SS - Circular Básica Jurídica 100-000001 del 21 de marzo de 2017

O SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES IIII 1 hII II II 1 l 11111 li II I

BOGOTA Al contestar cite: 201 7-0 1-119907

SUPERINTENDENCIA

DE SOCIEDADES Tipo: Interna Fecha: 2110312017 14:16:54

Trámite: 1013 -ACTO ADMINISTRATIVO EXTERNO

CIRCULAR EXTERNÁ Sociedad: 899999086SUPERINTENDENCIA DE 5... Exp. 36241

Remitente: lOO - DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE

Destino: 1001 - ARCHIVO DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DE 5.,,

Folios: 1 Anexos: Si

Tipo Documental: CIRCULAR EXTERNA Consecutivo: 100-000001

Señores USUARIOS SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES REFERENCIA: CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA Con fundamento en las facultades legales que le corresponden a la Superintendencia de Sociedades y, en especial, en las previstas en el numeral 15 del articulo 8° del Decreto 1023 de 2012, en virtud del presente acto administrativo, se modifica la Circular Básica Jurídica, inicialmente emitida por medio de la Circular Externa No. 100-000003 del 22 de julio de 2015. El referido acto administrativo se expidió con el propósito de compilar las principales instrucciones generales que en materia legal ha emitido la Superintendencia de Sociedades. Por medio del presente acto administrativo de carácter general se modifica la Circular Básica Jurídica en lo referente al literal C del Capitulo III. Así mismo, por efecto de los anteriores cambios, se ajustan la numeración y los

índices de la Circular Básica Jurídica. Esta Circular Externa, rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Francisco Reyes VilI ar SuperintendenIter dee dac es Nit 891999.086 Rad. Sin CódTrám. 1013 Cód Dep. 100 Cód. Fun. A3191 No, Folios 1 Anexos 189 En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con TODOS POR UN integridad por un Pais sin corrupción. -LNet-I II I rs Enlidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP /% 1, 1111 o 1 fI 89 Circular Básica Jurídica

SOPnINTENDEI.CIA

DE SOCI€DADSS Introducción Con fundamento en las facultades legales de la Superintendencia de Sociedades, se expide la circular básica jurídica (la "Circular"), la cual recopila las principales instrucciones generales que en materia legal ha emitido esta entidad y que hasta la fecha han estado vigentes. La Circular recopila las principales instrucciones generales que en materia legal ha emitido la Superintendencia de Sociedades y que hasta la fecha han estado vigentes. Para los efectos de la presente Circular, se compendiaron, revisaron, modificaron y actualizaron las instrucciones en materia de Derecho Societario, así como también los principales actos administrativos de carácter general expedidos por esta entidad, con el propósito de facilitar a los destinatarios su cumplimiento, comprensión y consulta. La Circular está dividida en capítulos para facilitar su consulta temática, la cual se ha organizado conforme a la naturaleza de las entidades sometidas a la

inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Sociedades. Las actuaciones administrativas que se encuentren en curso en la Superintendencia en la fecha de entrada en vigor de la presente Circular y que tengan como sustento las instrucciones contenidas en las circulares externas que se derogan en virtud de la misma, continuarán su trámite hasta su terminación, con fundamento en las disposiciones que estaban vigentes al momento del acaecimiento de los hechos que originaron la respectiva actuación administrativa. -7 En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con CTODOS PORUN integridad por un País sin corrupción.

NUEVO PAÍS

Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP MINOT o 2/189 Circular Básica Jurídica

SUPENNTUÉDEHCIA

O SOCIEDACES ÍNDICE CAPITULO 1 - CAPITAL SOCIAL ...........................................................................9

1. Reducción del capital social ..........................................................................9

Disminución del capital como efecto de la cancelación de acciones propiasreadquiridas ...........................................................................................14 Prima en colocación de acciones entendida como parte del aporte al capitalde la sociedad........... ............................... . .................. . ............................ 15 Pago de dividendo en acciones .......................................................... . ........ 16 Suscripción de acciones ..............................................................................17 CAPÍTULO II -ACCIONES CON DIVIDENDO PREFERENCIAL Y SIN DERECHO AVOTO .................................................................................................................20

1. Autorización particular .................................................................................20

CAPÍTULO III - REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL Y DE LA JUNTA DIRECTIVA... . .... . ....... . ........... . ...... . ... . .......................................... . .... . .... . .............. 21 Verificación de la calidad de asociado ........................................................22

