SNR - Concepto 12 de 2021

INFORMACIÓN GENERAL Fecha: 2021-07-09 11:44:07

Ciudadano: Sr. (a) JUANA SUAREZ Dirección: Cra 57 No 160 - 30 Int 4 Casa 22

Solicitud: SNR2021ER063263

Respuesta: SNR2021EE055296

RESPUESTA Consulta ante la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Notariado y Registro Bogotá D.C., julio de 2021 Señora

JUANA SUÁREZ

contabilidad803oficina@gmail.com Carrera 57 # 160 – 30 Interior 4 Casa 22

Ciudad Asunto: Consulta sobre certificación laboral de trabajadores de las notarías.

Radicado SNR2021ER063263. CN-2 Respetada señora Suárez, En atención a su comunicación del asunto, mediante la cual consultó“quien debe certificar el tiempo de servicio el notario que recibe o el notario que entregó [los archivos de las hojas de vida de los empleados de las notarías]” , de manera atenta nos permitimos atender su solicitud, previas las siguientes consideraciones: De la competencia de la Oficina Asesora Jurídica En primer lugar, es necesario precisar que los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica se ciñen a los parámetros establecidos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio cumplimiento o ejecución por parte de quien realiza la consulta o sobre los aspectos que al misma se refiere; aquellos

simplemente reflejan el criterio que sobre determinado asunto pueda tener esta Oficina y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el Decreto 2723 de 2014 que dispone: “Artículo 14. Funciones de la Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica, las siguientes: (…)

3. Atender y resolver las consultas o solicitudes que formulen en materia jurídica de competencia de la Superintendencia de Notariado y Registro.” Así las cosas, esta Oficina Asesora Jurídica se permite manifestar que la presente respuesta está sujeta a las competencias establecidas en el Decreto 2723 de 2014, respecto de los servicios públicos de notariado y registro; así mismo, le informamos que dentro de las funciones y competencias de esta Oficina no se encuentra la atención de consultas jurídicas de carácter particular. En ese orden de ideas se procede a informar de manera general la normatividad vigente relacionada con el régimen de los trabajadores de las notarías.

Del régimen jurídico de los trabajadores de las notarías y el archivo notarial El artículo 3º de la Ley 29 de 1973 estableció que“[l]os Notarios crearan bajo su responsabilidad, los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de las oficinas a su cargo (…) “. Por su parte, el Decreto Reglamentario 2148 de 1983 preceptuó en el artículo 118 que:“[b]ajo su responsabilidad el notario, podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados, velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones

y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos le señalan las normas legales” (Negrilla fuera del texto original). De las normas descritas se puede establecer claramente que los empleados de las Notarías son particulares y los Notarios sus empleadores, quienes los contratan bajo su responsabilidad y tienen la obligación de pagarles sus salarios, de afiliarlos al sistema de Seguridad Social, pagar los aportes patronales y demás prestaciones estipuladas en el Código Sustantivo del Trabajo, las cuales deben encontrarse al día al momento de la posesión del nuevo titular de la notaría. Ahora bien, de conformidad con el artículo 43 de la Ley 594 de 2000, los protocolos notariales pertenecen a la Nación, en concordancia con lo anterior, el artículo 56 del Decreto 2148 de 1983, compilado por el Decreto 1069 de 2015, Único del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho, dispuso que“[l]os libros y archivos de la notaría pertenecen a la Nación.” En desarrollo de las normas mencionadas, el artículo 113 del Decreto Ley 960 de 1970, relativo a la custodia y conservación de los archivos, establece, entre otros, que el notario será responsable de la custodia y adecuada conservación de los libros que conforman el protocolo y demás archivos de la notaría. Conclusión De conformidad con el marco jurídico expuesto, en la medida en que es el notario quien tiene la guarda de los archivos que conforman el fondo documental de una notaría, es a éste a quien le corresponde dar fe de la información en ellos contenida, incluidos los archivos que versan sobre las relaciones contractuales o laborales que la notaría ha tenido, y no a las personas que previamente han ostentando el cargo de notario, pues,

independientemente de quien hoy haya sido nombrado o designado como notario, los archivos pertenecen a la nación, los cuales son administrados y custodiados por el actual notario. Así las cosas, esperamos haber atendido su solicitud. Cordialmente,

SHIRLEY PAOLA VILLAREJO PULIDO

Jefe - Oficina Asesora juridica

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JOSE QUEVEDO JEREZ

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