SNR - Instrucción administrativa 17 de 2015

O MINJUSTICIA sNa SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO & REGISTRO legeo<odeblepétte TODOS POR UN NUEVO PAÍS paz ígootuD P1LIC ■ 04.1

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 17

DE: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO

PARA: REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PUBLICOS DEL PAIS

TEMA: VALIDACIÓN DE PAPEL DE SEGURIDAD DE LOS INSTRUMENTOS

PUBLICOS SOMETIDOS A REGISTRO FECHA: f 2 NOV 2015

La Superintendencia de Notariado y Registro, en ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control sobre las Oficinas de Registro de instrumentos públicos del País, a través de la Resolución No.11888 del 21 de octubre de 2015, adoptó el uso por parte de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del pais, de marcadores que contienen hipoclorito de sodio, como herramienta que permita brindar seguridad a los ciudadanos en la validación del papel notarial de las escrituras públicas que se radiquen físicamente en las mencionadas oficinas de registro. Para su debida utilización a partir del 17 de noviembre de 2016, a continuación se indica el procedimiento a seguir por parte de las Oficinas de registro a su cargo:

1. ENTREGA DE ELEMENTOS DE VALIDACIÓN A través de la Dirección Administrativa y Financiera de la entidad, se coordinará la entrega a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del pais, de marcadores que contienen hipoclorito de sodio a través de los cuales se efectuará la validación de las hojas de las escrituras públicas que se radiquen en cada ORIP.

2. PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN

contienen hipoclorito de sodio a través de los cuales se efectuará la validación de las hojas de las escrituras públicas que se radiquen en cada ORIP.

2. PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN El procedimiento que se establece solo deberá aplicarse a las escrituras públicas que sean radicadas físicamente, ante las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país.

Los funcionarios deberán velar por el adecuado y responsable uso de los elementos entregados para la validación de documentos, descritos en esta instrucción administrativa en concordancia con el "instructivo validación papel de seguridad escrituras públicas0 4/ Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No 13-40 Int. 201 - PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia htlivlivevAvSupemotanadOilov.c0culi SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO

8. REGISTRO 1.0~ 10, 0.° Oil , MINJUSTICIA NU P PA l PAIWino cIrA¿ TODOS POR UN 4:q•nnZiti 7irtut. .et,.

Antes de la Verificación agosto de 2015Version.1.0' adjunto a la presente, e informarán al Registrador cualquier anomalía que se presente al emplear este procedimiento. 2.1. Durante la radicación: a. Durante el proceso de radicación de documentos, el funcionario encargado deberá trazar una línea de aproximadamente cinco (5) cm, en la parte superior derecha de la primera hoja, de la(s) que contenga(n) las firmas y otras aleatoriamente, debiendo ser como minimo en cinco (5) hojas de la escritura. Una vez realizado este procedimiento, el papel de seguridad reacciona

la primera hoja, de la(s) que contenga(n) las firmas y otras aleatoriamente, debiendo ser como minimo en cinco (5) hojas de la escritura. Una vez realizado este procedimiento, el papel de seguridad reacciona produciendo un tono marrón donde se marcó, tal como se detalla a continuación: Después de la Verificación Si transcurridos veinte segundos, el papel no reacciona, se presumirá que el papel no es de seguridad y por consiguiente es inválido. b. Si se observa que las hojas del documento reaccionaron conforme se señaló con anterioridad, se procederá a la radicación del documento para continuar con el trámite respectivo. c. Efectuado -el proceso de verificación, si el papel no reacciona a la marca realizada, el funcionario que verificó el procedimiento, deberá informar esta situación, al coordinador jurídico (si es el caso) o al señor(a) Registrador de no existir coordinación jurídica, quien se encargará de realizar una segunda validación del documento mediante el código QR, tal como se detalla en el 'instructivo validación papel de seguridad escrituras públicasagosto de 2015Versión.1.0”. Si - definitivamente no coincide tampoco el código QR del papel notarial, se procedérá a registrar los datos personales de quien realiza el trámite y se le hará saber que, por no tener, el documento, la calidad de instrumento público, el mismo se digitalizará quedando bajo la custodia de la Oficina de registro de Instrumentos Públicos y no iniciará el trámite de registro hasta tanto no se tenga la validación por parte de la notaría que presuntamente protocolizo la escritura. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-46 lo!. 201 - PBX (11328.21por parte de la notaría que presuntamente protocolizo la escritura. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-46 lo!. 201 - PBX (11328.21Bogotá D.C. - Cdombia efip:iNovw supemotariad000v.ceVbo: Marcos Parra Oviedo - Jefe Oficina Ase so

Vbo: Diana Buitrago Villegas - Superintende

Vho: Oscar Luna Olivera - Diredor Admini Elaboró y revisó! José Luis Ariza Vargas-As u rid ara el R gistro ro ch

