SNR - Memorando 01 del 04 de octubre de 2019

SUPERINTENDENCIA ee : DE NOTARIADO ‘Anos 3 El futuro OIGOaria 88 es de todos de Colombia

MEMORANDO No. 01

OCI219 Bogotá D.C, 04 de Octubre de 2019

PARA: SUPERINTENDENTES DELEGADOS, SECRETARIO GENERAL, DIRECTORES, DIRECTORES REGIONALES,JEFES OFICINAS ASESORAS, JEFES DE OFICINAS, COORDINADORES, FACILITADORES.

DE: JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN.

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS YFORMULACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL POR MACROPROCESO Y PLAN DEMEJORAMIENTO SUSCRITO CON LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA De acuerdo con los lineamientos establecidos en el artículo 12 de la ley 87 de 1993, el artículo 3 delDecreto 1537 del 2001 y artículo 17 del Decreto 648 de 2017, compete a las Oficinas de Control Interno,efectuar la evaluación y seguimiento a los diferentes procesos de la Entidad, con miras a fortalecer elSistema de Control Interno.

De otra parte y de conformidad con la Resolución Orgánica 7350 del 23 de noviembre de 2013 y envirtud a los Lineamientos Acciones Cumplidas — Planes de Mejoramiento — Sujetos de Control Fiscal,emitidos mediante la Circular No. 05 del 11 de marzo de 2019 de la Contraloría General de la República —CGR, le corresponde a la Oficina de Control Interno de Gestión; verificar las acciones, determinar elcumplimiento y evaluar la efectividad de las acciones emprendidas frente a las causas que generaron loshallazgos en esta Entidad, una vez se permita demostrar que éstas, hayan subsanado las deficiencias quefueron objeto de observación por parte de este Órgano de Control.

En tal sentido, la misma Circular establece, que continuarán en el avance semestral del Plan, aquellasacciones correctivas y/o preventivas que a la fecha de corte de su presentación (30 de junio de 2019), nohayan subsanado (no efectivas) las causas que generaron el hallazgo; por lo tanto, se deben replantearlas acciones y formular un nuevo Plan de Mejoramiento ante la Contraloría General de la Republica, parasu seguimiento y el nuevo reporte de avance de éste, con corte (31 de diciembre de 2019). En aras de fortalecer la cultura de autocontrol y procurar la depuración y saneamiento del Plan deMejoramiento Institucional por Macroprocesos en esta Entidad, la Oficina de Control Interno de Gestión,ha venido dando cumplimiento a la Estrategia aprobada en esta vigencia, desarrollando distintasactividades orientadas hacia este mismo objetivo; entre éstas, la socialización de la MetodologíaCombinada de Análisis Causa Raíz, propuesta por esta misma Oficina, dirigida a los Líderes de Procesos,facilitadores de calidad y demás servidores involucrados en estos temas, a fin de que se fortalezcan losconocimientos sobre la aplicación de esta metodología, hasta poder adquirir la habilidad y destre ad Superintendencia de Notariado y RegistroCódigo: Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 GGDE-GD—FR=—06 V.03 PBX 57 + (1) 328212128-01-2019 Bogotá D.C., - Colombia 180.901http://www.supernotariado.gov.cocorrespondencia@supernotariado.gov.co @ Icontec Celada NHC 1000E ARIADOSNR ARIADO Anos : El futuroE REGISTRO. JA es de todos

Celada NHC 1000E ARIADOSNR ARIADO Anos : El futuroE REGISTRO. JA es de todos necesaria con el fin de que se construyan Planes de Mejoramientos que contengan acciones efectivas,tendientes a subsanar las causas generadoras de los hallazgos, por cuanto la mayor deficienciaidentificada en los Planes de Mejoramiento, radica en que éstos no contienen acciones suficientes,pertinentes y adecuadas, debido al deficiente ejercicio de análisis causa raíz de los hallazgos. Así las cosas; la Oficina de Control Interno, documenta los siguientes lineamientos que previamente sehan dado a conocer a los líderes de Macroprocesos y facilitadores de calidad, a través de reuniones ymesas de trabajo, buscando con éstos, mejorar los planes de mejoramiento de la Superintendencia deNotariado y Registro que se originen como respuesta a las No Conformidades Reales. LINEAMIENTOS PLAN DE MEJORAMIENTO CGR El Plan de Mejoramiento suscrito ante la Contraloría General de la República, se formula y controla en elformato suministrado por esta entidad (SIRECI); se debe verificar que exista coherencia entre lasacciones, las metas y las causas; es decir, que sean razonables y se conduzca a establecer puntos decontrol efectivos en el proceso.

