SNR - Instrucción administrativa 04 de 2019

SUPERINTENDENCIA 5411

DE NOTARIADO Anos stie& REGISTRO La guarda de la fe público

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 04 Bogotá D.C. 7 6 ABR 2019

Para: Notarios

De: Superintendente de Notariado y Registro

Asunto: Informe Estadístico Notarial año 2019

Señores Notarios: En relación con el tema del asunto, y en cumplimiento de la función de inspección, vigilancia y control sobre el servicio notarial, se emiten las instrucciones que adelante se indican, previas las siguientes consideraciones: Que mediante el Decreto Reglamentario 2148 de 1983, compilado por el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, se estableció que "[e]l notario enviará mensualmente a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Cuenta Especial del Notariado informe sobre el número de escrituras autorizadas por él en el mes inmediatamente anterior. Además, a la superintendencia las cuentas de ingresos y egresos dentro del mismo término."/ Adicionalmente, el Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial de Notariado, mediante el acuerdo 01 de 2010, estableció en el artículo 4, las obligaciones de los notarios para la obtención de los subsidios lo siguiente: "(...) Para su pago se tendrán en cuenta las siguientes obligaciones: a) Dentro de los primeros quince días de cada mes el notario deberá pagar y acreditar a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Cuenta Especial de Notariado los aportes y recaudos correspondientes al mes inmediatamente anterior.

Enviar mensualmente a la Superintendencia de Notariado y Registro, especialmente al Grupo

Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Cuenta Especial de Notariado los aportes y recaudos correspondientes al mes inmediatamente anterior. Enviar mensualmente a la Superintendencia de Notariado y Registro, especialmente al Grupo de Recaudos y Subsidios Notariales, el informe estadístico notarial dentro de los primeros quince días de cada mes. Artículo 2.2.6.1.6.1.8 Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015.

Código:

GDE—GD— FR-08 V.03

28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.qov.co correspondencia@supernotariado.gov.coS R SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO An s & REGISTRO La guarda de la fe pública

Gobierno de Colombia

b) Enviar por medio magnético y físico la información que genera el SIN o por el mecanismo avalado por la Superintendencia de Notariado y Registro." En ese orden de ideas, en aras de evitar traumatismos para la recepción de la información que debe ser remitida a la Superintendencia de Notariado y Registro, me dirijo a ustedes para informarles las fechas y los correos electrónicos donde se recepcionarán los archivos DMP o el Backup de la base de datos de las notarías, esto no sustituye la OBLIGACIÓN de las notarías del país de enviar físicamente el Informe Estadístico Notarial. Así mismo, me permito recordarles los aspectos a tener en cuenta para el manejo y envío de la información:

datos de las notarías, esto no sustituye la OBLIGACIÓN de las notarías del país de enviar físicamente el Informe Estadístico Notarial. Así mismo, me permito recordarles los aspectos a tener en cuenta para el manejo y envío de la información:

1. Envío del informe estadístico notarial 2019 1.1 Modo de envío: El informe debe enviarse únicamente desde el correo electrónico institucional de la notaría y al correo electrónico institucional de la Superintendencia, debe estar firmado y escaneado en formato PDF.

El informe también debe ser enviado físicamente y radicado en las oficinas de la Superintendencia de Notariado y Registro. 1.2 Aspectos que se deben tener en cuenta para el envío: El archivo enviado por correo electrónico debe ser escaneado en contexto y forma, en tamaño carta, sin reducciones, ni ampliaciones. El archivo debe ser legible para la correspondiente verificación de su contenido integral y registro de la información. Se debe confirmar el envío y la recepción del informe, tanto el radicado físicamente como por correo electrónico. En ambos casos, el archivo que contenga el Informe Estadístico Notarial deberá estar diligenciado en su totalidad, y debe estar acompañado de los anexos necesarios para permitir su verificación. 1.3 Anexos 1.3.1. Las fotocopias o copias escaneadas de los pagos efectuados por la modalidad de Pagos Seguros en Línea "PSE", las cuales deben tener un tamaño que permita apreciar claramente el valor consignado, la fecha del pago y el concepto, así como la aprobación de la transacción.

Código: GDE — GD — FR — 08 V.03

28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro

el valor consignado, la fecha del pago y el concepto, así como la aprobación de la transacción.

