SNR - Instrucción administrativa 2025-000004-9 de 2025

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INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA

IA-2025-000004-9

DS-100

Bogotá, D.C., 22 de septiembre de 2025

PARA: NOTARIOS DEL PAÍS

DE: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO

ASUNTO: OBLIGACIONES FISCALES DEL NOTARIO

Señores Notarios: En el marco de las funciones establecidas en el numeral 19 del artículo 13 del Decreto 2723 de 2014, modificado por el Decreto 1554 de 2022, corresponde al despacho del Superintendente de Notariado y Registro “Expedir instrucciones, circulares y otros actos administrativos relacionados con los servicios públicos notarial y registral”.

De conformidad con lo anterior y en cumplimiento de las funciones de orientación, inspección, vigilancia y control atribuidas legalmente a esta Superintendencia, se considera pertinente unificar los criterios expuestos en instrucciones administrativas relacionadas con las normas tributarias, de manera que se garantice la adecuada prestación del servicio público notarial, las cuales deberán ser acatadas en concordancia con lo establecido en el Decreto Ley 960 de 1970 – Estatuto del Notariado, Decreto Ley 624 de 1989 - Estatuto Tributario Nacional y demás normas reglamentarias que sean aplicables a los trámites que adelanten los Notarios del País, en calidad de agentes retenedores ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN.

I. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO - RUT La inscripción en el Registro Único Tributario -RUT, deberá cumplirse en forma previa al

Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN.

I. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO - RUT La inscripción en el Registro Único Tributario -RUT, deberá cumplirse en forma previa al inicio de la actividad notarial, este documento no tiene fecha de expiración [1] y se puede actualizar en línea cuando se desee. En palabras de la DIAN el RUT “[s]e constituye como único mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN”.[2] IA-2025-000004-9Página | 2

Su propósito es contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todas las personas tanto naturales, como jurídicas, para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias acorde con las actividades económicas realizadas. Al respecto, ver el artículo 555 y 555-2 E.T.N.

II. IMPUESTO A LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS Una persona natural en Colombia declara el impuesto de renta y complementarios cuando:  Tiene un patrimonio bruto superior a 4500 UVT a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.  Haya obtenido ingresos brutos iguales o superiores a 1400 UVT durante el año inmediatamente anterior.  Haya realizado consumos mediante tarjeta de crédito superiores a 1400 UVT durante el año inmediatamente anterior.  Haya realizado compras, consumos totales o uso de tarjetas de crédito superiores a 1400 UVT durante el año inmediatamente anterior.  Haya realizado consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras por valor total acumulado superior a mil cuatrocientas 1400 UVT durante el año inmediatamente anterior.

anterior.  Haya realizado consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras por valor total acumulado superior a mil cuatrocientas 1400 UVT durante el año inmediatamente anterior.  Ser responsable del IVA al cierre del año inmediatamente anterior. Periodicidad de la Declaración Tributaria: La declaración y pago del impuesto de renta y complementarios es anual, los términos de presentación oportuna y pago será el señalado en el calendario tributario que se fija anualmente por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante decreto.

III. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO - IVA Definición de servicio: “Para los efectos del impuesto sobre las ventas se considera servicio, toda actividad, labor o trabajo prestado por una persona natural o jurídica, sin importar que en la misma predomine el factor material o intelectual, y que genera una contraprestación de dinero o en especie, independientemente de su denominación o forma de remuneración”. (Art. 1, Decreto 1372 de 1992) Aplicación: El impuesto a las ventas se aplicará, entre otros, en la prestación de servicios en el territorio nacional (literal c) art. 420 E.T.) con exclusión de los departamentos de San

Andrés y Providencia. La prestación del servicio notarial es objeto de impuesto sobre las ventas a la tarifa general del 19%, es preciso aclarar que las tarifas establecidas anualmente por la Superintendencia de Notariado y Registro frente a cada uno de los servicios que prestan las notarías no IA-2025-000004-9Página | 3

incluyen IVA; razón por la cual se debe adicionar el 19%, a la cuantía por cobrar, al momento de realizar la facturación.

