SNR - Circular 368 de 2024

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________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 N° 13 – 49 Interior 201

Bogotá D.C., Colombia Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 08

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

CIRCULAR No

Bogotá, D.C.

PARA: Directores Regionales, Registradores de Instrumentos Públicos, Coordinadores de Grupo de Gestión Tecnológica Administrativa, Funcionarios con funciones de almacén e inventarios, perfiles contables.

DE: Secretario General

ASUNTO: Suministro de Dispensadores de Agua y su ingreso al inventario SNR.

En cumplimiento de las obligaciones de los proveedores en relación con las órdenes de compra del servicio integral de aseo y cafetería para la vigencia 2024, y con el objet o de garantizar el bienestar de los funcionarios en las diferentes sedes del Nivel Central y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a nivel nacional, informamos que estos proveedores procederán a la entrega de dispensadores de agua en cada sede, los cuales serán adquiridos por nuestra entidad.

Dado que estos bienes son considerados de consumo controlado (con un valor menor a 60 UVT), es necesario asignar un número de placa de inventario antes de su ingreso en la Herramienta de Gestión Financiera Integral (HGFI). Esta medida permitirá identificar adecuadamente cada bien o elemento en el sistema. Por lo tanto, se deberá seguir el procedimiento de manejo administrativo de almacén, según el Código: MP - GNAD - PO - 07 - PR - 01, Versión: 02.

el sistema. Por lo tanto, se deberá seguir el procedimiento de manejo administrativo de almacén, según el Código: MP - GNAD - PO - 07 - PR - 01, Versión: 02.

Para ello, cada Supervisor de la orden de compra del servicio integral de aseo y cafetería deberá enviar los siguientes documentos a los correos: almacengeneral-pedidos@supernotariado.gov.co y gruposerviciosadministrativos@supernotariado.gov.co :

1. Orden de compra o contrato.

2. Acta de Inicio.

3. Póliza.

4. Ficha Técnica.

5. Factura.

6. Documentos asociados al proceso de compra, que incluyen un cuadro en Excel con la

siguiente información:

a) Nombre de proveedor. b) Número de Orden de compra. c) Lugar de ubicación de cada elemento. d) Cantidad. e) Valores unitarios.Página | 2

________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 N° 13 – 49 Interior 201

Bogotá D.C., Colombia Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 08

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

f) Subtotales. g) AIU. h) IVA. i) Valor total. j) Pantallazo de creación de la Orden de Compra en la HGFI. k) Entre otros.

Ejemplo de cuadro de información:

PROVEEDOR: XYZ ORDEN DE COMPRA No XXXXX

ORIP O SEDE CANTIDAD DE

DISPENSADORES

VALOR UNITARIO DE

CADA DISPENSADOR

SUBTOTAL –

VALOR DEL

DISPENSADOR

PROVEEDOR: XYZ ORDEN DE COMPRA No XXXXX

ORIP O SEDE CANTIDAD DE

DISPENSADORES

VALOR UNITARIO DE

CADA DISPENSADOR

SUBTOTAL –

VALOR DEL

DISPENSADOR

ANTES DEL AIU E

IVA

AIU CADA

DISPENSADOR

IVA CADA DISPENSADOR VALOR TOTAL XXX 3 $ 31.413,75 $ 94.241,25 $ 9.424,13 $ 1.790,58 $ 105.455,96

YYY 1 $ 31.413,75 $ 31.413,75 $ 3.141,38 $ 596,86 $ 35.151,99 ZZZ 5 $ 31.413,75 $ 157.068,75 $ 15.706,88 $ 2.984,31 $ 175.759,93 9 $ 282.723,75 $ 28.272,38 $ 5.371,75 $ 316.367,88

Así las cosas, el Almacén General enviará las placas de inventario de los dispensadores a cada ORIP y sede del Nivel Central, a través de la transportadora correspondiente , previa solicitud del supervisor de la orden de compra ; de igual forma , las Direcciones Regionales deben hacer el respectivo acompañamiento y seguimiento para que cada ORIP o sedes realicen la imposición de las placas a los bienes entregados por los proveedores y se proceda con el ingreso en el aplicativo HGFI.

Agradecemos su colaboración y apoyo en el control de inventarios.

Atentamente,

WILLIAM PEREZ CASTAÑEDA

Secretario General

Agradecemos su colaboración y apoyo en el control de inventarios.

Atentamente,

WILLIAM PEREZ CASTAÑEDA

Secretario General

Reviso y aprobó: Dr. Jullhember Campo Gutierrez – Coordinador Grupo Servicios Administrativos.

Reviso Dra. María Mónica Lopera Castañeda – Profesional Especializado Secretaria General Proyecto: Yira Tatiana Atehortua – Grupo Servicios Administrativos. Lady Milena Hernández Cristancho – Grupo Servicios Administrativos.