SS - Circular básica juridica 100-000006 de 2016

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

O

BOGOTA

Al contestar cite: 2018-01-425610

11111111111

SUPERIHTEHDnICIA Tipo: Interna Fecha: 1910812016 17:20:22

DE SOC!DDES Trámite: 1013ACTO ADMINISTRATIVO EXTERNO Sociedad: 899999086SUPERINTENDENCIA DE 5... Exp. 36241

CIRCULAR EXTERN4 Remitente: 100DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE

Desbno: 515 - GRU PODE NOTIFICACIONES AOMINISTRATWAS

Folios: 1 Mexos: SI

TIpo Documental: CIRCULAR EXTERNA ConsecutIvo: 100-000006

Señores USUARIOS SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES REFERENCIA: CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA Con fundamento en las facultades legales que le corresponden a la Superintendencia de Sociedades y, en especial, en las previstas en el numeral 15 del artículo 80 del Decreto 1023 de 2012, en virtud del presente acto administrativo, se modifica la Circular Básica Jurídica, inicialmente emitida por medio de la Circular Externa No. 100-000003 del 22 de julio de 2015. El referido acto administrativo se expidió con el propósito de compilar las principales instrucciones generales que en materia legal ha emitido la Superintendencia de Sociedades. Por medio del presente acto administrativo de carácter general se modifica y adiciona la Circular Básica Jurídica en lo referente a los siguientes asuntos: El Capítulo 1, respecto de los literales A y B del numeral primero y el literal F del numeral quinto.

El Capítulo H. El literal B del Capítulo III. El numeral primero del Capítulo IV. El numeral segundo del Capítulo VI. El encabezado del numeral segundo del Capítulo VIII. El Capítulo IX, respecto del numeral primero, así como los literales A y B del numeral segundo, los literales 1 y Q del numeral tercero y los literales C y M del numeral quinto. El Capítulo X. El Capítulo Xl. Así mismo, por efecto de los anteriores cambios, se ajustan la numeración y los índices de la Circular Básica Jurídica. Esta Circular Externa rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

-L-%' 1. Francisco Reyes Villa i r Superintendente de 5 - dades Nit 899.999.086 Rad. Sin Cód Trám. 1013 Cód Dep. loo Cód. Fun. .34305 No. Folios 1 Anexos 171 En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con TODOS POR UN integridad por un Pais sin corrupción.

NUEVO PAIS

6'. Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP P,AllClt o 1/171 Circular Básica Jurídica wPtan.on.ca Of JOCtOACO Introducción Con fundamento en las facultades legales de la Superintendencia de Sociedades, se expide la circular básica jurídica (la "Circular"), la cual recopila las principales instrucciones generales que en materia legal ha emitido esta entidad y que hasta la fecha han estado vigentes. La Circular recopila las principales instrucciones generales que en materia legal ha

emitido la Superintendencia de Sociedades y que hasta la fecha han estado vigentes. Para los efectos de la presente Circular, se compendiaron, revisaron, modificaron y actualizaron las instrucciones en materia de Derecho Societario, asi como también los principales actos administrativos de carácter general expedidos por esta entidad, con el propósito de facilitar a los destinatarios su cumplimiento, comprensión y consulta. La Circular está dividida en capítulos para facilitar su consulta temática, la cual se ha organizado conforme a la naturaleza de las entidades sometidas a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Sociedades. Las actuaciones administrativas que se encuentren en curso en la Superintendencia en la fecha de entrada en vigor de la presente Circular y que tengan como sustento las instrucciones contenidas en las circulares externas que se derogan en virtud de la misma, continuarán su trámite hasta su terminación, con fundamento en las disposiciones que estaban vigentes al momento del acaecimiento de los hechos que originaron la respectiva actuación administrativa. En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con TODOSPORUN integridad por un País sin corrupción.

NUEVO PAÍS

ZtQIOOtOU(C

Entidad No. 1 en ej indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP MINCIT o 2/171 Circular Básica Jurídica

SUPEmHTEHD EN CIA

DE $ØCItDDI$ ÍNDICE CAPÍTULO 1 - CAPITAL SOCIAL ...........................................................................9

