SNR - Circular 395 20241126143443 de 2024

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Fecha: 02 – 07 - 2024

CIRCULAR No.

FECHA:

PARA: DIRECTIVOS, COORDINADORES ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO, FUNCIONARIOS EN

GENERAL, SUPERVISORES, FONDOS ESPECIALES, PROYECTO CATASTRO

MULTIPROPOSITO.

DE: SECRETARIO GENERAL

ASUNTO: CIERRE PRESUPUESTAL Y FINANCIERO SNR VIGENCIA 2024

En atención a lo dispuesto en las Circulares Externas 034 y 040, emitidas el 14 de noviembre de 2024 por la Dirección General de Presupuesto Público Nacional y la Administración del SIIF Nación, se establecen los lineamientos que las Entidades Públicas deb en seguir para llevar a cabo el cierre presupuestal correspondiente a la presente vigencia fiscal. De acuerdo con lo anterior, a continuación, se detallan los principales aspectos y procedimientos que deberán tener en cuenta las dependencias del Nivel Central y las Direcciones Regionales para realizar el cierre financiero vigencia 2024 de forma satisfactoria, conforme al cronograma de actividades adjunto. Es importante mencionar que las fechas aquí dispuestas son de obligatorio cumplimiento.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL CIERRE FINANCIERO 2024

ACTIVIDADES FECHAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO Radicación de Cuentas de Cobro de Contratistas de prestación de servicios profesionales, técnicos y auxiliares de meses anteriores al mes de

ACTIVIDADES FECHAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO Radicación de Cuentas de Cobro de Contratistas de prestación de servicios profesionales, técnicos y auxiliares de meses anteriores al mes de noviembre. Fechas establecidas en la circular 299 del 20 de septiembre de 2024. ULTIMO DIA para la recepción de solicitudes para liberación de saldos de las Reservas Presupuestales constituidas al 31 de diciembre de 2023, por parte de los Supervisores. Viernes 06 de diciembre de 2024 ULTIM0 DIA para Radicación de facturas para trámite de Pago de Reservas Presupuestales constituidas a 31 de diciembre de 2023. Lunes 09 de diciembre de 2024 Depuración final y elaboración de ACTAS DE LIBERACIÔN DE SALDOS de Reservas Presupuestales constituidas el 31 de diciembre de 2023. Viernes 13 de diciembre de 2024 Legalización y cierre de las Cajas Menores de las Direcciones Regionales Registrales por parte de los CUENTADANTES. Lunes 09 de diciembre de 2024 Legalización y cierre de la Caja Menor del Nivel Central por parte del CUENTADANTE. Miércoles 11 de diciembre de 2024Página | 2

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ACTIVIDADES FECHAS DE OBLIGATORIO

CUMPLIMIENTO

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ACTIVIDADES FECHAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO Cierre definitivo Cajas Menores Direcciones Regionales y Nivel CentralGrupos de Presupuesto y Tesorería del Nivel Central-. Viernes 13 de diciembre de 2024 Radicación para Autorización de Comisiones de Servicios en Secretaria General. (Solo se aprobaran comisiones de servicios que vayan hasta máximo al 16 de diciembre de 2024). Lunes 09 de diciembre de 2024 Solicitudes de Reintegros de Viáticos vigencia 2024 Tesorería Nivel Central Martes 10 de diciembre de 2024 Solicitudes de Reintegros diferentes a Viáticos 2024 Tesorería Nivel Central Viernes 13 de diciembre de 2024 Solicitudes Devoluciones de Ingresos Vigencia 2024 Tesorería Nivel Central Viernes 13 de diciembre de 2024 ULTIMO DIA Radicación de facturas para pagos a proveedores de suministro de bienes y/o servicios, prestados entres el 1o. y el 30 de noviembre de 2024. Miércoles 06 diciembre de 2024 Cierre presupuestal definitivo de Gastos Direcciones Regionales vigencia 2024 Miércoles 18 de diciembre de 2024 Cierre presupuestal definitivo de Gastos Nivel Central vigencia 2024 Viernes 20 de diciembre de 2024 Radicación de solicitud de trámite de pago de Aportes Patronales y Parafiscales 2024 Jueves 19 de diciembre de 2024

