SNR - Memorando 001 del 12 de abril de 2019

DE NOTAR O A ños & REGISTRO La guarda de la fe pública

SUPERINTENDENCIA ItO

S

El futuro es de tod

MEMORANDO No. 001

DAF — "294" Bogotá D.C., _ ABR 2019

PARA: DESPACHO, SUPERINTENDENTES DELEGADOS, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA,

COORIDNADORES DE LA SNR.

DE: SECRETARIO GENERAL ASUNTO: Programación de transferencias documentales al Archivo Central para el año 2019 Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley General de Archivos 594 de 2000 y en el capítulo II del Decreto 2609 de 2012, se hace referencia que todas las unidades administrativas del Nivel Central de la Entidad preparen los documentos que reposan en el archivo de gestión para su posterior transferencia al archivo central, de conformidad con las series, subseries y tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental - TRD vigente, adoptadas por la Resolución N° 1891 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro, las cuales deberán realizarse conforme a los lineamientos archivísticos, se adjunta pasos metodológicos para la preparación de las transferencias documentales.

Proyecto: Carlos Andrés Muñoz Patifío-- ir. inador Grupo de Gestión Document Elaboro: Erika Quevedo Romero — Técnico AdministrativoAnexos: pasos metodológicos para efectuar la transferencia primaria establecida por el Archivo General de la Nación. (En 6 folios).

Cronograma de transferencias documentales primarias al archivo central de la SNR, para el año 2019 (en 6 folios).

Código: GDE — GD — FR — 06 V.03

28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro

Cronograma de transferencias documentales primarias al archivo central de la SNR, para el año 2019 (en 6 folios).

Código: GDE — GD — FR — 06 V.03

28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.00v.co correspondencia@supernotariado.gov.co ISO 9001 11›,0.0,1n

faicadoWSC 70.1simnr2ERVEITIMDO Ilra SUPERINTENDENCIA Años La guarda de la fe pública Curdruld, 17,1

PASOS METODOLÓGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA ESTABLECIDOS

POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

Transferencia Documental: La transferencia de archivos, es el traslado clasificado, ordenado e inventariado de documento de archivos de acuerdo con las diferentes fases y según cronograma de transferencia establecido para el archivo central y de este según corresponda a transferencia secundaria al Archivo General de la Nación.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se realizan dando cumplimiento los tiempos de retención establecidos en las Tablas de Retención Documental, según los procedimientos de organización de archivos e inventarios documentales, verificando los estados de contaminación que estos tengan. El cronograma de transferencia será establecido por el Grupo de Gestión Documental y aprobado por la Dirección Administrativa y Financiera de la SNR. Para que la organización de nuestros archivos objeto de transferencia sea eficiente y eficaz, se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS

Dirección Administrativa y Financiera de la SNR. Para que la organización de nuestros archivos objeto de transferencia sea eficiente y eficaz, se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS Limpieza de los documentos: Retirar bandas elásticas, clips metálicos, ganchos de cosedora, arreglar folios y legajar los documentos sueltos dentro de las carpetas, no se debe usar cinta adhesiva, no se debe escribir sobre el contenido de los documentos o alterar sus originales, en el caso de que sea necesario realizarlas en el original, utilizar lápiz de mina negra.

Identificación de documentos afectados por biodeterioro: En el caso de que en esta fase se detecten documentos afectados por hongos o insectos, se debe dejar en un espacio aislado, informando al Grupo de Gestión Documental de la SNR, quien determinara el procedimiento a realizar sobre estos documentos.

2. CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Toda la documentación se debe organizar, por series o subseries, teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental / Tabla de Valoración Documental identificando los documentos producidos en desarrollo de la gestión administrativa, se realiza la agrupación de los expedientes, series y subseries, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nación; además contar con el instrumento de recuperación de información (inventarios documentales) del periodo que corresponda organizar.

Los documentos deben ser organizados cronológicamente identificando los tipos documentales, aplicando los principios archivísticos.

