SNR - Instrucción administrativa 10 de 2014

R SUPERINTENDECIA sNn ER ND a guarda de la fe publica

PROSPERIDAD

I PARA TODOS MinJusticia

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 1 O

DE: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO

PARA: REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS Y NOTARIOS EN

CIUDADES CON IMPLEMENTACIÓN DEL SERVICIO DE LIQUIDACIÓN Y

PAGO DE DERECHOS DE REGISTRO A TRAVÉS DE MEDIOS

ELECTRÓNICOS.

TEMA: PAGO ELECTRÓNICO DE DERECHOS DE REGISTRO EN NOTARIAS Y

RADICACIÓN PRESENCIAL ANTE OFICINAS DE REGISTRO DE

INSTRUMENTOS PÚBLICOS.

FECHA: 1 9 JUN 2014

La Ley 1579 del 2012, en el Artículo 15, Paragrafo 1° del Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos, consagra el pago de derechos de registro a través de medios virtuales o electrónicos, bajo condiciones de seguridad y confiabilidad debidamente integrados al proceso de registro, para el efecto, la Superintendencia de Notariado y Registro implementó un medio tecnologico para la prestación del servicio de liquidación de derechos de registro. Por lo anterior, es necesario modificar el proceso de recepción y gestión de documentos para las escrituras expedidas por las notarías integradas al servicio de liquidación y pago de derechos de registro por medios electrónicos, fijando para el efecto los siguientes lineamientos procedimentales, que irán acompañados de la correspondiente capacitación al personal de las Notarías y a los funcionarios de la Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-21-21

capacitación al personal de las Notarías y a los funcionarios de la Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-21-21

Bogotá D.C. - Colombia hop: //www.supenvotariado.gov.co

0900a SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO sN & REGISTRO la guarda dela fe pública 1 PiAPA

PROSPERIDAD

MinJusfida NOTARÍAS • Los Notarios asistirán a la sesiones de socialización del servicio, acompañados del personal operativo. • Los Notarios propenderán porque su certificado de firma digital, se encuentre vigente y activo. • Los Notarios informarán a la Superintendencia de Notariado y Registro, a través del equipo de la Ventanilla Única de Registro VUR la habilitación y/o cambios de los usuarios y roles requeridos para el uso de la plataforma tecnológica. • Las Notarías deberán prestar a los usuarios en general, el servicio de liquidación y pago de derechos de registro por medios electrónicos, bien sea pagando por medio de transferencia electrónica-PSE, con la cuenta única notarial o imprimiendo el recibo de liquidación para pagar en cualquier sucursal bancaria habilitada para recibir dichos pagos. • Los datáfonos habilitados por la SNR en las notarías estarán exentos del cobro de: Costos de generación del código único, costo de adquisición de equipo, costo de las transacciones efectuadas con tarjeta, débito y crédito y costos de la instalación; los datáfonos asignados se utilizarán exclusivamente para realizar operaciones de pago de gastos notariales y derechos de registro.

de las transacciones efectuadas con tarjeta, débito y crédito y costos de la instalación; los datáfonos asignados se utilizarán exclusivamente para realizar operaciones de pago de gastos notariales y derechos de registro. • Para el caso en que los pagos se realicen a través de la cuenta única notarial, las Notarías procurarán radicar las escrituras el mismo día o el siguiente día hábil en el que se realice el pago, según los horarios de recepción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. En el evento en el que el ciudadano sea el que efectúe el pago directamente en la entidad bancaria, se le informará sobre la importancia de realizar el trámite de registro en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. • Teniendo en cuenta que este servicio requiere de la disponibilidad y acceso permanente de la firma digital y de la cuenta única notarial, cada Notario, deberá establecer los mecanismos de su manejo, bajo condiciones que garanticen la seguridad del procedimiento. 3-- Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (11328-2121

Bogotá D.C. - Colombia htle: //wm.supernotariado.qov.co

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PCSUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO & REGISTRO La guarda de la le pública

PRODAD

PAR SPERI A TODOS • La implementación de esta herramienta tecnológica, traerá como consecuencia el desmonte gradual de las extensiones de caja que actualmente se encuentran en las oficinas de registro de instrumentos públicos para el pago de los derechos de registro, en ese evento, el servicio de liquidación y pago de los derechos de registro sólo se podrá efectuar desde la Notaría.

desmonte gradual de las extensiones de caja que actualmente se encuentran en las oficinas de registro de instrumentos públicos para el pago de los derechos de registro, en ese evento, el servicio de liquidación y pago de los derechos de registro sólo se podrá efectuar desde la Notaría. • Las Notarías emplearán esta herramienta y ofrecerán dicho servido a los ciudadanos, a partir de la fecha de la capacitación efectuada por la Superintendencia de Notariado y Registro, el cual hace parte de la cadena de trámite de la VUR. OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS • Los Registradores de Instrumentos Públicos asistirán a la sesiones de socialización del servicio, acompañados de funcionarios que realicen las actividades de liquidación y radicación de documentos. • La Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, debe disponer de un funcionario del área de liquidación y radicación para la atención de las solicitudes virtuales, si bien, no se prevé la exclusividad para este tipo de transacciones, es importante que se garantice la disponibilidad de este personal. • La Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, deberá informar a la Superintendencia de Notariado y Registro, a través del equipo de la Ventanilla Única de Registro VUR, la habilitación de los roles y/o cambios de los usuarios requeridos para el uso de la plataforma tecnológica. • Se debe garantizar que en el puesto de trabajo del liquidador, tenga habilitado acceso a internet. • La Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, deberá establecer los mecanismos necesarios que permitan garantizar la correcta prestación de servicio, la aprobación de las transacciones no pueden superar una (1) hora desde él envió de la transacción por la Notaría, salvo que se haga en horas y/o

mecanismos necesarios que permitan garantizar la correcta prestación de servicio, la aprobación de las transacciones no pueden superar una (1) hora desde él envió de la transacción por la Notaría, salvo que se haga en horas y/o días no hábiles para la prestación del servicio o treinta (30) minutos antes de que la ORIP cierre. wJ

e, Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)329-21-21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotadado.gov.co SO 900R SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO sN & REGISTRO La guarda de la fe pública

OSPERIDAD

1 PA PR RA Topos

MinJusticia • Todos los documentos de derechos de registro provenientes de las Notarías del circulo que ingresen para radicación física en la ORIP; deberán traer la referencia de pago o PIN, que está incluido en el recibo expedido por el banco. El funcionario designado en la Oficina, debe validar cada pago con el PIN a fin de garantizar la veracidad del pago y el control del recaudo. • Una vez realizada la validación del PIN DE PAGO impreso en el recibo de los Derechos de Registro, y se haya adelantado el proceso de radicación en el sistema registral, el funcionario debe ingresar en la plataforma de liquidación el PIN y asociar el número de radicado generado para el documento en el sistema. • En el evento de presentarse errores en la liquidación, el operador de radicación debe dar la entrada al documento, asignar el turno de radicación y generar un recibo de liquidación anexo con los mayores valores a recaudar en la caja de la ORIP, para continuar así con la operación normal del proceso, en caso que

debe dar la entrada al documento, asignar el turno de radicación y generar un recibo de liquidación anexo con los mayores valores a recaudar en la caja de la ORIP, para continuar así con la operación normal del proceso, en caso que deban efectuarse devoluciones de dinero por un mayor valor, el Registrador de Instrumentos Públicos, adelantará el procedimiento definido por la Superintendencia de Notariado y Registro para el efecto. • La Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, estará en la obligación de prestar este servicio a partir del momento en que la Superintendencia Delegada para el Registro y la Dirección Financiera autoricen la recepción de documentos y comprobantes de pago por medios electrónicos. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO Permanentemente, la Superintendencia de Notariado y Registro a través del equipo de la Ventanilla Única de Registro VUR y la Dirección Financiera realizará sesiones de seguimiento, para conocer la evolución del servicio y las sugerencias para su mejora. El soporte para el uso de la aplicación tecnológica se dará a través de los canales dispuestos por el equipo de la Ventanilla Única de Registro VUR, por medio del correo electrónico mesadeayudavur©supernotariado.gov.co

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121

Bogotá D.C. - Colombia hllp: //www.supemotariado.gov.co

I O 9001

114.2.ál C.Ppara el N S

SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO & REGISTRO La guarda de la le pública

PROSPER

I PARA TO

ID DO AD S

Minluslicia

114.2.ál C.Ppara el N S

SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO & REGISTRO La guarda de la le pública

PROSPER

I PARA TO

ID DO AD S

Minluslicia Los dineros recaudados por este servicio, ingresaran a una cuenta centralizada que será administrada y controlada por la Dirección Financiera, para lo cual la oficina de registro debe enviar diariamente el formato designado para conciliación en el nivel central al correo datafonosasupernotariadomov.co, en caso de requerir apoyo, se deberá solicitar al correo pagoselectronicosdr@supernotariado.gov.co . Atentamente, JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCÍA Superintendente de Notariado y Registro ni Anexo Manuales del usuario. Vo.Bo. Enrique Jose Nates/Superintendente Delegado de R Ve. Be. Marcos Parra OviedoJefe Oficina Asesora Juridi

Vo. Bo: Maria Victoria Alvarez Builes — Superintendente O

Vo.Bo: Oscar Anibal Luna Olivera — Director Financiero Proyectó y revisó: José Luis Ariza - VURMartha Roc nado (E) tb",

Financien(' Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supemotariado.aov.co e. o 900

11. GC