SNR - Circular 59 2025021791615 de 2025

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Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

DTR

DE LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS EN

CIUDADES CON EL SERVICIO DE RELHÍBRIDO.

DE: SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL NOTARIADO Y DIRECTOR TÉCNICO

DE REGISTRO.

ASUNTO: LINEAMIENTOS GENERALES SERVICIO RELHÍBRIDO.

Respetados Señores Directores Regionales, Notarios, Registradores y Funcionarios: El parágrafo 2 del artículo 14 de l a Ley 1579 del 2012 o Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos dispone que en aquellas Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos donde se garantice el manejo de imágenes digitales con la debida seguridad jurídica de las mismas y/o que reciban los documentos sujetos a r egistro por medios electrónicos que provengan de notarías, despachos judiciales y entidades públicas con firma digital, no será necesaria la presentación de otro ejemplar del instrumento para el archivo de la oficina, siempre y cuando se garantice que la reproducción es total y fiel del documento que sirvió de base para hacer el registro.

Así mismo, el artículo 15 de la Ley 1579 de 2012 indica que, una vez otorgado un título o documento de los relacionados en el artículo 4 1 de la misma ley , el notario, la autoridad judicial, administrativa o estatal competente, a petición de cualquiera de los interesados o

documento de los relacionados en el artículo 4 1 de la misma ley , el notario, la autoridad judicial, administrativa o estatal competente, a petición de cualquiera de los interesados o de manera oficiosa, podrá radicarlo en el sistema de información de registro o sistema adoptado para tal fin, remitiendo vía electrónica a la oficina de registro la copia del documento o título digitalizado con firma digi tal, así como los soportes documentales del cumplimiento del pago de los impuestos y derechos establecidos en la ley y decretos reglamentarios.

1 “Artículo 4°. Actos, títulos y documentos sujetos al registro. Están sujetos a registro: a) Todo acto, contrato, decisión contenido en escritura pública, providencia judicial, administrativa o arbitral que implique constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes inmuebles; b) Las escrituras públicas, providencias judiciales, arbitrales o administrativas que dispongan la cancelación de las anteriores inscripciones y la caducidad administrativa en los casos de ley; c) Los testamentos abiertos y cerrados, así como su revocatoria o reforma de conformidad con la ley. (…)”

• SDN

CIRCULAR No. 059

Bogotá D.C., 14 de febrero de 2025

PARA: DIRECTORES REGIONALES, NOTARIOS, REGISTRADORES Y FUNCIONARIOSPágina | 2

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Por ello, la Superintendencia de Notariado y Registro – SNR – inició desde abril de 2019 el piloto de Radicació n Electrónica (REL) y para el año 2022 se implementó el aplicativo a nivel nacional. Desde el año 2024 ha establecido de manera gradual el servicio de RELHíbrido como canal presencial oficial en los diferentes círculos registrales, ciudades y municipios del país, a partir de su implementación.

Como quiera que el servicio RELHíbrido se encuentra consolidado y en proceso de expansión, la entidad considera necesario otorgar algunos lineamientos y recomendaciones adicionales a lo señalado en la Resolución No. 09845 de 2024 proferida por esta entidad, para los procesos de recepción y gestión de documentos para las escrituras públicas otorgadas en las notarías integradas al servicio de liquidación, pago de derechos de registro y radicación de documentos por medio presencial, debiendo observarse , además, lo siguiente:

1. CAPACITACIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN DEL SERVICIO

Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y las notarías deben cumplir con la dinámica que se llevará a cabo para la puesta en producción del canal de prestación del servicio registral presencial RELHíbrido, y además con los requisitos que se muestran a continuación:

• Los notarios(as) y registradores(as) deberán asistir de forma obligatoria a las sesiones

servicio registral presencial RELHíbrido, y además con los requisitos que se muestran a continuación:

• Los notarios(as) y registradores(as) deberán asistir de forma obligatoria a las sesiones de capacitación del servicio programadas por la Superintendencia. • Los notarios deben garantizar que su certificado de firma digital, se encuentre vigente y activo. • La Oficina de Registro de Instrumentos Públicos – ORIP, debe disponer de un funcionario para la liquidación y aprobación de las solicitudes virtuales, si bien, no se prevé la exclusividad para este tipo de trámites, es importante que se garantice la disponibilidad de este personal para el cumplimiento de los estándares de tiempo de atención de las solicitudes. • El Grupo Central de Liquidadores, será el apoyo a las liquidaciones y aprobaciones a nivel nacional, sin embargo, el proceso continúa siendo de responsabilidad de cada

ORIP.