Código: GIDE — GID — FR --

28-01-2019 06 V.03 Superintendencia de Notariado y Registro

Los documentos deben ser organizados cronológicamente identificando los tipos documentales, aplicando los principios archivísticos.

Código: GIDE — GID — FR --

28-01-2019 06 V.03 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.00v.co ISO 900 correspondencia@supernotariado.gov.co 41>1.0.52, ea Ceviiritak.,5< 7.8 IAños SUPERINTENDENCIA Arios DE NOTARIADO La guarda de la fe pública

3. SELECCIÓN Y DEPURACIÓN Una vez clasificado los documentos por series o subseries, se realiza la selección documental de aquellas tipologías que reflejan duplicidad en el contenido informativo, en documentación que se encuentren en otras series o subseries.

La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo, estos últimos no se deben relacionar en el formato único de inventario documenta-FUID, objeto de transferencia documental, estos se deben relacionar en el formato único de inventario documenta-FUID, objeto de eliminación en cada unidad administrativa que no posee valores primarios ni secundarios y se procede a eliminar de acuerdo con los lineamientos de la resolución 5522 de 2012. Todas las tipologías se identifican y selecciona, clasificándolos por series y/o subseries en orden cronológico. Se debe retirar las copias duplicadas, de tal modo que solo se conserve una primera copia, archivando de preferencia los originales, las copias solo se archivan cuando el documento original debe salir de la

cronológico. Se debe retirar las copias duplicadas, de tal modo que solo se conserve una primera copia, archivando de preferencia los originales, las copias solo se archivan cuando el documento original debe salir de la dependencia, como es el caso de las comunicaciones oficiales externas, de otra parte todas las comunicaciones debe llevar las firmar del funcionario que esté autorizado. Para el caso de los formatos como evaluación de desempeño, copias de resoluciones y circulares, no son objeto de transferencia, toda vez que los originales de estos reposan en las unidades administrativas y son trasladados en su respectiva entrega. Para la preparación de los inventarios documentales se debe hacer uso del Formato Único de Inventario Documental-FUID, establecido por el Grupo de Gestión Documental de la SNR, el cual se encuentra en el siguiente link; https://www.supernotariado.qov.co/PortaISNR/faces/oracle/webcenter/portalapp/paqehierarchy/Page1092.[ spx? afrLoop=614033061240015& afrWindowMode=0& afrWindowld=%20 blank#%40%3F afrWindowld °/03D°/02B blank%26 afrLoop°/03D614033061240015%26 afrWindowMode%3D0%26 adf.ctristate°/03Dusm4c7tm 171m Código: GDE —GD— FR — 06 V.03 28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.qov.co correspondencia@supernotariado.gov.co CIP SO sao tacCelado re irr-i 1 50 1 SUPERINTENDENCIA Anos

Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.qov.co correspondencia@supernotariado.gov.co CIP SO sao tacCelado re irr-i 1 50 1 SUPERINTENDENCIA Anos stiní )ER181111D0 La guarda de lo fe pública

UNIDAD

ENTIDAD

ENTIDAD

OFICINA

OBJETO

SNR,..1197.--

REIVITEME

PRODUCTORA

REPUBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Hoja No DE

REGISTRO DE ENTRADA

ANO MES DIA N°T

PRODUCTORA

ADMNISTRATIVA

N°T Numero de Traderence

No. CÓDIGO

SERIE NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS

FECHAS EXTREMAS Martaenesdlad UNIDAD DE CONSERVACIÓN N. FOLIOS SOPORTE Frecuencia de Conautla NOTAS /OBSERVACIONES

INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTROS

2 4 6 8 9 10 11 12 12 14 15 6 17 18 19 20 Elaborado por Estregado por Recibido por Cargo Cargo Cargo Firma Firma Firma

Lugar Fecha: Lugar Fecha: Lugar Fecha l

Aciodo 042 V AUN. Superintendencia GA-GCLFFIGI MG 06/11/2018 G`4 26,1, ~ cantspoMmvary.oe....5,9.. de Notariado y Regles. 13.491..2Z, - FM11)32132121

