SNR - Resolución 24829 de 2025

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________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Carrera 8 No. 6 - 31

Código: AC-FR-008

Versión: 1

Fecha: 09/Jul./2025

RESOLUCIÓN NÚMERO RES-2025-024829-6 4 de diciembre de 2025 "Por la cual se ordena la baja de bienes inservibles, obsoletos o no requeridos por Superintendencia de Notariado y Registro, para ofrecerlos a título gratuito a otras Entidades Públicas".

LA REGISTRADORA DE INSTRUMENTOS PUBLICOS DE SAN MARTIN – META En uso de las facultades legales consagradas en los artículos 1, 2, 5, 6 y 71 de la Ley 489 de 1998, el Articulo 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, los numerales 2, 5 y 12 del Decreto 2723 de 2014, el Articulo 108 del Decreto 1510de 2013, la Resolución 13581 de 2015.

ANTECEDENTES: Que el artículo 1 de la Resolución N° 02790 del 13-03-2022, proferida por la Superintendencia de Notariado y Registro, autoriza a la oficina de registro de instrumentos públicos, para que coordinen y adelanten los tramites pertinentes con el propósito de dar de baja los elementos obsoletos, inservibles o no requeridos (…) “que justifiquen su retiro, previas las formalidades legales para ofrecerlos a título gratuito a otras Entidades Estatales, donación o en destrucción, con el fin de depurar y descongestionar el uso de espacio físico de las instalaciones de las bodegas o

“que justifiquen su retiro, previas las formalidades legales para ofrecerlos a título gratuito a otras Entidades Estatales, donación o en destrucción, con el fin de depurar y descongestionar el uso de espacio físico de las instalaciones de las bodegas o áreas destinadas para su almacenamiento y cuyo estado amerite un trámite de baja definitiva de los inventarios de la entidad” (…) Que para dar continuidad a las actividades programadas con la administración de bienes muebles, se requiere retirar del servicio y dar de baja los bienes no utilizados, inservibles obsoletos e innecesarios que por su antigüedad, características, desgaste, deterioro y obsolescencia no son útiles para el desarrollo de gestión institucional y generan gastos de arrendamiento, custodia y/o manejo. Que atendiendo a lo dispuesto en el artículo 108 del Decreto 1510 de 2013, (…) “Las Entidades Estatales deben hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y ofrecerlos a título que deben publicar en su página web. Que la Entidad Estatal interesada en adquirir esto bienes a título gratuito, debe manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendario, siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo. En tal manifestación la Entidad Estatal debe señalar la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud.” (..)Página | 2

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Que en cumplimiento del procedimiento establecido en el mencionado artículo 108

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Fecha: 09/Jul./2025

Que en cumplimiento del procedimiento establecido en el mencionado artículo 108 del mencionado Decreto, la Superintendencia de Notariado y Registro, identifico los bienes susceptibles de ser dados de baja de los inventarios y ser ofrecidos a título gratuito. El día 11 de noviembre de 2023, la Dirección Regional Orinoquia, a través del oficio N° 2302023EE01847, abordó la situación del archivo rodante en la ORIP de San Martín. Textualmente, la Dirección manifestó: “Finalmente, le informo que el pasado 21 de noviembre, la ORIP de San Martin reporto que una de las puertas del archivo rodante se encuentra averiada; en consecuencia, la Dirección Regional gestiono con recursos de caja menor con tres (3) proveedores la revisión de este; al respecto de acuerdo con lo informado por la ORIP, dichos proveedores manifestaron que no se comprometen a repararlo, ya que su estado es crítico; así mismo, manifestaron que no tiene arreglo.” El día 18 de noviembre de 2025 se presentó un siniestro consistente en una inundación en las instalaciones de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de San Martín (ORIP). Dicha situación ocasionó afectaciones directas a los archivos y a la documentación resguardada. En respuesta al evento, durante las horas de la tarde del mismo día, el Director Regional Orinoquía se hizo presente en la Oficina. La visita tuvo como objetivo realizar una verificación detallada de los daños y establecer los posibles cursos de acción y mejoras locativas requeridas para prevenir futuros incidentes que pongan en riesgo la prestación eficiente del servicio

objetivo realizar una verificación detallada de los daños y establecer los posibles cursos de acción y mejoras locativas requeridas para prevenir futuros incidentes que pongan en riesgo la prestación eficiente del servicio

Se procedió a la revisión de siete (7) Archivadores Móviles, asignados a la Oficina desde el 15 de mayo de 2016 y registrados con las placas de inventario N° 218120, 218121, 218122, 218127, 218128, 218129 y 218130, se constató que laPágina | 3

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Fecha: 09/Jul./2025 operatividad de estos bienes es deficiente, dado que no resisten el peso de las cajas de archivo, poniendo en riesgo la integridad de la documentación custodiada.

Por tal motivo, la carga de documentos fue trasladada a otros espacios de la ORIP, lo que evidencia que los archivadores ya no cumplen con su función esencial de almacenamiento, lo cual justifica su baja por inservibilidad y deterioro.

Que, como resultado de los eventos descritos (inundación y deterioro de bienes), la Dirección Regional emitió la observación de iniciar el trámite administrativo para la disposición final de los bienes de consumo afectados. Que se realizó inspección ocular a los bienes objeto de enajenación a título gratuito los cuales se viabilizan la necesidad de baja teniendo en cuenta que no se encuentran actos para el funcionamiento encontrándose en estado en daño en los soportes y entrepaños de los mismos por el grado de desgaste del continuo uso desde el 12 de mayo del 2016 y que NO son útiles para el desarrollo de la gestión

encuentran actos para el funcionamiento encontrándose en estado en daño en los soportes y entrepaños de los mismos por el grado de desgaste del continuo uso desde el 12 de mayo del 2016 y que NO son útiles para el desarrollo de la gestión institucional. Que producto de la inspección ocular se levantó un acta N° 001 de 2025 del 19 de noviembre del 2025 de clasificación de bienes, conforme al artículo tercero “procedimiento para la baja de bienes inservibles” numeral 3 “Acta de inspección de bienes” de la Resolución 02790 de 14/03/2022.

