ordenador del Gasto del Fondo Cuenta Especial de Notariado.

ASUNTO: Fechas máximas para la presentación del Informe Estadístico Notarial año 2025.

Señores Notarios:

El artículo 122 del Decreto 2148 de 1983, compilado en el artículo 2.2.6.1.6.1.7 del Decreto 1069 de 2015, al tenor dispone:

“[d]entro de los primeros quince días de cada mes el notario deberá pagar a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Fondo Cuenta Especial del Notariado y a las entidades de seguridad o previsión social, los recaudos, aportes y cuotas según el caso, correspondientes al mes inmediatamente anterior”.

El artículo 123 del Decreto 2148 de 1983, compilado en el artículo 2.2.6.1.6.1.8 del Decreto 1069 de 2015, estableció:

“[e]l notario enviará mensualmente a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Cuenta Especial del Notariado informe sobre el número de escrituras autorizadas por él en el mes inmediatamente anterior. Además,

“[e]l notario enviará mensualmente a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Cuenta Especial del Notariado informe sobre el número de escrituras autorizadas por él en el mes inmediatamente anterior. Además, a la Superintendencia las cuentas de ingresos y egresos dentro del mismo término”.

A su vez, el artículo 124 ídem compilado en el artículo 2.2.6.1.6.1.9 del Decreto 1069 de 2015, señala que el no cumplimiento oportuno de la s obligaciones del Notario para con la Superintendencia de Notariado y Registro y el Fondo Cuenta Especial de Notariado, en lo relacionado con aportes, recaudos e informes de escrituración, acarreará, el no pago del subsidio notarial.Página | 2

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Adicionalmente, e l Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial de Notariado, mediante el Acuerdo No. 01 de 2021, ratificó en el artículo 4º, respecto de las obligaciones de los notarios para acceder a los subsidios lo siguiente:

“[p]ara el pago de cualquiera de los subsidios a que se refiere el presente acuerdo, los notarios deberán cumplir con las obligaciones previstas en los artículos 122, 123 Y 124 del Decreto 2148 de 1983, compilados en los

“[p]ara el pago de cualquiera de los subsidios a que se refiere el presente acuerdo, los notarios deberán cumplir con las obligaciones previstas en los artículos 122, 123 Y 124 del Decreto 2148 de 1983, compilados en los artículos 2.2.6.1.6.1.7, 2.2.6.1.6.1.8 y 2.2.6.1.6.1.9 del Decreto 1069 de 2015, o los que hagan sus veces, de conformidad con las que sobre el particular fije la Superintendencia de Notariado y Registro”.

Del mismo modo, el artículo segundo de la Resolución No. 03679 de 2021 “Por la cual se establecen directrices para el cumplimiento de las obligaciones previstas en los artículos 122, 123 y 124 del Decreto 2148 de 1983 compilados en los artículos 2.2.6.1.6.1.7., 2.2.6.1.6.1.8. y 2.2.6.1.6.1.9 del Decreto 1069 de 2015, y se dictan otras disposiciones ”; expedida por esta Superi ntendencia, en línea con la normatividad previamente referida, reiteró que el Informe Estadístico Notarial deberá remitirse dentro de los primeros quince (15) días calendario de cada mes, por parte de todos los Notarios del país.

Teniendo en cuenta la normatividad descrita, y siendo claro el término legal dispuesto, desde la Secretaría General se ha advertido la necesidad de requerir apoyo del notariado para el envío de la información a que se hace referencia en un menor tiempo; lo anterior, teniendo en cuenta el cumplimiento de las actividades que se derivan al interior de la Entidad para la conciliación de la información

apoyo del notariado para el envío de la información a que se hace referencia en un menor tiempo; lo anterior, teniendo en cuenta el cumplimiento de las actividades que se derivan al interior de la Entidad para la conciliación de la información contenida en el informe estadístico notarial y el correspondiente pago de los subsidios notariales; toda vez qu e los trámites administrativos tales como: Consolidación de la información reportada; Revisión de la documentación allegada; Solicitudes de corrección que correspondan; Validación y cargue de la información en el Sistema de Información Notarial (SIN); Sesi ones del Comité de Estudio de Información de Subsidios Notariales de la Entidad; Actos preparativos para la liquidación mensual de subsidios; realización de la cadena presupuestal ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través del Sistema Integr ado de Información Financiera SIIF - Nación, entre otros, que demandan actividades y tiempos al interior del Grupo de Recaudos, Aportes y Subsidios Notariales de esta Superintendencia e impiden el pago oportuno del subsidio dentro del mismo mes.