GA-GCLFFIGI MG 06/11/2018 G`4 26,1, ~ cantspoMmvary.oe....5,9.. de Notariado y Regles. 13.491..2Z, - FM11)32132121 Bogas D.C, -.Crian htür,.nv.emplarlph., 44

4. FOLIACIÓN Una vez la documentación está clasificada y ordenada aplicando las Tablas de Retención Documental, se ubica la documentación en unidades de conservación (carpeta), ubicando los documentos de manera tal que al inicio de la carpeta se ubique la primera hoja (el folio uno 1) sea aquella con la fecha más antigua en el documentos y sucesivamente se vallan integrando los folios posteriores en su orden lógico y secuencial de producción.

La foliación de los documentos se debe realizar utilizando lápiz de mina negra, se numera de manera que no se omita ni repita número, este número se escribe en la esquina superior derecha del folio de acuerdo al sentido del texto del documentos, se debe foliar todas y cada una de las tipologías documentales de cada serie o subserie documental. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutara de manera independendiente por carpeta, tomo o legajo.

Código: GDE —GD — FR — 06

28-01-2019 V.03 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.qov.co IDO 9001

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.qov.co IDO 9001 correspondencia@supernotariado.gov.co Creeraadon, /Cae,CODIGO SERIE /SUBSERIE NOMBRE SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL:

TÍTULO

Í5C 1 SUPERINTENDENCIA Años SNR IIRisaykrIlD O la guarda de la fe pública Para las series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos, etc.), si el expedienté se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta) la foliación se ejecutara de forma tal que la segunda carpeta será la continuación de la primera y así sucesivamente.

Ejemplo: Carpeta 1 (Folios 1 al 200); Carpeta 2 (Folios 201 al 400); Carpeta 3 (Folios 401 a n);...

Para realizar la rotulación de la unidad de conservación (carpeta), se debe utilizar el rotulo que se tiene aprobado y publicado en la página web de la Entidad, para el caso de que las carpetas sean continuación de otras se deben identificación, es decir, 1 de 3, 2 de 3 y 3 de 3. La actividad de foliación es la última actividad que se debe aplicar en la organización, para evitar reprocesos.

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

FONDO: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

CODIGO AREA: SECCIÓN/ OFICINA PRODUCTORA

stiRr.;711 O GOBIERNO DE COLOMBIA

reprocesos.

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

FONDO: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

CODIGO AREA: SECCIÓN/ OFICINA PRODUCTORA

stiRr.;711 O GOBIERNO DE COLOMBIA

CARPETA N° de Folios: Caja

FECHAS EXTREMAS: INICIAL: ANAL:

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)3282121 Bogotá D.C., - Colombia htto://www.subernotariado.00v.co correspondencía@supernotaríado.gov .00

GA-GD-PR-04-FR-03 V.03 06/11/2018

https://www.supernotariado.doy.co/PortaISNR/faces/oracle/webcenter/portalapp/pagehierarchy/Page1092.i spx? afrLoop=704629123774491& afrWindowMode=0& afrWindowld=°/020 blank#%40%3F afrWindowld %3D%2B blank%26 afrLoop°/03D704629123774491%26 afrWindowMode%3D0%26 adf.ctristate°/03D1d60omfxly 419

Código: GDE — GD — FR — 06

28-01-2019 V.03 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.gov.co 00 900 correspondencia@supernotariado.gov.co ilrl?orvbIc N'SC .7W.1Cortlicada N" 61, YA,

/0 SUPERINTENDENCIA Años SINE/ DER118:111D O

correspondencia@supernotariado.gov.co ilrl?orvbIc N'SC .7W.1Cortlicada N" 61, YA, /0 SUPERINTENDENCIA Años SINE/ DER118:111D O La guarda de la fe pública El futuro Gobierno:: es de t fls de eilioffibla

5. EMBALAJE Antes de proceder al empaque de las unidades de conservación (carpeta) dentro de las cajas, se debe diligenciar el formato único de inventario documental — FUID, para lo cual se debe conservar el nombre exacto de la serie o subserie que se encuentre en la Tabla de Retención Documental.

