SS - Circular Externa 100-000013 de 9 de iembre de 2020

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con integridad por un País sin corrupción.

CIRCULAR EXTERNA

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Señores Representantes legales Contadores Revisores fiscales Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales

Referencia: Política de Supervisión de las Sociedades de Beneficio e Interés

Colectivo

La Ley 1901 de 2018 y el Decreto 2046 de 2019, otorgan a la Superintendencia de Sociedades funciones administrativas respecto de las sociedades comerciales que adopten la condición de beneficio e interés colectivo (“Sociedades BIC”). Conforme a lo anterior, a través de la presente Circular Externa, se establece la forma mediante la cual esta Superintendencia desarrollará las funciones de supervisión respecto de dichas sociedades.

El reconocimiento legal y la facultad administrativa de supervisión de las S ociedades BIC, tiene como objetivo principal que el país cuente con más sociedades sostenibles, competitivas, productivas, perdurables y, que además de buscar maximizar el beneficio e interés de sus accionistas, también actúen en procura del interés de la colectividad y del medio ambiente.

Por lo anterior, es imperativo para la Superintendencia de Sociedades garantizar que la condición BIC tenga los más altos estándares de cumplimiento normativo y genere valor y reconocimiento significativo y tangible en e l mercado, los inversionistas, los consumidores, los proveedores, los socios, los empleados y la comunidad en general. Es así que adoptar la condición BIC supone, no sólo modificar el objeto social de las sociedades para incluir actividades de beneficio e interés colectivo, sino también que los

consumidores, los proveedores, los socios, los empleados y la comunidad en general. Es así que adoptar la condición BIC supone, no sólo modificar el objeto social de las sociedades para incluir actividades de beneficio e interés colectivo, sino también que los asociados, los administradores y sus empleados se comprometan verdaderamente con las prácticas ambientales, laborales, con la comunidad, así como el modelo de negocios y el gobierno corporativo, y tengan cultura de cumplimiento de las normas sobre la materia.

La política de supervisión de las Sociedades BIC, se basa en los tres pilares fundamentales de la Política de Supervisión general de esta Superintendencia a saber: (i) la pedagogía; (ii) el cumplimiento normat ivo, y (iii) la actuación oportuna y temprana.

1. Pedagogía2/7

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De acuerdo con la experiencia de esta Superintendencia, el incumplimiento de las normas societarias y contables obedece en parte al desconocimiento de las mismas; por ello, se hará especial énfasis en la pedagogía como base para lograr una cultura de cumplimiento normativo.

En desarrollo de esta función pedagógica, se enfocarán los esfuerzos en promocionar, informar, difundir y capacitar a las sociedades, a sus administradores, a los empresarios y los emprendedores acerca de la condición BIC, sus beneficios, regulación, fundamentos, requisitos, derechos, deberes, obligaciones, estándares y acerca de los beneficios de contar con la condición BIC, no sólo desde el punto de vista legal, sino comercial y reputacional, desde su adopción hasta el cabal

regulación, fundamentos, requisitos, derechos, deberes, obligaciones, estándares y acerca de los beneficios de contar con la condición BIC, no sólo desde el punto de vista legal, sino comercial y reputacional, desde su adopción hasta el cabal cumplimiento normativo, lo cual incluye las buenas prácticas empresariales que la condición BIC conlleva.

Para ello, se llevarán a cabo las siguientes actividades:

1.1. Creación espacios de promoción, formación y educación, dirigidos a las cámaras de comercio, agremiaciones, emprendedores, empresarios, accionistas y administradores, con el fin de divulgar tanto las normas vigentes en materia de Sociedades BIC, las actividades de beneficio e interés colectivo, los beneficios derivados de la adopción de tal condición, así como los deberes y obligaciones que dicha condición les acarrea;

1.2. Creación de un espacio dentro de la página web de la Superintendencia de Sociedades, en donde se compartirán de forma permanente contenidos de interés, tales como, videos, folletos, guías prácticas, cronogramas de eventos de promoción, formación y educación, y demás documentos de interés, destinados a incentivar la adopción de la condición BI C y el cumplimiento de las normas relacionadas con la materia;

1.3. Creación y administración de un correo electrónico que acercará a la Superintendencia de Sociedades con los interesados y servirá de receptor de dudas, consultas, peticiones, quejas y reclamo s. Las respuestas a las dudas o consultas de interés general se publicarán en la página web para conocimiento del público interesado;

1.4. Elaboración de informes periódicos sobre la adopción y el cumplimiento

consultas de interés general se publicarán en la página web para conocimiento del público interesado;

1.4. Elaboración de informes periódicos sobre la adopción y el cumplimiento normativo de las Sociedades BIC, al igual que estudios relacionados con las sociedades que adopten esta condición, a través de los cuales se

puedan establecer estadísticas generales d e Sociedades BIC y los resultados económicos, reputacionales y comerciales que reciben las empresas al incluir y desarrollar actividades de beneficio e interés colectivo que impacten el medio ambiente y la comunidad;

1.5. Creación de alianzas con otras entida des públicas y actores privados para el intercambio de información, la promoción y difusión de la condición BIC, así como la participación en actividades conjuntas en relación con estas Sociedades BIC; y

1.6. Creación de espacios de capacitación sobre el conte nido, metodología y la aplicación de los estándares independientes previamente reconocidos por esta Superintendencia.3/7

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2. Cumplimiento Normativo

De la mano de la función pedagógica, la Superintendencia de Sociedades enfocará sus esfuerzos en lograr que las Sociedades BIC cumplan con las normas asociadas en la materia y se corrijan los posibles incumplimientos, de manera que contar con la condición BIC sea honorífico y apetecido y genere beneficios y un alto valor reputacional para estas sociedades.

Igualmente, el cumplimiento normativo va dirigido a que las Sociedades BIC reporten las actividades de beneficio e interés colectivo desarrolladas en té rminos cualitativos y

reputacional para estas sociedades.

Igualmente, el cumplimiento normativo va dirigido a que las Sociedades BIC reporten las actividades de beneficio e interés colectivo desarrolladas en té rminos cualitativos y cuantitativos de impacto (el “Reporte de Gestión BIC”) y, que tal reporte, cumpla con las metodologías del estándar independiente adoptado, con los requerimientos de presentación y difusión, y que se haga la medición y seguimiento por parte de las sociedades y sus administradores durante cada ejercicio.

El sistema normativo adoptado, y por ende la supervisión por parte de esta Superintendencia, se sustenta en un sistema de confianza en donde corresponde a los administradores de las So ciedades BIC el desarrollo de las actividades de beneficio e interés colectivo, dirigidas hacia la obtención de resultados o impactos materiales positivos de naturaleza social y ambiental.

En este sentido, la Superintendencia de Sociedades no supervisará el resultado positivo per se de las actividades, sino la verificación de la realidad de las prácticas empresariales, el uso adecuado de las metodologías del estándar independiente escogido y la presentación y publicidad del Reporte de Gestión BIC.

Para tal fin, y con el objeto de velar por la protección del reconocimiento y valor de la condición BIC, la Superintendencia de Sociedades realizará las siguientes actividades de verificación, corrección y sanción , encaminadas a lograr el cumplimiento normativo en la materia:

2.1. Actividades de verificación del cumplimiento normativo

La Superintendencia de Sociedades realizará actividades de verificación del cumplimiento normativo, las cuales consistirán en supervisión In Situ o Extra Situ, e incluirán lo siguiente:

2.1. Actividades de verificación del cumplimiento normativo

La Superintendencia de Sociedades realizará actividades de verificación del cumplimiento normativo, las cuales consistirán en supervisión In Situ o Extra Situ, e incluirán lo siguiente:

2.1.1. Que el representante legal haya presentado el Reporte de Gestión BIC, a través del cual se informen las actividades de beneficio e interés colectivo que hayan sido desarrolladas por la compañía durante el último ejercicio y el impacto de las mismas.

2.1.2. Que el representante legal haya presentado el Reporte de Gestión BIC ante el máximo órgano social, como parte del informe de gestión de fin del ejercicio, que deba ser presentado por los administradores al máximo órgano social.

2.1.3. Que el Reporte de Gestión BIC haya sido publicado en la página web de la Sociedad BIC o, en caso de que la Sociedad BIC no cuente con página web, se encuentre disponible en su domicilio.

2.1.4. Que el Reporte de Gestión BIC revele en qué ha consistido el desarrollo de las actividades de beneficio e interés colectivo y demuestre de forma cualitativa y cuantitativa el impacto de las mismas.4/7

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2.1.5. Que el Reporte de Gestión BIC haya sido preparado con base en uno de los estándares independientes reconocidos por esta Su perintendencia1, y que cumpla con la metodología prevista en dicho estándar.

2.1.6. Que el Reporte de Gestión BIC corresponda con la realidad de su operación y sus prácticas empresariales.

cumpla con la metodología prevista en dicho estándar.

2.1.6. Que el Reporte de Gestión BIC corresponda con la realidad de su operación y sus prácticas empresariales.

Esta verificación se realizará de oficio o a petición de una parte interesada legitimada2. La supervisión Extra Situ se hará con base en fuentes públicas y con base en la información que sea solicitada por esta Superintendencia y aportada por la sociedad o la parte interesada legitimada.

A efectos de adelantar la supervisi ón, la Superintendencia de Sociedades incluirá a todas las Sociedades BIC dentro de una muestra anual de solicitud de información financiera y documental aplicable.