1. Reducción de¡ capital social ..........................................................................9

Disminución de¡ capital como efecto de la cancelación de acciones propiasreadquiridas ...........................................................................................14 Prima en colocación de acciones entendida como parte de¡ aporte al

capital de la sociedad ..........................................................................................15 Pago de dividendo en acciones... ............................................. . .................. 16 Suscripción de acciones ..............................................................................17 CAPÍTULO II -ACCIONES CON DIVIDENDO PREFERENCIAL Y SIN DERECHO AVOTO.................................................................................................................20 Autorización general .....................................................................................20 Autorización particular .................................................................................21 CAPÍTULO III - REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL Y DE LA JUNTA DIRECTIVA....... . ............ . ...... . ....... . .......................................... ............ . ...... . .... .......22 Verificación de la calidad de asociado ........................................................22 Convocatoria ............................................ . ..................................................... 22 Derecho de inspección .................................................................................24

O. Derecho de voz y voto ...... . .......... . .............. . ..... . ..... ....... . ..................... . ...... ...25

Acciones embargadas ..................................................................................25 Representación ...................... . ............. . ......................................................... 26 Quórum ........................ . ... . .............. .............. ............ . ............. . ....................... 28 Toma de decisiones ......................................................................................29

1. Mayorías ........... .... ... . .............. . ................. . ............ . .................. . .......... ........... 32

Orden de¡ día ........ . ....................... . ............ ..................................................... 33 Elección de miembros de junta directiva ....................................................33 Mecanismo especial para la toma de decisiones .......................................35 Informes y dictámenes...... ... . .......................................................... . ...... ... .... 35 Actas.. ..... . ......... . .............................................. .... .......................... . ................ 36 Otras clases de reuniones ............................................................................38 CAPITULO IV - Supresión de la inscripción de los libros de contabilidad en el registro mercantil .... .... ..................... .... ... . ... . .............. . ..................... .... ............ 40

1. Libros de contabilidad - no requieren inscripción en el Registro Mercantil y pueden ser llevados en archivos electrónicos..............................40

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con t TODOSPORUN integridad por un País sin corrupción. rEM—ItN=1L IQ ° Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP. ®MINCIT ..". ............ o 31171 Circular Básica Jurídica &UPERtNtNfllfl4 D SOCIEDØtS Requisitos de los archivos electrónicos - aplicación de la Ley 527 de 1999.......................................................................................................................41 Validez probatoria de los registros de contabilidad y libros de actas de junta directiva en archivos electrónicos ........... . ... . ... .... ...... .... ...... . .......... . ...... ...41 Libros de actas de junta directiva ........ . ... . .............. . ............... . .................... 41

CAPITULO y - ADMINISTRADORES ..................................................................41

1. Quiénes se consideran administradores. ........................ . .......................... 41

2. Principios y deberes que orientan la conducta de los administradores. .41

Buena fe.... ......... . ................ . ... . ............................................ . ......................... 42 Lealtad ...........................................................................................................42 Diligencia de un buen hombre de negocios ..............................................42

3. Deberes específicos de los administradores. ......... . ....................... . ....... ....42

Adecuado desarrollo de¡ objeto social ............ ............................................ 42 Cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. .................. . ... 42 Adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal.. ................. .. ....................... . ..................... .. ... . ........... ................................... 43 Reserva comercial e industrial de la sociedad..... .............................. . ....... 43

Obligación de abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada. .......... . ............................ . ... . ....... . ....................................... ............... 43 Obligación de dar un trato equitativo a todos los asociados y respetar el ejercicio de¡ derecho de inspección de todos ellos. ............. . ..... ... ...... ... .... . .... 44 Obligación de abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia conla sociedad. .............................. . .............. . ....................................... . ............. 44 Obligación de abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses.... ........ ......................... . ........ . ............. . .......................... ...45

1. Algunos posibles eventos de conflicto de intereses. ....... . ............... .... ..... 45

J. Circunstancias a tenerse en cuenta en los casos de actos de competencia y de conflictos de interés . ................. . .......... . ................... . ........... 46

4. Prohibiciones y limitaciones de los administradores ...............................49

5. Responsabilidad de los administradores ..... . ............................................ ..50

Generalidades...... ................................................................................... . ...... 50 Algunas hipótesis de responsabilidad de los administradores.. ........... ...51

6. Acción Social de Responsabilidad ..............................................................52

CAPÍTULO VI - REFORMAS ESTATUTARIAS ....................................................54

En la Superintendencia de Sociedades trabaj:moscon TODOSPORUN integridad por un País sin corrupción. 0 Ojo ojo

NUEVO PAÍS CNIN

Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Enlidades Públicas, ITEP.