Coloque dentro de la caja X-300, las carpetas sobre su lomo, para realizar la rotulación de la unidad de conservación (caja), se debe utilizar el rotulo que se tiene aprobado y publicado en la página web de la Entidad. Al empacar las unidades de conservación (carpeta), se debe mantener el orden estricto consecutivo y cronológico del formato único de inventario documental diligenciado.

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO SN ' t - ® GOBIERNO DE COLOMBIA

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

CODIGO AREA SECCIÓN /OFICINA PRODUCTORA

CODIGO SERIE NOMBRE SERIE

CONTENIDO

Transferencia CAJA N° No CARPETAS No de folios

DISPOSICION FISICA

SIGNATURA TOPOGRAFICA ARCHIVO CENTRAL

Bodega Piso Estante Entrepaño Superintendencia de Notariado y Registro GA -GD -P R-06-F R-01 V.03 06/11/2018 Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PI« (1)3282121 Bogotá D.C., - Colombia

Superintendencia de Notariado y Registro GA -GD -P R-06-F R-01 V.03 06/11/2018 Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PI« (1)3282121 Bogotá D.C., - Colombia httolíwww.suoernotariado.00v.co correspondencia@suoamotariado.gov.co https://www.supernotariado.pov.co/PortaISNR/faces/oracle/webcenter/portalappipagehierarchy/Paqe1092.1 spx? afrLoop=704629123774491& afrWindowMode=0& afrWindowld=%20 blank#%40%3F afrWindowld %3D%2B blank%26 afrLoop°/03D704629123774491%26 afrWindowMode%3D0%26 adf.ctrlstate/03D1d60omfxlv 419

Código:

GDE-GDFR -06

28-01-2019 V.03 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.qov.co SO sao correspondencia@supernotariado.gov.co Cotiluelo N' Se 70.3.1A ños SUPERINTENDENCIA mos Sra DE NOTARIADO La guarda de la fe pública

6. REVISION DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Para generar la transferencia documental se debe revisar cuidadosamente el instructivo de transferencias y diligenciar correctamente del formato único de inventario documental — FUID de acuerdo con sus instrucciones anexas.

El funcionario encargado del archivo de gestión objeto de transferencia al archivo central, debe diligenciar

diligenciar correctamente del formato único de inventario documental — FUID de acuerdo con sus instrucciones anexas. El funcionario encargado del archivo de gestión objeto de transferencia al archivo central, debe diligenciar el original del formato único de inventario documental que debe ir en la caja X-300 que se remite al archivo central, debe entregar una copia en CD al Grupo de Gestión Documental junto con el archivo en Excel. El funcionario encargado del Grupo de Gestión Documental deberá realizar la revisión del 100% del inventarió contra lo físico objeto de transferencia, el Grupo de Gestión Documental, no recibirá para archivo central archivos que no cumplan con los principios básicos de organización de acuerdo con el presente plan de transferencia así como con los procesos y procedimientos de la Entidad.

7. CRONOGRAMA En el presente cronograma se establecen las fechas de revisión y transferencias de cada unidad administrativa de la sede central de la Superintendencia de Notariado y Registro al archivo central.

Los pasos anteriormente descritos para la transferencia documental de los archivos de gestión son de obligatorio cumplimiento para generar la transferencia al archivo central.

Nota: Para el caso de que alguna unidad administrativa cuente con el archivo de gestión organizado y con el inventario documental preparado para el traslado al archivo central, antes de la fecha estipulada en el siguiente cronograma, se debe solicitar de forma escrita al Grupo de Gestión Documental para realizar su revisión y posterior transferencia.

La coordinación del Grupo de Gestión Documental comunicará al Comité Institucional de Gestión y Desempeño el cumplimiento y/o incumplimiento del cronograma de transferencias documentales o las correcciones no atendidas por parte de las dependencias, para tomar las medidas correctivas.

