SNR - Instrucción administrativa 19 de 2011

IJbem!dvO~OO MinisteriodeAgri<;ullurayDesarrollo.Rural aepúbuCadeColombia in$tituto cCflomblano dé <¡lesafrOllórural INSTRUCCiÓNCONJUNTA 1'9 -¡

PARA: REGISTRADORESPRINCIPALES Y SECCIONALESOFICINAS DE

REGISTRODE INSTRUMENTOSPÚBLICOS

SUBGERENTES y DIRECTORES TERRITORIALES DEL INSTITUTO

COLOMBIANODE DESARROLLORURAL-INCODER

DE: SUPERINTENDENTEDE NOTARIADOY REGISTRO

GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO

RURALINCODER

ASUNTO: INSCRIPCiÓNDE RESOLUCIONESDE ADJUDICACiÓNINCORAUNAT EINCODER FECHA: 3ODIe.2011 ; 1

Teniendo en cuenta que el titulo y el modo sonelementos fundamentales para consolidar la propiedad en nuestro país, se considera necesario establecer un procedimiento conjunto entre el Instituto Colombiano de Desarrollo RuralIncoder como entidad generadora del titulo dedominio delospredios rurales que son objeto de reforma agraria, en los términos de la Ley 160 de 1994 y sus Decretos Reglamentarios, y la Superintendencia de Notariado y Registro encargada de inscribir las resoluciones de adjudicación a través de las oficinas deregistro deinstrumentos públicos.

Calidad: Elcamino alaexcelenciau'l<~d,Old",

Milllsteriode AllricuilurayOesan'ollo Rural

RepÚbliCadeColombia !" Instituto colQmbiano de desarrollo rural Ahora bien, dado que las resoluciones de adjudicación una vez notificadas y ejecutoriadas se entregan a los beneficiarios para su registro y éstos en muchos casos no acuden inmediatamente a la oficina de registro para su inscripción, se hace necesario diferenciar en este instructivo los procedimientos que sellevarán a cabo para las resoluciones que a partir de la fecha elabore el Incoder y el procedimiento para aquellas que seprofirieron con anterioridad aesta fecha.

1. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE RESOLUCIONES DE

ADJUDICACiÓN EXPEDIDASPORELINCODERA PARTIRDELA FECHADEL PRESENTEINSTRUCTIVO Para la expedición y registro de resoluciones de adjudicación de terrenos baldíos y de bienes fiscales patrimoniales, las oficinas tanto del nivel central como del nivel territorial del INCODERque expiden actos administrativos de adjudicación y las Oficinas de Registro e Instrumentos Públicos, deben tener en cuenta las previsiones que serelacionan acontinuación: OFICINAS TANTO DEL NIVEL CENTRAL COMO DEL NIVEL TERRITORIAL DEL INCODERQUEEXPIDANACTOSADMINISTRATIVOSDEADJUDICACIÓN.-

1. Expedición: Los actos administrativos que se profieran en la titulación de baldíos deben hacerse en losformatos establecidos para tal fin asaber: -Resolución de adjudicación de predios baldíos personasnaturales F28-PM-TB-03,

-Adjudicación aentidades dederecho público F76-PM-TB-02. Una vez el Consejo Directivo del INCODERexpida el nuevo Acuerdo que reglamenta la adjudicación de bienes fiscales patrimoniales, el Instituto

Calidad: Elcamino alaexcelencia 'CO~H EClihem;;,{)<dM MinisteriodeAgriculturayDesarrolloRural RepÚbliCa~.Colombia instituto colombiano de des3trollo rural implementará unformato único decalidad paratales titulaciones, el cual sedará aconocer oportunamente alaSuperintendencia deNotariado yRegistro.

Cadaacto deadjudicación debeexpedirse endos(2)originales: • Original para gestión documental dela Dirección Territorial onivel central del INCODER. • Original para inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos(que será devuelto por la ORIP,al Incoder, junto con la decisión registral ysearchivará enel expediente)

2. Notificación: Lanotificación sehará tanto al interesado comoalMinisterio Público, ydeberá generarse constancia.

Lanotificación personal al beneficiario oalapersonaqueéste autorice 1 deberá realizarse de conformidad con los articulos 44 y siguientes del Código Contencioso Administrativo (Articulo 67 de la Ley1437 de2011NuevoCódigode Procedimiento Administrativ02). Deconformidad con lo dispuesto por el inciso 5°del articulo 44 del CCA(Inciso segundo del Articulo 67 de la Ley 1437 de 2011NuevoCódigode Procedimiento

Administrativo), al hacer la notificación personal seentregará al notificado una copia auténtica del acto (Estacopia noservirá para registro). I Artículo 71 del Nuevo Código de Procedimiento Administrativo 2 Que entrará a regi r el 2 de juli o de 2011.

