SNR - Instrucción administrativa 07 20210830104716

Código: GDE – GD – FR – 09 V.03

28-01-2019

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.gov.co correspondencia@supernotariado.gov.co

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No.

DE: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO

PARA: NOTARIOS DEL PAÍS

ASUNTO: PRESTACIÓN DE L SERVICIO PÚBLICO NOTARIAL POR MEDIOS

ELECTRÓNICOS

Estimados Notarios,

Conforme a lo dispuesto en las Resoluciones 11 y 12 del 04 de enero de 2021, mediante las cuales se establecieron directrices para la prestación del servicio público notarial por medios electrónicos y se fijaron los lineamientos para la remisión de los documentos y archivos notariales al repositorio dispuesto por parte de la Superintendencia, y en atención a la información brindada por parte de la Oficina de Tecnologías de la Información con ocasión de las val idaciones que se ha n efectuado a la fech a, es pertinente hacer énfasis respecto de algunos puntos esenciales para el proceso de validación , para la prestación del servicio público a través de medios electrónicos y el cargue de actos notariales y documentos al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro.

1. La Sentencia C-159 de 2021 de la Corte Constitucional

Inicialmente, es importante contextualizar a los notarios que , si bien es cierto que a

Superintendencia de Notariado y Registro.

1. La Sentencia C-159 de 2021 de la Corte Constitucional

Inicialmente, es importante contextualizar a los notarios que , si bien es cierto que a través de la sentencia C-159 de 202 1 la Corte Constitucional declaró inexequibles los artículos 59 a 63 del Decreto Ley 2106 de 2019 –por considerar que el Presidente de la República se habría extralimitado en el ejercicio de las facultades otorgadas por parte del Congreso de la República en la Ley 1955 de 2019, en tanto que los trámites notariales no podrían entenderse como trámites innecesarios de la administración motivo por el que no sería posible su modificación en el ejercicio de las facultades excepcionales concedidas por el artículo 3 33 de la citada Ley –, también es cierto que dicha Corte resaltó la importancia de virtualizar la prestación del servicio público notarial, razón por la cual considero pertinente no frenar la evolución industrial y tecnológica alcanzada por los notarios , motivo por el que declaró que la s disposiciones referidas tendrían efectos y son aplicables hasta el 20 de junio de 2023.

En consecuencia, es importante recordar a los notarios del país que las disposiciones establecidas en el Decreto Ley 2106 de 2019 continuarán vigentes hasta el 20 de junio de 2023.

Por tal motivo, la Superintendencia de Notariado y Registro conmina a los notarios a seguir participando en la gran revolución notarial que ha puesto a Colombia como uno de los países pioneros y referentes en la prestación del servicio público notarial porPágina 2 de 7

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seguir participando en la gran revolución notarial que ha puesto a Colombia como uno de los países pioneros y referentes en la prestación del servicio público notarial porPágina 2 de 7

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Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.gov.co correspondencia@supernotariado.gov.co medios electrónicos, garantizando el acceso al servicio a sujetos de especial protección constitucional, personas en condición de discapac idad, entre otros ; con el objeto de lograr una inclusión efectiva en el servicio público notarial . A su vez, desde esta institución venimos trabajado en varias propuestas que permitan ampliar la cobertura nacional, incluyendo, a las notarías subsidiadas que no cuentan con suficientes recursos para incursionar en la era digital , para lo cual , durante la vigencia de la presente ley se desplegarán todas las acciones que permitan lograr que los usuarios, a nivel nacional , accedan a l a prestación del servicio público notarial por medios electrónicos.

Finalmente es importante precisar que el Gobierno Nacional cuenta con un t érmino aproximado de 2 años para adelantar las acciones pertinentes que lleven a la regulación definitiva de la prestación del servicio por medios electrónicos, la cual se logrará con la experiencia que se ha venido forjando cada vez que acceden los usuarios que solicitan la prestación del servicio a través de estos medios.

Por todo lo anterior, queda claro que las notarías que continúan acompañando este

logrará con la experiencia que se ha venido forjando cada vez que acceden los usuarios que solicitan la prestación del servicio a través de estos medios.

Por todo lo anterior, queda claro que las notarías que continúan acompañando este proceso harán de la actividad fedataria un servicio m ás expedito que impactará las futuras generaciones y garantizará la permanencia de los notarios en su ejercicio y la guarda de la fe pública.

2. De los procesos de validación para la pres tación del servicio público notarial por medios electrónicos.

2.1. Solicitud y trámite

Los notarios que deseen prestar el servicio público notarial por medios electrónicos deberán contar con una solución tecnológica que cumpla con lo previsto en las Resoluciones 11 y 12 del 4 de enero de 2021 y los anexos técnicos.