2. OPERACIÓN DEL SERVICIO

2.1. Manejo de usuarios:

• En las Notarías se habilita de manera automática la opción de RELHíbrido al usuario Liquidador Notaria, una vez se realice la puesta en producción del círculo registral .

Durante la jornada de capacitación se informará la fecha de habilitación. • Los Registradores(as) solicitarán el Rol Liquidador ORIP mediante el formato de gestión de usuarios REL diligenciado, a través del correo soporte.rel@supernotariado.gov.co. • Todos los usuarios deben cumplir con el p rotocolo de uso de la información de la plataforma. Circular No.059 del 14/02/2025Página | 3

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2.2. Reglas Generales

Una vez puesta en producción la prestación del servicio registral por RELHíbrido, se debe contemplar las siguientes situaciones:

• El notario debe dar a conocer al usuario los canales de prestación del servicio público registral con el fin, que el usuario en ejercicio de su voluntad seleccione la prestación del servicio deseado, ya sea Electrónico (REL) o Presencial (R ELHibrido). Es el interesado quien deberá determinar el canal que desea utilizar. • Desde la Entidad Orig inadora del documento, se deberá orientar al ciudadano acerca de la importancia de solicitar la radicación del trámite dentro de los tiempos establecidos y de esta manera evitar el pago por extemporaneidad para el impuesto de registro.

Cuando un trámite de RELHíbrido comprenda más de un círculo registral, el usuario deberá allegar de manera presencial los documentos a cada oficina de registro , los cuales generarán un turno de radicación en cada una de las ORIP. • Una vez creado el NIR en los términos descritos en el artículo 11 de la Resolución No. 09845 de 2024, si se requiere cambiar la naturaleza del servicio (de virtual a presencial o visceversa), se debe rá solicitar a soporte.rel@supernotariado.gov.co la eliminación

09845 de 2024, si se requiere cambiar la naturaleza del servicio (de virtual a presencial o visceversa), se debe rá solicitar a soporte.rel@supernotariado.gov.co la eliminación del NIR generado, para crearlo de nuevo. Si se trata de un proceso que involucra más de un círculo registral, se debe reportar cada uno de los NIR generados. • Para la generación del recibo de derecho de registro del NIR con prestación de servicio presencial RELHíbrido, no es necesario contar en el aplicativo con el recibo pago de impuesto de registro, solo requiere estar liquidado (aprobado). • Los recibos de trámites generados por RELH íbrido no podrán pagarse a través de un recibo masivo.

2.3. Excepciones al Servicio RELHíbrido

Bajo la prestación del servicio de RELHibrido no se podrá acceder a la radicación de los siguientes trámites, hasta nueva instrucción: • Escrituras Públicas finalizadas con Nota Devolutiva y que requieren ser radicadas con escritura aclaratoria, la nueva radicación debe realizarse por el medio tradicional, (hasta nueva instrucción) y este último documento deberá liquidarse por RELHibrido. • Cuando un documento sujeto a registro contenga más de un círculo registral y uno de ellos no este habilitado aún para RELHibrido y el deseo del ciudadano sea radicar de manera presencial , deberá adelantarse de manera tradicional (directamente en el sistema misional de la ORIP). En caso de duda respecto de si un círculo registral se encuentra o no habilitado, podrá solicitar al correo soporte.rel@supernotariado.gov.co, la confirmación de esta información.

2.4. Preliquidación de solicitudes

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encuentra o no habilitado, podrá solicitar al correo soporte.rel@supernotariado.gov.co, la confirmación de esta información.

2.4. Preliquidación de solicitudes

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• En la etapa de ingreso y preliquidación de que tratan los artículos del 4 al 12 de l a Resolución No. 09845 de 2024, el encargado por parte de la Entidad Originadora del documento debe realizar el cargue del documento sujeto a registro (en formato digital – escaneado o electrónico) o del certificado de cancelación , cuando aplique, con sus anexos y firm ado digitalmente (titular o encargado) , seleccionando la prestación del servicio medio físico - RELHíbrido y diligencia ndo la información solicitada por el aplicativo REL, para lo cual deberá ingresar los datos contenidos en el instrumento, tales como fechas, intervinientes, actos con su cuantía o condición específica y la(s) matrícula(s) inmobiliaria(s) discriminadas por cada circulo registral, como se menciona en la Resolución No. 09845 de 2024 “INGRESO Y PRELIQUIDACION”.

