SNR - Memorando 01 del 07 de noviembre de 2019

• Gobierno de Cuktinbi • SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO te parda de lo fe pGtece MEMORANDO N ° 01

PARA: DIRECCIONES REGIONALES, OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS

PÚBLICOS FUNCIONARIOS CON PERFIL CONTABLE Y COORDINADORES DE

GESTIÓN TECNOLÓGICA Y ADMINISTRATIVA DE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ASUNTO: ASIGNACIÓN DE USUARIOS VUR A LOS PERFILES CONTABLES DE LAS

OFICINAS DE REGISTRO

FECHA: O 7 WOV zarg Respetados Doctores: De conformidad con el asunto de la circular 3488 del 9 de octubre 2019; frente a la depuración de pines liquidador de registro y Banco de Occidente operador de recaudo (supergiros), se hace necesario crear un plan de contingencia que garantice la gestión de seguimiento, apoyo y control a las partidas pendientes por identificar por concepto de los ingresos recibidos por anticipado, en este caso puntual los valores que corresponden a los pines del liquidador de derechos (VUR) y de recaudo por el canal supergiros, que de acuerdo a los cruces de información se ha evidenciado que estos recaudos obedecen a prestación de servicios y que no se ha realizado la asociación correspondiente del medio de recaudo, ocasionando diferencias en las conciliaciones de los Ingresos Misionales Vs, Ingresos Estados Financieros lo que ha impactado en subestimación de ingresos por Derechos de Registro y sobreestimación de pasivos en la cuenta 291013 Ingresos recibidos por anticipado.

En consecuencia, y una vez analizadas las causas por recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad

Derechos de Registro y sobreestimación de pasivos en la cuenta 291013 Ingresos recibidos por anticipado. En consecuencia, y una vez analizadas las causas por recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable Acta Comité 3-octubre 2019, se determinó que la Coordinadora del Grupo de Contabilidad impartiría instrucciones a los perfiles contables de las oficinas de registro para que se involucren en el proceso de depuración, identificación de partidas y asociación de pines que están impactando el Estado Financiero de la SNR. Dado lo anterior y atendiendo el compromiso, se adjuntan los pasos que se deben seguir para el proceso de asignación de pines.

1. Las Direcciones Regionales solicitaran a los coordinadores de gestión tecnológica y administrativa de las oficinas de registro, la asignación de los siguientes usuarios de acceso para los funcionarios con perfiles contables: • Aplicativo Liquidador de derechos de registro VUR • Perfil consulta aplicativo misional SIR y FOLIO según sea el caso

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28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No 13 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D<C„ -Coiombia httofiwww.sUPernotana.19.40v.co correspondenclagisupernotariado gov.coNormal Lene Adi<NuAl-, con, • Int ert51 1 si R SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Art s & REGISTRO Lo guardo de lo fe pública

El futuro es de todos

Gobierno de Colombia.

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El futuro es de todos

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2. Los perfiles contables apoyarán el proceso siguiendo el paso a paso con ayuda de los cajeros responsables de esta actividad.

PASO A PASO DE IDENTIFICACION DE PINES PENDIENTES POR ASOCIAR 1) Revisar el listado de pines pendientes por asociar enviado desde nivel central e identificamos en la columna "Matricula" las celdas que estén vacías. C2t22MuoseftraTir m -- ,-, 23111 (oplal ••, 1 Copla,fonah M ir 5

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28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.00v.co correspondencia@supernotariado.gov.co 150 .1.7vv.v'n C011.1 - IQNet -El futuro Gobierno es de todos de Colombia SHR SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO An s & REGISTRO La guardo de la fe público • e Ventanilla Única de Registro Inmobiliario <7777777-7 Datos De Ingreso. V111101k AC11,5i

Código:

DE NOTARIADO An s & REGISTRO La guardo de la fe público • e Ventanilla Única de Registro Inmobiliario <7777777-7 Datos De Ingreso. V111101k AC11,5i Código: GDE — GD — FR — 08 V.03 28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Cate 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.qov.co correspondencia@supernotariado.gov.co 2) Se procede a buscar la matricula (de las celdas vacías) mediante el pin. Por la página del VUR, le damos clic en la mitad de la parte derecha 'PSE Derechos", luego en Ver PIN, seguidamente se digita el PIN y muestra el recibo de caja de los derechos de registro, en este se identifica la(s) matricula(s) a la que hace referencia este PIN; Así se va completando el cuadro donde falte la matricula. (J.,) MlbOUSTICIA Sienvenide al Porte/ de le Ventea. Única de De... NUR. el lugar gana que puede hacer les destior.lierno.liadas e troves de la net.. de tir preferencia Cenorce V utilice nuestros servicios.

