SS - Oficio 220-113505

Oficio 220-113505 Noviembre 20 de 2008

ASUNTO: Representación Legal de sucursal de Sociedad Extranjera Me refiero a su comunicación radicada bajo el número 2008-01-214495, mediante la cual consulta sobre los documentos requeridos para realizar el cambio de representante legal de una sucursal de sociedad extranjera.

Al respecto, me permito manifestarle que las sociedades extranjeras, vale decir, aquellas constituidas conforme a las leyes de otro país y con domicilio principal en el exterior, si pretenden desarrollar una actividad permanente en el país deben incorporar una sucursal que en si misma no constituye una persona jurídica distinta de la matriz en el exterior, para lo cual, debe protocolizar en una notaría del lugar establecido como su domicilio en el país, las copias auténticas del documento de su fundación, de sus estatutos, de la Resolución o acto que acordó su establecimiento en Colombia y de los que acrediten la existencia y personería de sus representantes. (Artículos 469 y 471 del Código de Comercio). Por su parte, el artículo 472 ibídem, señala que en la resolución de incorporación debe expresarse, entre otras, lo siguiente: “ 5) La designación de un mandatario general, con uno o más suplentes que represente a la sociedad en todos los negocios que se proponga desarrollar en el país. Dicho mandatario se entenderá facultado para realizar todos los actos comprendidos en el objeto social, y tendrá la personería judicial y extrajudicial de la sociedad para todos los efectos legales” . Ahora bien, la designación del representante legal de la sociedad extranjera para el desarrollo de los negocios en el país, cumple la misma función de la designación de los representantes legales de las sociedades nacionales y concluye que

precisamente lo que quiere expresar el citado artículo 472, al prever la designación de un mandatario general es que quien se designe, “ represente a la sociedad en todos los negocios que se proponga desarrollar en el país” , en la misma forma prevista para determinar las facultades de los representantes legales de las compañías nacionales, según lo previsto por el artículo 196 del Código de Comercio, norma a la que desde luego debe remitirse por disposición expresa del artículo 497 ibídem. [1] Dispone el artículo 196 ibídem, que la representación de la sociedad y la administración de sus bienes y negocios se ajustarán a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen de cada tipo de sociedad. Agrega la misma disposición en su inciso segundo que las personas que representen a la sociedad podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y funcionamiento de la sociedad. De lo dicho resulta claro que el nombramiento del representante legal y/o del mandatario general, tiene sustento en la ley, mandato del que derivan las funciones orientadas a representar a la sociedad frente a terceros, que son indelegables, toda vez que su designación y aceptación, constituye un acto “ intuito personae” , que responde a la necesidad de encontrar aquella persona que por su experiencia en aspectos industriales, económicos, contables o fiscales, o en los vaivenes del comercio en general, esté en capacidad de desempeñarse en este oficio cuyo grado de profesionalización y de responsabilidad, le impone estar en capacidad de orientar directamente los negocios y cumplir sus obligaciones sin tener que acudir a personas distintas de los órganos que componen la estructura de la sociedad.

Lo anterior, no excluye la opción legal de contratar la prestación de servicios profesionales con o sin representación de la empresa en asuntos que por su naturaleza, así lo requieran Vr. Gr., representar judicial o extrajudicialmente a la sociedad extranjera, para lo cual, desde luego está en posibilidad de otorgar el poder correspondiente. Así, teniendo en cuenta que el apoderado general de la sucursal, es un administrador de la sociedad en el país, sujeto a los deberes y a la responsabilidad prevista en los artículos 23 y siguientes de la ley 222 de 1995, con unas funciones específicas como las previstas por el artículo 34 y siguientes de la misma ley, que obligan a la sociedad al final de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año el 31 de diciembre, a cortar las cuentas y preparar y difundir los estados financieros de propósito general, los que deben ser certificados por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado, esta función, en razón a su naturaleza, no puede delegarse. Confirma lo expuesto el artículo 444 del Código de Comercio, cuando consagra que las disposiciones relativas al representante legal, se aplicarán a los administradores de las sucursales de sociedades extranjeras y a los liquidadores. El artículo 497 del Código de Comercio expresa: “ Las disposiciones de este título regirán sin perjuicio de lo pactado en tratados o convenios internacionales. En lo no previsto se aplicarán las reglas de las sociedades colombianas. Asimismo estarán sujetas a él todas las sociedades extranjeras, salvo en cuanto estuvieren sometidas a normas especiales” . En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento, son los descritos en el artículo 25 del Código Contenciosos Administrativo.