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incluyen IVA; razón por la cual se debe adicionar el 19%, a la cuantía por cobrar, al momento de realizar la facturación.

Base Gravable: La base gravable en la prestación de los servicios notariales estará conformada en cada operación por el valor total de la remuneración que reciba el notario por la prestación del servicio. No obstante, para la liquidación del impuesto se excluirán del valor de la remuneración, los valores que correspondan a recaudos recibidos para terceros conforme lo dispone el artículo 18 del Decreto 2076 de 1992[3].

Tarifa General del Impuesto sobre las Ventas: Para los servicios prestados por las notarías aplica la tarifa general del impuesto sobre las ventas del diecinueve por ciento (19%) (Art. 468 del Decreto Ley 624 de 1989 – Estatuto Tributario, modificado por el artículo 184 de la Ley 1819 de 2016). Se aclara que, a la fecha, no existen tarifas preferenciales de IVA para ningún servicio notarial, por lo que se continúa aplicando la tarifa del 19% indistintamente para todos. Periodicidad de la Declaración Tributaria: Los términos de presentación oportuna y pago de las declaraciones de IVA serán señalados en el calendario tributario que se fija anualmente por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante decreto. Exclusión del IVA en el servicio de Registro del Estado Civil y recaudo para terceros: Para la liquidación del Impuesto se excluirán del valor de la remuneración los valores relacionados con los recaudos recibidos para terceros y los valores relacionados con los documentos o certificados del Registro Civil. (Art. 18 Decreto 2076 de diciembre 23 de

Para la liquidación del Impuesto se excluirán del valor de la remuneración los valores relacionados con los recaudos recibidos para terceros y los valores relacionados con los documentos o certificados del Registro Civil. (Art. 18 Decreto 2076 de diciembre 23 de 1992). Constituye archivo del Registro Civil, los elementos enunciados en el artículo 8 del Decreto Ley 1260 de 1970. Cabe aclarar que las escrituras públicas contentivas de la celebración de matrimonio civil, los cambios de nombres y correcciones al registro civil si se encuentran gravadas con el IVA. Periodicidad del IVA El impuesto a las ventas - IVA se factura y recauda en cada venta que se hace, pero se declara periódicamente, puede ser cada dos meses (IVA bimestral) cada cuatro meses (IVA cuatrimestral) o anual (IVA anual) este último si el responsable es régimen de tributación simple. La declaración y pago se deben hacer el mes siguiente a aquel en que finaliza el período, según las fechas que haya indicado el Gobierno nacional a través de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de acuerdo con el último dígito del NIT del responsable.

Periodo Bimestral: El artículo 600 del Estatuto tributario, en su numeral primero, señala los responsables del IVA, personas naturales o jurídicas, que tienen Declaración y pago bimestral para aquellos responsables de este impuesto, grandes contribuyentes y aquellas personas jurídicas y naturales cuyos ingresos brutos, a 31 de diciembre del año gravable anterior, sean iguales o superiores a noventa y dos mil (92.000) UVT y para los responsables de que tratan los artículos 477 y 481 de este Estatuto.

Periodo Cuatrimestral: El numeral 2 del artículo 600 del Estatuto Tributario, indica que el

responsables de que tratan los artículos 477 y 481 de este Estatuto.

Periodo Cuatrimestral: El numeral 2 del artículo 600 del Estatuto Tributario, indica que el período cuatrimestral en el impuesto a las ventas corresponde a los responsables que en el año anterior hubieran obtenido ingresos inferiores a 92.000 UVT.

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Periodo Anual: Aquellos responsables que durante el año gravable objeto de declaración estuvieran inscritos en el Régimen Simple de Tributación, están en la obligación de declarar anualmente el impuesto sobre las ventas.