I. CONEULTAS VUltti NO Daga vueltas innecesarias afligente si la Notaria tiene acceso a las per v Seivos del se,.,.:„,,00.-- g71111117.7—.'"19,11,19,1nr.L111011,111=:=:nro%zrEII:I',1%71,1,r1lry'roti-z,,. 51"-.V7101 -1211210 DE PODERES: De. ssen de segur

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Cód igo:

G DE — G D — FR -- 08 V.03

28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.pov.co

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11111111 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO An s & REGISTRO La guarda de la fe pagad Con ,Ilnda_Ment0 Orcd,:o: No.Segroon=1,n,s .4t<1-11 -CL, • ,,••• • W' 'W-C,..fri../"J -I .1,

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10555717 2 C4 4) En el caso, en que se encuentre algún radicado que por la fecha, actos, valor, etc. se crea que ya fue ingresado a la Orip, se pasa al aplicativo IRIS Documental para ver las imágenes correspondientes al turno en mención y se confirma que el PIN que se está validand efectivamente corresponde a ese turno o no.DE NOTARIADO n 5 SUPERINTENDENCIA La guarda de la fe púbfica & REGISTRO Gobier de Col, El futuro es de todos it°9 itht 5) En caso de que SI corresponda, se procede a asociar el TURNO al PIN, a través del aplicativo VUR por el botón TURNOS desde la página principal del aplicativo VUR, se digita el PIN, luego se digita el TURNO y por ultimo REGISTRAR TURNO.

Código: GDE — GD — FR — 08 V.03

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se digita el TURNO y por ultimo REGISTRAR TURNO.

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28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.gov.co correspondencia@supernotariado.gov.coGobierno de Colombia El futuro es de todos

S NR IZE R1180141x1DO e s lo guorda de la fe público

SUPERINTENDENCIA A 60

I; §111,3 1,2 1., 6) Dado el caso de que luego de revisar se determine que ese PIN no ha sido ingresado a la ORIP a través de la RADICACION DE DOCUMENTOS por ventanilla, entonces por medio de IRIS DOCUMENTAL y el CUADRO recibido se procede a buscar información del usuario y/o la notaria para establecer contacto con cada uno de los usuarios y verificar el motivo por el cual no se ha hecho uso del PIN.

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Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia htto://www.suoernotariado.00v.co correspondencia@supernotariado.gov.coINISUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO An S & REGISTRO lospordw~010ca El futuro es de todos F

24 REPCRTY DE CERTIELCALIOS REIME CONSULTA RUTA DOCUMENTOS 2 6-CONSULTA DL crpTmrrcAnnz:,

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CONSULTA NOTAS DEVOLUTIVAS

22 - CONSULTA MAYORES VALORES O DEVOLUcIONEG DOLUMENTOS

29 CONSULTA RUTA DA CONSULTAS

SU REIMPESION DE CERTIFICADO; (SUPER:DOCUMENTO)

31 CONSULTA NOTAS DEVOLUTIVA:7 CLATIFICADOD

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Ap ntion: FOLIÓ Ma SOSO DD O Código: GDE —GD — FR — 08 V.03

28-01-2019 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201 PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C., - Colombia http://www.supernotariado.gov.co correspondencia@supernotariado.gov.coW 1 SUPERINTENDENCIA An 5 DE NOTARIADO lo guardo de lo fe público

El futuro es de todos

Este paso a paso aplica para las oficinas de registro que cuentan con el sistema misional Folio magnético. En el caso de SIR el proceso es similar la consulta-Administración (detalle de turno) en el cual debe constatar que todos los datos contenidos en el Pin correspondan efectivamente al turno de radicación como son: número de documento (oficio, resolución, sentencia, Escritura) y la cuantía de la matrícula a la cual corresponde el recaudo de los derechos de registro.

todos los datos contenidos en el Pin correspondan efectivamente al turno de radicación como son: número de documento (oficio, resolución, sentencia, Escritura) y la cuantía de la matrícula a la cual corresponde el recaudo de los derechos de registro. Es importante una vez realizada la labor de asociación de los pines que ya han ingresado a la prestación de servicio, se cree una base de datos de los pines que realmente no han sido utilizados por los usuarios, los cuales son el soporte y detalle de los ingresos recibidos por anticipado a un determinado corte en la vigencia para efectos de la liquidación de la ley 55-85 Atentamente, SANDRA PATRICIA RUIZ MORENO DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (E) C c-' Revisó: Yolanda dríguez 591dan-C,o,ofd. Grupo de Contabilidad

Elaboró: Mirey abrera Ovalle-Profelional Universitario-Grupo de Contabilida0.

Elaboró: Paul Andrea Valencia — Profesional Especializado ORIP Medellín Sur

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