Cierre presupuestal definitivo de Gastos Nivel Central vigencia 2024 Viernes 20 de diciembre de 2024 Radicación de solicitud de trámite de pago de Aportes Patronales y Parafiscales 2024 Jueves 19 de diciembre de 2024 Radicación de solicitud de trámite de pago Auxilio de Cesantías y treceava Jueves 19 de diciembre de 2024 ÙLTIMO DÌA para radicar facturas de pago a proveedores de suministro de bienes y/o servicios del mes de diciembre de 2024 Lunes 16 de diciembre de 2024 ÙLTIMO DÌA para generar y autorizar Órdenes de Pago de las Reservas Presupuestales constituidas a 31 de diciembre de 2023 Lunes 16 de diciembre de 2024 ÙLTIMO DÌA para generar y autorizar Órdenes de Pago Presupuestales por parte de las Direcciones Regionales, vigencia 2024 Viernes 20 de diciembre de 2024 ÙLTIMO DÌA para generar y autorizar Órdenes de Pago Presupuestales por parte del nivel central, vigencia 2023 Lunes 23 de diciembre de 2024 ÙLTIMO DÌA de pago de Órdenes de pago no presupuestales de deducciones Jueves 26 de diciembre de 2024 ÙLTIMO DÌA de pago de Órdenes de pago Extensivas (Traspaso a Pagaduría) Jueves 26 de diciembre de 2024Página | 3

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ACTIVIDADES FECHAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO Radicación formato de solicitud de constitución de reservas presupuestales 2024 Lunes 30 de diciembre de 2024 Inicio Periodo de Transición y Constitución del Rezago Presupuestal Miércoles 1o. de enero al Lunes 20 de enero de 2025. Ultimo día para Registro de Ingresos en SIIF Vigencia 2024 Miércoles 15 de enero de 2025

Atentamente,

WILLIAM PEREZ CASTAÑEDA

Secretario General SNR

Revisó: Daniel Fernando Cruz González/Director Administrativo y Financiero

José Manuel Díaz Velosa/Secretaría General Ernesto Roa Rosas/Coordinador Grupo de Presupuesto Yolanda Rodríguez/Coordinadora Grupo de Contabilidad María Antonia Calderón/Coordinadora Grupo de Tesorería

Elaboró: Gloria Isabel Aguirre/ Grupo de PresupuestoPágina | 4

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LINEAMIENTOS PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL Y FINANCIERO VIGENCIA 2024

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LINEAMIENTOS PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL Y FINANCIERO VIGENCIA 2024

1. PERÍODO DE TRANSICIÓN Conforme a lo estipulado en el artículo 2.9.1.2.15 del Decreto 1068 de 2015, modificado por el artículo 20 del Decreto 412 de 2018: “(…) Del período de ajustes previos al cierre definitivo del sistema. El Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación tendrá un período de transición al inicio de cada año, con el fin de que las entidades hagan ajustes a los compromisos y obligaciones a que haya lugar para la constitución de las reservas presupuestales y de las cuentas por pagar. Este período de transición inicia el 1° de enero de 2025 y culmina el 20 de enero de 2025.” Durante el período de transición se presentarán las siguientes restricciones en el aplicativo SIIF: • Restricción para el registro de compromisos : De conformidad con lo estipulado en el Estatuto Orgánico de Presupuesto y en el Decreto 1068 de 2015, en dicho período NO SE PODRÁN efectuar registros presupuestales de compromisos con cargo al presupuesto del año 2024. • Restricción para el registro de obligaciones: De conformidad con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015, en dicho período NO SE PODRÁN realizar registros de obligaciones con cargo al presupuesto del año 2024.

Asimismo, es pertinente mencionar lo determinado en el Decreto 1068 de 2015, Artículo 2.8.3.4, sobre la

"Anualidad": El año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha, y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción. Actividades que podrán realizarse durante el período de transición: a) Reducción y anulación de compromisos: Los compromisos que presenten saldos por obligar y que NO vayan a ser utilizados serán contemplados por el sistema para constituirlos como reserva presupuestal. Por lo tanto, durante el período de transición será necesario efectuar la reducción o anulaci ón de estos valores, previa presentación del acta de liquidación que indique que dichos saldos no serán utilizados, o mediante la autorización escrita del supervisor. Esto permitirá realizar las anulaciones o reducciones necesarias para depurar las posibles reservas presupuestales. Para este proceso, en el SIIF Nación se deberá seleccionar la fecha 31 de diciembre de 2024. b) Reducción y anulación de obligaciones: Durante el período de transición, se podrán anular o reducir las obligaciones registradas hasta el 31 de diciembre de 2024. Para ello, se seleccionará en la transacción la fecha 31 de diciembre de 2024 y se realizará la operación respectiva sobre los doc umentos con saldo por pagar.Página | 5