2.5. Aprobación de solicitudes

• En la etapa de aprobación (artículo 13 de la Resolución No. 09845 de 2024) será responsabilidad de la ORIP, designar el personal con funciones de liquidación para

2.5. Aprobación de solicitudes

• En la etapa de aprobación (artículo 13 de la Resolución No. 09845 de 2024) será responsabilidad de la ORIP, designar el personal con funciones de liquidación para realizar esta gestión en el aplicativo REL dentro de las cuatro (4) horas siguientes al cargue de la información hecha por las notarías y de la preliquidación generada por el aplicativo. Los términos indicados se contarán en horario o jornada laboral y serán aplicables en días hábiles. • El personal designado cotejará la información ingresada por la Entidad Originadora del documento y la preliquidación generada por el sistema en la etapa de “ingreso y preliquidación”, con la contenida en el documento cargado en REL, de manera que, si el funcionario observa errores en la mism a (datos del documento, intervinientes, preliquidación y/o alguna otra inconsistencia), deberá cambiar los datos ajustando la información y, en consecuencia, el aplicativo modificará la preliquidación. • De igual forma, si el documento cargado no corresponde a la preliquidación o no cumple con las condiciones técnicas recomendadas, deberá usar la opción de “rechazar proceso” con la opción permitir subir nuevamente el documento PDF, devolviendo el trámite a la fase de “ingreso y preliquidación”. En dicha fase, el personal designado de la correspondiente Entidad O riginadora del documento realiza rá los ajustes, correcciones o modificaciones a que haya lugar dando paso a la aprobación. • Los trámites devueltos, podrán se r visualizados por la Entidad Originadora del documento en la opción “liquidaciones devueltas” en el aplicativo REL, bajo el usuario con el que fue creado inicialmente el proceso, de lo contrario deberá ser reasignado a otro usuario para su trámite respectivo.

documento en la opción “liquidaciones devueltas” en el aplicativo REL, bajo el usuario con el que fue creado inicialmente el proceso, de lo contrario deberá ser reasignado a otro usuario para su trámite respectivo.

2.6. Generación recibos RELHíbrido

• Si el documento sujeto a registro incluye más de un círculo registral, una vez se apruebe el NIR , el sistema generará un nuevo NIR p ara cada ORIP con la información de liquidación solo del círculo, dejando sin efecto el NIR inicial. • Con la generación de los NIR individuales se permitirá generar el recibo para pago de derechos de registro, sin requerir el recibo pagado del impuesto de registro. • Los pagos de RELHíbrido no podrán realizarse de forma masiva. • En caso de evidenciarse en esta etapa algún error en la liquidación previo a la generación d el recibo para pago de los derechos de registro, se deberá solicitar la eliminación del NIR en el aplicativo (anulación de todo el trámite), al correo

soporte.rel@supernotariado.gov.co, lo cual permitirá iniciar de nuevo el trámite. Circular No.059 del 14/02/2025Página | 5

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2.7. Radicación y documentos para entregar Se recuerda que bajo esta funcionalidad de REL, denominada RELHibrido, la notaría debe entregar a los interesados los siguientes documentos para que el ciudadano los presente a

2.7. Radicación y documentos para entregar Se recuerda que bajo esta funcionalidad de REL, denominada RELHibrido, la notaría debe entregar a los interesados los siguientes documentos para que el ciudadano los presente a la ORIP, una vez realizados los pagos respectivos: • La copia de la Escritura Pública que presta merito ejecutivo. • La copia de la Escritura Pública y/o Certificado con destino al interesado. • Recibo de impuesto de registro y derechos de registro. El pago de los derechos de registro puede realizarse por parte del otorgante/interviniente a través de medios electrón icos (PSE y Botón Bancolombia), en ventanilla o corresponsal Bancolombia (con la presentación del recibo de liquidación impreso a laser, con código de barras para el respectivo pago), cumpliendo con los estándares de seguridad para dicho recaudo. El pago de impuesto de registro debe realizarlo en la Entidad Bancaria autorizada por cada Gobernación. Una vez pagados los recibos de impuesto y derechos de registro el ciudadano debe acercarse a cada Oficina de Registro y presentar dichos documentos; el cajero deberá revisar la información e ingresar a REL para realizar la radicación, previa validación del pago de impuesto que puede presentarse de la siguiente manera:  Con interoperabilidad con el aplicativo de la Gobernación : Aplicando el pago (aplica para las Gobernaciones que cuentan con interoperabilidad y convenio) y almacenando automáticamente el recibo pagado con su respectiva fecha.