Convocatoria .................................................................................................22 Derecho de inspección .................................................................................24 Derecho de voz y voto ..................................................................................34 Acciones embargadas ..................................................................................34 Representación .............................................................................................34 Quórum ..........................................................................................................36 Toma de decisiones ......................................................................................38 . Mayorías ...... . ................... .... ... . ...... . .......... . ...... . .................. . .... ... ...... . ............. 41 1 Orden del día .................................................................................................42 Elección de miembros de junta directiva ....................................................42 Mecanismo especial para la toma de decisiones .......................................43 Informes y dictámenes .................................................................................44 Actas ..............................................................................................................44 Otras clases de reuniones .......................................... ................ . ......... . ....... 46 CAPITULO IV - SUPRESIÓN DE LA INSCRIPCIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN EL REGISTRO MERCANTIL ..............................................49 Libros de contabilidad - no requieren inscripción en el Registro Mercantil y pueden ser llevados en archivos electrónicos..............................49 Requisitos de los archivos electrónicos - aplicación de la Ley 527 de 1999.......................................................................................................................49 En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con TODOS POR UN integridad por un País sin corrupción. Entidad No. 1 en el Índice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP

1'?) MINC$T o

3/189 Circular Básica Jurídica SUPEIOHTRNDfNCIA QE SQCIEOADCS Validez probatoria de los registros de contabilidad y libros de actas de junta directiva en archivos electrónicos. .......................................................... 50 Libros de actas de junta directiva ...............................................................50

CAPITULO V - ADMINISTRADORES ..................................................................50

1. Quiénes se consideran administradores. ............ .... ..... . ............................. 50

2. Principios y deberes que orientan la conducta de los administradores.. 50

Buena fe ........................................................................................................50 Lealtad ...........................................................................................................50 Diligencia de un buen hombre de negocios ..............................................51

3. Deberes específicos de los administradores. ................. . ..... ... .... . ........ . .... 51

Adecuado desarrollo de¡ objeto social ........ .... ............ . .... . ..... . ........ . .... .......51 Cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. ...... . ...... ... ...... 51 Adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal. .............. .... ........................... . ............. . ............................ . ............ . ............ ..51 Reserva comercial e industrial de la sociedad ................................... . ....... 51 Obligación de abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada............................................... . ... ...................... . ..... . .... .... ........ . ......... .52 Obligación de dar un trato equitativo a todos los asociados y respetar el ejercicio de¡ derecho de inspección de todos ellos..... ............................ . ....... 53 Obligación de abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia conla sociedad ........... .... ........ . ....... ............. .... ...... . ...... . ......................... . ............ 53 Obligación de abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses. .......... .... .......................................... . ................................ 54

1. Algunos posibles eventos de conflicto de intereses. ..... . .......... ... ...... . ... ...54

J. Circunstancias a tenerse en cuenta en los casos de actos de competencia y de conflictos de interés .......................... . ..... . ............ . .......... . .... 54

4. Prohibiciones y limitaciones de los administradores ..............................58

5. Responsabilidad de los administradores..... .............. . ....... . ..... .............. . ... 59

Generalidades... .................. .... ............. . ....... .... ........ . ....................... . ............. 59 Algunas hipótesis de responsabilidad de los administradores ......... ... .... 60

6. Acción Social de Responsabilidad .......... . ... . .................... .................... . ...... 61

CAPITULO VI - REFORMAS ESTATUTARIAS .................................. . ............ . .... 63

1. Régimen de autorización general en fusiones y escisionesInstrucciones de transparencia y revelación de información..........................63

A. Competencia ............ . ..................................................................................... 63

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con TODOSPORUN integridad por un País sin corrupción. Net OCC Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades PCjblicas, ITEP.

CMINCIT 1. .. .

0 4/189 Circular Básica Jurídica

DE SOCIEDADfl

B. Régimen de autorización general ................................................................63

2. Régimen especial de solemnización de reformas consistentes en fusión ............................................................................................................. yescisión 65 . ......... . ...................... . ...... . ............. . ......................................... ...

A Competencia 65 .................................

B. Sociedades que deben solicitar autorización previa 66 ..................................................................

C. Régimen de autorización previa 66

...... ...67

D. Documentación básica para las solicitudes de fusión y escisión...

E. ........................

Documentación específica para las solicitudes de fusión 70 ..........................

F. Documentación específica para la solicitud de escisión 71 ... . ............ . ........ . ..... ................ ..... 73

G. Derecho de oposición de los acreedores

H. ...................................

Sociedades vigiladas por otras superintendencias 73

1. Condiciones de los estudios de valoración y de las personas que los ................................................................................................................. realicen 73 .................... .. .... . .... . ..............

