SNR - Circular 381 de 2024

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________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 N° 13 – 49 Interior 201

Bogotá D.C., Colombia Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 07

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

CIRCULAR N°

Fecha:

PARA: Directores Regionales, Jefe Oficina Asesora Jurídica, Jefe Oficina Tecnologías de la Información, Dirección de Talento Humano, responsables de la información de las siguientes Posiciones del Catalogo InstitucionalPCI: Nivel Central Gestión General, Fondo Cuenta de Curadores Urbanos, Catastro Multipropósito, Grupo Especial de Vivienda y Pensiones, Grupo Fondo Recaudo Notarial, las 195 ORIP a nivel nacional y Grupo de Servicios Administrativos, Grupo de Presupuesto, Grupo de Tesorería, Grupo de Infraestructura y demás áreas proveedoras de información que afecta el macroproceso contable del SIIF Nación.

DE: Secretario General

ASUNTO: Cierre contable vigencia 2024

En cumplimiento de los lineamientos emitidos por la Contaduría General de la Nación a las entidades sujetas al régimen de la contabilidad pública para el cierre contable de la vigencia 2024 y apertura vigencia 2025, y teniendo en cuenta las Políticas Contables y Políticas de Operación de la entidad, se requ iere a las Áreas Proveedoras adelantar los procesos relacionados con la información contable para el correcto reconocimiento, medición, presentación y revelación de los hechos económicos en los estados financieros al cierre delPágina | 2

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relacionados con la información contable para el correcto reconocimiento, medición, presentación y revelación de los hechos económicos en los estados financieros al cierre delPágina | 2

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Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

31 de diciembre de 2024, la cual deberá ser remitida a más tardar el viernes 10 de enero de 2025. La información reportada al Grupo de Contabilidad por parte de las áreas proveedoras, debe corresponder a hechos económicos y valores r eales, analizados y depurados que garanticen la consistencia de la información financiera; lo que permitirá evitar conductas sancionables como: • Incurrir en errores relevantes que generen glosas en la revisión de las cuentas y que afecten el ejercicio. • No rendir o presentar las cuentas e informes exigidos ordinariamente, o no hacerlo en la forma y oportunidad establecida por los órganos de control fiscal en desarrollo de sus competencias. • Reportar o registrar datos o informaciones inexactas, en las plataformas, bases de datos o sistemas de información de la SNR y los órganos de control o aquellos que contribuyan a la vigilancia y al control fiscal. • No atender los requerimientos o solicitud de documentos, libros registrados, contabilidad o información en el marco de ejercicios de vigilancia y control fiscal, de las indagaciones preliminares o procesos de responsabilidad fiscal. La sanción para esta conducta también aplicará tratándose de contratistas, proveedores,

contabilidad o información en el marco de ejercicios de vigilancia y control fiscal, de las indagaciones preliminares o procesos de responsabilidad fiscal. La sanción para esta conducta también aplicará tratándose de contratistas, proveedores, interventores y en general a las personas que hayan participado, determinado, coadyuvado, colaborado o hayan conocido los hechos objeto de investigación. • No permitir el acceso a la información en tiempo real por parte de la Contraloría General de la República y demás órganos de control fiscal en las condiciones previstas en la ley, o reportar o registrar datos e informaciones inexactas, en las plataformas, bases de datos o sistemas de información. Lo anterior permitirá, garantizar, que los informes y reportes contables de la entidad cumplan con las características cualitativas de relevancia , representación fiel y que la información sea suministrada a los diferentes usuarios con la oportunidad requerida y poniendo a disposición de las autoridades todo el sistema documental que permita verificar el debido reconocimiento de los hechos económicos ocurridos en la entidad. A continuación relacionamos algunos aspectos relevantes por área proveedora para el cierre de los estados financieros a diciembre del 2024: Directores RegionalesPágina | 3

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Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

• Certificación de inventarios de bienes muebles (Propiedades planta y equipo) al cierre de la vigencia. • Reporte de bajas propiedad planta y equipo. • Conciliación y depuración recaudos por clasificar e ingresos recibidos por

• Certificación de inventarios de bienes muebles (Propiedades planta y equipo) al cierre de la vigencia. • Reporte de bajas propiedad planta y equipo. • Conciliación y depuración recaudos por clasificar e ingresos recibidos por anticipado.