Código: GDE — GD — FR — 06

28-01-2019 V.03

correcciones no atendidas por parte de las dependencias, para tomar las medidas correctivas.

Código: GDE — GD — FR — 06

28-01-2019 V.03 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.gov.co ISO 9001 correspondencia@supernotariado.gov.co erffificad. 7Wer..1El futuro es de todos Gobiern de Colombia SUPERINTENDENCIA 60 SilltE RVEZIDO Anos La guarda de la fe pública Certificado N,s5, z 7,1

PROGRAMACION DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS AL ARCHIVO CENTRAL DE

LA SNR, PARA LA VIGENCIA 2019

N° 1

DEPENDENCIA

Despacho

FECHA DE

REVISION

INVENTARIO

DOCUMENTAL

02-07-2019 SERIES Y SUBSERIES • Informes de Gestión • Informes a organismos de control • Informes a otra entidades • Planes de mejoramiento • Planes de gestión

FECHA DE

TRANSFERENCIA 01-08-2019 2 Grupo de Divulgación 02-07-2019

• Circulares Normativas • Circulares Informativas • Instrucciones administrativas • Publicación periódico institucional

01-08-2019 3 Oficina Asesora Jurídica 03-07-2019 • Acuerdos de consejo superior carrera notarial

• Actas consejo superior carrera notarial • Actas comité jurídico • Conceptos jurídicos • Derechos de petición • Informes de gestión

• Acuerdos de consejo superior

carrera notarial

• Actas consejo superior carrera notarial • Actas comité jurídico • Conceptos jurídicos • Derechos de petición • Informes de gestión • Planes de mejoramiento • Planes de gestión

01-08-2019 4 Grupo de Jurisdicción Coactiva 03-07-2019 • Procesos cobro coactivo . 01-08-2019 5 Grupo de Gestión Jurídica Notarial 03-07-2019 • Actas comité de conciliación • Conceptos jurídicos • Consultas jurídicas notariales • Derechos de Petición 01-08-2019 6 Grupo de Apoyo Jurídico Registra! 03-07-2019 • Conceptos jurídicos • Consultas jurídicas registrales • Derechos de petición 01-08-2019 7 Grupo de Administración Judicial 03-07-2019 • Informes a organismos de control • Procesos judiciales • Procesos / acciones constitucionales 01-08-2019

Código:

GDE—GD — FR-06

28-01-2019 V.03 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.qov.co ISO 900 correspondencia@supernotariado.gov.co Celitzu, SC 7000-15D SUPERINTENDENCIA Años SNR D ERI182 .111.1D O La guarda de la fe pública

• Estudios de viabilidad técnica para la creación y/o supresión de

SNR D ERI182 .111.1D O La guarda de la fe pública

• Estudios de viabilidad técnica para la creación y/o supresión de oficinas de registro y notarias. • Estudios estructura organizacional • Informes de gestión • Informes a organismos de control • Informes a otras entidades • Informes auditorias del sistema de 8 Oficina Asesora de 04-07-2019 01-08-2019 gestión de calidad Planeación • Manual de procesos y procedimientos • Planes estratégicos institucionales • Planes de Gestión • Planes de desarrollo administrativo/sisteda • Planes de mejoramiento • Anteproyecto de presupuesto 9 Grupo de Formulación y Evaluación de Proyectos 04-07-2019 • Control ejecución proyectos de inversión 01-08-2019 • Proyectos de inversión • Actas del comité del sistema de control interno • Informes de seguimiento del 10 Oficina de Control 05-07-2019 sistema de control 01-08-2019

Interno • Informes a otras entidades • Manuales de control interno • Planes de mejoramiento • Informes de gestión • Estudios de viabilidad y conveniencia 11 Oficina de Informática 08-07-2019 • Plan maestro de informática 08-08-2019 • Planes de mejoramiento • Planes de gestión 12 Grupo de Asistencia 08-07-2019 • N/A 08-08-2019 Técnica 13 Grupo de Centro de 08-07-2019 • Inventario hardware y software 08-08-2019 Cómputo 14 Grupo de Desarrollo 08-07-2019 • Programas de sistemas 08-08-2019 Informático