SNR SUPUNIENUNCIA DE NOTARIADO REGISTRO W~I M b/11 plake TODOS 1POR UN NUEVO SS P 4 t IQ ille» 1 .1.1( SCIÓW MINJUSTICIA 2.2. Solicitud a Notaria para validación y denuncia Una vez conocido el caso, el Registrador, deberá inmediatamente oficiar a la Notaría que presuntamente autorizó o expidió la escritura con el fin de que certifique si dicho documento fue autorizado por esta. El notario emitirá la certificación a la mayor brevedad posible dirigida ál Registrador, acompañándola con copia de la escritura que figura en el protocolo notarial, si es el caso. En el evento que el notario certifique que NO expidió o autorizó el documento, el Registrador deberá presentar la respectiva denuncia ante la autoridad competente teniendo como soporte el documento que se pretendió radicar en su oficina, asi como la certificación dada por el Notario.

4. RESPONSABILIDAD DE LOS REGISTRADORES Y REPORTE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTO El Registrador será el directo responsable de la realización del procedimiento

como la certificación dada por el Notario.

4. RESPONSABILIDAD DE LOS REGISTRADORES Y REPORTE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTO El Registrador será el directo responsable de la realización del procedimiento anteriormente descrito para cada una de las escrituras, que se presenten a registro en la ORIP a su cargo.

De los casos y denuncias presentadas respecto a no validez de escrituras,.. el Registrador deberá elaborar y enviar informe mensual por escrito a la Superintendencia Delegada para el Registro para el seguimiento respectivo. Cordialmente,

JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCÍA

Superintendente de Notariado y Registro Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int 201 -PBX (1)32iLl.l21 8cgot D.C. • Colombia rittp:/hvwor.succrrolanadoQOVZISHN SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO lo guardo delate púbnca TOti PORUN NUEVO PM • PA2Liuj aun 11Z:1.1 ,1:AC10%

INSTRUCTIVO VALIDACION PAPEL DE SEGURIDAD ESCRITURAS PÚBLICAS

AGOSTO DE 2015

Versión.1.0

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-21-21 - Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.qov.co

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Fecha: 01/08/2015

INSTRUCTIVO VALIDACION PAPEL DE SEGURIDAD

c TODOS POR UN

NUEVO PAÍS

Tabla de Contenido

1 PROPÓSITO

3

2 ALTERNATIVAS DE VERIFICACION

3

2.1 Condiciones Físicas del Papel 3

2.2 Reacción Química 3

2.3 Validación Codigo QR 4 © 2015 Pág. 2Versión: <1.0>

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SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIAD

Fecha: 01/08/2015

INSTRUCTIVO VALIDACION PAPEL DE SEGURIDAD

c TODOS POR UN

NUEVO PAÍS 1 PROPÓSITO Con el fin de minimizar el riesgo que tienen las oficinas de registro en cuanto a la contingencia de adulteración total o parcial de una escritura pública expedida por un notario, la Superintendencia de Notariado y Registro, puso en marcha la implementación de medidas preventivas que permitan cumplir este propósito. 2 ALTERNATIVAS DE VERIFICACION 2.1 Condiciones Físicas del Papel El papel de seguridad dispuesto por los notarios del país cuenta con las siguientes características físicas: • TAMAÑO: Carta reglamentario: (21,59cm x 27,94cm) • PAPEL: Papel Marca de agua de 90gr sin blanqueador óptico, reactivo a los compuestos clorados y solventes orgánicos, con micro fibrillas fluorescentes multicolor

• PAPEL: Papel Marca de agua de 90gr sin blanqueador óptico, reactivo a los compuestos clorados y solventes orgánicos, con micro fibrillas fluorescentes multicolor y con marcas de agua de uso exclusivo de la UCNC en toda el área. • IMPRESIÓN FRONTAL: Una tinta azul Pantone 2925C para márgenes, escudos y textos. • MARGENES: 3cm (superior e izquierda), 2cm (derecha) y 0,9cm inferior. • LOGOS: UCNC, parte superior izquierda (2,3cm x 2,3cm). Escudo de la República de Colombia, centro de la hoja (6,6cm x 6,5cm) • CODIGO DE BARRAS: negro, su referencia es Código Bidimensional Quick Response, o simplemente código QR, ubicado en el borde superior derecho

Estas condiciones se muestran en la página No.7 del presente documento, para ello el Registrador de la Oficina de Instrumentos Públicos deberá dar instrucciones a los funcionarios para que mediante una valoración visual y táctil realice una validación sobre las características anteriormente relacionadas. 2.2 Reacción Química El Registrador de la Oficina de Instrumentos Públicos deberá dar instrucciones a los funcionarios para que, mediante la aplicación de un solvente químico en el papel de seguridad, en aproximadamente 15 a 20 segundos mediante una reacción química genera una marca de color marrón.