®MINJCIT

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Circular Básica Jurídica

SUPfl!NTtND1ICÍA b SØCj€O&DIS

1. Régimen de autorización general en fusiones y escisionesInstrucciones de transparencia y revelación de información ...... . ........... . .... ...54

Competencia ..................................................................................................54 Régimen de autorización general ................................................................54

2. Régimen especial de solemnización de reformas consistentes en fusión yescisión .............................................................................................................56

Competencia ..................................................................................................57 Sociedades que deben solicitar autorización previa .................................57 Régimen de autorización previa ....... .... ....... . ............. . ........... .. ..................... 57 Documentación básica para las solicitudes de fusión y escisión ............58 Documentación específica para las solicitudes de fusión ........................61 Documentación específica para la solicitud de escisión .... .... ........ ......... ..63 Derecho de oposición de los acreedores .............. . ........ . ............................ 64 Sociedades vigiladas por otras superintendencias ...................................64

1. Condiciones de los estudios de valoración y de las personas que los realicen.................................................................................................................64

Perfeccionamiento de la reforma estatutaria ..............................................65 Sanciones o multas por incumplimiento .......................... . ......................... .65

3. Alcances y efectos de¡ derecho de retiro y resolución de controversias originadas en el derecho de retiro .....................................................................66

CAPÍTULO VII - MATRICES, SUBORDINADAS Y GRUPOS EMPRESARIALES .....................................................................................................69 Consideraciones Generales .........................................................................69 Modalidades de control ................................................................................70 Control Conjunto ...........................................................................................70 El grupo empresarial.. ...... . ......................................... . .... . ..... . .......... . ...... . ..... 71

S. La unidad de propósito y dirección en los grupos empresariales. ... ....... 71

La aplicación de las presunciones de subordinación... ........................ . .... 73

La vinculación de sociedades en la Ley 222 de 1995 ................................75 Las sociedades extranjeras matrices o controlantes ................................76 Obligación de consolidar estados financieros en matrices o controlantes 76 Matriz o controlante Colombiana con subordinadas en el extranjero ..77 C11) En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con - TODOS POR UN integridad por un Pais sin corrupción.

NUEVO PAIS rTONI—N 1 II i..c. 1

Entidad No. 1 en el indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP ® MINCIT _... / ..,..L. ,a..4 o 5/171 Circular Básica Jurídica 5UPEØ1TEKDÉNCIA De oocwoaoes El grupo empresarial con matrices extranjeras y sus principales .........................................................................................................77 obligaciones Dónde debe cumplirse con la obligación de inscripción de¡ documento privado.................................................................................................................. 78

13. Cancelación de la inscripción de la situación de control o grupo empresarial................... . ........ . ... --- ....... ..... .......... . ... .... ...... . ... --- .......... --- ... ...78

CAPITULO VIII - LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA ..................................................78

Eventos ..........................................................................................................78 Documentación mínima que debe presentarse ..........................................79 Traslado de¡ inventario .................................................................................83 Objeciones .....................................................................................................83 Aprobación ................... .............................. . ............................................. . .... 84 Responsabilidad de los liquidadores ..........................................................84 Otros eventos ................................................................................................84

CAPITULO IX - REGíMENES ESPECIALES .......................................................85

1. COMPANIAS MULTINIVEL ............................................................................85

Objeto .............................................................................................................86 Ámbito de aplicación ....................................................................................86 Actividad multinivel ........ . ...... . ... . ... . ... . ... . .......... . .......... . ... .... ..... . .............. ......86

Vendedor Independiente ....... . ....................... . .............. .... .............. . .............. 87 Planes de Compensación .............................................................................87 Requisitos para establecer las compañías multinivel que realicen la comercialización de sus productos o servicios en red o a través de¡ mercadeo multinivel. ................................................. .... ............. . ..... . .............. . ... 88 Supervisión de la Superintendencia de Sociedades ..................................89 Obligaciones de las sociedades multinivel... ...... . .......... . ............. . .............. 89 Derechos de¡ vendedor ..................................................... . .............. . ............ 90 1. Operaciones prohibidas .............................................. . ................................. 91 Actividades de supervisión de la Superintendencia de Sociedades ........92

SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE

2.

AUTOFINANCIAMIENTO COMERCIAL SAPAC ................ . ........ . ....... . ........ . ....... 94

Funcionamiento y aspectos societarios ............ . ...... .... ............... . ............... 94 Planes y Contratos ........................................................................................95 Aspectos Logísticos y Operativos ................................... . ......................... 102 Información y Publicidad 105 ............................................................................ IL (C En la Superintendencia de Sociedades trabajarnos con 4)' jo NUEVOPMS 1O N1 i 11 o Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP.

