SS - Circular Externa 012 de 2008

Publicada en el Diario Oficial 47.212 del 23/12/2008 . CIRCULAR EXTERNA 012 (19 de diciembre de 2008)

Señores

REPRESENTANTES LEGALES

REVISORES FISCALES

CONTADORES PÚBLICOS

Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y Empresas Unipersonales.

REFERENCIA: SOLICITUD DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y DE PRÁCTICAS

EMPRESARIALES DEL AÑO 2008

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, en el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006 y en el Decreto 2300 del 25 de junio del 2008, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones. La información financiera requerida debe ser enviada acogiendo lo señalado en la Circular Externa No. 100-0004 del 28 de diciembre de 2007, con excepción de lo dispuesto en los numerales 2.3 y 3 de dicha circular, por: Las sociedades comerciales vigiladas y/o controladas, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por esta Superintendencia, aún cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial. Así mismo, deben remitir la información financiera las sociedades comerciales y sucursales de sociedades

unipersonales vigiladas y/o controladas por esta Superintendencia, aún cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial. Así mismo, deben remitir la información financiera las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la ley 222 de 1995, les es remitida la presente circular. En consideración a los riesgos de conflicto societario originados en las prácticas empresariales, deberá ser remitido el informe de Prácticas Empresariales de acuerdo a los parámetros establecidos en la Circular Externa No. 100-0004 del 28 de diciembre de 2007 para la remisión de información financiera con excepción de lo dispuesto en los numerales 2.3, 3, 4, 5, 6 y 9. El informe de practicas empresariales deberá ser remitido por las sociedades comerciales vigiladas y/o controladas y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por esta Superintendencia, aún cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial. La responsabilidad del contenido y diligenciamiento del informe de Prácticas Empresariales recae en los administradores de las sociedades requeridas, quienes por el conocimiento directo de la información solicitada son los órganos sociales que deben diligenciar su contenido, teniendo en cuenta los deberes establecidos en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y la responsabilidad establecida en los artículos 24 y 43 de la citada Ley.

1. PLAZOS 1.1. Para el registro y actualización de datos.

El registro y actualización de datos se deberá efectuar en el año 2009, de acuerdo con la programación

1995 y la responsabilidad establecida en los artículos 24 y 43 de la citada Ley.

1. PLAZOS 1.1. Para el registro y actualización de datos.

El registro y actualización de datos se deberá efectuar en el año 2009, de acuerdo con la programación definida en la tabla No.1, por los entes económicos a los que se requiere la información por primera vez, aquellos que efectuaron el registro el presente año no lo deberán volver a hacer, sino cuando sea necesaria una actualización de los mismos.Tabla No. 1 Programación de registro y actualización de datos

ÚLTIMOS DOS

DÍGITOS DEL

NIT

FECHA DE REGISTRO Y

ACTUALIZACIÓN DE

DATOS

ÚLTIMOS DOS

DÍGITOS DEL

NIT

FECHA DE REGISTRO Y

ACTUALIZACIÓN DE DATOS 01-05 Lunes 9 de Febrero 51-55 Lunes 23 de Febrero 06-10 Martes 10 de Febrero 56-60 Martes 24 de Febrero 11-15 Miércoles 11 de Febrero 61-65 Miércoles 25 de Febrero 16-20 Jueves 12 de Febrero 66-70 Jueves 26 de Febrero 21-25 Viernes 13 de Febrero 71-75 Viernes 27 de Febrero 26-30 Lunes 16 de Febrero 76-80 Lunes 2 de Marzo 31-35 Martes 17 de Febrero 81-85 Martes 3 de Marzo 36-40 Miércoles 18 de Febrero 86-90 Miércoles 4 de Marzo 41-45 Jueves 19 de Febrero 91-95 Jueves 5 de Marzo 46-50 Viernes 20 de Febrero 96-00 Viernes 6 de Marzo

