SNR - Concepto 17 de 2021

INFORMACIÓN GENERAL Fecha: 2021-08-11 15:08:19

Ciudadano: Sr. (a) SARELYS AMAYA CHARRYS E-mail: sarelys.a.ch@gmail.com

Dirección: NO ESPECIFICA

Solicitud: SNR2021ER061315

Respuesta: SNR2021EE065586

RESPUESTA Consulta ante la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Notariado y Registro Señora

SARELYS AMAYA CHARRYS

sarelys.a.ch@gmail.com Bogotá, D.C.

Referencia: Solicitud en modalidad de consulta -Constitución de seudónimo RadicadoSNR2021ER061315 de fecha 22/06/2021.

Respetada Señora, reciba un atento saludo. En atención a su escrito de consulta, en el cual se plantea el siguiente interrogante: “Me gustaria obtener informacion sobre lo que respecta al trámite de escritura pública de constitución de seudónimo, pues quiero registrar una obra en Derechos de Autor bajo uno, pues consultando donde puedo hacer esto me refiere que es en una notaría, esto según el Decreto 460 de 1995, por el que se reglamenta el Registro Nacional del Derecho de Autor. Quisiera información sobre cómo se hace el trámite y que papeles se necesitan (…)” Al respecto, esta Oficina Asesora Jurídica dará respuesta a su inquietud con base en el siguiente Marco Jurídico Ley 1564 de 2012 Decreto Ley 960 de 1970 CONSIDERACIONES DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA: Previo a la respuesta en el caso concreto, resulta preciso manifestar inicialmente que, en el marco del

ejercicio del derecho de petición en la modalidad de consulta por particulares y otras entidades, la Superintendencia de Notariado y Registro emite un concepto u opinión general sobre las materias a su cargo en los términos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituyó en lo pertinente el C.P.A.C.A., razón por la cual, las respuestas dadas en esta instancia no son de carácter vinculante ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, lo cual indica que no son de obligatorio acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Estos conceptos se emiten en abstracto, por lo tanto, no pueden ser considerados como la solución para un caso en concreto o con un litigio determinado en el que pueda estar involucrada o no la entidad. Hecha la anterior salvedad, se procederá a dar respuesta a la consulta formulada, realizando las siguientes precisiones. El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas. Por lo cual, son funciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil, entre otras, adoptar las políticas del registro civil en Colombia, garantizar la inscripción confiable y efectiva de los hechos, actos y decisiones sujetas a registro, así como, coordinar y armonizar con los demás organismos y entes del Estado las políticas, desarrollo y consulta en materia de registro civil de conformidad con lo normado por el artículo 5° del Decreto Ley 1010 de 2000 numerales 2, 3 y 7. Dentro de las funciones asignadas por el artículo 25 del Decreto 1010 de 2000, corresponde al Registrador

Nacional del Estado Civil fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la organización y vigilancia del registro civil. Se observa entonces que, por mandato constitucional y legal, le compete a la Registraduría Nacional del Estado Civil, la organización y dirección del registro civil; luego, es la encargada de emitir pronunciamientos y lineamientos sobre aquellos aspectos relacionados con la prestación del servicio público y clarificar situaciones que son confusas en las diferentes normas que regulan la materia. Ahora bien, a los notarios les compete entre otras; recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad[1], y llevar el registro del estado civil de las personas, por los sistemas y con las formalidades prescritas en la Ley, y cuando sean expresamente facultados para tal fin por la Registraduría Nacional del Estado Civil. De igual manera, procederán a ejercer sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegir libremente el Notario ante quien deseen acudir[2]. A su vez, el Decreto 1260 de 1970, Estatuto del Registro del Estado Civil de las Personas, establece: “Artículo 3. Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por consiguiente, al nombre que por ley le corresponde.El nombre comprende, el nombre, los apellidos, y en su caso, el seudónimo. (…) Artículo 5. Los hechos y los actos relativos al estado civil de las personas, deben ser inscritos en el competente registro civil, especialmente los nacimientos, reconocimientos de hijos naturales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, emancipaciones, habilitaciones de

edad, matrimonios, capitulaciones matrimoniales, interdicciones judiciales, discernimientos de guarda, rehabilitaciones, nulidades de matrimonio, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambio de nombre, declaraciones de seudónimo, manifestaciones de avecindamiento, declaraciones de ausencia, defunciones y declaraciones de presunción de muerte, así como los hijos inscritos, con indicación del folio y el lugar del respectivo registro. (...) Artículo 44. En el registro de nacimientos se inscribirán: (…)

4. Los reconocimientos de hijo natural, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, emancipaciones, habilitaciones de edad, matrimonios, capitulaciones matrimoniales, interdicciones judiciales, discernimientos de guarda, rehabilitaciones, nulidades de matrimonios, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambios de nombre, declaraciones de seudónimo , declaraciones de ausencia, defunciones y declaraciones de presunción de muerte, y en general, todos los hechos y actos relacionados con el estado civil y la capacidad de las personas.”