Así las cosas, con miras a agilizar los trámites administrativos que se derivan de la presentación del Informe Estadístico Notarial, esta Secretaría General convoca a los Notarios del país para que en virtud del principio de colaboración, respetuosamente s olicitamos, se tengan como fechas máximas para la presentación de los respectivos Informes Estadísticos Notariales, con sus soportesPágina | 3

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Fecha: 02 – 07 - 2024

correspondientes, las siguientes, teniendo presente que los informes se presentan mes vencido, así:

NOTARIAS SUBSIDIADAS

INFORME ESTADISTICO

NOTARIAL MES Y AÑO

FECHA MAXIMA DE

PRESENTACIÓN DICIEMBRE DE 2024 09/01/2025

ENERO DE 2025 07/02/2025

FEBRERO DE 2025 07/03/2025

MARZO DE 2025 07/04/2025

ABRIL DE 2025 08/05/2025

MAYO DE 2025 09/06/2025

JUNIO DE 2025 07/07/2025

JULIO DE 2025 08/08/2025

AGOSTO DE 2025 05/09/2025

SEPTIEMBRE DE 2025 07/10/2025

OCTUBRE DE 2025 10/11/2025

NOVIEMBRE DE 2025 05/12/2025

NOTARIAS NO SUBSIDIADAS

INFORME ESTADISTICO

NOTARIAL MES Y AÑO

FECHA MAXIMA DE

PRESENTACIÓN DICIEMBRE DE 2024 14/01/2025

ENERO DE 2025 12/02/2025

FEBRERO DE 2025 12/03/2025

MARZO DE 2025 10/04/2025

ABRIL DE 2025 12/05/2025

ENERO DE 2025 12/02/2025

FEBRERO DE 2025 12/03/2025

MARZO DE 2025 10/04/2025

ABRIL DE 2025 12/05/2025

MAYO DE 2025 12/06/2025

JUNIO DE 2025 10/07/2025

JULIO DE 2025 13/08/2025

AGOSTO DE 2025 10/09/2025

SEPTIEMBRE DE 2025 10/10/2025

OCTUBRE DE 2025 13/11/2025

NOVIEMBRE DE 2025 11/12/2025Página | 4

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De igual manera, se les recuerda los aspectos relevantes descritos en la Circular 052 del 14 de febrero de 2024, respecto del cumplimiento en la elaboración, manejo y el envío del informe estadístico notarial.

Es importante reiterar, que la colaboración que se requiere del Notariado Colombiano para la remisión del Informe Estadístico Notarial, permite cumplir con la conciliación de la información y los pagos de los subsidios en términos más oportunos; sin que ello desconozca el término de presentación del Informe Estadístico Notarial que permite la Ley.

Aunado a lo anterior, es de recordar lo contenido en la Circular 448 del 20 de diciembre de 2024, respecto del cumplimiento de la obligación de presentar

Estadístico Notarial que permite la Ley.

Aunado a lo anterior, es de recordar lo contenido en la Circular 448 del 20 de diciembre de 2024, respecto del cumplimiento de la obligación de presentar semestralmente el “Informe especial”, conforme a las características exigidas en la Instrucción administrativa No 04 de 2014 del Despacho del Superintendente.

Agradeciendo su atención al cronograma indicado, para lograr una gestión más oportuna y, en consecuencia, materializar el pago del subsidio correspondiente dentro del mismo mes, así como la elaboración de conciliaciones y presentación de la información financiera del Grupo de Recaudos, Aportes y Subsidios Notariales.

Cordial Saludo,

WILLIAM PÉREZ CASTAÑEDA Secretario General - Ordenador del Gasto Secretario Técnico del Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial del Notariado

Aprobó: Daniel Fernando Cruz González – Director Administrativo y Financiero Revisó: María Mónica Lopera Castaño – Profesional Especializado Secretaría General Revisó: Ernesto Alturo Martínez – Abogado DAF Revisó: José Daniel Jutinico Rodríguez, Coordinador Grupo Recaudos, Aportes y Subsidios Notariales.

Elaboró: Juan Guillermo Chamorro Aguirre – Grupo Recaudos, Aportes y Subsidios Notariales.