SNR - Instrucción administrativa 23 de 2018

0 900 I o

NR A T TRODTDA

P NOTARIADO

O GOBIERNO DE COLOMBIA INSTRUCCIÓN No. 28 2e tic 29M

PARA: Notarios del País DE: Despacho Superintendente de Notariado y Registro ASUNTO: Expedición de copias simples

1. Considerando 1. 1 Obligación de los notarios de expedir copias simples En relación con el tema del asunto, y en cumplimiento de la función de inspección, vigilancia y control sobre el servicio notarial, se emiten las instrucciones que adelante se indican, previas las siguientes consideraciones: La función notarial se encuentra dentro del marco consagrado en el Decreto Ley 960 de 1970, en el cual se estipuló, como funciones de todo notario, entre otras, la correspondiente a expedir copias o certificaciones, según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.

Aunado a ello, en el artículo 25 del Decreto Ley 019 de 2012 1 , se contempló que las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite. Esta norma, además de ser posterior al Decreto Ley 960 de 1970, no va en contra de las funciones fedatarias de los notarios. En el Decreto Ley 019 de 2012 se consagra una nueva función de los notarios, siendo esta la expedición de copias simples. La Superintendencia no observa algún conflicto entre las normas enunciadas. Se estableció de esta manera la existencia de la copia simple y la obligación de los notarios de expedirla. 1 "ARTICULO 25. ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos.

copia simple y la obligación de los notarios de expedirla. 1 "ARTICULO 25. ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto, no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones. Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara. Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite." Hoja No. 1 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-21-21

Bogotá D.C. Colombia htto: //www.supernotariado.qov.coR D.L: EN,„ , ,,At EAN,C. ,.

Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-21-21

Bogotá D.C. Colombia htto: //www.supernotariado.qov.coR D.L: EN,„ , ,,At EAN,C. ,.

O GOBIERNO DE COLOMBIA A su vez, en el Decreto 1069 de 2015, en su artículo 2.2.6.13.2.1.4, se indicó de manera taxativa que "C..) las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos, causarán un valor que corresponda al valor de la fotocopia. (...)" Así mismo, de conformidad con el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, corresponde al Presidente de la República, ejercer la potestad reglamentaria mediante la expedición de Decretos para la cumplida ejecución de las leyes. Que por expreso mandato del artículo 218 del Decreto Ley 960 de 1970, el Gobierno Nacional debe revisar periódicamente las tarifas que señalen los derechos notariales, teniendo en consideración los costos del servicio y la conveniencia pública. En virtud de la prenombrada atribución, el Gobierno Nacional mediante Decreto 188 de 2013, fijó los derechos por concepto del ejercicio de la función notarial, contemplando que las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos, causarán un valor que corresponda al valor de la fotocopia. El anterior marco legal sirve de fundamento para concluir que es clara la obligación de los notarios de expedir copias simples. 1.2 Tarifa de la copia simple En atención a las disposiciones legales que identifican el valor de la fotocopia de manera genérica, y tras

expedir copias simples. 1.2 Tarifa de la copia simple En atención a las disposiciones legales que identifican el valor de la fotocopia de manera genérica, y tras evidenciar por parte de esta Superintendencia la disparidad de criterios con respecto a la interpretación de la norma en relación al "valor de la fotocopia", surge la necesidad de emprender acciones orientadas a una correcta prestación del servicio notarial en virtud de las potestades de inspección, vigilancia y control consagradas en el Decreto 2723 de 2014. Así las cosas, es palmaria la obligación de las notarías de expedir copias simples y determinar su tarifa, la cual debe estar justificada en todos los casos y cumplir con criterios de proporcionalidad y razonabilidad, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1069 de 2015. Adicionalmente, la Superintendencia reconoce que la expedición de este tipo de copias al interior de las notarías implica unos costos asociados al mantenimiento del protocolo y la prestación de tal servicio al interior de la notaría 2 , por lo que sería imposible comparar este servicio con el que prestan los establecimientos de comercio con actividades de papelería y fotocopiadora. Bajo estos supuestos, la Superintendencia de Notariado y Registro se encuentra en la estructuración de un estudio económico que describa y explique las particularidades del mercado de las notarías y permita identificar los costos asociados a la expedición de dichas copias al interior de las mismas; en tal sentido, se 2 Decreto Ley 960 de 1970, artículo 113; Instrucción Administrativa 03 de 2002. Hoja No. 2 Iso 9001 Superintendencia de Notariado y Registro