(Negrilla fuera del texto original). De la literalidad de las normas trascritas se sustrae que el nombre de una persona comprende: el nombre, los apellidos y en su caso, el seudónimo, el cual según las precitadas disposiciones deben ser inscritos en el competente registro civil de nacimiento con todas las formalidades legales que establece la Ley; entre ellas conviene resaltar lo señalado en el artículo 94ibídem, el cual estatuye: “Articulo 94. Escritura pública para sustituir, rectificar, corregir o adicionar realizada por el propio inscrito. Aparte subrayado CONDICIONALMENTE exequible. Artículo subrogado por el artículo 6o.

del Decreto 999 de 1988. El nuevo texto es el siguiente: El propio inscrito podrá disponer,por una sola vez,mediante escritura pública, la modificación del registro, para sustituir, rectificar, corregir o adicionar su nombre, todo con el fin de fijar su identidad personal. El instrumento a que se refiere el presente artículo deberá inscribirse en el correspondiente registro civil del interesado, para lo cual se procederá a la apertura de un nuevo folio. El original y el sustituto llevarán notas de recíproca referencia.” (Negrilla fuera del texto original). En virtud de lo expuesto, se desprende que el ordenamiento jurídico ha contemplado que el nombre está compuesto del nombre como tal, los apellidos, y el seudónimo cuando existe. En consecuencia, en el evento de pretender modificar, adicionar o alterar alguno de los elementos del nombre (como en este caso sería constituir un seudónimo), se deberá llevar a cabo por medio de escritura pública, la cual deberá sujetarse a las solemnidades y condiciones señaladas en el Estatuto Notarial, Decreto Ley 960 de 1970. Al respecto, la aludida normatividad establece lo siguiente: “Artículo 13. Perfeccionamiento de la escritura pública. La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la Ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización. Artículo 14. Recepción, extensión, otorgamiento y autorización. La recepción consiste en percibir

las declaraciones que hacen ante el Notario los interesados; la extensión es la versión escrita de lo declarado; el otorgamiento es el asentimiento expreso que aquellos prestan al instrumento extendido; y la autorización es la fe que imprime el Notario a este, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados” Así las cosas, para que un documento se convierta en escritura pública, es fundamental cumplir con unos requisitos formales que conducen a su realización total. En este sentido, legal y doctrinariamente se reconoce un proceso de formación de la escritura púbica, compuesto de varias etapas. La Ley Colombiana reconoce cuatro: recepción, extensión, otorgamiento y autorización. La recepción consiste en la solicitud que realiza el usuario al notario para que adelante determinado trámite, en este caso, escritura pública de cambio de nombre por agregar seudónimo. La extensión, en la cual el notario procederá a plasmar de forma escrita en papel notarial las declaraciones efectuadas por los interesados. El otorgamiento se entiende como la ratificación formal del consentimiento, está descrito por el Estatuto Notarial (Decreto Ley 960 de 1970), entre los artículos 35 al 39. Esta etapa implica la comparecencia de los intervinientes, que deben leer el documento o solicitar al notario que lo lea en voz alta. Una vez surtido lo anterior, deviene la autorización, que es el momento en el que el notario luego de verificar que el documento consigne lo declarado y aprobado por las partes, que cumpla con los requisitos legales necesarios y que se hayan presentado los respectivos comprobantes fiscales, firma en

muestra de la fe que le imprime al instrumento. Así las cosas, como quiera que lo deseado es la formalización del acto de constitución de seudónimo, el interesado deberá allegar el documento que lo identifique[3], además de copia del documento de registro civil de nacimiento, como quiera que este contiene el nombre a alterar. En este sentido, una vez adelantado el procedimiento de autorización de escritura pública, podrá acercarse a la oficina donde repose su registro civil (ya sea notaría o registraduría) de forma que se haga la inscripción correspondiente. En este punto, debe señalarse que el artículo 1 del Decreto 2158 de 1970 establece que los encargados del registro del estado civil de las personas llevan el registro de varios, en el cual se inscribirán todos los hechos y actos distintos de nacimientos, matrimonios y defunciones; entre otros, cambios de nombre y declaraciones de seudónimos. El mismo artículo en el parágrafo 1° estatuye que, efectuada la inscripción en el registro de varios, se considerará perfeccionado el registro aun cuando no se haya realizado la anotación a que se refieren los artículos 10, 11 y 12 del Decreto Ley 1260 de 1970, la cual tendrá únicamente el carácter de información complementaria. En este sentido se hace necesario señalar que las anotaciones a que se refieren los artículos precitados, es conveniente que se ejecuten en el menor tiempo posible a partir del registro del acto. En virtud de lo anterior, para el caso que nos ocupa es menester precisar que el trámite se debe realizar conforme los establece las normas referidas y las demás que las modifiquen o adicionen, en especial las proferidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil en el marco de sus competencias, de tal suerte

que no obstante lo expuesto en la parte precedente, es esta Entidad la que fija los lineamientos que deben acatar los funcionarios que prestan el servicio del estado civil de las personas. En los anteriores términos se da respuesta a su interrogante quedando atentos a cualquier inquietud adicional. Cordialmente, [1]“Artículo 3°. Compete a los Notarios:

1. Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.

(…).

13. Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritas en la Ley.” (Decreto Ley 960 de 1970)

[2]“Artículo 4°. Los Notarios sólo procederán a ejercer sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegir libremente el Notario ante quien deseen acudir.” ibidem [3] ARTICULO 24. . La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlos con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimientos por parte suya. Y cuando fuere el caso, exigirá también la tarjeta militar.

SHIRLEY PAOLA VILLAREJO PULIDO

Jefe - Oficina Asesora juridica

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Proyecto

SHIRLEY PAOLA VILLAREJO PULIDO

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO