SS - OFICIO 220-111585 DE 2008

OFICIO 220-111585 DEL 14 DE NOVIEMBRE DE 2008

REF.: APROBACIÓN DE LAS ACTAS DE LAS REUNIONES DE ASAMBLEA DE

ACCIONISTAS POR PARTE DE PERSONAS DESIGNADAS PARA TAL FIN

(ARTÍCULO 189 CÓDIGO DE COMERCIO).

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-215120, por medio del cual previas algunas consideraciones relacionadas con el tema de la aprobación de actas de asamblea de accionistas por parte de personas designadas para tal fin, formula unos interrogantes al respecto. Sobre el particular, sea lo primero traer a colación la norma legal que sirve de sustento para la aprobación de las actas de las reuniones de la asamblea general de accionistas, a efecto de analizar cuáles fueron en verdad los términos legales utilizados por el legislador en dichos asuntos. Dispone el artículo 189 del Código de Comercio: “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las

actas.” Del inciso primero de este precepto se observa que quienes están legitimados para aprobar las actas, son la asamblea general de accionistas, o en su defecto las personas que se designen en la reunión para tal fin. Nótese que el legislador en ningún momento utilizó la palabra “comisión”, pues simplemente estableció como un mecanismo secundario o subsidiario la posibilidad de que fuesen designadas en la reunión unas personas para que estas efectuaran la correspondiente aprobación de las actas. De allí que no se le pueda dar la connotación de cuerpo colegiado a las personas elegidas por la asamblea para que cumplan con el encargo de aprobar el acta, tal como lo ha venido sosteniendo esta Superintendencia desde hace ya varios años. En efecto, este Organismo en Oficio AN/00441 del 27 de enero de 1981 expresó: "Dice usted que el acta correspondiente a la reunión del 31 de marzo de 1980 fue legalmente aprobada por cuanto así lo hizo la mayoría de los integrantes de la comisión; aquí debe mencionarse que de acuerdo con el artículo 189 del Código de Comercio la delegación de la aprobación de las actas no se hace en una comisión, sino en varias personas, individualmente consideradas, y no integrando un cuerpo u órgano. En consecuencia, y por cuanto la mencionada norma es de carácter imperativo y por consiguiente de obligatorio cumplimiento, si se delega en varias personas tal facultad de aprobación, éstas, en su totalidad, deben otorgar su consentimiento". Posteriormente, esta misma Entidad, en Oficio 220-49438 del 21 de agosto de 1998, consignado a su vez en el Oficio 220-80762 del 30 de agosto de 1999,

manifestó: “En cuanto toca con la aprobación concretamente, si bien es claro se trata de una atribución que corresponde ejercer directamente a la misma asamblea, puede igualmente ser delegada de manera discrecional en otras personas, sin que exista regla alguna que determine en uno u otro evento la forma en que deba surtirse tal aprobación. Por consiguiente, cuando es la asamblea quien cumple la función, se ha de estar a las reglas aplicables a la adopción de las decisiones en general en cuanto a mayorías, a menos que estatutariamente se hayan estipulado condiciones especiales, al paso que cuando se delega la aprobación en otras personas, todas y cada una de ellas deben expresar su consentimiento sobre la veracidad del acta, toda vez que en ese caso no se trata de un cuerpo colegiado, sino que la delegación se entiende hecha en cada una de las personas, de suerte tal que para la aprobación se requiere la anuencia de todos los designados.” De la doctrina a la que se ha hecho referencia, se concluye que no obstante en algunos apartes del texto completo de la misma haberse hecho alusión de manera equívoca al vocablo “comisión”, el mecanismo consagrado en el artículo 189 del Código de Comercio, atinente a la posibilidad de que sean designadas por la asamblea otras personas para la aprobación de las actas, no configura la conformación de una comisión como órgano o cuerpo colegiado, habida cuenta que se trata de una delegación realizada a cada una de las personas nombradas para tal fin. Es por la razón que se acaba de mencionar que cuando se ha efectuado una delegación por parte de la asamblea de accionistas a otras personas para la

aprobación de las actas de las reuniones del máximo órgano social, no procede la aplicación de reglas propias de los cuerpos colegiados, como es el caso de las estipulaciones que regulan los asuntos de quórum deliberatorio y mayorías decisorias, operando por el contrario que todas y cada una de las personas elegidas emitan su aprobación del texto de las actas. Lo anterior no obsta para que los asociados reunidos en asamblea general de accionistas, en ejercicio del principio de la autonomía de la voluntad, reconocido en el numeral 14 del artículo 110 del Estatuto Mercantil, puedan estipular en los estatutos sociales cláusulas que deban observar quienes son designados para la aprobación de las actas, claro está, siempre que no contraríen el comentado artículo 189 del citado estatuto que como aquí se advirtió es de carácter imperativo, es decir, que no le den a las personas encargadas de aprobar las actas el tratamiento de cuerpo colegiado. Dicho en otras palabras, es viable que en los estatutos se regule a título de ejemplo, el tiempo con el que cuentan los nombrados para emitir la aprobación de las actas, el paso a seguir cuando todos o alguno de ellos se niegue a expedir la aprobación etc. Teniendo en cuenta las consideraciones antes expuestas, se procede a dar respuesta a sus inquietudes como sigue: 1. “¿Es factible que la asamblea general de accionistas de una sociedad anónima supla el vacío legislativo en materia de comisiones aprobatorias de actas, mediante la creación de reglas atenientes al funcionamiento interno de tales comisiones?” Con la salvedad a que en el presente pronunciamiento se hizo referencia, esto es,

sin que a las personas designadas por la asamblea para que aprueben las actas se les dé la connotación de comisión y por consiguiente el tratamiento de cuerpo colegiado, resulta viable que la asamblea de accionistas determine unas reglas a seguir por parte de dichas personas, siempre que en la fijación de tales reglas no se contraríe el artículo 189 del Código de Comercio, que como se dijo es de naturaleza imperativa. 2. “¿Es factible que la asamblea general de accionistas de una sociedad anónima considere que la comisión aprobatoria del acta es un órgano colegiado? En caso afirmativo, sería factible establecer mecanismos de deliberación y decisión para la aprobación de las actas del máximo órgano social por parte de la mencionada comisión?” Como quiera que el artículo 189 del Estatuto Mercantil, norma esta de naturaleza imperativa, no catalogó a las personas elegidas por la asamblea para aprobar las actas como cuerpo u órgano colegiado, no es posible que la asamblea le otorgue tal carácter a dichos delegados, ni que por consiguiente establezca reglas sobre quórum deliberatorio y mayorías decisorias para la aprobación de las actas de las reuniones del máximo órgano social, pues, se reitera, dicha aprobación requiere del consentimiento de todas y cada una de las personas designadas para tal fin. 3. “Es factible que la asamblea general de accionistas de una sociedad anónima determine la creación de varias comisiones para la aprobación de las actas respectivas, de manera tal que si la primera comisión no se pronuncia en el término estatutario definido para el efecto, una segunda comisión pudiera asumir

automáticamente las facultades concernientes?” Con la precisión a la que ya se ha aludido, valga decir, que las personas designadas para aprobar las actas no constituyen una comisión, se ha de indicar que desde el punto de vista legal, nada se opone a que una asamblea elija en la respectiva reunión varios grupos de personas para que en el evento de que si el primero de ellos no aprueba el acta, cumpla el segundo grupo de personas esta función y así sucesivamente. En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.