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c) Aplicación de reintegros en período de transición: En el período de transición, seleccionando la fecha 31 de diciembre de 2024 en la transacción, se podrán aplicar reintegros presupuestales para órdenes de pago presupuestales pagadas durante el año 2024, reservas presupuestales y/o cuentas por pagar, sie mpre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2024. Este proceso debe ser informado al Grupo de Presupuesto para realizar los ajustes correspondientes a los compromisos, con el fin de evitar la generación de una reserva presupuestal.

2. CIERRE PRESUPUESTAL DE GASTOS 2024.

En las Direcciones Regionales Registrales:

✓ El cierre presupuestal de gastos en las Direcciones Regionales para la presente vigencia, será el día miércoles 18 de diciembre de 202 4, por lo tanto, todas las cadenas presupuestales de gasto , deberán quedar generadas y autorizadas a más tardar el día viernes 20 de diciembre de 2024, con el objeto de que queden efectivamente pagadas por la DGCPTN, el día viernes 26 de diciembre de 2024.

✓ Las Direcciones Regionales deberán cancelar todos los servicios públicos de las Oficinas de Registro, sin excepción, hasta las facturas recibidas el miércoles 18 de diciembre de 2023, solamente quedara pendiente la cancelación de facturas que lleguen después de la fecha de cierre, pagos que se realizarán

excepción, hasta las facturas recibidas el miércoles 18 de diciembre de 2023, solamente quedara pendiente la cancelación de facturas que lleguen después de la fecha de cierre, pagos que se realizarán en el mes de enero de 202 5. una vez se realicen los trámites presupuestales de Ley. No se podrán dejar servicios públicos en reserva presupuestal.

✓ Los recursos asignados a las Direcciones Regionales, para adelantar procesos contractuales, deberán quedar comprometidos a más tardar el día miércoles 11 de diciembre de 2024, para que los proveedores alcancen a cumplir con el objeto de los contratos y de esta manera los pagos correspondientes queden generados y autorizados a más tardar el día lunes 23 de diciembre de 202 4. Esto con el fin de que el Tesoro Nacional pueda efectuar los pagos antes del día lunes 30 de diciembre de 2024, fecha dispuesta por el Ministerio de Hacienda como ULTIMO DIA DE GIRO PARA ORDENES DE PAGO POR PARTE DE LA DGCPTN. En caso de no alcanzarse a realizar los pagos dentro de estos plazos se deberán constituir como Cuentas por Pagar para lo cual las obligaciones deben quedar registradas en el SIIF Nación antes del martes 31 de diciembre de 2024.

En el nivel central: ✓ El cierre presupuestal de gastos en el Nivel Central para la actual vigencia será el día viernes 20 de diciembre de 2024. Por lo tanto, todas las cadenas presupuestales de gasto que se realicen deberán quedar generadas y autorizadas a más tardar el día martes 24 de diciembre, Esto con el objeto de que el Tesoro Nacional pueda efectuar los pagos antes del día lunes 30 de diciembre de 2024, fecha dispuesta

quedar generadas y autorizadas a más tardar el día martes 24 de diciembre, Esto con el objeto de que el Tesoro Nacional pueda efectuar los pagos antes del día lunes 30 de diciembre de 2024, fecha dispuesta por el Ministerio de Hacienda como ULTIMO DIA DE GIRO PARA ORDENES DE PAGO POR PARTE DE LA DGCPTN.Página | 6

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✓ Los responsables de presupuesto de las Direcciones Regionales y del Nivel Central, en conjunto con la Dirección de Contratación, deberán verificar que todos los contratos adjudicados queden registrados en el aplicativo SIIF Nación.

✓ La Secretaría General recibirá solicitudes de autorización de comisiones de servicio solamente hasta el día lunes 9 de diciembre de 2024, con el fin de que el proceso de registro en SIIF y el pago se culmine el día viernes 13 de diciembre de 2024. Solamente se autorizarán comisiones de servicio cuya fecha de finalización sea el día lunes 16 de diciembre de 2024.