J. Perfeccionamiento de la reforma estatutaria 73 ................................... . ..... ............ 74

K. Sanciones o multas por incumplimiento

3. Alcances y efectos de¡ derecho de retiro y resolución de controversias ..................................................................... 74 originadas en el derecho de retiroCAPITULO VII MATRICES, SUBORDINADAS Y GRUPOS EMPRESARIALES ........................................................................................................ 77 ......................................................................... 77

1. Consideraciones Generales 2. ................................................................................ 78

Modalidades de control . ...... . ............................. . .... ............ . ............................... . ..... 79 3 Control Conjunto . .................................................................................... 4 El grupo empresarial 80 ..........

5. La unidad de propósito y dirección en los grupos empresariales. 80 ...............................

6. La aplicación de las presunciones de subordinación 82 ................................

7. La vinculación de sociedades en la Ley 222 de 1995 84 ................................

8. Las sociedades extranjeras matrices o controlantes 84

9. Obligación de consolidar estados financieros en matrices o controlantes

85 Matriz o controlante Colombiana con subordinadas en el extranjero .. 85 El grupo empresarial con matrices extranjeras y sus principales ............... . ........................................... .... .......................... ................ obligaciones 86 En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con

TODOSPORUN

Entidad No. 1 en el Índice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP. )MINCIT . . .. . -, 0 5/189 Circular Básica Jurídica

DE SOCIEDADES debe cumplirse con la obligación de inscripción de¡ documento Dónde privado.... .... .......... . ................ . .......................................... ............................ . ....... 86

13. Cancelación de la inscripción de la situación de control o grupo empresarial.......... . .............. .... ...... . ...... . ................. ......................... ...................... 87

CAPÍTULO VIII - LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA ..................................................87

Eventos ..........................................................................................................87 Documentación mínima que debe presentarse ...... . .......................... ... ...... 88 Traslado de¡ inventario .................................................................................92 Objeciones.. .... . .................. . .............................................. . ................. . .......... 92

S. Aprobación .... .... ................. . ...... . ............................. . ..................... . ........... . ... 92 6. de ..........................................................

Responsabilidad los liquidadores 93 7. ................................................................................................ 93 Otros eventos CAPÍTULO - ................... . ...................................

IX REGÍMENES ESPECIALES 94

1. COMPAÑÍAS MULTINIVEL ............. . ......... . ............. ............................ . .......... 94

Objeto .............................................................................................................94 Ámbito de aplicación ....................................................................................95 Actividad multinivel ......................................................................................95 Vendedor Independiente... ...... . ............. .... ............................... . ....... . ........... .96 Planes de Compensación ..............................................................................96 Requisitos para establecer las compañías multinivel que realicen la comercialización de sus productos o servicios en red o a través de¡ mercadeo multinivel . .................... .......................... . .............. . ............................. 97 Supervisión de la Superintendencia de Sociedades .... . ............................. 97 Obligaciones de las sociedades multinivel... ..... . ................................... . .... 98 Derechos de¡ vendedor ....... . .......................... . ........................ .... ......... . ........ 99

1. Operaciones prohibidas .............................................................................100 Actividades de supervisión de la Superintendencia de Sociedades ......101

SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE AUTOFINANCIAMIENTO

2.

COMERCIAL SAPAC .........................................................................................102

Funcionamiento y aspectos societarios ...................................................103 Planes y Contratos ......................................................................................104 Aspectos Logísticos y Operativos .............. . ................. . .......... . ........ . ........ 110

O. Información y Publicidad ........ .... ............................ . ... . .......... . .... . ......... . ..... 113

SOCIEDADES OPERADORAS DE LIBRANZA ........... .... ................... . .... ....114

3.

A. Ley 1527 de 2012 sobre libranza o descuento directo ............. .... ............

114 En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con ojo por un País sin corrupción. k Jeff Entidad No 1 en el Indice de Transparencia de las Enlidades Publicas ITEP