Los responsables del IVA pueden cambiar de período gravable según si sus ingresos se incrementan o disminuyen. Período gravable del IVA al iniciar actividades: Para determinar si el período gravable es bimestral o cuatrimestral, es preciso tener en cuenta que la primera declaración de IVA a presentar por el notario, cuando inicia actividades, tendrá siempre una periodicidad bimestral, puesto que no se cuenta con una vigencia anterior de referencia, de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo primero del artículo 1.6.1.6.3 del Decreto 1625 de 2016. Por su parte, a partir del segundo año, en adelante, será la referencia de ingresos del primer año (vigencia anterior), la que permitirá determinar qué período gravable es el que resulta aplicable.

IV. RETENCIÓN EN LA FUENTE El Estatuto Tributario en su artículo 518 señala: “Artículo 518. Agentes de retención. Deberán responder como agentes de retención,

a más de los que señale el reglamento:

1. Las personas naturales y asimiladas, cuando reúnan las condiciones previstas en

“Artículo 518. Agentes de retención. Deberán responder como agentes de retención, a más de los que señale el reglamento:

1. Las personas naturales y asimiladas, cuando reúnan las condiciones previstas en el artículo 519 de este Estatuto, y las personas jurídicas y asimiladas, que, teniendo el carácter de contribuyentes del impuesto, intervengan como contratantes, aceptantes, emisores o suscriptores en los documentos.

2. Los notarios por las escrituras públicas.

(…)”. La retención en la fuente es un sistema de recaudo anticipado de impuestos, que tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude dentro del mismo ejercicio gravable (año) en que se cause, de conformidad con el artículo 367 del Decreto Ley 624 de 1989. Agentes de Retención en la Fuente: Un agente de retención es aquel que se encuentra obligado a realizar la retención en la fuente del impuesto; al respecto, los notarios son agentes de retención al momento de autorizar las escrituras públicas de enajenación de activos fijos de personas naturales. Los agentes que no efectúen la retención son responsables por la suma que están obligados a retener, sin perjuicio de su derecho de reembolso contra el contribuyente, cuando aquel satisfaga la obligación. Las sanciones o multas impuestas al agente por el incumplimiento de sus deberes serán de su exclusiva responsabilidad. Al respecto, ver artículos 370 y 375 del Decreto Ley 624 de 1989 – Estatuto Tributario. Retención en la enajenación de activos fijos de personas naturales: Los ingresos que obtengan las personas naturales por concepto de la enajenación de activos fijos están

Retención en la enajenación de activos fijos de personas naturales: Los ingresos que obtengan las personas naturales por concepto de la enajenación de activos fijos están sometidos a una retención en la fuente equivalente al uno por ciento (1%) del valor de la IA-2025-000004-9Página | 5

enajenación. El notario se erige como agente retenedor en el caso de enajenación de bienes inmuebles. Es imperativo que dicho porcentaje de la venta se cancele al notario, antes de la autorización de las escrituras por ese concepto. Al respecto, ver el Art. 398 del Decreto Ley 624 de 1989 – Estatuto Tributario. Retención en la fuente para personas jurídicas: De conformidad con los artículos 5 del Decreto 1512 de 1985, modificado parcialmente por el artículo 8° del Decreto 2509 de 1985, y el artículo 12 del Decreto 2509 de 1985, el pago o abono en cuenta por la venta de bienes inmuebles realizada por personas jurídicas y sociedades de hecho se encuentra sometida a retención en la fuente por concepto de otros ingresos tributarios, debiendo efectuar la retención quien realice el pago, salvo que se trate de una persona natural que no reúna las calidades para ser agente retenedor. En estos casos el notario deberá verificar que la retención en la fuente se haya realizado correctamente al momento de autorizar la escritura pública de enajenación según la base señalada en el Decreto 0572 del 28 de mayo de 2025. Retención en la fuente en la permuta: En caso de enajenación de bienes raíces mediante contratos de permuta, la retención en la fuente se aplicará a cada uno de los permutantes