Calidad: Elcamino alaexcelencia ICO~HECli1J<C¡;d,O~", .MinisteriodeAgriclilturayOesaw)lloRural RepiJbUcadeColOmbia iostitutQ cQíombiaoo de d~s'3r'roHClrUfal El funcionario que adelanta la diligencia de notificación personal deberá tener en consideración informar al beneficiario lo siguiente: ,¡' Que la forma de adquirir los derechos reales en Colombia, entre ellos el derecho de dominio, implica una doble formalidad: el titulo y el modo. El titulo, es un acto de voluntad generador de obligaciones o la sola ley que faculta para adquirir el derecho real de manera directa (contrato, sentencia judicial, resolución de adjudicación). El modo por su parte, es la denominada tradición, que tratándose de bienes inmuebles se perfecciona con la entrega del bien y la respectiva inscripción en la Oficina de Registro de Instrumento Públicos. ,¡' La obligación de regresar una vez el acto de adjudicación quede ejecutoriado, para poder hacerle entrega de la documentación que debe llevar ala ORIPaefectos de proceder al registro del acto de adjudicación. ,¡' La facultad que tiene para renunciar a la interposición de los recursos, de conformidad con el numeral 3 del articulo 62 del Código Contencioso

Administrativo, advirtiéndole que con ello quedará en firme el acto notificado.

3. Ejecutoria: Unavez vencido el término de ejecutoria, seentregará al adjudicatario:

a. Original para inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. b. Documento de constancia de ejecutoria, para cuya expedición se deberá constatar la debida notificación y la firmeza del acto administrativo, en los términos de los articulos 62 y 63 del Código Contencioso

Calidad: Elcamino alaexcelencia

Ie O.~.T Eelibertod, Otd,. MinisteriodeAgriclilturay Desarroll()Rural RepÚblicad. ColOmbia instituto colombiano de desarrOllo rural '\, . I I~ Administrativo. La Subgerencia de Tierras y la Oficina Asesora Jurídica implementarán un preformato que de manera unificada se utilizará en todas las Direcciones Territoriales y dependencias del INCODERa fin de dar uniformidad a las constancias de ejecutoria de actos de adj udicación que expida el Instituto. c. Igualmente, se le hará entrega de tres (3) copias autenticas de: • La resolución y la constancia de ejecutoria para el archivo de registro • La resolución y la constancia de ejecutoria para la Oficina de Catastro • La resolución y de la constancia de ejecutoria para el beneficiario Cuando la notificación al beneficiario se haga por medios diferentes a la notificación personal (edicto en el actual Código Contencioso Administrativoelectrónica o aviso en el nuevo Código de Procedimiento Administrativo), para

poder registrar el acto de adjudicación, el beneficiario deberá acudir a la dependencia del INCODERque lo haya expedido, a efectos de retirar las copias necesarias para el registro, es decir, el original para registro, las copias autenticadas y la constancia de ejecutoria. . 3.1. Acta de entrega de la documentación La entrega de la documentación para el registro de los actos de adjudicación, se materializará mediante acta, a la cual se anexará una copia de la resolución notificada. Esta acta, junto con la copia de la resolución, reposarán en el expediente.

Calidad: El camino a la excelencia sUliem,vD~., MinisteriodeAgricultura'YDesarrolloRural , RapúbííeadaColombia ¡n$tlt~toco!ombllJltlo dedesarrollo rútat 3.2 Archivo del original para registro yde ladecisión registral Una vez finalice el proceso de registro del acto, la ORIP remitirá a la dependencia del INCODERque hayaproferido el acto deadjudicación, el original que fue entregado al beneficiario para el registro, el cual deberá ser archivado enel expediente correspondiente contentivo delaactuación deadjudicación.

OFICINASDEREGISTRODEINSTRUMENTOSPÚBLICOS Corresponde a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos dar cumplimiento al procedimiento registral consuscorrespondientes etapas, asi:

1. Radicación Para proceder a la inscripción de las resoluciones de adjudicación proferidas por el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, en lasOficinas de Registro e

Instrumentos Públicos sedeberá exigir en laetapa de radicación, lasiguiente documentación: • Original (Queserádevuelto aladependencia dellNCODERque hubiera proferido el acto, junto con ladecisión registral) • Copiaautenticada dela resolución ydelaconstancia deejecutoria para el archivo deregistro • Copiaautenticada dela resolución ydelaconstancia deejecutoria para la oficina decatastro • Copiaautenticada delaresolución ydelaconstancia deejecutoria para el beneficiario Calidad: Elcamino ala excelencia ICO~.rECliOOi1ndvO~" MinIsteriodeAgricullurayOes811'()lIoRura! Rep~b'ica.~~Colombia

