SNR - Circular 338 de 2024

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Dirección: Calle 26 N° 13 – 49 Interior 201

Bogotá D.C., Colombia Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes de Proyecto de Inversión.

DE: Secretaría General – Ordenación del Gasto

ASUNTO: Lineamientos para la construcción del Plan Anual de Adquisiciones, PAA – de la vigencia 2025.

Apreciados Directivos,

El Plan Anual de Adquisiciones1 es un instrumento de planeación contractual que la entidad utiliza para: identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios , acorde al presupuesto asignado, a fin de permitir incrementar la eficiencia del proceso de contratación. Lo anterior, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 20152

De acuerdo con las competencias y funciones propias de la Secretaria General, contenidas en los numerales 2, 7, 9, 11 y 16 del artículo 28 del Decreto 2723 de 2014 y acorde a la delegación de ordenación del gasto , de conformidad con lo previsto en la Resolución 10989 del 14 de septiembre de 2022 3, y dada la proximidad de la terminación de la presente vigencia fiscal, se emiten los siguientes

1 Guía para la elaboración PAA, Secop ll. Pág 2.

previsto en la Resolución 10989 del 14 de septiembre de 2022 3, y dada la proximidad de la terminación de la presente vigencia fiscal, se emiten los siguientes

1 Guía para la elaboración PAA, Secop ll. Pág 2. 2 Artículo 2.2.1.1.1.4.1. Plan Anual de Adquisiciones. Las entidades estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En el Plan Anual de Adquisiciones, la Entidad Estatal debe señalar como mínimo la nec esidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la entidad estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la entidad estatal iniciará el Proceso de Contratación.

Las entidades estatales deberán planear su contratación de manera que se promueva la división de Procesos de Contratación en lotes o segmentos en los que se facilite la participación de las Mipymes. 3 Artículo primero. No.

CIRCULAR

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PARA: Superintendentes Delegados, Directores de Superintendencia,Página | 2

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lineamientos para el proceso de construcción y consolidación del PAA para el año 2025 en desarrollo del principio de Planeación Contractual y con base en lo presentado en el Anteproyecto de Presupuesto 2025 ; para lo cual, las dependencias deben adelantar los siguientes lineamientos:

1. Revisar y tener en cuenta lo dispuesto por la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones expedida por Colombia Compra Eficiente (se adjunta).

2. Designar formalmente un enlace responsable de la elaboración del PAA por

Dependencia e informar al correo electrónico: dany.orozco@supernotariado.gov.co y mauricio.rodriguez@supernotariado.gov.co, con el nombre y correo electrónico de las personas designadas, a más tardar el próximo 21 de octubre de 2024.

3. Identificar y proyectar las adquisiciones de bienes, obras y servicios que se prevén contratar para el año fiscal 2025 en relación con los planes de trabajo, proyectos de inversión y la operación rutinaria de la Dependencia.

4. Diligenciar el “Formato_PAA_2025.xlsx” el cual deberá acompañarse con un documento en Word que justifique las necesidades presentadas, relacionándolas con las actividades propias de la dependencia y en concordancia con la solicitud de recursos que realizó la dependencia para el Anteproyecto de Presupuesto 2025 presentado en su momento a la Secretaría

General.

En el diligenciamiento del PAA no se deben incluir las adiciones de contratos o convenios cuyos procesos fueron adelantados en vigencias fiscales

Anteproyecto de Presupuesto 2025 presentado en su momento a la Secretaría General.

En el diligenciamiento del PAA no se deben incluir las adiciones de contratos o convenios cuyos procesos fueron adelantados en vigencias fiscales anteriores, así como tampoco la planeación presupuestal para cubrir las erogaciones por concepto de viáticos y gastos de viaje, en razón a que dichos gastos no demandan ningún proceso de contratación ; sin embargo, sí deben hacer parte de la planeación institucional de la Dependencia.4

En lo que tiene que ver con la compra de tiquetes aéreos, los mismos deben hacer parte de la planeación institucional, pero su inclusión en el PAA será responsabilidad exclusiva de la Dirección Administrativa y Financiera, para lo cual es ta dependencia determinará el procedimiento a seguir en orden a su consolidación e inclusión en el PAA.