CONSIDERANDO: Que, en cumplimiento de la normatividad vigente, y tal como se evidencia en la parte de antecedentes, se constató que la afectación ocasionada a la documentación pudo haberse mitigado si los elementos objeto de esta resolución se hubieran encontrado en un estado óptimo de conservación y funcionamiento.Página | 4

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Adicionalmente, se tuvo en cuenta el tiempo de servicio de los mencionados bienes, los cuales superan los nueve (9) años de uso. Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO - Baja de bienes de consumo controlado - Equipo de cómputo: Ordenar la baja de los siguientes bienes propiedad de la Superintendencia de Notariado y Registro, teniendo en cuenta su estado de obsolescencia, deterioro y utilidad con el fin de ser ofrecidos en enajenación a título gratuito a Entidades

Públicas:

de Notariado y Registro, teniendo en cuenta su estado de obsolescencia, deterioro y utilidad con el fin de ser ofrecidos en enajenación a título gratuito a Entidades

Públicas:

ITEM PLACA DE INVENTARIO ELEMENTO DESCRIPCION DEL ELEMENTO

1 218120 ARCHIVO ARCHIVADORES MOVILES OFICINA S

2 218121 ARCHIVO ARCHIVADORES MOVILES OFICINA S

3 218122 ARCHIVO ARCHIVADORES MOVILES OFICINA S

4 218127 ARCHIVO ARCHIVADORES MOVILES OFICINA S

5 218128 ARCHIVO ARCHIVADORES MOVILES OFICINA S

6 218129 ARCHIVO ARCHIVADORES MOVILES OFICINA S

7 218130 ARCHIVO ARCHIVADORES MOVILES OFICINA S

ARTÍCULO SEGUNDO - Procedimiento Administrativo y Contable: Los bienes de consumo controlado relacionados en los artículos primero del presente acto administrativo, deberán cumplir la normatividad contable vigente, clasificarse en las cuentas de orden correspondientes y realizar la gestión por la Herramienta de Gestión Financiera Integral – HGFI para que las transacciones definidas en este proceso (Reintegro, baja y baja definitiva) afecte directamente la base de datos de inventarios de propiedad, planta y equipo.

ARTÍCULO TERCERO - Publicación: Esta resolución se publicará por 30 días calendario, a través de la página Web institucional de la Superintendencia de Notariado y Registro, para lo que se creará el link especifico que permita identificar la oferta de bienes para enajenación a título gratuito a Entidades Públicas.Página | 5

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ARTÍCULO CUARTO - Inspección de bienes: Los bienes muebles aquí relacionados pueden ser inspeccionados y verificados en la Oficina de Registro de San Martin - Meta ubicada en la Carrera 8 No. 6-31 barrio los Fundadores, por las Entidades Públicas interesadas quienes se comunicarán con la líder de almacén e inventarios de esta dependencia.

ARTÍCULO QUINTO - Manifestaciones de Interés: Manifestaciones de Interés: Las entidades Públicas interesadas en adquirir estos bienes a título gratuito deben manifestarlo dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha de publicación de la presente resolución, mediante escrito presentado a la Registradora de Instrumentos Públicos de San Martin - Meta, en el cual se debe expresar la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican dicha solicitud. Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal que primero haya manifestado su interés debe tener preferencia, la cual se corroborará con la radicación de correspondencia realizada en la en la Oficina de Registro de San Martin - Meta ubicada en la Carrera 8 No. 631 barrio los Fundadores. Los representantes legales de las Empresas interesadas en recibirlos, deben suscribir un acta de entrega en la cual deben establecer la fecha de la entrega material del bien, la cual no debe ser mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega.

ARTÍCULO SEXTO - Entrega de Bienes: Designada la Entidad a la cual se

material del bien, la cual no debe ser mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega.

ARTÍCULO SEXTO - Entrega de Bienes: Designada la Entidad a la cual se otorgarán los bienes, estos se entregarán materialmente en la Oficina de Registro de San Martin ubicada en la Carrera 8 N° 6 - 31 barrio Los Fundadores de San Martin - Meta, en un término no mayor de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de entrega. El costo del transporte estará a cargo de la Entidad receptora.

ARTÍCULO SEPTIMO - Requisitos para la Entrega de bienes relacionados en el artículo 1° del presente acto administrativo al Gestor Autorizado y Licenciado que cumpla con lo estipulado en el Decreto 1076 del 2015 art. .2.2.6.1.3.7. Obligaciones del Gestor o receptor. Los bienes mencionados en el artículo 1° del presente acto administrativo se convendrá con el gestor autorizado el embalado de los residuosPágina | 6

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Fecha: 09/Jul./2025 donde la Superintendencia de Notariado y RegistroDirección Regional Centro, no incurra en costos para dar culminación a la entrega.

ARTÍCULO OCTAVO - La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

NOTIFIQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

@Documento_preparado_para_firma

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expedición.

NOTIFIQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

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VIVIANA DEL PILAR PARADA PEÑA

Registrador Seccional 0192-10 ORIP - San Martin - Dirección Regional Orinoquia

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: Si

Copia

Elaboró: EDINSON ALFONSO MEDINA DEVIA / ORIP164

Revisó: . VIVIANA DEL PILAR PARADA PEÑA / ORIP164

Aprobó: . VIVIANA DEL PILAR PARADA PEÑA / ORIP164