✓ La radicación de solicitudes para el trámite de pago de aportes patronales y parafiscales, así como el auxilio de cesantías, en el Grupo de Presupuesto, será el día jueves 19 de diciembre de 2024, con el fin de que el pago se haga efectivo el día lunes 30 de diciembre de 2024.

auxilio de cesantías, en el Grupo de Presupuesto, será el día jueves 19 de diciembre de 2024, con el fin de que el pago se haga efectivo el día lunes 30 de diciembre de 2024.

3. LIBERACION PARCIAL Y/0 TOTAL DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y

REGISTROS PRESUPUESTALES DE COMPROMISO DE LA VIGENCIA 2024.

Depuración Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) El artículo 2.8.1.7.2 del Decreto 1068 de 2015 establece lo siguiente: "El certificado de Disponibilidad Presupuestal es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. En consecuencia, los órganos deberán llevar un registro de estos certificados que permita determinar los saldo s de apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades." Con base en lo anterior y en los reportes CEN de los listados de CDP generados por el SIIF Nación (que se anexan), se ha identificado que, a la fecha, existen Certificados de Disponibilidad Presupuestal solicitados por diversas dependencias de la entidad q ue aún no han sido utilizados o que presentan saldos pendientes de comprometer. Por esta razón, es urgente que los responsables soliciten la anulación y/o reducción de los valores no utilizados, con el fin de depurar la ejecución presupuestal anual. Esta información solamente opera hasta el 24 de diciembre de 2024 Depuración de Registros Presupuestales de Compromiso (CRP)

valores no utilizados, con el fin de depurar la ejecución presupuestal anual. Esta información solamente opera hasta el 24 de diciembre de 2024 Depuración de Registros Presupuestales de Compromiso (CRP) El registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta de manera definitiva la apropiación, garantizando que no será desviada para otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Este documento lo expide el encargado de presupuesto, una vez se conoce el valor exacto de la prestación del servicio y/o adquisición, ya sea mediante la adjudicación del contrato, factura del servicio público o cualquier otro acto administrativo que orden e un gasto. Sin este documento, no es posible tramitar ningúnPágina | 7

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pago, ya que el registro presupuestal es un requisito para la existencia y perfeccionamiento de tales actos administrativos.

El Artículo 2.8.1.7.6. Cita: “Ejecución compromisos presupuestales. Los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago”. Conforme al reporte CEN de listado de compromisos generado por el SIIF Nación (que se anexa), se ha

bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago”. Conforme al reporte CEN de listado de compromisos generado por el SIIF Nación (que se anexa), se ha evidenciado que, a la fecha, aún existen registros presupuestales en estado "generado", es decir, que no han recibido ningún pago. Estos registros deben ser verificados por cada responsable para identificar las razones por las cuales no se ha tramitado ningún pago hasta el momento. Asimismo, existen registros presupuestales que presentan saldos por obligar. En consecuencia, se requiere que los responsables ejecutores validen estas cifras y procedan a solicitar el pago correspondiente y/o la liberación de estos valores. Además, deben informar de manera urgente al correo solicitudes.presupuestalesasupernotariado.gov.co, con el fin de realizar los ajustes presupuestales que correspondan. De no ser así, el sistema considerará estos valores para constituirlos como reserva presupuestal. Por consiguiente, se requiere el compromiso de todos los supervisores para llevar a cabo una revisión exhaustiva de los contratos a su cargo en la presente vigencia fiscal. Esto con el objetivo de solicitar las respectivas anulaciones y/o reducciones de los saldos no utilizados, lo que permitirá iniciar el proceso de depuración de las potenciales reservas presupuestales.

4. DEPURACION Y FECHA LIMITE DE PAGO DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS

A DICIEMBRE 31 DE 2023.

Asunto: Supervisión y Control de Contratos - Cierre Presupuestal 2024

De acuerdo con el Artículo 26 de la Ley 80 de 1993 , que establece el principio de responsabilidad de los servidores públicos, los Supervisores tienen la obligación de garantizar el cumplimiento de los fines de la

De acuerdo con el Artículo 26 de la Ley 80 de 1993 , que establece el principio de responsabilidad de los servidores públicos, los Supervisores tienen la obligación de garantizar el cumplimiento de los fines de la contratación, supervisar la correcta ejecución de los contratos y proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros afectados. En este sentido, los Supervisores deben realizar un seguimiento continuo a los contratos bajo su responsabilidad, asegurándose de que se cumplan las condiciones pactadas, solicitando informes y explicaciones, impartiendo instrucciones y haciendo recomendaciones necesarias para la correcta ejecución del objeto contratado. La Superintendencia de Notariado y Registro, a través de la Resolución 08045 de 2021, estableció el Manual Interno de Supervisión e Interventoría , el cual reglamenta las funciones y responsabilidades de quienes ejercen la supervisión e interventoría de contratos.Página | 8