Técnica 13 Grupo de Centro de 08-07-2019 • Inventario hardware y software 08-08-2019 Cómputo 14 Grupo de Desarrollo 08-07-2019 • Programas de sistemas 08-08-2019 Informático

Código: GDE — GD— FR — 06 V.03

28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.qov.co correspondencia@supernotariado.gov.coAños

SUPERINTENDENCIA Años

SME:

DE NOTARIADO La guarda de la fe pública 15 Oficina de Control Disciplinario Interno 09-07-2019 • Informes de gestión • Planes de mejoramiento • Planes de gestión 08-08-2019 16 Grupo Disciplinario Investigación y Control 10-07-2019 • Procesos disciplinarios SNR 08-08-2019 17 Secretaría General 11-07-2019 • Actas de consejo directivo • Acuerdos de consejo directivo • Informes de gestión • Informes a organismos de control • Informes a otras entidades • Planes de mejoramiento • Planes de gestión

• Resoluciones
• Edictos 08-08-2019 18 Grupo de Contratación

Administrativa 12-07-2019 • Actas comité de contratación • Contratos de obra • Contratos de prestación de servicios • Contratos de compraventa y suministro • Contratos de consultoría • Contratos /Convenios

12-07-2019 • Actas comité de contratación • Contratos de obra • Contratos de prestación de servicios • Contratos de compraventa y suministro • Contratos de consultoría • Contratos /Convenios interadministrativos • Contratos / convenios de cooperación • Contratos de interventoría • Contrato de comodato • Contratos de arrendamiento • Informes a organismos de control 08-08-2019 19 Grupo de Cultura de Servicio y Atención al Ciudadano 15-07-2019 • Estudios de diagnóstico del servicio • Estudios de satisfacción de usuarios • Informe a otras entidades • Informes a organismos de control 15-08-2019 20 Dirección Financiera 16-07-2019 • Informes de gestión • Planes de mejoramiento • Planes de gestión 15-08-2019

Código: GDE—GD —FR— 06

28-01-2019 V.03 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.ciov.co ISO 9007 correspondencia@supernotariado.gov.co 01>101.tec CerdAcadtkAños SUPERINTENDENCIA Alas SHR DE NOTARIADO La guarda de la fe pública El futuro es de todos 21 Grupo de Presupuesto 16-07-2019 • Informes a organismos de control • Informes a otras entidades • Libros de reservas presupuestales • Libros de ejecución presupuestal

La guarda de la fe pública El futuro es de todos 21 Grupo de Presupuesto 16-07-2019 • Informes a organismos de control • Informes a otras entidades • Libros de reservas presupuestales • Libros de ejecución presupuestal 15-08-2019 22 Grupo de Contabilidad y Costos 17-07-2019 • Actas comité de saneamiento contable • Comprobantes contables por ingreso y egreso • Conciliaciones bancarias • Declaración de IVA • Estados financieros • Informes de gestión • Informes a organismos de control • Libro mayor y balance • Libro auxiliar • Libro diario • Libro de inventarios y balances 15-08-2019 23 Grupo de Tesorería y Cartera 17-07-2019 • Boletín diario de caja y bancos • Declaraciones tributarias • Embargos judiciales • Libros de bancos • Libro de ingresos oficinas de registro • Devoluciones pago mayor valor 15-08-2019 24 Grupo de Reconocimiento Pensiones y Cartera de Vivienda 18-07-2019 • Actas junta de crédito • Derechos de petición • Crédito de vivienda • Instrumentos de control de pagos • Nómina de pensionados • Programas de cartera • Procesos hipotecarios 15-08-2019 25 Grupo de Recaudos y Subsidios Notariales 18-07-2019 • Derechos de petición • Informes a organismos de control • Subsidios notariales 15-08-2019 26 Grupo de Desarrollo Humano 19-07-2019

