SNR - Circular 359 de 2024

Página | 1

________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 N° 13 – 49 Interior 201

Bogotá D.C., Colombia Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

CIRCULAR No.

Bogotá D.C.,

PARA: NOTARIOS DEL PAÍS

DE: SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL NOTARIADO

ASUNTO: REEMPLAZA Y DEJA SIN EFECTOS LA CIRCULAR NO. 265 DEL 23 DE AGOSTO DE 2024, POR LA CUAL SE DA ALCANCE A LA CIRCULAR 178 DE 2023

RELACIONADA CON EL “INVENTARIO DEL PROTOCOLO NOTARIAL”.

Respetados señores Notarios,

En ejercicio de la función de orientación sobre la aplicación de las normas que rigen la actuación notarial, que se encuentra a cargo de la Superintendencia Delegada para el Notariado, de conformidad con el numeral 7 del artículo 24 del Decreto 2723 de 2014, modificado por el artículo 6 del Decreto 1554 de 2022, se reemplaza y se deja sin valor y efecto, la Circular No. 265 del 23 de Agosto de 2024, por la cual se da alcance a la Circular 178 de 2023 relacionada con el “Inventario del Protocolo Notarial”, así:

Conforme a los artículos 106 del Decreto Ley 960 de 1970 y 56 del Decreto 2148 de 1983, los archivos que deben custodiar y llevar las notarías del país, incluyendo el protocolo, pertenecen a la Nación. De

Conforme a los artículos 106 del Decreto Ley 960 de 1970 y 56 del Decreto 2148 de 1983, los archivos que deben custodiar y llevar las notarías del país, incluyendo el protocolo, pertenecen a la Nación. De lo anterior se desprende que, cuando haya lugar a entrega de los libros del protocolo, bien sea por traslado a un archivo oficial o por entrega a un nuevo titular, se deberá tener un inventario que dé cuenta de los libros que se transfieren.

Por lo tanto, para el desarrollo de dicha actividad están obligados a remitir a más tardar el día 30 de noviembre de 2024, la información del levantamiento del inventario de protocolo al correo electrónico: superdelegadanotariado@superintendencia.gov.co:

 Los Notarios que ya cumplieron la edad de retiro forzoso y los notarios que estan próximos a cumplirla.

El inventario debe ser remitido en un archivo Excel, el cual debe contener la siguiente información:Página | 2

________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 N° 13 – 49 Interior 201

Bogotá D.C., Colombia Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

 Año.  Tomo o libro.  Escritura inicial.  Fecha de la escritura inicial.  Escritura final.  Fecha de la escritura final.  Folios.  Observaciones.

Adicionalmente se requiere a todos los notarios, que no se encuentren en edad de retiro forzoso,

 Fecha de la escritura inicial.  Escritura final.  Fecha de la escritura final.  Folios.  Observaciones.

Adicionalmente se requiere a todos los notarios, que no se encuentren en edad de retiro forzoso, levantar el inventario del total de los tomos de protocolo que reposan en el despacho notarial y mantenerlo actualizado, en aras de establecer lo que realmente custodian en sus archivos y facilitar las entregas de los mismos, ya sea en virtud de cambio de notario o por transferencia de archivo, dicho inventario debe contar con la misma información mencionada anteriormente.

Es importante aclarar que, en aquellos casos en donde se deba realizar la entrega del despacho notarial y/o del protocolo, sin que se hubiesen vencido los plazos previamente establecidos, se deberá tener el inventario listo al momento de la entrega, a efectos de que se pueda realizar de manera eficiente.

Consecuentemente, se informa que esta Superintendencia, en el marco de las visitas generales que se realicen a partir del mes de noviembre de la presente vigencia, verificará el inventario de protocolo.

Finalmente, se invita a los notarios del país a cumplir a cabalidad con lo anteriormente indicado, con el fin de contribuir a la optimización, eficacia y transparencia en los procesos aplicados por esta Superintendencia.

Cordial saludo,

ISABELLA ANDREA HERNÁNDEZ ARANDA

Superintendente Delegada para el Notariado

Proyecto: Laura Tatiana Mendivelso M. / Abogada SDN

Revisó: Laura Ximena Cancino Fuentes / Asesor SDN