SS - Oficio 220-009333 de 2011

OFICIO 220-009333 DEL 24 DE ENERO DE 2011

Ref.: Radicación 201001342822 Validez de las decisiones del máximo órgano social.

Aviso recibo del escrito en referencia, radicado en esta Entidad el 15 de diciembre del pasado año, a través del cual pregunta: “(….) ¿Deseo saber, si por el hecho de convocar al desarrollo de una Asamblea General Ordinaria en marzo de 2010, en función de sus Estatutos, pero sin la presentación de Estados Financieros de fin de ejercicio (Diciembre de 2009) por diversas y múltiples situaciones administrativas generadas que impidieron de su preparación, se considere invalida está Asamblea junto con las decisiones en ella adoptadas? De ser considerada inválida o ilegal, que se debería hacer si hoy sesiona una Junta Directiva diferente, Un Representante legal diferente y que fueron elegidos en dicha Asamblea?. Qué pasaría con las decisiones adoptadas por esta nueva Junta Directiva y este nuevo representante Legal?. Quien debería firmar en calidad de representante legal los Estados Financieros a diciembre de 2009 una vez actualizados. El que sesionaba antes de celebrarse la Asamblea de Marzo de 2010 o el Actual”. En primer lugar, es pertinente informarle que en materia de consultas la función de esta Entidad se circunscribe a emitir una opinión de manera general y en abstracto, por lo que la respuesta no compromete la responsabilidad de la Entidad ni tiene carácter obligatorio. (Art. 25 C. C. A.). Efectuada la anterior precisión, resulta conveniente traer a colación la preceptiva que en el Código

de Comercio regula el tema, a saber: - Artículo 186 expresa “Las reuniones se realizarán en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocatoria y quórum…..”. - Por su parte, el artículo 188 ss. al regular el tema de la obligatoriedad de las decisiones, consagra “Reunida la junta de socios o asamblea general como se prevé en el Artículo 186, las decisiones que se adopten con el número de votos previsto en los estatutos o en las leyes obligarán a todos los socios, aún a los ausentes o disidentes, siempre que tengan carácter general y que se ajusten a las leyes y a los estatutos. (….)”. - Concordante con las normas transcritas, el artículo 190 Ib. en materia de sanciones dispone “Las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 2/2 serán ineficaces; las que se adopten sin el número de votos previstos en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas; y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes”. (Negrilla y subrayados son nuestros). Como puede observar el peticionario, la norma primera citada define el lugar donde el máximo órgano social debe reunirse (Salvo que se trate de reuniones donde estén presentes o legalmente representada la totalidad del capital social, evento en el que puede sesionar en lugar diferente al domicilio social), también precisa que deben observarse las reglas previstas en los estatutos o en la

ley, en cuanto a convocatoria medio y antelacióny quórum se refiere. Así las cosas, sí la asamblea o junta se reúne en las condiciones indicadas en la mencionada preceptiva, de sus decisiones se predica su validez; tal como lo establece el Art. 190 Cit., al expresar que sí las decisiones se adoptan contrariando lo prescrito en el Art. 186 éstas serán ineficaces. Establecidas las condiciones para la eficacia de las decisiones adoptadas por la asamblea general o junta de socios, sobre la aprobación o no de los estados financieros de fin de ejercicio, la regla general es que tal función se desarrolle en reuniones de carácter ordinario, entendiéndose por aquellas las que se celebran dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, si no se ha señalado fecha en los estatutos o se ha guardado silencio al respecto, oportunidad en la que además deben hacerse las designaciones que correspondan y la distribuirán las utilidades, si hubiere lugar a ello (Art. 422 C. Cit.), entre otros asuntos. Sin embargo, lo cierto es que también el legislador consideró que su aprobación o improbación podría adelantarse en reuniones de tipo extraordinario, evento para el cual previó “Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación, en los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes” (Art. 424 Ib). Así las cosas, sin perjuicio de las eventuales sanciones que puedan imponerse a los administradores y al revisor fiscal, a quienes corresponde velar por el cumplimiento de la ley de los estatutos (Art.

23, Núm. 2 de la Ley 222 Cit. y Art. 207 C. Co.), de lo expuesto queda claro que los estados financieros de fin de ejercicio pueden aprobarse o improbarse en reuniones ordinarias como en extraordinarias, en este último caso, observando las condiciones previstas por el legislador para el efecto. Igualmente se hace evidente que siempre que la asamblea o junta de socios se reúna en las condiciones de lugar, convocatoria y quórum previsto en los estatutos o en la ley, las decisiones que se adopten obligarán a todos los socios o accionistas, aún a los ausentes o disidentes. Quedan así resultas las inquietudes formuladas frente al caso planteado, pues las decisiones adoptadas conforme a la ley y a los estatutos, comienzan a regir desde el momento de su adopción, salvo aquellas que por disposición legal requiera de alguna formalidad previa. Para mayor información sobre éste y otros temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co), o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.