 Sin interoperabilidad con el aplicativo de la Gobernación: Para la radicación, l a Oficina de Registro deberá marcar en el aplicativo REL la fecha en la que el solicitante realizó

automáticamente el recibo pagado con su respectiva fecha.

 Sin interoperabilidad con el aplicativo de la Gobernación: Para la radicación, l a Oficina de Registro deberá marcar en el aplicativo REL la fecha en la que el solicitante realizó dicho pago o en su defecto la fecha límite para ingreso a registro. Así como cada una de las extemporaneidades de requerirse. Una vez generado el turno de radicación y sin interoperabilidad con gobernación desde línea de producción de la ORIP se deberá digitalizar en formato PDF y almacenar en REL el soporte de pago de impuesto de registro, iniciando el trámite de registro del documento. Cabe aclara que Radicación Electrónica únicamente envía los documentos del trámite al sistema de gestión documental cuando el área de línea de producción de las ORIP o quien haga sus veces cargue el recibo de impuesto de registro en REL . Si, un funcionario de la SNR (Confrontación, Calificación…) para un trámite de RELHíbrido no visualiza en Iris o en el sistema documental de la SNR el expediente, se debe tener en cuenta lo siguiente: Circular No.059 del 14/02/2025Página | 6

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Fecha: 02 – 07 - 2024

 Si es un trámite de RelHibrido el cajero para generar la radicación debió validar que el impuesto se encontrara al día y una vez radicado pasarlo a línea de producción.  Línea de producción debió escanear el recibo de impuesto y cargarlo a l

que el impuesto se encontrara al día y una vez radicado pasarlo a línea de producción.  Línea de producción debió escanear el recibo de impuesto y cargarlo a l aplicativo REL en la opción habilitada para tal fin y si presenta pago de intereses debe cargarse en la opción de extemporaneidad; este es enviado al sistema de gestión documental. Si en Iris la documentación no se visualiza y aparece en rojo o azul, se envía correo a soporte.iris@supernotariado.gov.co para validar el inconveniente, sin embargo, la ORIP tiene como alternativa visualizar la documentación en el visor documental de REL, por lo que no es una causal de Nota Devolutiva.

2.8. Gradualidad del servicio Es obligación de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos donde las Notarías de su círculo registral cuentan con el servicio de RELHíbrido, solicitar para el servicio presencial como regla general los recibos de derechos de registro tramitados y pagados por RELHíbrido.

Los notarios emplearán el aplicativo de REL o RelHibrido y ofrecerán dicho servicio a los usuarios, a partir de la fecha de la capacitación efectuada, la cual es informada a través del correo soporte.rel@supernotariado.gov.co.

Si bien, los notarios no están obligados a realizar el pago, si deben entregar junto a la escritura el recibo para que el usuario pague por los canales habilitados por la SNR para tal fin. 2.9. Soporte Técnico y Funcional Las Notarías y Oficinas de Registro usuarias del Aplicativo, deben reportar al correo soporte.rel@supernotariado.gov.co las inconsistencias y barreras de acceso al servicio de carácter técnico y funcional.

Las Notarías y Oficinas de Registro usuarias del Aplicativo, deben reportar al correo soporte.rel@supernotariado.gov.co las inconsistencias y barreras de acceso al servicio de carácter técnico y funcional.

ISABELLA ANDREA HERNÁNDEZ ARANDA

SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL NOTARIADO

OLMAN JOSE OLIVELLA MEJIA

DIRECTOR TÉCNICO DE REGISTRO

Elaboró: Paola León Correa – DTR

Diana Katherine Hurtado Robayo – DTR

Revisó: María Leonor Guerrero Fiquitiva – DTR

Laura Ximena Cancino Fuentes – SDN Circular No.059 del 14/02/2025