4 En los proyectos y obras deben estar estimadas los gastos relacionados con viáticos y personal de apoyo a la supervisión y otros gastos asociados. Circular No.338 del 18/10/2024Página | 3

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5. La Oficina Asesora de Planeación realizará acompañamiento a la s Dependencias en la construcción del PAA de conformidad a lo establecido en el artículo 15 del Decreto 2723 del 2014 y de acuerdo con el cronograma que se dispone en la presente circular.

Dependencias en la construcción del PAA de conformidad a lo establecido en el artículo 15 del Decreto 2723 del 2014 y de acuerdo con el cronograma que se dispone en la presente circular.

La Dirección de Contratación deberá asesorar y acompañar las mesas de trabajo en la que se construirá la planeación articulada con el PAA. En esta labor, entre otras funciones, orientará a las dependencias en la definición de plazos y modalidades de contratación que se ajusten a las normas legales contractuales (modalidad de selección , plazo de inicio del proceso contractual, etc.) y a la optimización de recursos de la SNR. T ambién capacitará a los enlaces encargados de la formulación del PAA , para lo cual se hará una programación con las áreas. En este sentido, las dependencias deberán indicar a la Dirección de Contratación cuál será la persona encargada del enlace, a fin de realizar una capacitación previa general y, si es del caso, particular a cada uno sobre capacitación en materia de diligen ciamiento de la matriz del Plan Anual de Adquisiciones.

6. Bajo la orientación de la Secretaría General, la Oficina Asesora de Planeación consolidará el PAA de la Entidad con las necesidades de contratación de las dependencias, actividad que estará articulada con el proceso de planeación institucional. El envío de las necesidades de contratación deberá realizarse a más tardar el día 06 de noviembre de 2024 en el formato establecido.

7. Cada uno de los responsables deberá exponer y sustentar las actividades, acciones y metas a cumplir en el 202 5, así como también sus necesidades de contratación al Superintendente de Notariado y Registro y a la Secretaría

7. Cada uno de los responsables deberá exponer y sustentar las actividades, acciones y metas a cumplir en el 202 5, así como también sus necesidades de contratación al Superintendente de Notariado y Registro y a la Secretaría General, en un comité directivo que se citará oportunamente.

8. Una vez consolidado y aprobado el PAA por el Superintendente y la Secretaría General, se remitirá el documento a la Dirección de Contratación en el formato establecido por Colombia Compra Eficiente, para la publicación respectiva en el

SECOP.

9. La Dirección de Contratación publicará en la plataforma SECOP II la versión final unificada y aprobada a más tardar el 27 de diciembre de 202 4, a fin de determinar el inicio oportuno de la contratación para la próxima vigencia fiscal, en especial la de personal de prestación de servicios que requiere la Entidad.

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10. A continuación, se resumen las principales actividades y fechas asociadas al

PAA, así:

Actividad Responsable Fecha Designar los enlaces para formular el PAA Directivo de la dependencia ejecutora 21 de octubre de 2024 Capacitación del diligenciamiento formato PAA Secretaría General 22 de octubre de 2024 hora 4:00 PM Formular el Plan Anual de

Directivo de la dependencia ejecutora 21 de octubre de 2024 Capacitación del diligenciamiento formato PAA Secretaría General 22 de octubre de 2024 hora 4:00 PM Formular el Plan Anual de Adquisiciones Dependencias Del 23 al 31 de octubre de 2024 Remitir el PAA para consolidación a Secretaría General Dependencias Hasta el 01 de noviembre de 2024 Revisión final del PAA Oficina Asesora de Planeación y Secretaría General Del 02 y 18 de noviembre de 2024 Exposición de metas, actividades y PAA. Dependencias Fecha a establecer del comité directivo Publicación final del PAA Dirección de Contratación – Ordenador del Gasto A más tardar el 27 de diciembre de 2024

Recomendaciones Generales:

 No podrá iniciarse ningún tipo de contratación hasta tanto el PAA no se encuentre debidamente publicado, ya que cada línea debe ser enlazada previamente a su contratación , salvo los prepliegos de los procesos de contratación que los responsables consideren convenientes publicar durante último trimestre del presente año, previa aprobación de la Secretaría General y de la Dirección de Contratación.

