SS - Circular Externa 100-000004 de 5 de mayo de 2022

CIRCULAR EXTERNA

Señores

REPRESENTANTES LEGALES

REVISORES FISCALES CONTADORES PÚBLICOS Referencia:Solicitud de información financiera con corte al 31 de diciembre del año 2021 a las Cámaras de Comercio. encuentra facultada para ejercer la inspección, vigilancia y control de la actividad económica, contable, administrativa, financiera y jurídica de las Cámaras de C y los artículos 7, 8, 14, 17 y 17A, del Decreto 1736 de 2020, modificado parcialmente por el Decreto 1380 de 2021. En ejercicio de sus competencias, por medio de este acto administrativo se establecen las condiciones, requisitos y plazos para la presentación por parte de las Cámaras, a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros -SIRFIN-, de los Estados Financieros de Propósito General con corte a 31 de diciembre de 2021, junto con los documentos adicionales re conformea continuación se señala: 1.1 Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la Información Las Cámaras deben reportar los Estados Financieros de Propósito General, certificados y dictaminados, conel alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, en concordancia con el artículo 15 de la Ley 1314 de 2009.En ningún caso se admiten estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría. Todas las herramientas necesarias para la presentación de la Información requerida, se encuentran en el portal www.supersociedades.gov.co, parte derecha sección Presentación Informes Empresariales-botón SIRFIN, así: Efectuar el registro de las Cámaras que por primera vez envían información financiera a la Superintendencia de Sociedades.

encuentran en el portal www.supersociedades.gov.co, parte derecha sección Presentación Informes Empresariales-botón SIRFIN, así: Efectuar el registro de las Cámaras que por primera vez envían información financiera a la Superintendencia de Sociedades. Digitally signed byESCOBAR PEREZBILLY RAULANTONIODate: 2022.05.0513:07:30 -05:00Reason: Firma DigitalLocation: Colombia2/5

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2022-01-388386 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Solicitar una nueva contraseña. Descargar e instalar el aplicativo XBRL Express. Consultar y descargar manuales, videos de capacitación e instructivos. Enviar archivos con extensión XBRL. Consultar el estado del envío de los archivos XBRL. Enviar documentos adicionales. Descargar archivos enviados. Consultar mensajes de error. Las Cámaras disponen dentro del móduloSIRFIN del punto de entrada bajo laopción 02 Estados financieros Cámaras de Comercio, en el cual deben diligenciar y enviar la información financiera allí contenida, así: Tabla No. 1

PRESENTACIÓN INFORMESFINANCIEROS EN XBRL

EXPRESS Informe Tipo de archivo Aplicativo utilizado Ruta de envío Módulo de envío Soporte

02. Estados financieros cámaras de comercio corte

2021

T02_EXX_NIT.2021

-12-31 .XBRL

XBRL Express www.supersociedades.gov.co sección PresentaciónInformes Empresariales, botón SIRFIN y botón INGRESO SIRFIN SIRFIN Número de radicación con la siguiente estructura 2022-01-000000 Tabla No. 2 PRESENTACIÓN DOCUMENTOS ADICIONALES Informe Tipo de archivo Características Ruta de envío Módulo de envío Soporte

02. Estados

Número de radicación con la siguiente estructura 2022-01-000000 Tabla No. 2 PRESENTACIÓN DOCUMENTOS ADICIONALES Informe Tipo de archivo Características Ruta de envío Módulo de envío Soporte

02. Estados financieros cámaras de comercio corte

2021 Archivo .PDF por cada documento adicional Las revelaciones o notas a los estados financieros se pueden guardar como archivos tipo PDF. No requieren ser escaneadas. Los demás documentos se escanean a 90 ppp El nombre de los archivos no debe tener espacios, ni caracteres especiales, ni mayúsculas sostenidas www.supersociedades.gov.coSIRFIN Documentos adicionales Cada documento genera un número de radicación con la siguiente estructura 202201-000000 Los Estados Financieros de Propósito General se deben diligenciar en MILES DE PESOS

COLOMBIANOS.

Los documentos adicionales se envían escaneados del original en formato .pdf, utilizando el número de radicación que le suministró el sistema, cuando envió el archivo con extensión XBRL. 1.2. Autorización de envíode la Información Las Cámaras cuentan con el punto de entrada habilitado para que sea posible transmitir la información financiera a través del módulo SIRFIN. 1.3. Plazos para el envío de la Información3/5

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2022-01-388386 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Los Estados Financieros de Propósito General certificados y dictaminados, deben ser entregados entre el lunes 23 de mayo de 2022 y hasta el viernes 27 de mayo de 2022.