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Además, el Decreto 1068 de 2015 , en sus artículos 2.8.1.7.3.3 y 2.8.1.7.3.4, establece que las reservas presupuestales y las cuentas por pagar que no se ejecuten dentro del año de la vigencia se fenecen, y que, si desaparece la obligación que originó la reserva, el ordenador del gasto y el jefe de presupuesto deben elaborar un acta para proceder con los ajustes correspondientes.

si desaparece la obligación que originó la reserva, el ordenador del gasto y el jefe de presupuesto deben elaborar un acta para proceder con los ajustes correspondientes. A pesar de los esfuerzos realizados por el Grupo de Presupuesto a través de diversas comunicaciones dirigidas a los Supervisores, a la fecha solo se ha ejecutado el 88.74% de las reservas presupuestales, quedando pendiente el 11.26%, equivalente a $6.323.870.631, que corresponde a $1.195.840.812 para funcionamiento y $5.128.029.818 para inversión.

Requerimientos Urgentes:

1. Supervisores: Los funcionarios encargados de la supervisión de contratos celebrados durante 2023 que quedaron en reserva presupuestal, deberán presentar los documentos correspondientes para tramitar el pago de estas obligaciones. Si no es posible efectuar el pago, deberán remitir las actas de liquidación y/o terminación a la Secretaría General al correo electrónico

solicitudes.presupuestales@supernotariado.gov.co.

2. Fechas límite: o Viernes 6 de diciembre de 2024: Último día para que los Supervisores envíen solicitudes de liberación de saldos de reservas presupuestales. o Lunes 9 de diciembre de 2024: Último día para la radicación de facturas o cuentas de cobro para el trámite de pago. o 10 y 11 de diciembre de 2024 : El Grupo de Presupuesto procederá con la depuración final de las reservas presupuestales.

3. Verificación final: El viernes 13 de diciembre de 2024 , el Grupo de Presupuesto, de la Dirección Administrativa y Financiera realizará la verificación final para identificar las reservas que no fueron

de las reservas presupuestales.

3. Verificación final: El viernes 13 de diciembre de 2024 , el Grupo de Presupuesto, de la Dirección Administrativa y Financiera realizará la verificación final para identificar las reservas que no fueron canceladas o liberadas. Esta información será notificada urgentemente a la Secretaría General para su remisión a la Oficina de Control Interno Disciplinario para iniciar los procesos disciplinarios correspondientes.

Se reitera la obligatoriedad en el cumplimiento de los plazos establecidos.

5. LINEAMIENTOS PARA LA RADICACIÓN Y PAGO DE FACTURAS

1. Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales, Técnicos y Auxiliares: Los pagos a contratistas que prestan servicios profesionales, técnicos y auxiliares se realizarán conforme a lo establecido en las Circulares 366 del 27 de septiembre de 2023 y 299 del 20 de septiembre de 2024 . Las directrices establecidas en estas circulares son de obligatorio cumplimiento tanto para los contratistas que noPágina | 9

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están obligados a facturación electrónica, como para aquellos que sí lo están, así como para los supervisores de los contratos.

2. Proveedores de Suministro de Bienes y/o Servicios (Aseo, Vigilancia, Correo, Arrendamientos, Obra Física, Muebles, entre otros): Los proveedores de bienes y/o servicios mencionados deberán radicar las facturas de cobro de acuerdo con

Obra Física, Muebles, entre otros): Los proveedores de bienes y/o servicios mencionados deberán radicar las facturas de cobro de acuerdo con lo estipulado en la Circular 366 del 27 de septiembre de 2023 . Para este proceso, se han establecido las siguientes fechas: • Facturas correspondientes al período del 1 al 30 de noviembre de 2024 : deberán ser radicadas hasta el 6 de diciembre de 2024. • Facturas correspondientes a diciembre de 2024 , que no pertenezcan a las reservas presupuestales de la vigencia 2023, podrán ser radicadas a partir del 13 de diciembre y hasta el día martes 24 de diciembre de 2024, como fecha límite. Estas serán tramitadas en el orden de radicación. • Las facturas que no alcancen a ser tramitadas en este periodo se obligarán y se registrarán en Cuentas por Pagar . El pago de estas facturas se realizará después del 27 de enero de 2025 . Este proceso garantiza que las facturas no queden en Reserva Presupuestal.