MINCIT 1 . o

6/189 Circular Básica Jurídica

$UflRINTfND€NCtA

DE OCJEDADES

B. Ámbito de aplicación .................................................................................. 115

C. Sobre las definiciones previstas en la Ley 1527 de 2012 ........................ 115

D. Mecanismos de financiamiento autorizados por la ley... .................... . .... 116

E. Sujeto de Supervisión ........................... .......................... ....................... . .... 117

F. Obligaciones de la Entidad Pagadora ....................................................... 117

G. Prohibiciones de la entidad pagadora ........................... . .................. ..... . ... 117

H. Responsabilidad solidaria de la entidad pagadora .................................. 117

1. Obligaciones de la entidad operadora ...................................................... 118

J. Requisitos para ser beneficiario ................................................................ 119

Obligaciones del beneficiario .......................... . ................................. . ........ 119 Derechos del beneficiario .................................................... .... ....... . ........... 120 Intercambio de información .......................................................................120 Portales de información de libranza. ........................................ . ......... . ... ...120 Condiciones de los créditos de libranza ..................................... . ............. 120 Cesión de créditos objeto de libranza...... 121 Sobre la revelación de información y la gestión de riesgos en la venta y administración de operaciones de libranza por parte de sociedades sujetas a la supervisión de esta Superintendencia ........................................................121 Sujetos obligados .......................................................................................121 Definiciones .................... . ............... . ... . ................. . ...................................... 121 Obligación de información sobre los riesgos de la operación ...............122 Gestión de riesgos en la administración de las libranzas vendidas ......125 Revelación de la sustitución de los créditos de libranza ........................126 Gestión de los riesgos operativos del negocio de venta en cartera y atención de compradores .................................................................................126 Revelación de los estados financieros y de indicadores de calidad de cartera y solvencia del vendedor .....................................................................128 Configuración de las causales de cancelación del código único de reconocimiento de operadores de libranza o descuento directo...... ............ 129 De los revisores fiscales ............................................................................130 Obligación especial de las pagadurías .....................................................130

4. FONDOS GANADEROS ... .... ........... ......................... . ...... . ............................ 130

A. Inspección, vigilancia y control de los fondos ganaderos ......................130

En la Superintendencia de Soci: dades trabajamos con

Entidad No. 1 en el índice de Transparencia de fas Entidades Públicas, ITEP. tMINCIT . .

o 7/189 Circular Básica Jurídica 1UPflINTENDENCA DE SOCIEDADES Período de los representantes legales de las juntas directivas y de los revisores fiscales..... .................. . ...................... .......... . ...................................... 130 Posesión de los miembros de las juntas directivas.................................131

S. ASPECTOS RELACIONADOS CON LA CONVERSIÓN DE LOS CLUBES DE FÚTBOL CON DEPORTISTAS PROFESIONALES A SOCIEDADES ANÓNIMAS. ........ .... ........................... ................. . ......... . ..... . ...... . ............. . ........ ..131

Ámbito de aplicación ..................................................................................131 Quiénes pueden convertirse en sociedad por acciones .........................132 Documentación básica para la toma de decisión de la conversión .......132 Convocatoria ...............................................................................................136 Realización de la asamblea general de accionistas ......................... ... ..... 137 Ejercicio de¡ derecho de retiro ...................................................................139 Devolución de los aportes ...... . .............................. . ........ . ..................... . ..... 140 Número mínimo de accionistas y capital social .......................................140

1. Procedimiento de formalización y efectos de la conversión ......... . .... . .... 140

Publicidad de la decisión de conversión ..................................................141 Efectos patrimoniales de la conversión.. ..... . ... ....................... 141 Efectos contables derivados de la conversión. ........... . ............... . ... . ........ 141 Capitalización de la sociedad anónima - incisos 5 y 6 de¡ artículo 4 de la Ley 1445 de 2011 ...............................................................................................142 Prohibiciones para los clubes de fútbol con deportistas profesionales 143 Prohibiciones especiales para los clubes de fútbol organizados como corporaciones o asociaciones .........................................................................144

CAPÍTULO X - AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO LA!FT Y REPORTE

DE OPERACIONES SOSPECHOSAS A LA UIAF .............................................144

Consideraciones generales... ..... .... ... . ........................................................ 144 Marco normativo . ........ . ............. .... ... . ...... . ................. .... .......................... . ... 145 Definiciones ..................... . ............. .... ............... .... .................... ............. . ..... 146 Sistema de autocontrol y gestión de¡ riesgo LAIFTSAGRLAFT ...........148 Ámbito de aplicación ..................................................................................152 Plazo para el cumplimiento ........................................................................154 Medidas de prevención y gestión del riesgo LAIFT .................................154 Reportes de Operaciones Sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF ................................................................................159 En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con CT000SPORUN integridad por un País sin corrupción.

