SS - Oficio 220-047825 de 2015

OFICIO 220-047825 DEL 31 DE MARZO DE 2015

ASUNTO: REPRESENTACIÓN LEGAL - DENOMINACIÓNMe refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2015-01046729, donde plantea la siguiente consulta: “¿Los términos gerente, presidente y representante legal son sinónimos en materia societaria? ¿Si los estatutos de una sociedad se refieren a la existencia de un representante legal pero en el acta de reemplazo se nombra al gerente queriendo expresar representante legal, debería ser sujeto de rechazo la inscripción en la Cámara de Comercio?”.

En relación con los administradores de una sociedad, particularmente en lo atinente a la representación legal, es preciso tener en cuenta que la persona que en un momento determinado lleva la representación del ente jurídico bien puede ser denominada gerente, presidente, director, etc., según la estructura que tenga la sociedad, la distribución interna de las funciones y que así se exprese en los estatutos. Ahora bien, es claro a todas luces, que el representante legal es aquella persona que vincula a la compañía con el mundo externo, quien por regla general tiene la capacidad legal de actuar a nombre de la sociedad. Dicha persona podrá celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad, en los términos y condiciones que se estipulen en los estatutos. Respecto al tema que nos ocupa, la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado en diversas oportunidades, entre otros en el Oficio 220-025858 del 19 de febrero de 2014 (REF.: ALGUNOS ASPECTOS ATINENTES A LA

REPRESENTACIÓN LEGAL DE UNA SOCIEDAD COMERCIAL), donde en sus

apartes pertinentes expresa: “(……..)” “a) que la representación legal de la sociedad y la administración de sus negocios, está supeditada a lo que se determine en los estatutos sobre el particular, teniendo en cuenta que cada tipo societario tiene unas reglas que lo rigen, y dentro de ellas se enmarcan las atinentes a la representación legal; b) que a falta de estipulaciones, se entenderá que las personas que actúen como tales, podrán celebrar o ejecutar todos los actos comprendidos dentro del objeto social; y c) que en el contrato social inscrito en el registro mercantil, deberán señalarse expresamente las limitaciones y estipulaciones a las cuales se sujetará dicha representación, en caso contrario no serán oponibles a terceros. “(………)” “ii) Ahora bien, cuando la sociedad tiene más de un representante legal, conviene estipular en los estatutos si han de obrar conjunta o separadamente. Si se pacta lo primero, todos tendrán que ponerse de acuerdo para obrar, pues si no hay unanimidad, el acto cumplido individualmente por uno de ellos puede quedar afectado de invalidez. Aunque el sistema más expedito es la gerencia unipersonal con uno o más suplentes, es frecuente la gerencia plural en las sociedades con dos o tres socios y también en aquellas de singular magnitud que, por el cúmulo de negocios simultáneos se requiere distribuir el trabajo que implica la función representativa. Sin embargo, puede darse el caso que la sociedad de acuerdo a su estructura interna, tenga un representante legal y un gerente general, lo que hace necesario establecer la diferencia entre uno y otro funcionario:

En efecto, el representante legal es una persona que actúa a nombre de otra, ya sea en nombre de una persona natural o de una persona jurídica, y en cualquier caso el representante legal actúa a nombre de su representado, así que lo obliga en cuanto no exceda los parámetros de la delegación que le ha sido confiada. En tal virtud la representación permite que el delegado se haga cargo de los negocios, obligaciones y hasta de los derechos del representado o delegante, que los administre y disponga de ellos según las condiciones acordadas en el momento de crearse la representación. Por su parte, el gerente general es un término descriptivo para ciertos ejecutivos en una operación de negocios, cuyas labores o funciones varían según la industria en que se desarrolle la empresa. En otros términos, el vocablo gerente general hace referencia a cualquier ejecutivo que tenga la responsabilidad de administrar, v. gr., el mercado y ventas de una compañía, así como las actividades que ejecuta ésta en desarrollo de su objeto social o liderar o coordinar las funciones de la planeación estratégica de la empresa, de ahí que algunos gerentes sean llamados presidentes, en unos casos, en otros, gerente financiero, gerente operativo, gerente de mercadeo, gerente comercial, etc., quienes podrán ejercer funciones especificas de acuerdo al cargo, sin importar la edad sino que tenga los conocimientos necesarios para desempeñar el mismo, ni mucho menos el que el designado tenga el carácter de encargado, pues de darse dicha circunstancia éste debe cumplir con las funciones del titular. No obstante, es de advertir que el cargo de gerente general no está previsto en la ley, y por ende, los requisitos para desempeñar el mismo deben establecerse en los

estatutos sociales, tales como, ser profesional en área respectiva, tener determinada experiencia, disponibilidad para viajar, remuneración, etc. (...) De otra parte, se precisa que del nombramiento del representante legal como del gerente general y la aceptación del cargo, debe quedar constancia en el acta correspondiente a la reunión de la asamblea o junta de socios donde se haya tomado tal decisión, la cual deberá inscribirse en el registro de la Cámara de Comercio del domicilio social (artículo 163 op. cit. “(……..). Ahora bien, de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 441 del Código de Comercio, en el registro mercantil se inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea, en su caso, una vez aprobada y firmada por el presidente y el secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal. “(……..)” Una de las reglas previstas en el artículo 29 ibídem, es el que la inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello, pero los actos o documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción. “(………..)”. Como complemento a lo anterior, es preciso tener en cuenta que dentro de los estatutos sociales bien puede estipularse la existencia de varios representantes legales, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 440 del Código de Comercio, ello con el fin de atender diversos campos según las necesidades de la sociedad, en este evento quienes sean designados, pueden actuar en su condición de principales

al mismo tiempo, comoquiera que la alternativa escogida estatutariamente, coincide con la de tener más de un representante legal, con su respectivo suplente. Es así que los estatutos deben señalar expresamente las funciones de cada uno de los representantes legales, buscando esencialmente que los terceros, recurriendo al registro mercantil, se enteren de la capacidad y las facultades que le han sido asignadas a cada uno y como se vincula así a la compañía respectiva (Oficio 220031107 de 2 de julio de 2002). Ahora bien, si de la lectura integral de los estatutos de la sociedad, no existe claridad en cuanto a quien efectivamente detenta la representación legal, necesariamente debe el máximo órgano social proceder a realizar la modificación o aclaración que corresponda. Valga anotar, que entre las disposiciones legales aplicables, no existe prohibición que impida que al mismo tiempo concurra la representación legal de una compañía, entre distintas figuras cualquiera sea la denominación. En resumen, nada obsta para que el representante legal se denomine gerente, presidente, director, etc, lo importante, se resalta, es que exista total claridad respecto a las funciones en los estatutos sociales. En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.