SS - OFICIO 220-084495 DE 2013

OFICIO 220-084495 DEL 04 DE JULIO DE 2013

ASUNTO: MIEMBROS SUPLENTES DE JUNTA DIRECTIVA.

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2013-01226550, mediante el cual, ante el evento de la renuncia de la totalidad de miembros principales de junta directiva de una compañía, consulta si los suplentes tienen la facultad de designar al gerente y representante legal de la compañía, si los suplentes solo pueden sesionar ante las faltas de los principales y si en el caso planteado, se debe proceder a elegir principales y suplentes nuevamente por cuociente electoral o sólo se eligen los principales. R/. Sobre el particular, se tiene que en cuanto al tema de la conformación de la junta directiva, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 434 y 436 del Código de Comercio, sus miembros se dividen en principales y suplentes, siendo claro que estos últimos están llamados a actuar ante las faltas definitivas o temporales de los primeros; es decir, su participación se torna en excepcional puesto que únicamente tienen vocación de intervención en la medida en que falte el principal y su elección se lleva a cabo por el sistema de cuociente electoral, materia sobre la que se hará referencia más adelante. Según lo expuesto, en principio, la junta directiva se integra con la sola participación de los miembros principales, ya que los suplentes tienen una simple expectativa de intervenir en los casos de ausencia definitiva o temporal de los principales, según el régimen propio de las suplencias, empero, la aludida junta también se entiende debidamente integrada cuando los suplentes intervienen por ausencia o

imposibilidad de actuar de los miembros principales. Es así como, según el Diccionario de la Real Academia Española, el significado de la palabra SUPLENCIA, es el de “acción y efecto de suplir una persona a otra y también el tiempo que dure esta acción”. Siendo consecuentes y a título de explicación, es dable afirmar que el desempeño del cargo por parte del suplente, no requiere únicamente la ausencia física del titular, sino la imposibilidad de éste para desempeñar en un momento dado las funciones que le han sido asignadas, lo que adicionalmente supone que cuando el suplente actúa en ejercicio de su vocación a reemplazar al principal, queda investido en condiciones idénticas y para todos los efectos, de las mismas calidades y atribuciones que corresponden a los miembros principales; es decir, si por ley o estatutos corresponde a la junta directiva designar al representante legal, podrán los miembros suplentes de dicho órgano colegiado de administración, ante la falta de los principales, designar dicho administrador. Ahora, de conformidad con la parte final del artículo 434 del Código de Comercio que reza, sobre los miembros suplentes de junta directiva “... A falta de estipulación expresa en contrario, los suplentes serán numéricos", se tiene que éstos pueden ser personales o numéricos. Se entiende como miembro suplente numérico de una junta directiva de una sociedad, la persona que de acuerdo al cuociente electoral, entra a conformar dicha junta, ocupando el renglón de suplente, teniendo en cuenta únicamente para ello, el número de votos que se hayan depositado para conformar la junta directiva, sin

consideración al nombre de la persona que ocupa el renglón principal. A su vez, se entiende como suplente personal, el miembro que es elegido por cuociente electoral de la misma lista a la cual pertenece el miembro principal, pues en este caso, el nombre del suplente es escogido de antemano para que integre un renglón con una persona determinada en calidad de miembro principal, valga decir, que la suerte del principal va íntimamente ligada con la de su suplente. Visto lo anterior, ante la ausencia de un miembro principal de una junta directiva y siendo los suplentes numéricos, debe reemplazarlo el suplente que esté ubicado en primer lugar y, a falta de éste, el que ocupe el segundo lugar en la suplencia, y así sucesivamente. En el caso planteado en su consulta, cualquiera de los suplentes representará a cualquiera de los principales. Si los estatutos prevén suplencia personal, cada uno de los suplentes representará al principal al cual correspondan como suplente. Por último, en cuanto se refiere al mecanismo aplicable para elegir la junta directiva, el artículo 197 del Código de Comercio prevé el sistema del cuociente electoral, instrumento jurídico que así no esté consagrado en los estatutos, debe aplicarse en forma imperativa. Dicho artículo dispone: “Siempre que en las sociedades se trate de elegir a dos o más personas para integrar una misma junta, comisión o cuerpo colegiado, se aplicará el sistema de cuociente electoral. Este se determinará dividiendo el número total de votos válidos emitidos por el de las personas que hayan de elegirse. El escrutinio se comenzará por la lista que hubiere obtenido mayor número de votos y así en orden

descendente. De cada lista se declararán elegidos tantos nombres cuantas veces quepa el cuociente en el número de votos emitidos por la misma, y si quedaren puestos por proveer, estos corresponderán a los residuos más altos, escrutándolos en el mismo orden descendente. En caso de empate de los residuos decidirá la suerte. Los votos en blanco sólo se computarán para determinar el cuociente electoral. Cuando los suplentes fueren numéricos podrán reemplazar a los principales elegidos en la misma lista. Las personas elegidas no podrán ser reemplazadas en elecciones parciales, sin proceder a nueva elección por el sistema del cuociente electoral, a menos que las vacantes se provean por unanimidad”. Como se puede observar, la facultad de elegir dicho órgano reposa en cabeza del máximo órgano social, aplicándose para el caso el sistema de cuociente electoral, el cual tiene su razón de ser en la protección de las minorías, pudiéndose prescindir del mismo en los casos en los cuales hayan de llenarse vacantes en elecciones parciales, siempre y cuando la elección se haga por unanimidad. Por lo expuesto, en la situación planteada en su escrito, de una parte, podrán los miembros suplentes, ante la ausencia o imposibilidad de actuar de los miembros principales, designar al representante legal de la compañía, y de otra, para efecto de conformar nuevamente la junta directiva con sus miembros principales y suplentes, el máximo órgano social podrá, por unanimidad, optar por designar los miembros principales faltantes. En caso que no se consiga la unanimidad, deberán obligatoriamente optar por el sistema de cuociente electoral para designar la

totalidad de miembros principales y suplentes de la junta directiva. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.