2. Calificación .~ ....•.•.d ..Wt. h,;...~ incoderinstit1.$to oolomblanQ dedest1!TPI.I() rural En las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos se deberá efectuar el análisis del acto administrativo, el cual consiste en verificar que se encuentre numerado y fechado; que tenga las firmas del funcionario del INCODERque expide el acto administrativo; que tenga la constancia de ejecutoria, que no presente tachaduras ni enmendaduras y que cumpla con las disposiciones legales vigentes de acuerdo al tipo de adjudicación, asi como el tamaño de la UAF para la región. Igualmente, la Oficina de Registro verificará en el indice de propietarios que el adjudicatario no aparezca como propietario de otro

inmueble rural. Si del análisis juridico de los documentos sometidos a registro (en este caso las resoluciones de adjudicación de baldios o de bienes fiscales patrimoniales) no se dan los presupuestos legales para ordenar su inscripción, se procederá a elaborar la nota devolutiva que señalará claramente los hechos y fundamentos de derecho que dieron origen a la devolución, informando los recursos que proceden conforme al Código Contencioso Administrativo.

3. Inscripción Si procede la inscripción de la resolución de adjudicación, se inscribirá con el código registral correspondiente: • Adjudicación de Baldios Código 0103 precisando en los comentarios que está sujeto a las prohibiciones del Art. 72 de la Ley 160 de 1994.

• Adjudicación Unidad Agricola Familiar Código 0116 • Condición Resolutoria y/o Caducidad Administrativa Expresa Código 0311 o el que en su momento se cree para tal fin, precisando en los comentarios el tiempo de duración de la limitación del dominio.

Calldad: EI camino a la excelencialíb<rtdyUlden

MinisteriodeAgrlculluray DesarrolloRural

RepÓbUi: a<ieéo'.omb¡.

4. Envios: instituto colombiano dé desarrollo rural Una vez proferida la decisión registral a que haya lugar (Anotación en Folio o Nota devolutiva), laORIPprocederá a: • Entregar al interesado lacopia autenticada parael beneficiario ycopia de ladecisión registral. • Remitir a la dependencia del INCODERque haya proferido el acto de

adjudicación, el Original ycopia deladecisión registral. • Remitir alcatastro correspondiente lacopia destinada para tal oficina y la constancia de inscripción a fin de que se asigne el número predial o catastral

5. Archivo La Oficina de Registro archivará en la carpeta de Antecedentes del folio de matricula inmobiliaria correspondiente la copia destinada para registro y la constancia deinscripción oformulario decalificación

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11. PROCEDIMIENTOPARA EL REGISTRODE RESOLUCIONESEXPEDIDAS PORELINCORAOINCODERCONANTERIORIDADALAFECHADEESTE

INSTRUCTIVO ~. ".- Comoexcepción al trámite establecido en el acápite anterior, acontinuación se establece untrámite especial para lasadjudicaciones expedidas enel pasadopor el INCORAeINCODER.

Calidad: Elcamino alaexcelenciaüb<",;yO~",

MinisteriodeAgriculluray DesarrolloRural RepúblicadeColomb'••

1. Radicación: instituto colombiano dé desarrolki rural Paraproceder ala inscripción de lasresoluciones de adjudicación proferidas por el INCORA o INCODER,en lasOficinas de Registro de Instrumentos Públicos se deberá exigir enlaetapa deradicación, lasiguiente documentación: • Original delaResolución • Copiaautentica condestino alaoficina deregistro • Copiaautentica condestino alaoficina decatastro

2. Cruce de Información con el Incoder Elregistrador informará ala Dirección Territorial del Incoder sobre la resolución

que sepresentó para registro, con el fin de que le responda sieseacto No xxx de fecha xx/xx/xxx de adjudicación del predio xxxx, ubicado en el Municipio xxxx, vereda xxxxx con unárea dexxx Has Mtsenfavor dexxxxx, fue expedido por esaEntidad o por lasqueejercieron lasmismasfunciones -conanterioridad a su creación y corresponde al que efectivamente reposa en los archivo del Incoder.

3. Revisión por parte del INCODER Elfuncionario competente del INCODER,deberá dar respuesta a la ORIP,dentro delosquince (15)díashábiles siguientes ala recepción delasolicitud.