de 2025. Retención en la fuente en la permuta: En caso de enajenación de bienes raíces mediante contratos de permuta, la retención en la fuente se aplicará a cada uno de los permutantes tomando como base el valor declarado para cada uno de los bienes permutados en la escritura pública, (artículo 5° del Decreto 1512 de 1985). “Las situaciones en las que participan como permutantes una persona natural y una persona jurídica, se rigen por los principios generales, frente a la persona natural el agente retenedor es el notario siempre que se cumplan todos los requisitos, o sea que para dicha persona se trate de un activo fijo y la tarifa es la misma del 1%”. Al respecto, ver Concepto No. 031594 de mayo 6 de 1998, emitido por la Oficina de Normativa y Doctrina de la DIAN. Enajenación a título de venta o dación en pago, de derechos sucesorales, sociales o litigiosos: La enajenación a título de venta o dación en pago, de derechos sucesorales da lugar a la aplicación de retención en la fuente a la tarifa del 1% sobre el valor de los derechos efectivamente adjudicados; esto quiere decir que aplica únicamente a las enajenaciones a título particular y no universal. Al respecto, ver Concepto No 67617 de julio 17 de 2000, emitido por la Oficina de Normativa y Doctrina de la DIAN. Descuento de Retención en la Fuente por Concepto de Enajenación de Bienes Inmuebles con Destino Habitacional: En el caso de la enajenación de la casa o apartamento de habitación del contribuyente, adquirido con anterioridad al 1° de enero de 1987, el porcentaje de retención en la fuente disminuirá. Al respecto, ver Artículo 399 del

apartamento de habitación del contribuyente, adquirido con anterioridad al 1° de enero de 1987, el porcentaje de retención en la fuente disminuirá. Al respecto, ver Artículo 399 del Decreto Ley 624 de 1989 – Estatuto Tributario. Casos en los que no se aplica Retención en la Fuente: a) El otorgamiento, la autorización y el registro de cualquier escritura pública de compraventa o de hipoteca de una vivienda de interés social de que trata la Ley 9ª de 1989, no requerirá del pago de retenciones en la fuente. (Art. 400 Decreto Ley 624 de 1989 – Estatuto Tributario). b) Cuando mediante negociación directa y por motivos definidos por la ley como de interés público o de utilidad social, o para proteger el ecosistema según el Ministerio del Medio Ambiente, se transfieran bienes inmuebles activos fijos a entidades públicas y/o mixtas, en las que el Estado tenga mayor participación, la utilidad obtenida será ingreso no constitutivo IA-2025-000004-9Página | 6

de renta ni ganancia ocasional (Art. 2.14.6.6.4. del Decreto 1071 de 2015 y art. 25 de la Ley 9 de 1983). En consecuencia, los Notarios como agentes retenedores en la enajenación de inmuebles que tengan la calidad de activos fijos y la efectúe personas naturales deberán exigir como prueba para la no retención, certificación del representante legal de la entidad pública en la cual conste que la trasferencia, se efectuó de conformidad con lo previsto en el artículo 25 de la Ley 9ª de 1983; además, copia de la resolución ejecutiva que incorpora la entidad y