Los plazos para el cumplimiento de las acciones de mejoramiento, no deben superar las 52 semanasentre la fecha de inicio y la fecha final de la misma; razón por la cual, la Oficina de Control Interno,sugiere que la fecha final de las acciones, se fijen con fecha máxima hasta el 15 de junio, sobre aquellasque se pretendan ejecutar en el | semestre; y entre el 30 de junio y 15 diciembre, para las acciones quedeban ejecutarse en el Il semestre, teniendo en cuenta que los reportes de avance semestrales a travésdel SIRECI, se realizan con corte a 30 de junio para el | Semestre y 31 de diciembre, para el II Semestre. LINEAMIENTOS PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS En el Plan de Mejoramiento Institucional por Macroprocesos, los líderes responsables de éstos y/odependencias, deben formular el Plan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento: “Elaboración,Suscripción y Seguimiento a Planes de Mejoramiento Integrados” (Acciones Correctivas, Preventivas y deMejora) código CIG-CIG-PR-07 versión 01/2016, igualmente, conforme a las orientaciones técnicassuministradas por la Oficina de Control Interno, a través de las mesas de trabajo y talleres de laMetodología Análisis Causa Raíz, dirigidas a los facilitadores de calidad (funcionarios y contratistas queprestan servicio de apoyo a la gestión en los Macroprocesos), que participan activamente en el ejerciciode análisis y el tratamiento de No Conformidades, acompañar y/o asesorar esta actividad en cada uno delos Macroprocesos y dependencias correspondientes.

SOCIALIZACIÓN PLANES DE MEJORAMIENTOS El 27 de agosto de 2019, se llevó a cabo con los Líderes de Macroprocesos, Coordinadores y Facilitadoresde Calidad, la socialización del proceso de saneamiento y depuración de los planes de mejoramiento delos macroprocesos de la Entidad, hallazgos identificados en las distintas auditorías internas de gestión einformes de evaluación y seguimiento, trabajo adelantado por la Oficina de Control Interno com Superintendencia de Notariado y RegistroCódigo: Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201GDE-GD-FR-06 V.03 PBX 57 + (1) 328212128-01-2019 Bogota D.C., - Colombiahttp://www. supernotariado.gov.cocorrespondencia@supernotariado.gov.co Cotten coeAño cigs uturo GobiernoSNR eee 6 es detodos MN cumplimiento a la Estrategia “Fortalecimiento del Sistema de Control Interno”, presentando comoresultado de la depuración y agrupación de los hallazgos. Conforme al compromiso adquirido en la reunión de socialización, la OCI, remitió los Planes deMejoramientos por Procesos de forma individual en el Formato establecido para la formulación ysuscripción del Plan a los correos institucionales, conformado por un total de 106 hallazgos; de igualforma, se remitió el Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República,correspondiente a 88 hallazgos. El 18 de septiembre de 2019, se llevó a cabo el Taller Teórico Práctico Análisis de Causa Raíz para elTratamiento de No Conformidades, realizado en las instalaciones del Departamento de la FunciónPública, donde además se informó a los facilitadores de calidad y funcionarios de apoyo de losMacroprocesos, que la fecha límite para la presentación y suscripción de los nuevos Planes, es el 15 deoctubre de 2019.

ORIENTACIONES GENERALES Para efectos en la formulación de los planes de mejoramientos, se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, ya no formularán Plan de Mejoramiento resultadode auditorías internas; toda vez que éste se elabora por Macroprocesos y no por dependencias; porlo tanto, los informes finales de auditorías internas de las Orip, serán remitidas a la Dirección TécnicaRegistra por ser el líder responsable del Macroproceso Técnica Registral, quien deberá involucrar alas demás dependencias o macroprocesos que consideren deban participar en el tratamiento de laNo Conformidad identificada.