Parala respuesta queseremita laORIP,deberá consultarse loslibros radicadores de las resoluciones afin de determinar si losactos administrativos relacionados en la solicitud corresponde efectivamente a los que figuran en archivos, Calidad: Elcamino alaexcelencialihMnrl,o"" MlnlsteñodeAgricullurayDesarrolloRural RepiJblit:ade éniombia lnstltyto colombiano de desar~lio rural realizado lo anterior, deberá extraerse información básica sobre la resolución: tipo de programa de adjudicación -baldíos, bienes fiscales, subsidionombre del beneficiario e identificación, nombre, identificación y ubicación del predio. Se recomienda incluso enviar copia autentica del acto administrativo afin dequese realice el respectivo cotejo. Larespuesta deberá limitarse alostérminos solicitados precisando si: "Comprobado el libro XX en el folio XXXse estableció que la resolución

número XXXcorresponde a la resolución de adjudicación de XXXen favor de XXXrespecto del predio XXXcon unáreadexxx HasMtsconfolio dematrícula xxx siaplica, y la Dirección Territorial odependencia quelaexpide." Sipor el contrario, el acto nofue expedido, nocoincide onoreposadentro de los libros radicadores, la respuesta seharáenlossiguientes términos: "Comprobado el libro XX en el folio XXXse estableció que la resolución número XXXnocorresponde a la resolución de adjudicación de XXXen favor deXXXrespecto del predio xxxx, ubicado enel Municipio xxxx, vereda xxxxx con un área de xxx HasMts y la Dirección Territorial o dependencia que la expide."

4. Calificación:

a. Una vez obtenida la respuesta del Incoder y en el caso que el INCODER certifique que la resolución que reposa en los libros consecutivos corresponde a la resolución de adjudicación llevada a registro, las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos deberán efectuar el análisis del acto administrativo, el cual consiste en verificar que se encuentre numerado y fechado; que tenga lasfirmas del funcionario del INCODERque expidió el acto administrativo; que tenga la constancia de ejecutoria, que el documento no

Calidad: Elcamino alaexcelencia1-'

I, Ubortnd,om", MinisteriodeAgrlcuitllrayOesarrolloRllralRepÚblicadeColombia instituto c,otombiano dé desar'lijllo ttm,Ü

tenga tachaduras ni enmendaduras y que cumpla con las disposiciones legales vigentes de acuerdo al tipo de adjudicación: baldíos o bienes fiscales patrimoniales. Sidel análisis juridico de losdocumentos sometidos aregistro (eneste casolas resoluciones de adjudicación de baldíos o de bienes fiscales patrimoniales) no se dan los presupuestos legales para ordenar su inscripción, se procederá a elaborar una nota devolutiva que señalará claramente los hechos y fundamentos de derecho que dieron origen a la devolución, informando los recursos que proceden conforme al CódigoContencioso Administrativo. b. Enel evento que el INCODERcertifique que la resolución no reposa en los libros consecutivos o no corresponde a la resolución de adjudicación llevada a registro, la Oficina de Registro procederá a emitir nota devolutiva informando lo señalado por el Incoder, entregándole al usuario copia simple de la resolución y la nota devolutiva efectuado el trámite de la notificación Art 44y ssdel CCA c. Al INCODERse le enviará en estos casosel original del acto llevado para el registro y la nota devolutiva, a efectos de que dicho Instituto promueva las acciones administrativas y/o judiciales aque hayalugar. Cuando se trate de resoluciones sobre las cuales existan sospechas de presunta falsedad, el Director Territorial o funcionario del INCODERque tenga conocimiento de la existencia del presunto hecho ilícito, deberá remitir el asunto a la Oficina AsesoraJuridica del Instituto a efectos de que se realicen los estudios correspondientes, y si esprocedente, seinterpongan

las acciones judiciales de manera conjunta con la Superintendencia de Notariado y Registro.

Calidad: Elcamino alaexcelencia

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5. En tregas '; '.

Una vez proferida la decisión registral a que haya lugar (Anotación en Folio o Nota devolutiva por aspectos formales o jurídicos de la resolución que no comporte la nulidad del acto), la ORIPprocederá a entregar el acto, junto con la decisión registral al interesado. En los eventos en que consista en una nota devolutiva, .corresponderá al interesado adelantar ante la dependenda del INCODER correspondiente, los trámites tendientes a subsanar los requisitos legales (Formales) para el registro. , . Cordialmente, ~~~ JORGE ENRIQUEVELEZ GARCíAMiSuperintendente de Notariado y Registro jJU N MANUEL OSPINA RESTREPO rente General INCODER VtoBno:Dr.Jairo AlonsoMesaGuerracoor~-rupo Tierras superin~encia de Notariado yRegistro

Dra.Jhenifer MojicaFlórezSUbger: ~a:;~erras Rurales Incoder

DrJorge Enrique Nates Superintendente Delegado para el Registro.

Revisó: Dra.LillanaVegaDirectora Técnica de BaldiosIncoder .l.JI q\l

Dra.Dianadel Pilar Morales BetancourtJefe OficinaAsesora Jur.Vfja Incoder ~ Dr.Andrés ParraDirector Técnico de Procesos Agrarios Incoder ~

Elaboró: Judy JaimesContratista Incoder Calidad: El camino a la excelencia

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