cual conste que la trasferencia, se efectuó de conformidad con lo previsto en el artículo 25 de la Ley 9ª de 1983; además, copia de la resolución ejecutiva que incorpora la entidad y su actividad dentro de su declaratoria de utilidad pública e interés social, documentos estos que se protocolizan con la respectiva escritura. c) No existe retención en la fuente en la donación porque, en estricto sentido, en ella no se genera un ingreso para el donante. Es a título gratuito la donación que consiste en la transmisión que una persona hace gratuita e irrevocable de un bien a otra que la acepta (C.C., art. 1443). La donación es una ganancia ocasional que se grava en cabeza del beneficiario o donatario y la cuantía se determina por el valor fiscal que tengan los bienes donados en el período inmediatamente anterior (Decreto Ley 624 de 1989 – Estatuto Tributario., art. 303). Protocolización de la prueba del pago de retención en la fuente: Sobre la obligatoriedad de la protocolización del comprobante de retención en la fuente junto con la escritura pública, la norma que regula el tema correspondiente es el artículo 10 del Decreto Reglamentario 2509 de 1985, el cual señala que las pruebas deberán protocolizarse con la escritura respectiva. “Artículo 10. Las pruebas de que trata el artículo anterior deberán protocolizarse con la escritura respectiva, o conservarse en el respectivo expediente, según el caso”. Dicha protocolización debe entenderse, en el sentido en que estos documentos han de insertarse al protocolo por orden legal, en los términos del artículo 56 del Decreto-Ley 960 de 1970 sin que genere derechos notariales adicionales, por tratarse de la protocolización

el caso”. Dicha protocolización debe entenderse, en el sentido en que estos documentos han de insertarse al protocolo por orden legal, en los términos del artículo 56 del Decreto-Ley 960 de 1970 sin que genere derechos notariales adicionales, por tratarse de la protocolización de documentos necesarios para el otorgamiento de los actos o contratos que contenga la escritura pública, tal como lo señala el artículo 220 del Estatuto Notarial. Así las cosas, el deber del notario reposa en protocolizar la prueba del pago de la retención en la fuente y no propiamente el certificado de retención en la fuente.

Certificados: Por certificados se deberá entender lo dispuesto por el artículo 381 del Estatuto Tributario, que al respecto señala que cuando se trate de conceptos de retención, diferentes de los ordenados en la relación laboral o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones. A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.

V. IMPUESTO DE TIMBRE El artículo 77 de la Ley 2277 de 2022, por medio de la cual se adoptó la reforma tributaria y se adicionó el parágrafo 3 al Artículo 519 del Estatuto Tributario, reglamentó la aplicación del Impuesto de Timbre para la enajenación a cualquier título de bienes inmuebles cuyo valor sea igual o superior a veinte mil (20.000) UVT.

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Agente de retención a título del impuesto de Timbre: Como agentes de retención para el caso de este gravamen y con base en el Artículo 518 del Estatuto Tributario, modificado

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Agente de retención a título del impuesto de Timbre: Como agentes de retención para el caso de este gravamen y con base en el Artículo 518 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 35 de la Ley 6 de 1992, los Notarios son responsables por las escrituras públicas que reúnan las condiciones para estar sujetas al gravamen. Contribuyentes del impuesto de Timbre: Conforme a lo dispuesto en el Artículo 515 del Estatuto Tributario, los contribuyentes del impuesto de Timbre son las personas naturales o jurídicas, sus asimiladas, y las entidades públicas no exceptuadas expresamente, que intervengan como otorgantes, giradores, aceptantes, emisores o suscriptores de las escrituras públicas. Así mismo es contribuyente aquel a cuyo favor se expida, otorgue o extienda la escritura pública. Para efectos del impuesto de timbre se consideran asimiladas a personas jurídicas y naturales las señaladas en materia de impuesto de renta y complementarios. Al respecto, ver Art. 22 del Decreto Reglamentario 2076 de 1992. Es importante tener en cuenta los casos en los cuales, pese a conllevar transferencia de la propiedad, no deben considerarse como enajenación para efectos del impuesto de timbre:  Aporte de inmueble a una sociedad nacional, siempre y cuando se cumplan las condiciones referidas en los artículos 319 y 319-1 del Estatuto Tributario.  Transferencia del inmueble, producto de fusión o escisión, en tanto cumplan las condiciones previstas en los artículos 319-3 a 319-6 del Estatuto Tributario.  La transferencia del inmueble por la liquidación de la sociedad