Para postularse ante la Superintendencia con la correspondiente solución tecnológica , el notario deberá suscribir un oficio dirigido a la Superintendencia a través del correo electrónico proyectodigitalnotarial@supernotariado.gov.co, en el que solicite la fijación de fecha y hora para la validación de su solución tecnológica, la cual podrá llevarse a cabo de manera presencial en las instalaciones de la Notaría y/o de forma remota.

Por su parte , le corresponde a la O ficina de Tecnologías de la Información de la SNR comunicar al notario la fecha , la hora y el acceso o lugar a la reunión en la que se efectuará la validación, y le indicará al notario la información y los datos que resulten necesarios para el cargue de dichos documentos al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro.

efectuará la validación, y le indicará al notario la información y los datos que resulten necesarios para el cargue de dichos documentos al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Durante las sesiones de validación, dado que pueden ser una o varias , el equipo de la Superintendencia de Notariado y Registro verificará el cumplimiento de los requisitosPágina 3 de 7

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Finalizado el procedimiento de verificación de requisitos de las Resoluciones 11 y 12 del 04 de enero de 2021 y los anexos técnicos, la Oficina de Tecnologías de la Información emitirá concepto favorable dirigido a la Superintenden cia Delegada para el Notariado, quien, en virtud de sus competencias, expedirá la resolución de validación de la notaría. Notificado dicho acto administrativo, la Notaría comenzará a prestar los servicios notariales por medios electrónicos y continuará también prestándolos de manera física.

2.2. Asistencia de los notarios a las sesiones de validación.

Notificado dicho acto administrativo, la Notaría comenzará a prestar los servicios notariales por medios electrónicos y continuará también prestándolos de manera física.

2.2. Asistencia de los notarios a las sesiones de validación.

Es importante resaltar que los notarios, en calidad de particulares que ejercen la función notarial, deberán asistir a las sesiones de validación, como quiera que la solución tecnológica solo es un vehículo para la prestación del servicio y es el notario quien deberá conocer la funcionalidad de la herramienta para imprimir a través de este medio la fe pública.

En ese sentido, para la validación es indispensable la asistencia del notario , por lo cual se solicita la comparecencia puntual a la hora fijada por el equipo de la Superintendencia de Notariado y Registro. En el evento que no sea posible la asistencia del notario, dicha situación deberá ser informada con un (1) día de antelación a la fecha programada, a efectos de reprogramar la misma y que el equipo de la Superintendencia de Notariado y Registro tenga disponibilidad para atender otros asuntos.

En consonancia con lo anterior, la inasistencia del notario a las s esiones de validación sin que se haya informado previamente la imposibilidad de asist encia a la misma generara la necesidad de solicitar nuevamente dicha cita al correo: proyectodigitalnotarial@supernotariado.gov.co, la cual se programara con posterioridad a aquellas que ya se encuentren fijadas y sujeta a la disponibilidad del trabajo del equipo de la Superintendencia.

2.3. Validación de notarías que presentan una solución t ecnológica idéntica a la de una notaría que ya ha sido previamente validada por la Superintendencia de

equipo de la Superintendencia.

2.3. Validación de notarías que presentan una solución t ecnológica idéntica a la de una notaría que ya ha sido previamente validada por la Superintendencia de Notariado y Registro, y con el mismo operador digital.

La Oficina de Tecnologías de la Información ha manifestado que , con ocasión de las sesiones de validación 1 que ha adelantado con algunas notarías, l as soluciones

1 Sesiones de validación de los requisitos previstos en las Resoluciones 11 y 12 del 04 de enero de 2021 y los anexos técnicosPágina 4 de 7

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Así las cosas, esta entidad en aplicación del principio de e conomía previsto en la Ley 1437 de 2011, y en aras de hacer más eficiente el proceso de validación y optimizar el desarrollo de di chas sesiones ha dispuesto los siguientes formatos a efectos de que sean diligenciados previo a las sesiones de validación2:

https://supernotariadoyregistro.sharepoint.com/:w:/s/Prestacindelserviciopbliconotarialpo

desarrollo de di chas sesiones ha dispuesto los siguientes formatos a efectos de que sean diligenciados previo a las sesiones de validación2:

https://supernotariadoyregistro.sharepoint.com/:w:/s/Prestacindelserviciopbliconotarialpo rmedioselectrnicos/EZaeXzQUSAdPpEh4I1J4EcYBM1w_WL4NL_c9iLmHifLmQ?e=dwsBHu

Es importante precisar que los formatos se deberán diligenciar por los notarios y los operadores digitales, en los que se precisan los documentos que deben remitirse, así como los que deben cargarse al ambiente de pruebas del repositorio dispuesto por la Superintendencia de Notariado y Registro.

