SNR - Instrucción administrativa 04 de 2020

$ DENOTARIADO a A El futuro Gobierno am a Dd es detodos deColombia INSTRUCCION ADMINISTRATIVA No. () 4 1 6 MAR 2020

PARA: NOTARIOS DEL PAÍS

DE: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO.

ASUNTO: MEDIDAS TRANSITORIAS DE PREVENCIÓN FRENTE AL COVID-19

Ante la eventual presencia del COVID-19 en Colombia, la Superintendente Delegada para el Notariado profirió la Circular No 308 del 13 de marzo de 2020, en atención a las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional, mediante Circular No. 0018 del 10 de marzo de 2020 por medio de la cual se toman “Acciones de contención ante el COVID-19 y la prevención de enfermedades asociadas al primer pico epidemiológico de enfermedades respiratorias”, Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 “Por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus” y la Directiva Presidencial No. 02 del 12 de marzo de 2020 dentro de la cual se imparten las “Medidas para atender la contingencia generada por el COVID-19, a partir del uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones -TIC-" determinando las acciones y medidas necesarias para afrontar al COVID-19 en el marco de la emergencia sanitaria. Ahora bien, teniendo en cuenta la evolución de la emergencia, especialmente con la velocidad de propagación del virus, se hace preciso concretar las nuevas acciones que deben ser tenidas en cuenta por parte de los señores notarios del país, en calidad de particulares a los que se les ha asignado el desempeño de una función pública, y que en virtud de lo establecido en el articulo 8 del Decreto Ley 960

parte de los señores notarios del país, en calidad de particulares a los que se les ha asignado el desempeño de una función pública, y que en virtud de lo establecido en el articulo 8 del Decreto Ley 960 de 1970 ejercen sus funciones de manera autónoma. d Por lo anterior, se les insta para que en desarrollo de su autonomía sigan adoptando las medidas necesarias para prevenir y mitigar el impacto que el COVID-19 pueda causar tanto en los usuarios del servicio como en los empleados de las Notarías, garantizando por supuesto, la adecuada prestación del servicio. No obstante lo anterior, en ejercicio de la OIVC que ejerce la Superintendencia de Notariado y Registro, se adicionan las siguientes medidas de carácter obligatorio, hasta el día 30 de mayo de 2020:

1. Se autorizará mediante acto administrativo un horario especial, hasta el 30 de mayo de 2020, para la prestación del servicio público notarial en todo el territorio nacional, en dos turnos que serán

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201

Código: PBX 57 +(1) 3282121 GDE=GD—FR-—08 V.D3 Bogotá D.C., - Colombia 28-01-2019 http: //www:supemotariado:qov.co correspondencia(Wsupemotariado.gov.coEl futuro Gobierno es de todos de Colombia

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO NR ce ae pos 1 6 MAR 2020 escogidos por los Notarios, atendiendo la necesidad de cada ciudad o municipio. Para el efecto los horarios autorizados son: Lunes a viernes: 8:00 am1:00 p.m. Ó Lunes a viernes 1:00 p.m — 6:00 p.m

horarios autorizados son: Lunes a viernes: 8:00 am1:00 p.m. Ó Lunes a viernes 1:00 p.m — 6:00 p.m Es importante indicar que no se expedirá un acto administrativo individualizado por cada notaría en procura de agilizar las medidas decretadas por el Gobierno Nacional, motivo por el cual el notario deberá manifestar el horario escogido mediante comunicación enviada al correo electrónico gestión.notarialOsupernotariado.gov.co, horario que no podrá ser modificado con posterioridad.

2. Se suspende la exigencia de imposición y cotejo de la huella dactilar en los trámites o actos que se adelantaban ante las diferentes notarías del país, hasta el día 30 de mayo de 2020, como quiera que es un agente de propagación.

3. Para aquellos notarios que hacen parte del grupo de personas de la tercera edad, esto es, mayores de 60 años, podrán prestar el servicio a través del notario encargado que designen para tal fin, sin que dicho término le sea descontado de la licencia de los 90 días a que tienen derecho.

4. Invitar a los usuarios del servicio público notarial a utilizar los medios electrónicos y tecnológicos disponibles, evitando el desplazamiento físico a la Notaría.

5. Tener a disposición de los empleados y usuarios los elementos necesarios para el lavado de manos (gel antibacterial, jabón líquido y toallas desechables).

6. Mantener las instalaciones o lugares de trabajo en adecuadas condiciones de higiene y limpieza, procurando el flujo de ventilación constante en las diferentes áreas de la Notaría.

7. Promover brigadas de limpieza de los puestos de cada uno de los trabajadores

8. Limitar el ingreso a la notaría, a un solo usuario por trámite, sin que puedan concurrir en una

7. Promover brigadas de limpieza de los puestos de cada uno de los trabajadores

8. Limitar el ingreso a la notaría, a un solo usuario por trámite, sin que puedan concurrir en una misma notaría, más de 5 personas al tiempo. En el evento de presentarse filas para el ingreso a la notaría, se deberá mantener una distancia no menor a dos (2) metros entre cada usuario.

9. Suspender la prestación de los servicios notariales en clínicas y hospitales, así como actos a domicilio, excepcionalmente se podrán prestar a las personas de mayores de 60 años edad, cuando el Notario previa verificación pueda constatar que no haya ingresado recientemente a Colombia proveniente de países con casos confirmados de COVID-19, o que no se encuentre en aislamiento preventivo.

10. Suspender la prestación del servicio público notarial los días sábados y domingos.

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11. 12 13, 14. 15.

16. 17. lb 04 1 6 MAR 2020

Implementar el trabajo en casa a través de medios virtuales para aquellos funcionarios de las notarías sujetos de especial protección constitucional, tales como madres cabeza de familia, en estado de embarazo, en lactancia, con enfermedades catastróficas, raras o huérfanas y con

Implementar el trabajo en casa a través de medios virtuales para aquellos funcionarios de las notarías sujetos de especial protección constitucional, tales como madres cabeza de familia, en estado de embarazo, en lactancia, con enfermedades catastróficas, raras o huérfanas y con afecciones en la salud; de conformidad con la Circular 017 de 2020 del Ministerio del Trabajo. Elaborar actas de control de ingreso de usuarios a las notarías. Capacitar a los líderes del sistema de gestión de las notarías frente al reconocimiento de los signos y sintomas de COVID-19, e identificar los antecedentes en cuanto a exposición a la enfermedad. Notificar casos sospechosos de trabajadores con COVID-19 ante las autoridades competentes, como Secretarias de Salud distritales, departamentales, municipales. Suministrar información oportuna y veraz, permitiendo el desarrollo de los procedimientos que establezcan las autoridades sanitarias en los centros de trabajo. Contar con una ruta de comunicación interna, que permita la recepción de la información de trabajadores con síntomas y antecedentes sospechosos del virus. El equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) de cada notaría, es responsable de notificar casos sospechosos a las autoridades de salud de su territorio. Finalmente, y en aras de coadyuvar las medidas impartidas por parte del Gobierno Nacional, agradecemos señores notarios del país, acatar las presentes directrices, en procura de la correcta prestación del servicio público notarial.

RUBÉN SILVA O

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