 Las Dependencias deben organizar y proyectar la documentación pertinente a que haya lugar de las ordenes de prestación de servicios, antes de la finalización de la presente vigencia fiscal con el ánimo de proceder a su contratación en la próxima vigencia de manera oportuna.

Notas:

1. La contratación autorizada de Ordenes de Prestación de Servicios estará supeditada al avance de la modernización de la planta (reestructuración de

próxima vigencia de manera oportuna.

Notas:

1. La contratación autorizada de Ordenes de Prestación de Servicios estará supeditada al avance de la modernización de la planta (reestructuración de la entidad).

2. La Secretaría General determinará la prioridad para la contratación de ordenes de prestación de servicios, de acuerdo con las necesidades de la entidad.

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3. La ordenes de prestación de servicios no tendrán autorización de aumento de perfil del contratista.

4. Las ordenes de prestación de servicios se deben proyectar por 11 meses en el PAA, pero la contratación inicial se hará hasta por un plazo máximo de 6 meses en la minuta establecida por la Secretaría General y la Dirección de Contratación, salvo los autorizados por el Despacho del Superintendente y

la Secretaría General.

5. Para las ordenes de prestación de servicios de contratistas nuevos en la entidad, el plazo máximo autorizado es de 4 meses.

 En relación con los procesos diferentes a las órdenes de prestación de servicios se debe tener en cuenta:

1. Los procesos deben venir con su respectivo cronograma de ejecución en el formato establecido. Se deberá justificar las razones por las cuales el proceso de contratación no se inicia en el primer trimestre de la vigencia

servicios se debe tener en cuenta:

1. Los procesos deben venir con su respectivo cronograma de ejecución en el formato establecido. Se deberá justificar las razones por las cuales el proceso de contratación no se inicia en el primer trimestre de la vigencia 2025, si esta justificación no es razonable no se aprobará en el PAA.

2. Cada línea establecida en el PAA corresponde a un proceso contractual, no se aceptarán valores globales (bolsas).

3. Cada responsable de estos procesos deberá garantizar dentro de los perfiles de los contratistas, por lo menos, un estructurador de estudios previos e incluir garantizar dentro de su proceso los gastos relacionados con viáticos, tiquetes aéreos y demás costos asociados.

4. La descripción de los objetos contractuales debe incluir la descripción de la necesidad a suplir y el detalle de los bienes y servicios requeridos. El objeto contractual debe ser convenido con la Dirección de contratación. 5 (ver nota al pie de página)

5. El valor de los procesos contractuales debe establecerse conforme un estudio detallado de los costos actuales en el mercado , considerando factores como inflación, cambios en la demanda y costos de insumos.

5 El objeto es la descripción clara, detallada y precisa de los servicios que requiere la Entidad. Se debe definir un objeto con características técnicas y de calidad que permitan individualizar el servicio con el cual se satisface la necesidad de la Entidad. El objeto debe ser lícito, física y jurídicamente posible, debe ser preciso y concreto.

Se debe redactar el objeto del contrato iniciando siempre con verbos en infinitivo, tales como: Apoyar, adelantar, adquirir,

El objeto debe ser lícito, física y jurídicamente posible, debe ser preciso y concreto.

Se debe redactar el objeto del contrato iniciando siempre con verbos en infinitivo, tales como: Apoyar, adelantar, adquirir, construir, realizar…entre otros. El objeto debe adaptarse a la necesidad de la dependencia. Circular No.338 del 18/10/2024Página | 6

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6. Para las modificaciones del PAA, se deberá solicitar al correo

william.perez@supernotariado.gov.co con copia a dany.orozco@supernotariado.gov.co, en el formato establecido con su respectiva justificación.

Cordialmente,

WILLIAM PÉREZ CASTAÑEDA

Secretario General

Revisó: Ramiro Alejandro Cardona Aguirre, Director de Contratación.

Revisó: Sandra Patricia Ruiz Moreno, Profesional Especializado Secretaría General

Proyectó: Dany Luz Orozco FrancoAsesora del Despacho

Anexos: Guía para elaborar PAA Colombia Compra Eficiente Circular No.338 del 18/10/2024