NUEVOPAIS it

• Entidad No. 1 en el indica de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP. )MINCIT , 1 1 .. . -. o

8/189 Circular Básica Jurídica supErnNm.00NCIA

DE SOCIEDADES

9. Sanciones .160

CAPITULO Xl - TOMA DE POSESIÓN Y LIQUIDACIÓN FORZOSA ADMINISTRATIVA..............................................................................................161 Consideraciones generales ................................................... . .................... 161 Seguimiento liquidación forzosa administrativa ......................................161 Seguimiento Liquidación voluntaria .........................................................165 Riesgo de lavado de activos y financiación de] terrorismo ......... . ............. 166 CAPÍTULO XII - GUÍA TÉCNICA DE ORIENTACIÓN Y APLICACIÓN DE LA NUEVA NORMATIVA CONTABLE....... ....... . ................... . ..... .... ....... . ................. 166

Estados financieros de propósito especial ..............................................167 Anexo relativo a las valorizaciones de propiedad planta y equipo, intangibles y otros activos que se reflejen en el estado de situación financiera.. .................................. . ... .... ....................... . ... . ..... . ........... . .................. 167 Hechos ocurridos después de¡ período sobre el que se informa. .......... 167 Contenido de¡ dictamen de¡ revisor fiscal. .................... . ....... . .................. 168 Métodos para valoración de empresas... .......... . ..... . ...... . ........... .... ........... 168 Certificación respecto de la capitalización de la cuenta revalorización de¡ patrimonio o ganancias acumuladas ........................................... . ........ ---- ....... 168

ANEXOS.............................................................................................................177

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con TODOS POR UN integridad por un País sin corrupción.

IC PA IS a

Entidad No. 1 en el índice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP ()M INCIT o 9/189 Circular Básica Jurídica

SUPERINTENDEN CIA

OS SOCIEDADES

CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

CAPÍTULO 1 - CAPITAL SOCIAL

1. Reducción de¡ capital social La Superintendencia de Sociedades, en los términos de¡ artículo 145 de¡ Código de Comercio, tiene la facultad para autorizar la disminución de] capital en cualquier sociedad, empresa unipersonal y sucursal de sociedad extranjera sometida a su inspección, vigilancia o control, cuando se verifique cualquiera de los supuestos previstos en dicha norma.

Esta Superintendencia también deberá autorizar la disminución de capital que se

origine en la operación de readquisición de acciones prevista en el numeral 4 de¡ artículo 417 de¡ Código de Comercio, consistente en readquirir acciones para luego cancelarlas y disminuir el capital hasta concurrencia de su valor nominal. Así mismo, esta Superintendencia conforme lo establece el numeral 7 de¡ artículo 86 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 151 del Decreto-Ley 019 de 2012, podrá conferir autorización de carácter general en los eventos que más adelante se señalan. De conformidad con lo previsto en la Ley 1314 de 2009 y las normas que la modifiquen o complementen, respecto de aquellas sociedades a las que sean aplicables las "Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)" y las Normas de Aseguramiento, deberá tenerse en cuenta lo previsto en el Capítulo XII de esta Circular.

A. Autorización general

a. No requerirán de autorización particular, por lo que se entenderán autorizadas de manera general, aquellas reformas estatutarias consistentes en la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes que adelanten sociedades inspeccionadas por esta Superintendencia. Sin embargo, conforme lo establece el numeral 7 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, la autorización de carácter particular procederá en los casos que se describe a continuación:

1. Cuando a pesar de haberse verificado el cumplimiento de cualquiera de los supuestos previstos en el artículo 145 de¡ Código de Comercio, la situación financiera de¡ respectivo ente registre una o más obligaciones vencidas, cuyo incumplimiento supere los 90 días y, que en el agregado represente el

10% o más de¡ pasivo externo. u. Cuando el valor total de los aportes a reembolsar, representen el 50% o más de¡ total de los activos. Cuando se trate de personas jurídicas respecto de las cuales exista una situación de control, bien sea como controlante o como subordinada, en relación con otra u otras personas jurídicas sometidas al control o vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, o de otra Superintendencia. Cuando se trate de sociedades con obligaciones a su cargo, originadas en emisión de bonos. Cuando se trate de sociedades, sucursales de sociedades extranjeras o

V. empresas unipersonales con pasivo pensional a su cargo.

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con TODOS POR UN integridad por un País sin corrupción. !95Yfl CII Entidad No. 1 en el Índice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP MINCIT o 10/189 Circular Básica Jurídica SUPERINTÉHDENCÍA D OCIEODES vi. Cuando se trate de sociedades, sucursales de sociedades extranjeras o empresas unipersonales que se encuentren en ejecución de un acuerdo concordatario, de reestructuració