Subsidios Notariales 18-07-2019 • Derechos de petición • Informes a organismos de control • Subsidios notariales 15-08-2019 26 Grupo de Desarrollo Humano 19-07-2019 • Actas comité paritario y de salud ocupacional • Actas comité de bienestar • Concursos • Programas de bienestar social 15-08-2019

Código:

GDE—GD—FR —06

28-01-2019 V.03 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.gov.co ISO 900 correspondencia@supernotariado.gov.co fefaoarftea rendlcadc W5C 71.te IEl futuro Gobierno es de todos de Colombia Años

SUPERINTENDENCIA Años

SHR DE NOTARIADO La guarda de la fe pública 01/111,4,, Pf 01,1,-1 • Programas de salud ocupacional 27 Grupo de Administración del Talento Humano 19-07-2019 • Informes a otras entidades • Informes a organismos de control

• Nómina 15-08-2019 28 Grupo de Gestión

Documental 22-07-2019 • Actas comité de archivo • Consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas • Consecutivo de comunicaciones recibidas —planillas de control • Instrumentos de control planillas de correo • Programa de gestión documental • Plan de transferencias documentales primarias 22-08-2019 29 Grupo de Servicios Generales

recibidas —planillas de control • Instrumentos de control planillas de correo • Programa de gestión documental • Plan de transferencias documentales primarias 22-08-2019 29 Grupo de Servicios Generales 22-07-2019 • Actas comité de bajas de elementos • Actas comité ambiental • Entradas de almacén • Salidas de almacén • Inventarios generales de bienes • Plan de compras 22-08-2019 30 Grupo de Infraestructura 23-07-2019 • Estudios de viabilidad • Historial bienes inmuebles • Inventario de bienes inmuebles 22-08-2019 31 Dirección de Investigación y Capacitación 23-07-2019 • Informes de gestión • Informes a organismos de control • Informes a otras entidades • Planes de capacitación notarial y registral 22-08-2019 32 Despacho del Superintendente Delegado para el Registro de Instrumentos Públicos 23-07-2019 • Derechos de petición • Informes de Gestión • Informes a organismos de control • Planes de mejoramiento • Planes de gestión 22-08-2019 33 Grupo de Gestión Jurídica para la inspección y vigilancia del registro de instrumentos públicos 24-07-2019 • Informes de visita de inspección y vigilancia a oficinas de registro 22-08-2019

Código:

GDE—GD—FR-06 V.03

28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro

• Informes de visita de inspección y vigilancia a oficinas de registro

22-08-2019

Código:

GDE—GD—FR-06 V.03

28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.qov.co correspondencia@supernotariado.gov.coSNR SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Años & REGISTRO La guarda de la fe pública 34 Dirección de Registro 24-07-2019 • Derechos de petición • Informes de gestión • Informes a organismos de control • Planes de mejoramiento • Planes de gestión 22-08-2019 35 Despacho del Superintendente Delegado para el Notariado 25-07-2019 • Control servicio notarial • Derechos de petición • Informes de gestión • Informes a organismos de control • Planes de mejoramiento • Planes de gestión 22-08-2019 36 Grupo Vigilancia Notarial 25-07-2019 • Informes visitas de inspección y vigilancia notarial 22-08-2019 37 Grupo Gestión Disciplinaria Notarial 26-07-2019 • Procesos disciplinarios a notarios 22-08-2019 38 Dirección de Gestión Notarial 26-07-2019 • Informes de gestión • Planes de mejoramiento • Planes de gestión • Registros estadísticos notariales 22-08-2019 39 Grupo de Actividades Notariales 29-07-2019 • Derechos de petición

• Informes de gestión • Planes de mejoramiento • Planes de gestión • Registros estadísticos notariales 22-08-2019 39 Grupo de Actividades

Notariales 29-07-2019 • Derechos de petición • Historia laboral notarios • Instrumentos de control reparto notarial 22-08-2019

Código: GDE — GD — FR — 06 V.03

28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.dov.co correspondencia@supernotariado.gov.co Curlifnadu SC 7W11.1 1