41-45 Jueves 19 de Febrero 91-95 Jueves 5 de Marzo 46-50 Viernes 20 de Febrero 96-00 Viernes 6 de Marzo Es importante advertir sobre la necesidad de actualizar la información básica por parte de las sociedades cuando esta sufra modificación, por lo tanto quien requiera realizar cambios en la información básica que reposa en nuestros sistemas de información, debe remitir una solicitud escrita, a la cual deben anexar copia del certificado de Cámara de Comercio donde se evidencie la modificación solicitada. Teniendo en cuenta que la Superintendencia de Sociedades entregará sin costo alguno el mecanismo de certificado digital de firma para el representante legal, el contador y/o revisor fiscal, si hubiere lugar, de las sociedades y sucursales extranjeras vigiladas y/o controladas, éstas deberán remitir la información únicamente a través de medios electrónicos utilizando el portal empresarial www.supersociedades.gov.co debidamente firmada digitalmente con el mecanismo que proveerá la Superintendencia de Sociedades, siguiendo el procedimiento que se describe en el Anexo Técnico de esta circular, que se encuentra disponible en las siguientes direcciones:

Anexo: http://portal.supersociedades.gov.co/web/documentos/CircularEF2009/ANEXO2009.pdf Los manuales de STORM están en la sección de envío de información > software, del portal

www.supersociedades.gov.co La solicitud y descarga de los certificados digitales se podrá llevar a cabo al final del registro o actualización de datos por parte de las sociedades. 1.2. Para el envío de la información financiera. Los estados financieros del 31 de diciembre de 2008, deberán ser entregados en las fechas del año 2009, señaladas a continuación, para lo cual esta Entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del

1.2. Para el envío de la información financiera. Los estados financieros del 31 de diciembre de 2008, deberán ser entregados en las fechas del año 2009, señaladas a continuación, para lo cual esta Entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV): Tabla No. 2 Programación de envío de información financiera

ÚLTIMOS DOS

DÍGITOS DEL

NIT

FECHA DE REGISTRO Y

ACTUALIZACIÓN DE

DATOS

ÚLTIMOS DOS

DÍGITOS DEL

NIT

FECHA DE REGISTRO Y

ACTUALIZACIÓN DE DATOS 01-05 Lunes 9 de Marzo 51-55 Martes 24 de Marzo 06-10 Martes 10 de Marzo 56-60 Miércoles 25 de Marzo 11-15 Miércoles 11 de Marzo 61-65 Jueves 26 de Marzo 16-20 Jueves 12 de Marzo 66-70 Viernes 27 de Marzo 21-25 Viernes 13 de Marzo 71-75 Lunes 30 de Marzo 26-30 Lunes 16 de Marzo 76-80 Martes 31 de Marzo 31-35 Martes 17 de Marzo 81-86 Miércoles 1 de Abril 36-40 Miércoles 18 de Marzo 87-93 Jueves 2 de Abril 41-45 Jueves 19 de Marzo 94-00 Viernes 3 de Abril46-50 Viernes 20 de Marzo -0- -0Con el fin de dar cumplimiento a lo exigido en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, es importante remitir dentro de los plazos establecidos y en forma completa la documentación exigida en el numeral 9

Con el fin de dar cumplimiento a lo exigido en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, es importante remitir dentro de los plazos establecidos y en forma completa la documentación exigida en el numeral 9 DOCUMENTOS ADICIONALES, de la circular externa 100-004 del 2007 antes citada, por cuanto el término para que esta Entidad ordene la rectificación de los estados financieros empieza a contarse a partir de la fecha en que reciba la totalidad de dichos documentos. Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas señaladas anteriormente. 1.3. PARA EL ENVÍO DEL INFORME DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES El informe de Prácticas Empresariales correspondiente al año 2008, el cual deberá ser descargado del portal empresarial de la Superintendencia www.supersociedades.gov.co, deberá ser entregado en las fechas del año 2009, señaladas a continuación, para lo cual esta Entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV): Tabla No. 3 Programación de envío de Informe de Prácticas Empresariales

ÚLTIMOS DOS

DÍGITOS DEL NIT

ENVIO DE

INFORMACIÓN

ÚLTIMOS DOS

DÍGITOS DEL NIT

ENVIO DE INFORMACIÓN 01-05 Lunes 13 de Abril 51-55 Lunes 27 de Abril 06-10 Martes 14 de Abril 56-60 Martes 28 de Abril 11-15 Miércoles 15 de Abril 61-65 Miércoles 29 de Abril

06-10 Martes 14 de Abril 56-60 Martes 28 de Abril 11-15 Miércoles 15 de Abril 61-65 Miércoles 29 de Abril 16-20 Jueves 16 de Abril 66-70 Jueves 30 de Abril 21-25 Viernes 17 de Abril 71-75 Lunes 4 de Mayo 26-30 Lunes 20 de Abril 76-80 Martes 5 de Mayo 31-35 Martes 21 de Abril 81-85 Miércoles 6 de Mayo 36-40 Miércoles 22 de Abril 87-93 Jueves 7 de Mayo 41-45 Jueves 23 de Abril 94-00 Viernes 8 de Mayo 46-50 Viernes 24 de Abril -0- -01.4. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LAS SOCIEDADES VIGILADAS ADMITIDAS

A UN PROCESO DE LIQUIDACIÓN JUDICIAL.