La supervisión documental se hará sobre el informe de gestión anual, y podrá realizarse a través de medios tecnológicos o manuales, sobre el total de los Reportes de Gestión BIC aportados o una muestra, conforme a la capacidades administrativas y técnicas de esta Superintendencia y al volumen de Sociedades BIC.

Adicionalmente, esta Superinten dencia podrá realizar supervisión In Situ (con o sin previo aviso), y recaudar información y documentación relevante, o adelantar otras actuaciones de supervisión Extra Situ, que tendrán como objetivo principal: (i) precisar, aclarar o complementar la info rmación que la Sociedad BIC le haya suministrado a la Superintendencia de Sociedades y al público en general; y (ii) verificar el cumplimiento normativo, especialmente la realidad de sus prácticas empresariales en procura del desarrollo de las actividades de beneficio e interés colectivo.

2.2. Actividades correctivas y sancionatorias

En desarrollo de la función de supervisión a cargo de esta Superintendencia, en el

empresariales en procura del desarrollo de las actividades de beneficio e interés colectivo.

2.2. Actividades correctivas y sancionatorias

En desarrollo de la función de supervisión a cargo de esta Superintendencia, en el evento en que, conforme a las actividades de verificación de cumplimiento normativo, infiera qu e la Sociedad BIC o sus administradores han infringido alguna de las obligaciones o deberes a su cargo, podrá adoptar las siguientes medidas:

2.2.1. Órdenes administrativas de corrección

Conforme a la actividad pedagógica y en función del objetivo principal de esta política de supervisión, de garantizar que la condición BIC tenga los más altos estándares de cumplimiento normativo para que dicha condición genere valor y reconocimiento significativo y tangible en el mercado, los consumidores y la comunidad, esta Superintendencia impartirá las órdenes correspondientes con el propósito de que se adopten las medidas correctivas necesarias para subsanar las irregularidades evidenciadas. Es así qu e, antes de imponer multas o declarar la pérdida de la condición BIC, se impartirán estas órdenes, siempre y cuando dicho incumplimiento no se considere como grave a juicio de esta Superintendencia.

1 Resolución 200-004394 del 18 de octubre de 2018. 2 Artículo 2.2.1.15.8. del Decreto 1074 de 2015.5/7

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Cuando se evidencie un presunto incumplimiento normativo y previo a la iniciación de una investigación administrativa por dicho incumplimiento, la Superintendencia de Sociedades requerirá a la Sociedad BIC y a sus administradores para que, dentro de

Cuando se evidencie un presunto incumplimiento normativo y previo a la iniciación de una investigación administrativa por dicho incumplimiento, la Superintendencia de Sociedades requerirá a la Sociedad BIC y a sus administradores para que, dentro de un plazo perentorio, se tomen las medidas necesarias para corregir o subsanar dichos presuntos incumplimientos.

Si el presunto infractor no subsana el incumplimiento, la Superintendencia de Sociedades, dará inicio al proceso administrativo sancionatorio.

2.2.2. Proceso administrativo sancionatorio

De oficio o a petici ón de parte, siempre y cuando se encuentre legitimado, la Superintendencia de Sociedades, podrá dar inicio al proceso administrativo sancionatorio por un presunto incumplimiento normativo. Así pues, esta Superintendencia podrá: (i) impartir órdenes para subsanar irregularidades o para que se adopten los correctivos necesarios; (ii) imponer las multas correspondientes de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 86

de la Ley 222 de 1995, cuando no se cumplan con las órdenes administrativas d e corrección impartidas por esta Superintendencia o cuando el incumplimiento normativo no se considere grave o reiterado; y/o (ii) declarar la pérdida de la condición BIC, cuando a juicio de la Superintendencia de Sociedades se trate de un incumplimiento grave o reiterado por parte de la Sociedad BIC de los estándares independientes elegidos, o cuando no se cumpla con las órdenes administrativas de corrección impartidas por esta entidad.

La gravedad del incumplimiento estará determinada por el interés que resulte

elegidos, o cuando no se cumpla con las órdenes administrativas de corrección impartidas por esta entidad.

La gravedad del incumplimiento estará determinada por el interés que resulte afectado, por la diligencia de la Sociedad BIC en atender sus deberes legales y por los demás criterios contenidos en el artículo 50 de la Ley 1437 de 2011, que resulten aplicables.

En todo momento se deberá garantizar el debido proceso, además d e informar oportunamente a los quejosos que acrediten legitimación acerca de las órdenes y decisiones que de fondo se emitan, esto último, a efectos de garantizar el principio de publicidad y transparencia previstos en el artículo 3 de la Ley 1437 de 2011.