Pasos a Seguir:

1. Sobre la escritura que se pretende radicar colocar una línea con un marcador de aproximadamente 5 cm en la parte superior derecha de la primera hoja, de la(s) que contenga(n) las firmas y otras aleatoriamente, debiendo ser como mínimo cinco (5)

© 2015 Pág. 3Marcador. lit SUPERINTENDENCIA

aproximadamente 5 cm en la parte superior derecha de la primera hoja, de la(s) que contenga(n) las firmas y otras aleatoriamente, debiendo ser como mínimo cinco (5) © 2015 Pág. 3Marcador. lit SUPERINTENDENCIA IERIG 1121 D lognido s'ale publica

Versión: <1.0> Fecha:01/08/2015

c TODOS POR UN NUEVO PAIS INSTRUCTIVO VALIDACION PAPEL DE SEGURIDAD Hojas de la escritura, segundos después de marcar con la línea, el papel reacciona produciendo un tono marrón tal como se aprecia en la fotografía. Si trascurrido veinte segundos, el papel no refleja la marca de color marrón, se presumirá que el papel no es de seguridad y por consiguiente es inválido. Antes de la Verificación Despues de la Verificación

Mancha de Color Marrón Nota: Si al aplicar la línea con el marcador proporcionado el documento no responde con la reacción del color, deberá aplicarse el procedimiento establecido en la Instrucción Administrativa anexa al presente instructivo de validación. 2.3 Validación Codigo QR El Código Bidimensional Quick Response, o simplemente código QR, almacena datos en dos dimensiones, mediante el uso de lectores de código de barras o la digitación manual del código

© 2015 Pág. 4Versión: <1.0> Fecha:01/08/2015

INSTRUCTIVO VALIDACION PAPEL DE SEGURIDAD sNa SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIAD

A REGISTRO

c TODOS POR UN

NUEVO PAIS

Número Aa008150851

Documento: existente en la parte superior derecha del papel de seguridad, mostrando la información de la notaria que tiene asignado este papel.

DE NOTARIAD

A REGISTRO

c TODOS POR UN

NUEVO PAIS

Número Aa008150851

Documento: existente en la parte superior derecha del papel de seguridad, mostrando la información de la notaria que tiene asignado este papel.

Esta opción se aplica si efectuado el procedimiento de verificación, el papel de seguridad no reacciona a la marca realizada por el funcionario, de acuerdo con el procedimiento detallado en el numeral 2.2 del presente instructivo.

Pasos a Seguir:

1. Entrar a la siguiente página web: http://auno.co/cadena.notarias/kodigo=

2. En la opción número de documento: digitar los códigos que aparecen en la parte superior derecha de la hoja de la escritura

Aa008150851 Hacer Click sobre el Botón Validar Documenb

3. Hacer Click sobre la opción "Validar Documento", desplegara la siguiente información:

O 2015 Pág. 5Número

Documentó: Aa008150851

Validar Documento El documento posee la siguiente información: S

SUPERINTENDENCIA

I ERIZI °

Versión: <1.0> Fecha:01/08/2015

INSTRUCTIVO VALIDACION PAPEL DE SEGURIDAD

c TODOS POR UN

NUEVO PAÍS

Código del Documento: Aa008150851

Rango: Aa008118501 -Aa008168500

Alfanumerico: 10131ULA9aMH99YA

Nombre Notaria: Notaria Novena de Bogotá

Cip BOGOTA D C De mento: CUNDINAMARCA Tele no: 5401919

fedi de Despacho: ■-•

4. Realizar la comparación del resultado anterior con la impresión del encabezado de la

primera hoja de la escritura:

De mento: CUNDINAMARCA Tele no: 5401919

fedi de Despacho: ■-•

4. Realizar la comparación del resultado anterior con la impresión del encabezado de la primera hoja de la escritura: Se observa que al comparar los datos de la consulta y el encabezado de la primera hoja de la escritura corresponde a la Notaria Novena de Bogotá, en caso de no coincidir se presume que el documento no tiene validez.

Nota: Si definitivamente no coincide el código QR del papel notarial, deberá aplicarse el procedimiento establecido en la Instrucción Administrativa anexa al presente instructivo de validación.

©2015 Pág. 6PAPEL NOTARIAL PARA E RITURAS PUBLICAS

© 2015 Pág. 7

CODIGO

RIDIMENSIONAL

MICROTEXTO CON

LA FECHA IMPITEILION

CONTROL. INTERNO

FIBRILLA •

MICROTEXTO

UNION COLEGIADA

DEL NOTARIADO

COLOMBIANO

216 mm 279 mm

Versión: <LO> Fecha:01/08/2015

INSTRUCTIVO VALIDACION PAPEL DE SEGURIDAD S SUPERINTENDENCIA IRLISII i ° da __Fa... ét

TODOS POR UN

NUEVO PAIS