6. CIERRE CAJAS MENORES 2024.

El cierre de las Cajas Menores de las Direcciones Regionales está previsto para el lunes 9 de diciembre de 2024, mientras que para el Nivel Central se realizará el miércoles 11 de diciembre de 2024. Para este proceso los cuentadantes deben:

✓ Registrar en SIIF, todos los egresos/pagos ocasionados por los diferentes gastos ocasionados. ✓ Realizar Arqueo final de la Caja Menor. ✓ Conciliar la cuenta bancaria de la Caja Menor. Procedimiento para el Cierre de las Cajas Menores: Para llevar a cabo este proceso, los cuentadantes deben seguir los siguientes pasos:

1. Registro de Egresos en SIIF:

✓ Conciliar la cuenta bancaria de la Caja Menor. Procedimiento para el Cierre de las Cajas Menores: Para llevar a cabo este proceso, los cuentadantes deben seguir los siguientes pasos:

1. Registro de Egresos en SIIF: o Registrar todos los egresos/pagos correspondientes a los diferentes gastos ocasionados en el sistema

SIIF Nación.

2. Arqueo Final de la Caja Menor: o Realizar un arqueo final de la Caja Menor para verificar que los saldos sean correctos.

3. Conciliación Bancaria: o Conciliar la cuenta bancaria de la Caja Menor para asegurar que no haya diferencias en los saldos.Página | 10

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Una vez realizada la verificación anterior, el cuentadante de la respectiva Caja Menor debe:

4. Reintegro de Recursos Sobrantes: o Reintegrar los recursos sobrantes en la caja y en el banco, así como las deducciones aplicadas a los últimos egresos que no figuren en ningún reembolso. Los recursos deberán ser consignados en la cuenta corriente 013269702561 de Bancolombia a nombre de la Superintendencia de Notariado y Registro, utilizando formatos separados para cada tipo de reintegro. o Deducciones: El valor total de las deducciones (impuestos nacionales o locales) debe ser reintegrado, independientemente de su naturaleza. o Direcciones Regionales : Como todas las cajas menores se gestionan con cuentas en

reintegro. o Deducciones: El valor total de las deducciones (impuestos nacionales o locales) debe ser reintegrado, independientemente de su naturaleza. o Direcciones Regionales : Como todas las cajas menores se gestionan con cuentas en Bancolombia, pueden solicitar a la Tesorería del Nivel Central, por medio de correo electrónico, que el traslado de los recursos se realice mediante transferencia.

5. Legalización de Últimos Gastos: o Legalizar los últimos gastos ocasionados mediante una resolución firmada por el respectivo Ordenador de Gasto. o Con la resolución, se legalizan los gastos efectuados después del último reembolso. El cuentadante debe entregar esta resolución numerada y fechada junto con los soportes al perfil contable para que se proceda con la radicación de la cuenta por pagar, apro bación de la cuenta y legalización de los egresos en el SIIF Nación.

6. Registro de los Reintegros y Deducciones en SIIF: o El cuentadante debe registrar en SIIF Nación dos pagos sin egreso:

1. Pago por el valor reintegrado en efectivo (caja).

2. Pago por el valor reintegrado a través del banco (transferencia o cheque). o Además, mediante la transacción de Pago de Deducciones de Caja Menor , el cuentadante debe registrar el pago de las deducciones generadas por los últimos egresos, que serán legalizadas con el cierre.

7. Cierre de la Caja Menor: o Utilizando la ruta: EPG/Gestión Caja Menor/Cierre Presupuestal/Registrar , el cuentadante debe proceder a realizar el cierre definitivo de la Caja Menor.

8. Envío de Documentación: o El cuentadante debe diligenciar completamente el formato con la información del cierre y

debe proceder a realizar el cierre definitivo de la Caja Menor.

8. Envío de Documentación: o El cuentadante debe diligenciar completamente el formato con la información del cierre y enviarlo junto con las copias de los reintegros realizados (efectivo, transferencia, cheque y deducciones). o Además, debe anexar la copia de la resolución de legalización y cierre de la respectiva Caja Menor.Página | 11

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o Enviar todos estos documentos al correo gloria.aguirre@supernotariado.gov.co, los cuales son necesarios para el cierre definitivo d