 Transferencia del inmueble, producto de fusión o escisión, en tanto cumplan las condiciones previstas en los artículos 319-3 a 319-6 del Estatuto Tributario.  La transferencia del inmueble por la liquidación de la sociedad conyugal, ya que no produce incremento neto del patrimonio de ninguno de los cónyuges. Documentos exentos del impuesto de timbre: Se debe tener en cuenta que en el Estatuto Tributario indica de manera taxativa las escrituras exentas del Impuesto de Timbre, estableciendo, entre otros, los siguientes:  Las enajenaciones inferiores a 20.000 UVT (Artículo 519 parágrafo 3).  Naves.  Constitución o cancelación de hipotecas sobre bienes inmuebles.  Las escrituras otorgadas por el Fondo Nacional del Ahorro con sus afiliados, en lo relativo a vivienda.  Aporte del inmueble a una sociedad nacional siempre y cuando se cumplan las condiciones listadas en los artículos 319 y 319-1 E.T.  Transferencia del inmueble producto de un proceso de fusión o escisión. Art. 319-3 a 319-6 E.T.  Transferencia del inmueble como consecuencia de la liquidación de la sociedad conyugal IA-2025-000004-9Página | 8

 Art. 530 del Estatuto Tributario. Documentos Exentos del Impuesto de Timbre.  Art.530-1 del Estatuto Tributario. Las escrituras públicas de enajenación de inmuebles para viviendas urbanas clasificadas en los estratos socioeconómicos uno, dos y tres. Sujetos exentos del impuesto de timbre: El Artículo 532 del Estatuto Tributario dispone

enajenación de inmuebles para viviendas urbanas clasificadas en los estratos socioeconómicos uno, dos y tres. Sujetos exentos del impuesto de timbre: El Artículo 532 del Estatuto Tributario dispone que las entidades de derecho público están exoneradas del pago del Impuesto de Timbre, entendiendo para estos efectos, entidades de derecho público las siguientes:  La Nación.  Los Departamentos.  Los Distritos Municipales. Municipios.  Los Entes Universitarios Autónomos.  Los Organismos o dependencias de las ramas del poder público central o seccional. La base gravable del impuesto de timbre para el caso de documentos elevados a escritura pública sobre bienes inmuebles enajenados a cualquier título, se encuentra reglamentado en el parágrafo 3 del Artículo 519 del ETN y se regirá por los siguientes parámetros:

RANGOS UVT

DESDE HASTA

TARIFA MARGINAL IMPUESTO 0 20.000 0% 0% > 20.000 50.000 150% (Valor de la enajenación en UVT menos 20.000 UVT) 1,5% > 50.000 En Adelante 3% ((Valor de la enajenación en UVT menos 50.000 UVT) 3%) + 45

Conforme a la tabla anteriormente señalada se excluye el impuesto de timbre a:  Aquellas enajenaciones (a cualquier título) de inmuebles cuyo valor sea inferior a 20.000 UVT y que no hayan sido sujeto a este impuesto.  Enajenación de naves, o la constitución o cancelación de hipotecas sobre los mismos.

valor sea inferior a 20.000 UVT y que no hayan sido sujeto a este impuesto.  Enajenación de naves, o la constitución o cancelación de hipotecas sobre los mismos.

VI. PRESENTACIÓN Y PAGO OPORTUNO DE IMPUESTOS ANTE LA DIRECCIÓN DE

IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN IA-2025-000004-9Página | 9

El agente retenedor o autorretenedor que no consigne las sumas retenidas o auto retenidas por concepto de retención en la fuente dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha fijada por el Gobierno nacional para la presentación y pago de la respectiva declaración de retención en la fuente, o quien encargado de recaudar tasas o contribuciones públicas no las consigne dentro del término legal, incurrirá en prisión de cuarenta (48) a ciento ocho (108) meses y multa equivalente al doble de lo no consignado sin que supere el equivalente a 1.020.000 UVT. En la misma sanción incurrirá el responsable del impuesto sobre las ventas que, teniendo la obligación legal de hacerlo, no consigne las sumas recaudadas por dicho concepto, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha fijada por el Gobierno nacional para la presentación y pago de la respectiva declaración del impuesto sobre las ventas. Al respecto, ver el Artículo 402 del Código Penal

VII. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y USO DEL SIN La Factura Electrónica es un documento que se genera mediante servicios electrónicos que respaldan el proceso desde la expedición, la posible declinación y el almacenamiento.