2.4. Cambio de operador digital y p osibilidad de estar habilitados con uno o más operadores

Es posible que la solución tecnológica presentada por el notario para su validación sea desarrollada con el apoyo de dos o más operadores digitales. Asimismo, puede ocurrir que una Notaría ya validada, solicite la validación nuevamente por requerir el apoyo de otro operador digital para tal fin , por lo cual se manifiesta que no existe ningún inconveniente por parte de esta Entidad para realizar dichas modificaciones teniendo en cuenta que lo pretendido es garantizar la correcta prestación del servicio a través de los medios electrónicos.

Así las cosas, la solución tecnológica podrá ser desarrollada por la Notaría para su validación con el apoyo de uno o más operadores digitales. En ese orden de ideas, puede ocurrir lo siguiente:

2.4.1. Que se presente una solución tecnológica con el apoyo de uno o más operadores digitales.

validación con el apoyo de uno o más operadores digitales. En ese orden de ideas, puede ocurrir lo siguiente:

2.4.1. Que se presente una solución tecnológica con el apoyo de uno o más operadores digitales.

2.4.2. Que una Notaría ya validada decida adicionar uno o más operadores digitales para el desarrollo de su solución tecnológica. En este caso, deberá someterse a un nuevo proceso de validación respecto de las funcionalidades que pretenden desarrollarse a través del nuevo operador. De no existir ninguna adición o cambio a la solución tecnológica, no habrá lugar a adicionar un nuevo operador.

2 Se anexa formato. En todo caso, para acceder al link, podrá hacerse desde el correo oficial de la notaría asignado por parte de la Superintendencia y con dominio @supernotariado.gov.coPágina 5 de 7

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Igualmente, puede suceder que una Notaría ya validada, con una solución tecnológica desarrollada con el apoyo de un operador digital, decida hacer cambio de dicho operador. En este evento, dado que ello impacta la solución tecno lógica de la Notaría y la prestación del servicio , se requerirá la nueva verificación por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro y la expedición del acto administrativo por parte de la Delegada para el Notariado.

la prestación del servicio , se requerirá la nueva verificación por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro y la expedición del acto administrativo por parte de la Delegada para el Notariado.

2.5. Indicación de la URL a través de la cual se prestará el servicio público notarial por medios electrónicos.

Culminadas las sesiones de validación entre la Notaría y la Superintendencia de Notariado y Registro, la notaría, mediante correo electrónico dirigido a proyectodigitalnotarial@supernotariado.gov.co indicará la dirección URL destinada para el acceso de los usuarios del servicio que requieran la prestación del servicio público notarial por medios electrónicos , y señalará n la fecha desde la cual se encontrará activa, para que dicho termino se tenga en cuenta al momento de expedir la resolución de validación.

La dirección URL de la Notaría y la fecha a partir del cual los usuarios del servicio pueden acceder a la misma, se señalarán en el concepto favorable que emita la Oficina de Tecnologías de la Información de la con destino a la Superintendencia Delegada para el Notariado. En este sentido, sin el cumplimiento de dicho requisito, la Delegada no podrá expedir el acto administrativo de validación.

Por otra parte, aquellas notarías que a la fecha de expedición de esta instrucción ya cuenten con acto administrativo de validaci ón y no hayan informado su URL , deberán remitir la URL de la notaría destinada a la prestación del servicio notarial , dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición de la presente instrucción, a efectos de publicar la misma en la página de la entidad. Para el efecto, se deberá informar la URL mediante correo electrónico dirigido a comunicacionesinternas@supernotariado.gov.co, con copia

cinco (5) días siguientes a la expedición de la presente instrucción, a efectos de publicar la misma en la página de la entidad. Para el efecto, se deberá informar la URL mediante correo electrónico dirigido a comunicacionesinternas@supernotariado.gov.co, con copia a proyectodigitalnotarial@supernotariado.gov.co.

3. Autorización de actos por parte del notario encargado.

Quien sea designado como notario encargado deberá contar, de forma obligatoria, con firma digital. Los documentos que requieran firma digital del notario , mientras el encargado ejerce dichas funciones, deberán contar con la firma digital del notario encargado para la autorización del acto.

4. Necesidad del enrolamiento y geolocalización para la prestación del servicio y la expedición de copias por medios electrónicos de los documentos que reposan en el archivo notarial.Página 6 de 7

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Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.gov.co correspondencia@supernotariado.gov.co La Resolución 11 de 2021 estableció el enrolamiento del usuario como requisito para la prestación de servicios notariales por m edios electrónicos, con el fin de obtener el registro de electrónico de su firma así como su identificación biométrica, sin lo cual, el usuario no podrá llevar a cabo la celebración de actos por medios electrónicos. Adicionalmente, para ciertos actos , el usuario estará obligado a informar sobre su geolocalización para cumplir con las disposiciones que regulan el servicio público notarial.

usuario no podrá llevar a cabo la celebración de actos por medios electrónicos. Adicionalmente, para ciertos actos , el usuario estará obligado a informar sobre su geolocalización para cumplir con las disposiciones que regulan el servicio público notarial.

