SS - OFICIO 220-188559 DE 2014

OFICIO 220-188559 DEL 13 DE NOVIEMBRE DE 2014

ASUNTO: RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES SUPLENTES –

JUNTA DIRECTIVA Y REPRESENTACIÓN LEGAL.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2014-01448863, por la cual realiza la siguiente consulta: “¿Qué responsabilidad le asiste a los Gerentes Suplentes y miembros suplente de Junta Directiva, así no asuman funciones propias del cargo como miembros principales, respecto a las decisiones que se tomen en su ausencia? ¿Así los miembros suplentes de Junta Directiva y los gerentes suplentes no asistan a reuniones donde se tomen decisiones en desarrollo de las políticas y directrices de la organización surge algún tipo de responsabilidad sobre las decisiones tomadas?”. Sobre el particular, me permito manifestarle que en relación con el tema objeto de su solicitud la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado en diversas oportunidades, razón por la cual para los fines pertinentes basta transcribir los apartes de dos (2) de pronunciamientos que expresan su criterio vigente en torno a las reglas que en la materia aplican para las sociedades destinatarias de la legislación mercantil. Lo anterior en el entendido que los conceptos de la Entidad en esta instancia son de carácter y general y abstracto y, no están dirigidos a resolver situaciones particulares, menos tratándose de sociedades que no son sujetos de su supervisión, como las E.S.P. que se hayan sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y a las que les cobija un régimen especial.

Responsabilidad del representante legal suplente y del nuevo representante legal por las actuaciones del anterior representante legal. (Oficio 220-048046 del 1 de octubre de 2007) (…) “Sobre el particular, me permito manifestarle lo siguiente: De conformidad con lo previsto en el artículo 442 del Código de Comercio, las personas cuyos nombres figuren inscritos en el registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales. Dichos representantes revisten la calidad de administradores, y de allí que se les aplique lo dispuesto en los artículos 196 y siguientes del Estatuto Mercantil y 22 y siguientes de la Ley 222 de 1995. De acuerdo con lo anterior, los representantes legales suplentes de las sociedades anónimas se sujetan al régimen de deberes y responsabilidades de los administradores contenido en la citada normatividad, claro está, siempre que en ausencia del representante legal principal ejerzan o hayan ejercido dicho cargo, ya que su actuación se supedita única y exclusivamente a las faltas temporales o absolutas del principal, tal como lo manifestó esta Superintendencia en el Oficio 220-18867 del 10 de mayo de 2001. Ahora bien, en lo que respecta a la responsabilidad de los administradores, dispone el artículo 200 del Código de Comercio, modificado por el artículo 24 de la Ley 222 de 1995 lo siguiente: “Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros. No estarán sujetos a dicha responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten.

En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador. De igual manera se presumirá la culpa cuando los administradores hayan propuesto o ejecutado la decisión sobre distribución de utilidades en contravención a lo prescrito en el artículo 151 del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. En estos casos el administrador responderá por las sumas dejadas de repartir o distribuidas en exceso y por los perjuicios a que haya lugar. Si el administrador es persona jurídica, la responsabilidad respectiva será de ella y de quien actúe como su representante legal. Se tendrán por no escritas las cláusulas del contrato social que tiendan a absolver a los administradores de las responsabilidades antedichas o a limitarlas al importe de las cauciones que hayan prestado para ejercer sus cargos”. El precepto transcrito debe analizarse bajo el entendido de que el administrador ejerció o se encuentra en ejercicio del cargo, porque solo de esta manera dicho administrador estaría en la potencialidad de ocasionar perjuicios a la sociedad, a los asociados o a terceros, de incumplir o extralimitar sus funciones, de violar la ley o los estatutos, o de proponer o ejecutar la decisión de distribuir utilidades en contravención a lo dispuesto en el artículo 151 del Código de Comercio. En efecto, no resultaría lógico que a un administrador que no ha ejercido el cargo se le hagan valer responsabilidades que no se derivan de actuaciones adelantadas por él sino por otros administradores, además considerando que se trata de una responsabilidad de carácter personal.

De esta suerte, el representante legal suplente de una sociedad anónima se sujeta al régimen de responsabilidad consagrado en el artículo 200 arriba citado, en la medida en que haya ejercido o esté ejerciendo las funciones que le corresponden al representante legal principal ante la ausencia temporal o definitiva de este. Similar situación acontece con la persona que es designada como nuevo representante legal, la que asume su responsabilidad como administrador desde el momento de la inscripción de su nombramiento en el correspondiente registro mercantil, sin que dicha persona tenga que responder por actuaciones adelantadas por los administradores que lo antecedieron, en razón a que como ya se manifestó, la responsabilidad de quienes administran las sociedades comerciales es de naturaleza personal”. (El resaltado no es del oficio). REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVAREUNIÓN UNIVERSAL. (Oficio 220-084541 del 28 de mayo de 2014) (…) “ La junta directiva como órgano de administración en el que están representado todos los asociados, gracias al esquema de elección de sus miembros, que le garantiza a los distintos grupos de interés existentes en la compañía tener asiento en ella, se integra con no menos de tres miembros principales, cada uno de los cuales por disposición expresa de la ley tiene un suplente personal o numérico, según se acuerde en los estatutos, en el entendido que si bien los principales como los suplentes son en común delegatarios directos de la voluntad de unos mismos accionistas, los segundos en atención a las reglas generales que gobiernan el ejercicio de las suplencias, solamente está llamados a reemplazar al principal respectivo en los casos de ausencia definitiva o temporal.

En esa medida, debe ser claro que aun cuando a los suplentes les asiste en principio una mera expectativa de intervenir, ésta se concreta y se traduce en facultad y correlativa obligación para actuar una vez se verifica el supuesto de hecho que determina su participación, que no es otro que la ausencia definitiva o temporal del principal respectivo, lo que implica que cuando el suplente ante esa circunstancia actúa, queda investido para todos los efectos, de las mismas calidades y atribuciones que le corresponden a los principales y, adicionalmente explica por qué el ejercicio de las funciones, y no la sola aceptación del cargo, es lo que hace al suplente sujeto del régimen de responsabilidad previsto para los administradores en la Ley 222 de 1995 y, destinatario entre otros, de inhabilidades legales como la consagrada en el artículo 185 del C. de Comercio” En este orden de ideas, queda claro que según la reglas aludidas y, sin perjuicio de lo que establezcan los estatutos de la entidad respectiva, la responsabilidad de los administradores suplentes, sea como miembros de la junta directiva o del representante legal, se predica siempre y cuando dichos administradores hayan actuado de manera definitiva o temporal, en reemplazo del principal, esto es cuando efectivamente hayan desempeñado las funciones del cargo que les atribuye la calidad de administradores. En los anteriores términos su solicitud se ha atendido, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo y que en la P. WEB. puede consultar directamente los conceptos sobre las materias societarias a cargo de esta Entidad.