Oficina Asesora Jurídica • Reporte de las novedades de los procesos jurídicos a favor y en contra de la entidad al cierre de la vigencia 2024. • Conciliación y depuración de las cuentas por cobrar relacionadas a sanciones, costas procesales, sentencias, indemnizaciones y otras cuentas por cobrar. Oficina Tecnología de la Información • Evaluación de mejoras o desarrollos adicionales de los activos intangibles vigentes. • Evaluación de nuevos desarrollos de activos intangibles. • Evaluación de las estimaciones contables y ajustes en caso de que se requieran (vida útil, valor residual, método de amortización y deterioro). • Evaluación del deterioro de los activos intangibles y equipo de cómputo. Dirección Talento Humano • Conciliación y depuración de las cuentas por cobrar relacionadas a incapacidades. • Clasificación de la cartera por edades de 0 a 6 meses, de 6 meses a 12 meses y mayores a 12 meses para la determinación del deterioro. • Conciliación y depuración beneficios a empleados (Nómina). Fondo Curadores • Clasificación de la cartera por edades de 0 a 6 meses, de 6 meses a 12 meses y mayores a 12 meses para la determinación del deterioro. Pensiones y vivienda • Clasificación de la cartera por edades de 0 a 6 meses, de 6 meses a 12 meses y mayores a 12 meses para la determinación del deterioro. Grupo de Servicios Administrativos

Pensiones y vivienda • Clasificación de la cartera por edades de 0 a 6 meses, de 6 meses a 12 meses y mayores a 12 meses para la determinación del deterioro. Grupo de Servicios Administrativos • Legalización total de viáticos al cierre de la vigencia. • Toma física de los elementos de propiedad planta y equipo.Página | 4

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Fecha: 02 – 07 - 2024

• Evaluación de las estimaciones contables y ajustes en caso de que se requieran

(vida útil, valor residual, método de depreciación y deterioro). • Evaluación del deterioro de los elementos de propiedades planta y equipo. • Avaluó Fasecolda Vehículos para la evaluación de deterioro de la Flota y Equipo de Transporte. Grupo de Presupuesto • Información de las Cuentas por Pagar a 31 de diciembre de 2024, que se requieran reconocer en los Estados Financieros siempre y cuando se haya prestado el servicio y/o recibido el bien. Grupo de Tesorería • Depuración de todas las partidas conciliatorias para el cierre de la vigencia acorde con las políticas contables donde se determina que p ara el cierre de la vigencia (Diciembre), se identificarán todas las partidas conciliatorias con el fin de reflejar el importe real a reconocer en el efectivo y equivalentes a efectivo. • Clasificación de la cartera por edades de 0 a 6 meses, de 6 meses a 12 meses y mayores a 12 meses para la determinación del deterioro.

importe real a reconocer en el efectivo y equivalentes a efectivo. • Clasificación de la cartera por edades de 0 a 6 meses, de 6 meses a 12 meses y mayores a 12 meses para la determinación del deterioro. Grupo de Infraestructura • Evaluación de las estimaciones contables y ajustes en caso de que se requieran (vida útil, valor residual, método de depreciación y deterioro). • Evaluación del deterioro de los bienes inmuebles. • Evaluar que todos los bienes inmuebles y construcciones en curso estén clasificados acorde con su estado actual. • Estado actual y soportes de los inmuebles entregados y recibidos en comodato. • Estado actual y soportes de los inmuebles entregados y recibidos en arriendo. Adicional se requiere a todas las áreas proveedoras notificar a los correos juan.escobar@supernotariado.gov.co y jackeline.acero@supernotariado.gov.co la siguiente información para el cierre:

1. Hechos económicos relevantes: Reportar cualquier hecho económico significativo ocurrido al cierre contable que sea sujeto de revelación en los estados financieros.

2. Informar si alguna área proveedora ha adquirido, con o sin contraprestación, licencias, software, bienes muebles o inmuebles que aún no estén reflejados en los estados financieros.

3. Reportar si alguna área proveedora ha desarrollado algunas Licencias o software a nivel interno, en caso de ser afirmativo evaluar los costos estimados para el desarrollo del intangible y diligenciar el concepto técnico para este tipo de activos.Página | 5

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Fecha: 02 – 07 - 2024

Adjuntamos enlaces relacionados a las políticas contables y de operación donde se detalla la información a reportar por parte de las áreas proveedoras al Grupo de Contabilidad. Manual de Políticas Contables Proceso Estados Financieros: https://servicios.supernotariado.gov.co/files/portal/sgc-355-2024052983512.pdf Manual de Políticas de Operación Proceso Estados Financieros https://servicios.supernotariado.gov.co/files/portal/sgc-355-2024052983712.pdf

Atentamente,

WILLIAM PÉREZ CASTAÑEDA

SECRETARIO GENERAL

Superintendencia de Notariado y Registro

Aprobó: Daniel Fernando Cruz González - Director Administrativo y Financiero

Revisó: José Manuel Díaz VelosaContratista secretaría general

Revisó: Yolanda Rodríguez Roldan - Coordinadora Grupo Contabilidad

Revisó: Jackelin Acero GarcíaProfesional especializado Grupo Contabilidad

Proyectó: Juan Andrés Escobar Rincón – Contratista