2. Las acciones resultantes del ejercicio de análisis causa raíz de los hallazgos que afecten la gestión delas Oficinas de Registro, deben ser replicadas por la Dirección Técnica Registral a todas las Oficinasde Registro del País, de tal manera que las acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento delMacroproceso Técnica Registral, sean ejecutadas por todas las Orip, como acciones preventivas,correctivas o de mejoras, según corresponda; las Direcciones Regionales deberán supervisar,orientar y efectuar el seguimiento a la ejecución de estos planes, de conformidad con el numeral 17artículo 32 del Decreto 2723 de 2014, y reportar mensualmente a la Oficina de Control Interno deGestión sobre la efectividad de las mismas; la Dirección Técnica Registral, deberá ejercer el controlcorrespondiente para garantizar que ésta se cumpla.

3. La fecha de cumplimiento de las acciones previstas en los Planes, no puede ser inferior a la fecha desuscripción de los mismos.

4. El tiempo de ejecución de las acciones, no puede superar las cincuenta y dos (52) semanas, contadosa partir de la fecha inicial de la EN

Superintendencia de Notariado y RegistroCódigo: Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201GDE-GD-FR-06 V.03 PBX 57 + (1) 328212128-01-2019 Bogotá D.C., - Colombia 190.9007http://www.supernotariado.gov.cocorrespondencia@supernotariado.gov.co HeE El futuroA es de todos SUPERINTENDENCIADE NOTARIADO "Anos& REGISTROLa guarda dela fe pública

5. Se recomienda verificar que exista coherencia entre las acciones, las metas y las causas; con el fin deque éstas sean razonables y conduzcan a establecer puntos de control efectivos en el proceso quepermitan subsanar el hallazgo.

6. Es necesario reiterar que la fecha final de las acciones, debe fijarse con fecha máxima hasta el 15 dejunio, sobre aquellas que se pretendan ejecutar en el | semestre; y entre el 30 de junio y 15diciembre, para las acciones que deban ejecutarse en el Il semestre, teniendo en cuenta que losreportes de avance semestrales a través del SIRECI, se realizan con corte a 30 de junio para el |Semestre y 31 de diciembre, para el Il Semestre.

7. Los hallazgos del Plan de Mejoramiento Institucional por Macroprocesos que sean semejantes a losdel Plan de Mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República, deben tener un solotratamiento; es decir, un solo análisis causa raíz y la suscripción con las mismas acciones. En elFormato Excel del Plan Mejoramiento Consolidado por Macroprocesos, existe la columna: CódigoCGR, donde se encuentra identificado el código de hallazgo de la Contraloría asociado o semejante;sin perjuicio de la revisión que el líder de Macroprocesos haga y decida sobre éstos.

8. La Oficina de Control Interno de Gestión, NO es el responsable de formular ni aprobar los planes demejoramientos, teniendo en cuenta las prohibiciones descritas en el Parágrafo del artículo 12 de laLey 87 de 1993; éstos deben ser objeto de revisión y validación por parte de la Oficina Asesora dePlaneación, quien debe tener pleno conocimiento de las No Conformidades existentes, paragarantizar un adecuado control de la gestión a los planes y actividades de la Entidad, de conformidadcon las funciones asignadas en los numerales 2 y 3 artículo 15 del Decreto 2723 de 2014 y el ModeloIntegrado de Planeación y Gestión, evaluado a través del FURAG.

9. Se reitera, que la fecha límite para la presentación y suscripción del Plan de MejoramientoInstitucional por Macroprocesos y Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de laRepública, es el 15 de octubre de 2019 y deberá ser remitido después de la revisión y validación de laOficina Asesora de Planeación, al correo yalena.maldonado@supernotariado.gov.co, anexando lossiguientes documentos:

Doc. Formato Excel - Análisis causa raízFormato de suscripción del Plan de Mejoramiento en archivos PDF y ExcelPlanilla de asistencia mesa de trabajo de identificación de causa Estos lineamientos, están soportados en las normas anteriormente descritas, las cuales son de carácterobligatorias; por lo que se hace necesario su cumpliment: A CECILIA COTES COTESe Oficina de-Centrot Interno de Gestión Revisó y aprobó: Doctora Rita Cecilia Cotes.Transcriptor: Yalena Maldonado Maziri fes, Jefe Oficina de Control Interno de Gestión Superintendencia de Notariado y RegistroCódigo: Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201GDE—GD—FR—06 V.03 PBX 57 + (1) 328212128-01-2019 Bogotá D.C., - Colombiahttp://www.supernotariado.gov.cocorrespondencia@supernotariado.gov.co