Las sociedades vigiladas que se encuentren adelantando un proceso de LIQUIDACIÓN JUDICIAL a 31 de diciembre de 2008, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe diseñado para los entes económicos que adelantan dicho proceso, denominado “informe trimestral y de fin de ejercicio liquidación judicial”, el cual deberá ser descargado del portal empresarial de la Superintendencia www.supersociedades.gov.co, y presentarlo a más tardar el martes 31 de marzo de

2009, DILIGENCIADOS EN PESOS.

Para estas sociedades, además de enviar los documentos adicionales referidos en el numeral 9 de la Circular Externa 100-0004 de 2007, deberán remitir el informe de gestión del liquidador.

1.5. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS

Para estas sociedades, además de enviar los documentos adicionales referidos en el numeral 9 de la Circular Externa 100-0004 de 2007, deberán remitir el informe de gestión del liquidador. 1.5. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Las matrices o controlantes que reciban esta circular, además de los estados financieros individuales, deben enviar los consolidados con la información requerida en los formatos elaborados por esta entidad, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de 2009.Es de anotar que las sociedades que se encuentren en una situación de control o de grupo empresarial de acuerdo a lo estipulado en los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, deben hacerlo constar en el registro mercantil de conformidad con el artículo 30 de la misma norma. 1.6. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LAS SOCIEDADES EN PROCESO DE

LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA A 31 DE DICIEMBRE DE 2008.

Las sociedades VIGILADAS y/o CONTROLADAS que estén en proceso de liquidación voluntaria, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio, en el informe diseñado por la Superintendencia para tal efecto, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de 2009, acompañados de las notas a los estados financieros y la certificación firmada por el liquidador y contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal, si lo hubiere.

2. ATENCIÓN AL PÚBLICO La atención al público será de lunes a viernes en jornada continua de 7:00 a.m. a 5.00 p.m., en Bogotá y de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en las sedes de las Intendencias Regionales y la utilización de los medios

La atención al público será de lunes a viernes en jornada continua de 7:00 a.m. a 5.00 p.m., en Bogotá y de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en las sedes de las Intendencias Regionales y la utilización de los medios electrónicos en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co está disponible las veinticuatro (24) horas del día. Para aquellas sociedades, a las que se requiere la información por primera vez, que deseen capacitarse en las herramientas y servicios electrónicos provistos para este fin, la Superintendencia de Sociedades programará a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co las capacitaciones correspondientes a nivel nacional, cuya inscripción deberá efectuarse a partir del 29 de diciembre de 2008 mediante el registro a través del Portal web. Las sociedades que tengan inconvenientes, inquietudes para el diligenciamiento, generación o envío del archivo resultado y documentos adicionales, pueden solicitar asesoría a través de los siguientes mecanismos: • Medios electrónicos a través del correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co y para el informe de prácticas empresariales practicasemp@supersociedades.gov.co. • Medios telefónicos los cuales estarán disponibles de lunes a viernes, en jornada continua de 7 a.m. a 4 p.m. en Bogotá y de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en las demás ciudades donde la entidad cuenta con sede, así: • Bogotá: 3245777 o 2201000 Ext. 3010 para consultas de soporte técnico, 4250 para consultas contables y 7102 para practicas empresariales. • Barranquilla: 3454495 y 3454506; • Bucaramanga: 6454266 y 6321544/ 41;

contables y 7102 para practicas empresariales. • Barranquilla: 3454495 y 3454506; • Bucaramanga: 6454266 y 6321544/ 41; • Cartagena: 6646051 y 6642429; • Cali: 6880404 y 6880400; • Cúcuta: 5716190 y 5717985; • Medellín: 2518854 y 2518855 5115218, 5113663 • Manizales: 8847393 y 8847810 8808432

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

HERNADO RUIZ LÓPEZ

Superintendente de Sociedades

Nit: 899999086

Cod Tra. 1013 Cod. Dep. 115 Folios 5 Cod. Fun. 8091