No obstante lo anterior , cuando se solicite a los notarios la expedición de copias digitales o electrónicas de los documentos que forman parte del archivo de la Notaría, no será necesario que el usuario haya llevado a cabo el enrolamiento ante la Notaría , ni se requerirá la geolocalización para la prestación de ese servicio.

5. Tarifa aplicable a la prestación del servicio público notarial por medios electrónicos

Es preciso señalar que, de conformidad con el artículo 15 de la Resolución 11 del 4 de enero de 2021, respecto de todos los actos notariales que se realicen por medios electrónicos por parte de los notarios validad os, deberá efectuarse el cobro por concepto de tránsito cibernético o transferencia cibernética establecido en la resolución de tarifas notariales vigente.

6. Necesidad de garantizar el pago de servicios a través de canales electrónicos

Se recuerda a los notarios que la solución tecnológica que se adopte para la prestación del servicio público notarial por medios electrónicos debe garantizar el pago de servicios a través de canales electrónicos de forma tal que garantice al notario el cobro de los derechos notariales.

7. Remisión de documentos al repositorio dispuesto por la Superintendencia de

Notariado y Registro.

La Resolución 12 del 04 de enero de 2021 y el anexo técnico, establece n los documentos que deben remitirse al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Notariado y Registro.

La Resolución 12 del 04 de enero de 2021 y el anexo técnico, establece n los documentos que deben remitirse al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro.

En tal sentido , el artículo 5 de la Resolución dispone que “ [a] partir de la entrada en vigencia de la presente resolución y en la medida que se vaya consolidando el archivo notarial digital y demás documentos a que se refiere el parágrafo del artículo segundo de la presente resolución, la notaría remitirá copia del mismo al repositorio que la Superintendencia de Notariado y Registro disponga ”. De ahí que las notarías que ya estén validadas , les asiste el deber de cargar los documentos correspondientes, al repositorio de la SuperintendenciaPágina 7 de 7

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De igual manera, las escrituras públicas físicas autorizadas, deberán digitalizarse por parte de la Notaría de forma inmediata atendiendo los criterios técnicos dispuestos en la Resolución 12 de 2021, tras lo cual, el documento digitalizado deberá integrarse con el

De igual manera, las escrituras públicas físicas autorizadas, deberán digitalizarse por parte de la Notaría de forma inmediata atendiendo los criterios técnicos dispuestos en la Resolución 12 de 2021, tras lo cual, el documento digitalizado deberá integrarse con el archivo electrónico de la Notaría. Asimismo, la copia del documento digitalizado correspondiente a la escritura pública física autorizada, deberá cargarse inmediatamente al repositorio dispuesto por la Superintendencia de Notariado y Registro.

En los mismos términos deberá procederse con todos los documentos que conforman el archivo notarial y que, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 2 de la Resolución 12 de 2021, deban digitalizarse. Por tal motivo, si cualquiera de ellos se genera de forma electrónica, deberá cargarse al repositorio de la Superintendencia y, si por el contrario, se genera de forma física, deberá digitalizarse inmediatamente e incorporarse al archivo electrónico de la Notaría y remitirse el repositorio de la Superintendencia.

Aquellas notarías validadas para la prestación del servicio público notarial por medios electrónicos que, entre la fecha de validación y la expedición de la presente instrucción administrativa, no hayan cargado al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro las Escrituras Públicas Electrónicas que hayan autorizado, contarán con un término de un (1) mes para llevarlo a cabo.

Así las cosas, desde la Superintendencia de Notariado y Registro s e insta a los notarios la observancia de lo previsto en la presente Instrucción, con miras a la adecuada prestación del servicio público notarial por medios electrónicos.

Cordialmente,

GOETHNY FERNANDA GARCÍA FLÓREZ

la observancia de lo previsto en la presente Instrucción, con miras a la adecuada prestación del servicio público notarial por medios electrónicos.

Cordialmente,

GOETHNY FERNANDA GARCÍA FLÓREZ

SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO

Proyectó: Melissa Zapata - Asesora Delegada para el Notariado.

Astrid Carolina Mercado Luna - Asesora Delegada para el Notariado Juan Andrés Medina Cifuentes – Asesor Delegada para el Notariado

Revisó: Daniela Andrade Valencia – Superintendente Delegada de Notariado.

Shirley Paola Villarejo Pulido – Jefe de Oficina Asesora Jurídica.