®MINCIT

0 6/171 Circular Básica Jurídica ot 1OCjEDDU

3. SOCIEDADES OPERADORAS DE LIBRANZA...........................................106

Objeto de la libranza o descuento directo... ... . .......................................... 106 Ámbito de aplicación ..................................................................................106

C. Explicación de las definiciones que trae la Ley 1527 de 2012 .............. ...107

D. Mecanismos de financiamiento autorizados por la ley............................1 08

. E Sujeto de Supervisión.... ........................................ .. ........ . ........... ...............1 08

F. Obligaciones de la entidad pagadora.. .................... ............1 09

G. Prohibiciones de la entidad pagadora .......................................................1 09

H. Responsabilidad solidaria de la entidad pagadora ..................................1 09

1. Obligaciones de la Entidad Operadora ............................. .........................1 09

J. Requisitos para ser Beneficiario .......................... . ................. . ............ .... ...1 11

K. Obligaciones de¡ Beneficiario•. ........... . ... .... ................. . ..............................1 11

L. Derechos de¡ Beneficiario ............ . ........... . ......................... ................... . .....1 11

M. Intercambio de información ...................................... . ................ . ................1 12

N. Portales de información de libranza ..........................................................1 12

O. Condiciones de los créditos de libranza ...................................................1 12

P. Cesión de créditos objeto de libranza .......................................................1 13

Q. Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza ............1 13 . FONDOS GANADEROS ................ . ... . ..................... . .................................. ..113

4 Inspección, vigilancia y control de los fondos ganaderos ......................113 Período de los representantes legales de las juntas directivas y de los revisores fiscales .............................................. . ....... ........................................ .114 Posesión de los miembros de lás juntas directivas ............ .... ..... . ....... . ... 114

5. ASPECTOS RELACIONADOS CON LA CONVERSIÓN DE LOS CLUBES DE FÚTBOL CON DEPORTISTAS PROFESIONALES A SOCIEDADES ANÓNIMAS. ........................ . ......... .. .................. . ..... . ......... . .................... . ............ 115

Ámbito de aplicación ..................................................................................115 Quiénes pueden convertirse en sociedad por acciones ............ . ............. 115 Documentación básica para la toma de decisión de la conversión........115 Convocatoria ......................... . ...... . ....... . ... . ... . .......... . ..................... .... ........... 119 Realización de la asamblea general de accionistas .................................121 Ejercicio de¡ derecho de retiro ...................................................................122 Devolución de los aportes ..........................................................................123 Número mínimo de accionistas y capital social .......................................123

1. Procedimiento de formalización y efectos de la conversión ............ . ...... 124

Publicidad de la decisión de conversión ... . ... . ... . .................. . .... . .... . .......... 124 Efectos patrimoniales de la conversión ....................................................124 En la Superintendencia de Sociedades trabajamoscon t t TODOSPORUN integridad por un País sin corrupción. N iF Entidad No. 1 en el ndice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP. lttz ®MINCIT o 71171 Circular Básica Jurídica SOPEmWTEND.ncLA DE SOOEDADES Efectos contables derivados de la conversión .........................................125 Capitalización de la sociedad anónima incisos 5 y 6 de¡ artículo 4 de laLey1445 de 2011 ................................................................................................125 Prohibiciones para los clubes de fútbol con deportistas profesionales 127 Prohibiciones especiales para los clubes de fútbol organizados como corporaciones o asociaciones ................ . ... . .............................................. . ...... 127 CAPÍTULO X AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO LAIFT Y REPORTEDE OPERACIONES SOSPECHOSAS A LA UIAF .............................................127

Consideraciones generales ............... . .......... . ............................................. 127 Marco normativo .............. . .... .... .................................................................. 128 Definiciones .................................................................................................130 Sistema de autocontrol y gestión de¡ riesgo LAIFTSAGRLAFT ...........131 Ámbito de aplicación ..................................................................................135 Plazo para el cumplimiento ........................................................................137 Medidas de prevención y gestión de¡ riesgo LAIFT .................................138 Reportes de Operaciones Sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF ... . .... . ....................... . .......... . ..... . ......... . ....... .... ..... . .... 1439. Sanciones ....................................................................................................144 CAPÍTULO Xl TOMA DE POSESIÓN Y LIQUIDACIÓN FORZOSAADMINISTRATIVA ..............................................................................................144 Consideraciones generales .......... . .................................. . ................. . ........ 144 Seguimiento liquidación forzosa administrativa ......................................145 Seguimiento Liquidación voluntaria .........................................................149 Riesgo de lavado de activos y financiación de¡ terrorismo .......................149 CAPITULO XII GUÍA TÉCNICA DE ORIENTACIÓN Y APLICACIÓN DE LANUEVA NORMATIVA CONTABLE.. ... . .................. .... ... . ... . ............................ . .... 149 Estados financieros de propósito especial... ... .... ............. . ........... . ...... . .... 150 Anexo relativo a las valorizaciones de propiedad planta y equipo, intangibles y otros activos que se reflejen en el estado de situación financiera. ........................ . ................. . ........... . ....... . .......................................... ..151 Hechos ocurridos después de¡ período sobre el que se informa...... ..... 151 contenido de¡ dictamen de¡ revisor fiscal. ........... . ..... . ...... . ............... ... ..... 151 En la Superintendencia de Sociedades tra bajamoscon