Obligación de expedir factura: Conforme lo indica el artículo 615 del Estatuto Tributario¸

La Factura Electrónica es un documento que se genera mediante servicios electrónicos que respaldan el proceso desde la expedición, la posible declinación y el almacenamiento.

Obligación de expedir factura: Conforme lo indica el artículo 615 del Estatuto Tributario¸ “Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.” Obligados a facturar electrónicamente: Conforme a la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020 – DIAN, están obligados a facturar electrónicamente:  Personas naturales o jurídicas responsables del Impuesto sobre las ventas IVA (Responsabilidad 48).  Personas naturales que superen los montos establecidos y personas jurídicas obligados a facturar por bienes o servicios excluidos de IVA (Responsabilidad 16).  Personas naturales o jurídicas voluntarios u obligados por modalidad electrónica (Responsabilidad 52).

Para el caso de la Actividad Notarial en julio del año 2020, a través de la circular 473 emitida por la Superintendencia Delegada para el Notariado, se orienta a todos los Notarios del país respecto al procedimiento de facturación electrónica y se indicó que a partir del 01 de octubre del año 2020 debía quedar implementada, en su totalidad, la facturación electrónica, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 20 de la Resolución 000042 del

octubre del año 2020 debía quedar implementada, en su totalidad, la facturación electrónica, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 20 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020 – DIAN. Requisitos de la factura electrónica: La factura electrónica de venta exigida por la DIAN tiene una serie de condiciones adicionales a las señaladas en el artículo 617 del Estatuto IA-2025-000004-9Página | 10

Tributario, lo anterior deriva al uso de herramientas tecnológicas, dichos requisitos están consignados en el Artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020 de la DIAN.  Indicar que se trata de una factura electrónica de venta.  Los apellidos y nombre de quien preste el servicio o NIT del vendedor.  Razón social (en caso de ser persona jurídica), apellidos y nombre (de ser persona natural) del comprador o NIT del comprador. Si no se encuentra registrado en el RUT es necesario incluir tipo y número de documento de identidad.  Incluir el sistema de numeración consecutiva para las facturas electrónicas. Este debe tener la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia.  Fecha y hora de expedición, que corresponde a la validación de la DIAN.  Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados. Deben tener un código que permita la identificación y relación de estos.  Valor total de la operación.  Forma de pago, según sea de contado o crédito.  Medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia electrónica.  Indicar la calidad de retenedor del IVA.

 Forma de pago, según sea de contado o crédito.  Medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia electrónica.  Indicar la calidad de retenedor del IVA.  Discriminación del IVA y la tarifa correspondiente.  Incluir firma digital.  Indicar CUFE - Código Único de Factura Electrónica, hace referencia a un código que se representa en el lenguaje QR y que permite diferenciar una factura del resto. Al escanear este tipo de códigos con una App para celular se puede visualizar la factura.

Situaciones de contingencia: Existen algunas medidas que se pueden adoptar en caso de contingencia durante el proceso de generación de una factura electrónica: Cuando el facturador no pueda expedir la factura electrónica por inconvenientes tecnológicos, puede facturar a través de las facturas de contingencia, la cuales deben contar con numeración consecutiva autorizada por la DIAN, con el prefijo CSFE

(Contingencia Servicio Factura Electrónica) el cual sólo será utilizado para la numeración de facturas por contingencia en Facturación Electrónica, una vez se supere la contingencia, se deberá transcribir la información de las facturas generadas en contingencia al formato XML y transmitirla a la DIAN para su respectiva validación, es IA-2025-000004-9Página | 11

importante tener presente que se cuenta con 48 horas par