SNR - Instrucción administrativa 1 2023030995937

SNR

SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO & REGISTRO • .,. .· • •. la guorda et. la lt púbica

MINISTERIO DE JUSTICIA Y

DEL DERECHO

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No.

Fecha: Para: Registradores de Instrumentos Públicos .

De: Secretario General.

Asunto: Transferencia y Cambio de Custodia Documental Libros del Antiguo SistemaLAS.

Respetados Señores: Con fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley General de Archivos (594 de 2000) y la normatividad archivística Nacional, en el Artículo No. 20 del Acuerdo No. 004 del 2019, que reza: ''Transferencias documentales primarias. La entidad deberá efectuar las transferencias documentales primarias, de conformidad con los tiempos de retención documental establecidos en las Tablas de Retención Documental -TRD. Para ello deberá elaborar anualmente un Plan de Transferencias Documentales Primarias." Las transferencias documentales permiten garantizar el acceso a la información evitar la producción irracional de documentos, garantizando la conservación en condiciones óptimas de almacenamiento .

Así mismo teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental - TRD versión 2009 (Resolución No. 1891 del 13/03/2009 proferida por la SNR), la serie documental denominada "Libros de Registro de Matrícula Inmobiliarias (antiguo sistema)" estableció que "el tiempo de retención en el archivo de gestión de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos - ORIP es de dos años para su posterior trasferencia al Archivo Central", culminando con el cambio de custodia de la documentación, de la ORIP al Archivo Central de la SNR. Es por ello que, en el procedimiento de transferencia y cambio de custodia documental,

Archivo Central", culminando con el cambio de custodia de la documentación, de la ORIP al Archivo Central de la SNR. Es por ello que, en el procedimiento de transferencia y cambio de custodia documental, se deben realizar las siguientes actividades, por parte del Grupo de Gestión

Documental: Superintendencia de Notariado y Registro

Calle 26 No. 13 - 49 lnt. 201 PBX 57 + (1) 3282121

Bogotá o.e . . - Colombia http : //www.supernotariado .qov.co

correspondencia@supernotariado.gov .co

1. Generar las actas de cambio de custodia y traslado.

2. Generar los Inventarios Documentales.

3. Realizar los registros fotográficos y de video (por parte del Grupo de Gestión

Documental). Generar copias de los anteriores documentos (1, 2 y 3) en cada una de las ORIP como evidencia, quienes los deben almacenar en los archivos de la Oficina.

Código: CNEA - PO - 02 - FR - 07

03122020 4. fi·SNR

SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO & REGISTRO , . , , lo guarda de la lt púbico MINISTERIO DE JUSTICIA V DEL DERECHO Por tal razón y en virtud de las disposiciones legales, los Registradores de Instrumentos Públicos deberán brindar y disponer de todas las acciones necesarias dentro de la oficina para que se desarrollen las actividades tendientes a formalizar las Transferencias Documentales Primarias de los Libros del Antiguo Sistema al Archivo Central, en los términos establecidos por la Ley. En todo caso la SNR notificará a la ORIP, el personal dispuesto para realizar las actividades de traslado. Cordialmente, fi·

Transferencias Documentales Primarias de los Libros del Antiguo Sistema al Archivo Central, en los términos establecidos por la Ley. En todo caso la SNR notificará a la ORIP, el personal dispuesto para realizar las actividades de traslado. Cordialmente, fi· WILLIAM PEREZ CASTAÑEDA Secretario General Revisó y aprobó Ramiro Alejandro' ar ona I Asesor Despacho. fifi Olman José Olivella jía I Director Técnico de Registro.,_ María José Muñoz Guzmán I Jefe Oficina Asesora Jurídica. • Alvaro de Fátima Gómez Trujillo J Director Administrativo y Financiero, Luz Edith Florián Sánchez I Coordinadora Grupo de Gestión Documentafifi Carlos Andrés Muñoz I Profesional Especializado Grupo de Gestión Docuntefitfifp:7 >

Elaboró: Código: CNEA PO - 02 - FR - 07 03 - 12 - 2020

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 lnt. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D,C,, - Colombia http://www,supernotariado.gov,co correspondencia@supernotariado .gov.co