TODOSPORIUN NUEVO PA95 integridad por un País sin corrupción. 9!1!0!N%l~t=j Oo joo rr 1. Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP. ®MINCJT ..,...... ............... o 8/171 Circu lar Básica Jurídica WPNNTE$DtHCÍA DI $OOOADU Métodos para valoración de empresas. ...... . .... .... ............ . .................. ......151 Certificación respecto de la capitalización de la cuenta revalorización del patrimonio o ganancias acumuladas. ..... . ........ ................................................ 152

ANEXOS.. ........... .. .................. . .... ............... . ... . .... .......... . ...... ---- ..... . ..................... 161

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con TODOSPORUN integridad por un País sin corrupción.

NUEVO PAÍS

!O. ______ Entidad No. 1 en el Índice de Transparencia de las Enfidades Públicas, ITEP ® MINC)T 1 .l - - - - --- - - 91171 Circular Básica Jurídica

CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

CAPÍTULO 1 - CAPITAL SOCIAL

1. Reducción del capital social La Superintendencia de Sociedades, en los términos del artículo 145 del Código de Comercio, tiene la facultad para autorizar la disminución del capital en cualquier sociedad, empresa unipersonal y sucursal de sociedad extranjera sometida a su inspección, vigilancia o control, cuando se verifique cualquiera de los supuestos previstos en dicha norma.

Esta Superintendencia también deberá autorizar la disminución de capital que se

origine en la operación de readquisición de acciones prevista en el numeral 4 del artículo 417 del Código de Comercio, consistente en readquirir acciones para luego cancelarlas y disminuir el capital hasta concurrencia de su valor nominal. Así mismo, esta Superintendencia conforme lo establece el numeral 7 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 151 del Decreto-Ley 019 de 2012, podrá conferir autorización de carácter general en los eventos que más adelante se señalan. De conformidad con lo previsto en la Ley 1314 de 2009 y las normas que la modifiquen o complementen, respecto de aquellas sociedades a las que sean aplicables las "Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)" y las Normas de Aseguramiento, deberá tenerse en cuenta lo previsto en el Capítulo XII de esta Circular.

A. Autorización general

a. No requerirán de autorización particular, por lo que se entenderán autorizadas de manera general, aquellas reformas estatutarias consistentes en la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes. Sin embargo, conforme lo establece el numeral 7 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, la autorización de carácter particular procederá en los casos que se describe a continuación:

1. Cuando a pesar de haberse verificado el cumplimiento de cualquiera de los supuestos previstos en el artículo 145 del Código de Comercio, la situación financiera del respectivo ente registre una o más obligaciones vencidas, cuyo incumplimiento supere los 90 días y, que en el agregado represente el 10% o más del pasivo externo.

u. Cuando el valor total de los aportes a reembolsar, representen el 50% o

más del total de los activos. Cuando se trate de personas jurídicas respecto de las cuales exista una situación de control, bien sea como controlante o como subordinada, en relación con otra u otras personas jurídicas sometidas al control o vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, o de otra Superintendencia. Cuando se trate de sociedades con obligaciones a su cargo, originadas en emisión de bonos. Cuando se trate de sociedades, sucursales de sociedades extranjeras o

V. empresas unipersonales con pasivo pensional a su cargo.

En la Superintendencia de Sociedades trabaj:mos con fl/tUfl O', . Entidad No 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Publicas ITEP

®MINCIT

10/171 Circular Básica Jurídica vi. Cuando se trate de sociedades, sucursales de sociedades extranjeras o empresas unipersonales que se encuentren en ejecución de un acuerdo concordatario, de reestructuración o de reorganización. De acuerdo con lo anterior, si se verifica alguno de los anteriores supuestos, cualquier sociedad, sucursal de sociedad extranjera o empresa unipersonal deberá solicitar la autorización en los términos y condiciones previstos en la Sección B de este Capitulo 1 correspondiente al régimen de autorización particular, como se mencionó inicialmente. b. En todo caso, los entes económicos que se encuentren dentro del régimen de autorización general de que trata esta sección, deberán conservar copia de los siguientes documentos: i.