2 Decreto Ley 960 de 1970, artículo 113; Instrucción Administrativa 03 de 2002. Hoja No. 2 Iso 9001 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia http://www.sunernotariado.qov.coS NR ® GOBIERNO DE COLOMBIA realizaron los respectivos análisis para unificar los criterios existentes y proponer ante el Gobierno Nacional que se fije una tarifa específica para la expedición de las copias simples. En este sentido, la Superintendencia propondrá ante el Gobierno Nacional, con fundamento en el estudio realizado, la fijación de una tarifa ajustada a los resultados del mismo. Sin embargo, mientras se surte el procedimiento correspondiente a la expedición del Decreto que fije la tarifa de la copia simple expedida por los notarios, la Superintendencia seguirá ejerciendo sus funciones de inspección, vigilancia y control, específicamente en la expedición de copias simples por parte de las notarías. En ejercicio de sus funciones, la Superintendencia usará criterios para determinar la razonabilidad de las tarifas cobradas por las notarías por las copias simples, y así determinar el valor de la fotocopia en cada caso; algunos de estos criterios son:

1. Costos de la expedición de la fotocopia. La Superintendencia realizó un estudio financiero que analiza los costos de las notarías para expedir copias simples, el cuál podrá usar como guía para determinar el valor de la fotocopia en cada caso. Ver apéndice A.

2. Factor territorial. La Superintendencia tendrá en cuenta la ubicación de la notaría y el efecto que esto pueda tener en la tarifa de las fotocopias que se expidan.

determinar el valor de la fotocopia en cada caso. Ver apéndice A.

2. Factor territorial. La Superintendencia tendrá en cuenta la ubicación de la notaría y el efecto que esto pueda tener en la tarifa de las fotocopias que se expidan.

3. Proporcionalidad. La Superintendencia podrá analizar si el costo de la fotocopia es proporcional al cobro de otras tarifas y servicios prestados por las notarías, para determinar si el cobro de la fotocopia está justificado o fue arbitrario.

4. Factores adicionales. La Superintendencia podrá analizar otros factores que encuentre relevantes en cada caso concreto.

2. Instrucciones Con fundamento en lo expuesto y teniendo en cuenta las diversas quejas recibidas en relación con el tema del asunto, y la diversidad de criterios que se han presentado frente al mismo, la Superintendencia de Notariado y Registro profiere las siguientes instrucciones:

1. Las notarías deben expedir copias simples en virtud de lo señalado en el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto 188 de 2013 y la Resolución 858 de 2018, por la cual se actualizan las tarifas por concepto del ejercicio de la función notarial;

2. Hasta tanto no se pronuncie el gobierno nacional, el valor de la fotocopia por concepto de copia simple, estará determinado por el valor de la fotocopia que debe estar debidamente justificado y cumplir con los criterios de razonabilidad y proporcionalidad.

Hoja No. 3 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13.49 Int. 201 - PBX (N328.2121 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.qov.co SO 900SN , ENWICIA

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13.49 Int. 201 - PBX (N328.2121 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.qov.co SO 900SN , ENWICIA

"[AMAGO O GOBIERNO DE COLOMBIA

3. La Superintendencia cumplirá sus funciones de inspección vigilancia y control en cuanto a las tarifas cobradas por los notarios por las copias simples.

4. El desconocimiento del deber de expedición de copias simples dará lugar a investigación disciplinaria en los términos del Decreto-Ley 960 de 1970 y la Ley 734 de 2002.

Atentamente,

RUBÉN SILVA GÓME

SUPERINTENDENTE DE NOTARIAD Y REGISTRO

Reviso y Aprobó Emma CamargoAsesora de Despacho S" Goethny Fernanda García F. - Superintendente Delegada para el Notariado/b4 Daniela Andrade Valencia - Jefe Oficina Asesora Jurídica. Óscar Aníbal Luna - Director Administrativo y Financiero Hoja No. 4 iso 9001 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201— PBX (1)32B-2121 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernetariado.00v.co

fr41/414,1.5,