2022-01-388386 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Los Estados Financieros de Propósito General certificados y dictaminados, deben ser entregados entre el lunes 23 de mayo de 2022 y hasta el viernes 27 de mayo de 2022. Los plazos señalados en esta Circular sonimprorrogables, por lo tanto, invitamos a las Cámaras a tomar las medidas necesarias y transmitir con anterioridad al vencimiento del plazo establecido. Las Cámaras que tengan más de un cierre contable en el año, deben diligenciar la Información correspondiente a cada corte en forma independiente y presentarla en un único momento dentro de las fechas señaladas. Para ello, deben solicitar autorización de envío al correo electrónico informescamarasccio@supersociedades.gov.co. 1.4. Documentos adicionales Todas las Cámaras, deben acompañar los Estados Financieros de Propósito General de los siguientes documentos: a. El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la Entidad cumplen con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. Este documento debe ser suscrito, adicionalmente, por el revisor fiscal que los dictamine en cumplimiento del artículo 38 ibídem, en concordancia con el artículo 15 de la Ley 1314 de 2009. La certificación debe contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal y contador, y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de este último. b. Copia del informe de gestión que el presidente ejecutivo presente al máximo órgano de administración para su aprobación, de conformidad con el artículo 2 de la Ley 1727 de 2014, el cual además debe contener el estado de cumplimiento de las

b. Copia del informe de gestión que el presidente ejecutivo presente al máximo órgano de administración para su aprobación, de conformidad con el artículo 2 de la Ley 1727 de 2014, el cual además debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la respectiva Cámara. c. Dictamen del revisor fiscal. d. Notas a los Estados Financieros de Propósito General, las cuales deben contener las revelaciones de los estados de: (i) situación financiera, (ii) resultado integral del ejercicio, (iii) componentes del otro resultado integral (ORI), (iv) cambios en el patrimonio y (v) flujos de efectivo; como parte integral de los mismos. e. Copia del extracto del acta de la reunión en la cual se aprobaron los Estados Financieros de Propósito General y el informe de gestión. Todos los documentos adicionales deben ser remitidos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para el envío de la Información dispuesto en el punto 1.3. Los Estados Financieros de Propósito General solo se entenderán recibidos con la presentación de todos los documentos adicionales enunciados. 1.5. Sobre el reporte de Información. Los documentos solicitados en la presente Circular se entienden válidamente presentados en archivos con formato .pdf, en los términos del artículo 5 de la Ley 527 de 1999, según la cual, a la información no se le negarán efectos jurídicos, validez o fuerza

obligatoria por la sola razón de que estén en forma de mensaje de datos.4/5

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2022-01-388386 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Las ventanillas dispuestas para el envío de los archivos de losdocumentos adicionales solo deben ser utilizadas para la remisión de cada uno de ellos, toda vez que no se deben adjuntar otro tipo de comunicaciones o solicitudes. Una vez enviados los documentos adicionales, el sistema genera un número de radicado para cada archivo remitido y sólo con tales números de radicado, se entenderá cumplido el requisito de presentación de la Información en forma completa. Para todos los efectos, el número de radicación será la única prueba de cumplimiento de la orden impartida. La Superintendencia de Sociedades pone a disposición la Guía Práctica de Transmisión y Reexpresión de Estados Financierosla cual orienta la forma adecuada para la transmisión y reexpresión de los Estados Financieros de Propósito General. La guía puede ser consultada en el portal www.supersociedades.gov.co, sección Presentación Informes Empresariales, botón SIRFIN. 1.6. Proceso Sancionatorio Especial El proceso sancionatorio que adelanta esta Superintendencia por el no envío de la Información requerida, es de carácter especial, conforme el numeral 6° del Artículo 11 del Decreto 2153 de 1992. Una vez esta Superintendencia haya solicitado los Estados Financieros de Propósito General, certificados y dictaminados, con sus documentos adicionales; en los plazos, forma y con los requisitos señalados en esta Circular, sin que se hubiere procedido de conformidad,mediante oficio se formulará pliego de cargos, en el que señalarán los hechos que lo originan, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o

forma y con los requisitos señalados en esta Circular, sin que se hubiere procedido de conformidad,mediante oficio se formulará pliego de cargos, en el que señalarán los hechos que lo originan, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que serán procedentes. Dentro de los veinte (20) días siguientes a la notificación del pliego de cargos, la Cámara podrá presentar sus descargos, y solicitar y aportar las pruebas que pretenda hacer valer. Una vez vencido este término, la Superintendencia podrá proceder de conformidadcon el numeral 6° del Artículo 11 del Decreto 2153 de 1992. Contra la resolución que imponga sanción procederá el recurso de reposición yen subsidio el de apelación o el de apelación directamente, en los términos y condiciones establecidos en los artículos 76 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). 1.7. Atención al usuario Los medios electrónicos están disponibles 24 horas al día en el portal www.supersociedades.gov.co. Adicionalmente, se cuenta con los siguientes mecanismos para el soporte en el diligenciamiento de la información en horario hábil de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Atención telefónica en los siguientes números: Bogotá: (601) 2201000 Ext7177

Correo electrónico: informescamarasccio@supersociedades.gov.co

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,5/5

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SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

BILLY RAUL ANTONIO ESCOBAR PÉREZ

Superintendente de Sociedades

TRD: