SNR - Circular 469 de 2025

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________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá

D.C. Colombia.

Código: AC-FR-003

Versión: 1

Fecha: 09/Jul./2025

CIRCULAR CIR-2025-000469-4

SG-500

Bogotá, D.C., 17 de diciembre de 2025

PARA: Funcionarios

DE:

ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO

Secretaria General

Asunto: DIRECTRICES PERENTORIA PARA LA ADECUADA GESTION Y

VERIFICACION DE GARANTIAS DE CONTRATOS ESTATALES Y

OTROS, INCLUYENDO LA CONSULTA OBLIGATORIA EN

FASECOLDA.

I. Marco Jurídico y Finalidad de la Garantía

El régimen de garantías en la contratación estatal tiene su fundamento principal en el Decreto 1082 de 2015, particularmente en el Título 2, Capítulo 3, Sección 1, en desarrollo de la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.

Conforme al artículo 2.2.1.2.3.1.7 del Decreto 1082 de 2015, la finalidad primordial de la garantía única de cumplimiento es proteger a la Entidad de los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial, el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, así como del cubrimiento del valor de las multas y la cláusula penal pecuniaria. Es un instrumento de amparo que busca mitigar los riesgos imputables al contratista durante la etapa de ejecución y, si aplica, post-ejecución del negocio jurídico.

del cubrimiento del valor de las multas y la cláusula penal pecuniaria. Es un instrumento de amparo que busca mitigar los riesgos imputables al contratista durante la etapa de ejecución y, si aplica, post-ejecución del negocio jurídico.

II. Obligaciones de Gestión y Verificación de GarantíasPágina | 2

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Es un deber ineludible de todos los funcionarios y contratistas que intervienen en las etapas precontractual y contractual, incluyendo supervisores e interventores, asegurar el cumplimiento riguroso de las siguientes obligaciones:

1. Verificación Previa y Suficiencia Los intervinientes, especialmente los de la Dirección de Contratación y las áreas solicitantes, deben verificar de manera estricta que las garantías cumplan con los amparos, vigencias y montos (suficiencia) establecidos en los artículos 2.2.1.2.3.1.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015, destacándose: • Vigencia Mínima: Hasta la liquidación del contrato para el amparo de cumplimiento (Art. 2.2.1.2.3.1.12). • Monto de Cumplimiento: No inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato, salvo las excepciones por cuantía mayor (Art. 2.2.1.2.3.1.12). • Responsabilidad Civil Extracontractual: Exigencia obligatoria en contratos de obra y cuando la naturaleza del contrato lo requiera, con montos asegurados según la

salvo las excepciones por cuantía mayor (Art. 2.2.1.2.3.1.12). • Responsabilidad Civil Extracontractual: Exigencia obligatoria en contratos de obra y cuando la naturaleza del contrato lo requiera, con montos asegurados según la tabla del Art. 2.2.1.2.3.1.17 y una vigencia igual al período de ejecución. • Reajuste del Valor Asegurado: Las pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual cuyo monto esté tasado en Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMMLV) deben ser actualizadas o reajustadas al momento de cambio de vigencia anual, conforme al nuevo valor del SMMLV.

En consonancia con lo anterior, y en lo concerniente a las responsabilidades específicas de vigilancia, el Manual de Supervisión e Interventoría de la SNR establece las obligaciones y directrices que deben observar los supervisores e interventores en relación con la gestión y seguimiento de las garantías contractuales, destacándose, entre otras:

15.2 Obligaciones generales de los Supervisores e Interventores: “(…)

• Hacer seguimiento y exigir el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, lo cual incluye la revisión de las especificaciones previstas en la oferta, catálogos, pliego de condiciones, garantías, anexos técnicos, según sea el caso y las inherentes o propias de los bienes y servicios contratados además de las obligaciones previstas del contrato.Página | 3

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15.2.1. Obligaciones durante la ejecución del contrato.

“(…) • Verificar el cumplimiento de los requisitos de legalización, perfeccionamiento y ejecución del contrato, orden de compra, o convenio si el contrato, orden de compra o convenio así lo estipula. (…) • Coordinar con la dependencia solicitante del proceso de contratación y demás dependencias competentes de la Superintendencia de Notariado y Registro, todas las actividades relacionadas con la celebración, ejecución y liquidación del contrato.

Por ejemplo: vigencia de las pólizas, pagos de impuestos, y documentos para la celebración del contrato, etc.

• Verificar que las garantías que amparan el cumplimiento total del contrato se encuentren vigentes, actualizarlas en cada modificación y con el acta de inicio del contrato (en contratos de obra). • Exigir al contratista la extensión, ampliación, restablecimiento u otorgamiento de garantías si es del caso. 15.2.2. Obligaciones a la finalización del contrato. • Exigir al contratista la extensión, ampliación, restablecimiento u otorgamiento de garantías si es del caso. (…)”

16. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA SUPERVISIÓN:

16.4 Aspecto Legal:

• Verificar la aprobación de pólizas y que las mismas se encuentren vigentes durante su ejecución, sus adiciones, suspensiones y prórrogas si es el caso y constancia del cumplimiento de las prestaciones sociales con el fin de autorizar la cancelación

• Verificar la aprobación de pólizas y que las mismas se encuentren vigentes durante su ejecución, sus adiciones, suspensiones y prórrogas si es el caso y constancia del cumplimiento de las prestaciones sociales con el fin de autorizar la cancelación del saldo adeudado a la terminación del contrato. (…)”

2. Obligación de Mantenimiento y ActualizaciónPágina | 4

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Se requiere la vigilancia permanente sobre la vigencia, suficiencia y legalidad de las garantías:

• Oportuna Expedición y Cargue: Verificar que el contratista expida y cargue las pólizas y sus modificaciones en el SECOP II (o en la TVEC con formato de aprobación y publicación para Órdenes de Compra) de manera oportuna y previa al inicio o continuidad de la ejecución. • Restablecimiento o Ampliación: Exigir al contratista el restablecimiento del valor de la garantía cuando este se reduzca por reclamaciones, o la ampliación de su valor o vigencia ante la suscripción de modificaciones contractuales

(adiciones, prórrogas, otrosíes, suspensiones), según el Artículo 2.2.1.2.3.1.18.

3. Instrucción Perentoria: Verificación Obligatoria en FASECOLDA

Para garantizar la autenticidad, plena validez y vigencia de las pólizas de seguros, los funcionarios y contratistas encargados de la aprobación, seguimiento y supervisión de los contratos tienen la obligación ineludible de verificar la información de la póliza emitida

Para garantizar la autenticidad, plena validez y vigencia de las pólizas de seguros, los funcionarios y contratistas encargados de la aprobación, seguimiento y supervisión de los contratos tienen la obligación ineludible de verificar la información de la póliza emitida a través de la plataforma de consulta de la Federación de Aseguradores Colombianos

(FASECOLDA).

• Esta consulta debe realizarse tanto al momento de la aprobación inicial de la garantía como en cada oportunidad que se exija su modificación, prórroga, o restablecimiento. • El soporte de la consulta y verificación en la plataforma de FASECOLDA debe reposar en el expediente del contrato.

III. Consecuencias del Incumplimiento

El incumplimiento, negligencia o retardo en la aplicación estricta de las directrices de control, seguimiento y verificación de las garantías contractuales, por parte de cualquier funcionario o contratista que intervenga en las etapas precontractual, contractual o de supervisión (incluidos Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina, Directores, Coordinadores, funcionarios de la Dirección de Contratación yPágina | 5

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Supervisores/Interventores), constituye una falta gravísima o grave, según corresponda, en los términos de la Ley 1952 de 2019 (Código General Disciplinario).

En consecuencia, la Secretaría General, en su rol de Ordenadora del Gasto, procederá de manera inmediata e inflexible a compulsar copias a la Oficina de Control Disciplinario

En consecuencia, la Secretaría General, en su rol de Ordenadora del Gasto, procederá de manera inmediata e inflexible a compulsar copias a la Oficina de Control Disciplinario Interno de la SNR para el inicio de las investigaciones formales y los procesos sancionatorios a que haya lugar, sin perjuicio de las responsabilidades fiscales o penales que se pudieran derivar de la materialización de un riesgo por falta de amparo.

Exhortamos a todos los destinatarios a tomar ATENTA Y URGENTE NOTA de la presente directriz y a garantizar su estricto y cabal cumplimiento, entendiendo la trascendencia jurídica y patrimonial de las garantías para la Entidad.

Cordialmente,

@Documento_preparado_para_firma

FlagSigned_1015408882

ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO

Secretaria General Secretaría General

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: No

Copia DAVID SANCHEZ

Elaboró: ERIKA GISELLA LEMUS PALOMEQUE / DC

Revisó: . LUZ AMPARO BELTRAN ROJAS / SG

Aprobó: . DAVID FELIPE SANCHEZ MORA / DCPágina | 6

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