3. Actuación oportuna y temprana

Una actuación oportuna y temprana por parte del supervisor es fundamental para prevenir, mitigar o corregir los incumplimientos normativos o su continuidad en el tiempo y los daños que estos generen, de manera que, se salvaguarde la confianza del público en la condición BIC.

En este sentido, esta Superintendencia preparará y difundirá documentos informativos, guías prácticas, videos interactivos y podcast sobre buenas prácticas, los principales incumplimientos y conductas objetos de sanción, y demás temas que resulten relevantes para las sociedades que voluntariamente deciden adoptar la condición BIC. Lo anterior con el objetivo de lograr que estas sociedades, los empresarios y los emprendedores, los socios y los administradores conozcan las normas y pueda n cumplirlas, al igual que comprendan los beneficios de adoptar la condición BIC, la responsabilidad que conlleva el incumplimiento normativo y las prácticas que derivan

emprendedores, los socios y los administradores conozcan las normas y pueda n cumplirlas, al igual que comprendan los beneficios de adoptar la condición BIC, la responsabilidad que conlleva el incumplimiento normativo y las prácticas que derivan en una infracción a las normas.6/7

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De otra parte, se diseñarán y pondrán en marcha verif icaciones que, de manera manual o a través de herramientas tecnológicas, permitan al supervisor identificar situaciones de riesgo de incumplimiento normativo y se realicen correcciones oportunamente.

Así, esta Superintendencia podrá alertar a las Sociedad es BIC, a sus administradores, a los empresarios y a los emprendedores que hayan adoptado tal condición para sus sociedades, sobre los posibles incumplimientos normativos con el fin de que se adopten los correctivos de manera oportuna y temprana y con ello evitar multas, la declaratoria de pérdida de la condición BIC y el deterioro de la condición BIC.

Igualmente, desde el punto de vista preventivo, es deber de los administradores realizar los esfuerzos conducentes para el adecuado desarrollo de las activ idades de beneficio e interés colectivo definidas en los estatutos sociales, conforme a la realidad de sus prácticas empresariales.

En este sentido, adoptar la condición BIC es un “plan y propósito” corporativo y un privilegio que genera reconocimiento y buena reputación, al ser empresas que generan impacto positivo en la comunidad, los trabajadores y el medio ambiente.

Por ello, es de especial importancia el cumplimiento normativo por parte de las

privilegio que genera reconocimiento y buena reputación, al ser empresas que generan impacto positivo en la comunidad, los trabajadores y el medio ambiente.

Por ello, es de especial importancia el cumplimiento normativo por parte de las Sociedades BIC y sus administradores, así como la vigilancia y control normativo que hace esta Superintendencia, de oficio o por solicitud de terceros legitimados, con el propósito de mantener el valor de la condición BIC y evitar su deterioro.

En concor dancia con lo mencionado, se hará uso de medios tecnológicos y de fácil acceso para los interesados, a fin de que estos presenten las denuncias sobre posibles incumplimientos de los estándares independientes.

Finalmente, la Superintendencia de Sociedades también resolverá las dudas que se presenten por parte de los interesados sobre el alcance de las dimensiones o actividades de las Sociedades BIC, con el fin de contribuir a su entendimiento y prevenir incumplimientos normativos.

Para la Superintendencia de Sociedades, la política de supervisión de las Sociedades BIC a través de su pilar normativo, busca fomentar y lograr el cambio hacia modelos empresariales de triple impacto, económico, social y ambiental, cambiando el paradigma de que el único propósito de las sociedades es la maximización de la rentabilidad de los accionistas, por lo que se debe buscar un balance entre la rentabilidad financiera y social y ambiental.

Igualmente, para la Entidad, la política de supervisión en s us pilares de cumplimiento y actuación oportuna y temprana busca que haya un compromiso real de las empresas que le otorgue valor y reconocimiento a la condición BIC, a través de la confianza que este reconocimiento genera para la comunidad y demás partes interesadas.

actuación oportuna y temprana busca que haya un compromiso real de las empresas que le otorgue valor y reconocimiento a la condición BIC, a través de la confianza que este reconocimiento genera para la comunidad y demás partes interesadas.

Para la Superintendencia de Sociedades es importante que los destinatarios de esta Circular Externa comprendan la política supervisión, la cual está dirigida a la preservación de la condición BIC en beneficio de todas las sociedades que la hayan7/7

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adoptado, de manera que con su adopción contribuya con una mayor equidad y el uso de dicha condición les permita ser sostenibles y más competitivas, productivas y perdurables, contando así con más empresa y más empleo en beneficio de todo el país.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

JUAN PABLO LIEVANO VEGALARA

Superintendente de Sociedades

TRD: NIT. 899.999.086

Cód. Tram: 1013

Cód. Dep: 100 / 200

Cod.Func: N0463

Folios: 7

Anexos: 0