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28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.gov.co correspondencia@supernotariado.gov.co1f. 4 5 SUPERINTENDENCIA s ,E R 11181 111 ,D0 A n os La guarda de la fe pública

2. Correos asignados para el envío del Informe Estadístico Notarial-IEN de las notarías:

Correos electrónicos Departamentos Extensiones fonnotarios1@supernotariado.gov.co Amazonas, Atlántico, Caldas, Huila, Nariño, Norte de Santander y Putumayo. 1385 fonnotarios2@supernotariado.gov.co Bolívar, Cauca, Cundinamarca, San Andrés, Sucre y Vaupés. 1327 fonnotarios3@supernotariado.gov.co Casanare, Córdoba, Guainía, Guaviare, Tolima y Valle del Cauca. 1097 fonnotarios4@supernotariado.gov.co Bogotá, DC., Cesar, Chocó, Meta y Risaralda 1387 fonnotarios5@supernotariado.gov.co Boyacá, Magdalena, Quindío, Santander y Vichada. 1366 fonnotarios6@supernotariado.gov.co Antioquía, Arauca, Guajira y Caquetá. 1386

3. Cronograma de envío:

fonnotarios6@supernotariado.gov.co Antioquía, Arauca, Guajira y Caquetá. 1386

3. Cronograma de envío: Las fechas máximas de pago (aportes y recaudos a favor del Fondo Cuenta Especial de Notariado y recaudos a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro) y la radicación de los informes Estadísticos Notariales con sus soportes, requisitos legales únicos e indispensables, para poder acceder al beneficio del subsidio, durante la vigencia 2019, son:

Informe Estadístico Fecha Máxima de Radicación Notarial 2019 Mes Día Enero Febrero 15 Febrero Marzo 15 Marzo Abril 12 Abril Mayo 15 Mayo Junio 17 Junio Julio 15 Julio Agosto 15 Agosto Septiembre 16 Septiembre Octubre 15 Octubre Noviembre 15 Noviembre Diciembre 4 Diciembre Enero 2020 15

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28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.gov.co correspondencia@supernotariado.gov.coSN R SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO La guarda de la fe pública Nota: El IEN de noviembre debe ser radicado con fecha máxima del 04 de diciembre, con el fin de poder realizar el pago del subsidio de noviembre y la mesa adicional de diciembre antes del día 15 del mismo, día en que la entidad cierra los pagos de la vigencia.

poder realizar el pago del subsidio de noviembre y la mesa adicional de diciembre antes del día 15 del mismo, día en que la entidad cierra los pagos de la vigencia. De no darse la radicación del Informe Estadístico Notarial junto con los soportes de los pagos en la fecha y en las condiciones indicadas, de conformidad con Decreto 2148 de 1983, compilado por el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 y el Acuerdo 01 de 2010, proferido por el Consejo Asesor del Fondo del Fondo Cuenta Especial de Notariado, las Instrucciones Administrativas 22 de 2005 y 14 de 2009, se perderá el subsidio correspondiente del mes en que se incurrió en el incumplimiento, según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 14 de la Ley 29 de1973. Así mismo, se recuerda que los pagos de los aportes, recaudos a favor del Fondo Cuenta Especial de Notariado y los recaudos de la Superintendencia de Notariado y Registro, se realizan por la modalidad de Pagos Seguros en Línea "PSE", en cumplimiento a la Instrucción Administrativa No. 08 de 2018 y a la Circular No.2616 del mismo año. Finalmente, se recuerda que en la Circular No.1703 de del 01 de diciembre de 2014, se consagró que el proceso de facturación de los actos notariales, se debe realiza por el Sistema de Información Notarial SIN en caso de contar con dicho sistema, y que para el caso de las notarías subsidiadas es obligatorio contar con el SIN. Atentamente, RUBÉN SILVA GO Superintendente de Notariado y egistro

Aprobó: William Burgos DurangoSecretario General

obligatorio contar con el SIN. Atentamente, RUBÉN SILVA GO Superintendente de Notariado y egistro

Aprobó: William Burgos DurangoSecretario General

Revisó: Nathalia Méndez MorenoAsesora del Despacho aLik, Daniela Andrade Valencia — Jefe Oficina Asesor Jurídic Jesus mienta cot - Oficina Asesora Jurídica al> leo Proyectó: • ar io telb Iij livera — Director Administrativo y Financiero v '.11101

Carrden eci ia Rojas Miranda — Coordinadora Grupo Recaud y Subsidios NotarialesvAmparo Cruz Peña — Dirección Administrativa y Financier Código: GDE — GD — FR — 08 V.03 28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.qov.co correspondencia@supernotariado.gov.co