SS - CIRCULAR EXTERNA 220-000001

(+) Superintendencia de SOcledodes

SUPERSOCIEDAOESBOGOTA Radicación: 2012--01--037943

POR FAVOR RESPONDA A ESTE NUMERO NIT: 899999086 Exp: 36241

SOc: SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Remite: 220-OFICINA JURIDICA

Trrn: 1013-ACTO ADMINISTRATIVO EXTERN

Fonos: 5 Anexos: NO SALIDA Fecha: 2012/03/06 Hora: 08:32:38

Número: 220-000001 CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR EXTERNA 100Señores ADMINISTRADORES, REVISORES FISCALES Y CONTADORES Sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras, Inspeccionadas, Vigiladas y Controladas REFERENCIA: DECRETO LEY 019 DEL 10 DE ENERO DE 2012, "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública" SUPRESIÓN DE LA INSCRIPCIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN EL REGISTRO MERCANTIL En consideración a lo establecido en el Decreto Ley 019 del 10 de enero de 2012, por el cual el gobierno nacional en ejercicio de las facultades extraordinarias conferidas por el parágrafo 1° del articulo 75 de la Ley 1474 de 2011, suprimió o reformó regulaciones, procedimientos y trámites existentes en la Administración Pública, esta Superintendencia en ejercicio de sus funciones, estima necesario efectuar las siguientes aclaraciones en lo que respecta al registro de los libros de comercio así:

reformó regulaciones, procedimientos y trámites existentes en la Administración Pública, esta Superintendencia en ejercicio de sus funciones, estima necesario efectuar las siguientes aclaraciones en lo que respecta al registro de los libros de comercio así:

1. LIBROS DE CONTABILIDAD - NO REQUIEREN INSCRIPCIÓN EN EL

REGISTRO MERCANTIL Y PUEDEN SER LLEVADOS EN ARCHIVOS ELECTRÓNICOS El Decreto Ley 019 de 2012, suprimió el registro de los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electrónicos. Esta afirmación se deriva de las siguientes consideraciones: µ.J 1co ♦tH , IOGOTA D. C AVENll)Á EL DORADO No. 51-80, PBX: 3Wlm - 22111000, UNEA GRATUITA 018000114819,r. ..r!/:f!!,.,. e, o C.""° F .. 2201000 OPCIÓN 2 / 3245000, 8ARRANQUILI.A CRA 57 # 79-10 TEL 953-454~454506. U.:J. ~ _, ~ MEDEI.UN CRA 49# 53. 19 PISO 3 TEL 942-511521&'5113563. MANIZALES CLL 21 # 22. -42 PISO 4TEUl6S: Í, IJ CQ~ 84739:l-847987. CALI CLL 10 # 4-40 0F 201 EOF BOLSA DE OCCIDEN1'E PISO 2 TEL 6880404 CARTAGENA \ ¡

TORRE RELOJ CR. 7 # 32-39 PlSO 2 TEL. 956-648051/6'2429. CUCUTA AV O 1CERO> A# 21-14 TEL 975.

116190i717985, BUCARAMANGA CALLE 41 No 37-62TEL 976-321541'44

WWW: suoe®cledades aov co I Webrnaster@wPmooedades aov co-COIOmbla 1 t ¡

¡ 1 lCircular Externa Decreto 0019 de 2012 - Libros de Comercio 2/5

1. El articulo 173 del decreto que nos ocupa, adicionó un inciso al artículo 56 del Código de Comercio, donde consagró la posibilidad de llevar en archivos electrónicos todos los libros del comerciante.

El primer inciso se mantuvo sin modificación desde su original, consagrado en el Decreto 41 O de 1971, el cual sef'\ala: "Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno". Como es evidente esa reglamentación aludía a los decretos que fue necesario expedir para efectos de instrumentalizar la norma del Código de Comercio, sin que pueda dar lugar a pensar que es una nueva reglamentación para que los libros dejen de estar inscritos en el registro mercantil. Tampoco requiere reglamentación la posibilidad de que la contabilidad sea llevada en archivos electrónicos, en la medida en que el decreto reglamentario se ocupará únicamente del registro de libros electrónicos que conservan la obligación de la inscripción en el registro mercantil, esto es, para los libros de

llevada en archivos electrónicos, en la medida en que el decreto reglamentario se ocupará únicamente del registro de libros electrónicos que conservan la obligación de la inscripción en el registro mercantil, esto es, para los libros de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, en armonía con lo dispuesto en el artículo 175 del decreto que nos ocupa.

2. El artículo 175 ibídem, modificó el numeral 7 del articulo 28 del Código de Comercio así: "Artículo 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil:

7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios" Al suprimir la exigencia para los libros de contabilidad, se entiende que desde la fecha de expedición del mencionado decreto, los comerciantes no están obligados a inscribir dichos libros en el registro mercantil, sin que para tal efecto se requiera reglamentación alguna como se explicó anteriormente. , BOGOTA O. C AVENIDA EL DORAOO No. 51-80. PBX: 32'S777 • 2201000 l.lNEA GRATUITA Q18000114319. - Centro dt Fax 2201000 OPClóN 21 3245000 IIAIIRANQUILLA CRA 57 # 79-10 TEL 953-4544951454506.

MEDELLIN ORA 49 #53-19 PISO 3 TEL 942-511521815113663, MANIZALIS CLL 21 # 22-42 PISO 4 TEL 968847393-847987 CALI CLL 10 # 4-40 OF 201 EOF BOLSA OE OCCIDENTE PISO 2 TEL 6880404 CARTAGENA TORRE RELOJ CR. 7 # 32-39 PISO 2 TEL. 9-60511642429. CUCUTA AV O (CERO) A# 21-14 TEL 9757161901717985. 8UCARAMANGA' CAI.LE41 No 37·62TEL 976-321541/44 www supersodedaoes gqy co , Wet>master@suPtfSOQedades goy ca -Co!Omb1a@ Sul)4!flnlendenci<J de Sociedades Circular Externa Decreto 0019 de 2012Libros de Comercio 3/5

2. LA CONTABILIDAD DEBE CONTINUAR SIENDO LLEVADA SEGÚN LOS PRINCIPIOS GENERALMENTE ACEPTADOS Los comerciantes deben continuar llevando su contabilidad de acuerdo a los principios y normas generalmente aceptados en Colombia; para tal efecto, se tomarán las medidas necesarias que permitan garantizar la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información. Corresponderá a los administradores tomar las decisiones y medidas dirigidas a asegurar el cumplimiento de los requisitos de la información financiera.

3. LIBROS INSCRITOS EN EL REGISTRO MERCANTIL QUE CONTIENEN FOLIOS QUE NO HAN SIDO UTILIZADOS La administración del ente económico decidirá el uso que debe dársele a los folios inscritos que no fueron utilizados antes de la vigencia del decreto antitrámites y

para ello podrá optar entre: a. Usar las hojas disponibles hasta su agotamiento, sin perjuicio de que los registros incorporados coincidan o no con un período completo, esto es, de

inscritos que no fueron utilizados antes de la vigencia del decreto antitrámites y para ello podrá optar entre: a. Usar las hojas disponibles hasta su agotamiento, sin perjuicio de que los registros incorporados coincidan o no con un período completo, esto es, de un mes o un año. Al escoger esta opción, una vez diligenciado completamente el libro inscrito, la administración continuará llevando su contabilidad bien sea en forma impresa o en archivo electrónico. b. Anular la totalidad de los folios registrados y escoger si continúa imprimiendo los libros de contabilidad en folios sin dicho registro, o en archivos electrónicos

4. OPERACIONES ANTERIORES A LA VIGENCIA DEL DECRETO LEY 0019

DE 2012, NO REGISTRADOS EN LIBROS DE CONTABILIDAD INSCRITOS

Y NO EXISTEN HOJAS PARA SU IMPRESIÓN.

A partir de la expedición del Decreto 019 de 2012 las Cámaras de Comercio no cuentan con facultad para inscribir libros de contabilidad y de junta directiva. Los I In/ administradores son responsables por la omisión del registro de la contabilidad en ¡JJv libros inscritos durante el tiempo en que dicha obligación les fue exigible. SOGOTA o. C AVENIDA E~ DORADO No. 51-80. PSX: 3245m • 2201000 LINEA GRATUIT• 016000114319 d centro do Fu 2201000 OPCIÓN 21 3245000 BARRANQUILLA CRA 57 • 79-10 TEL 953-4544~5'454506

MEOELLIN CAA49":t53·19PIS03 TEL 942-511521815113663.MANIZALES 21:.-22-42PIS04TEl 968s S-H393-847987 CAU C~L 10 # 4-40 OF 201 EDF BOLSA DE OCCIDENTE PISO 6880404. CARTAGENA " TORRE RELOJ CR 7 # 32-39 PISO 2 TEL 956-646051í642429 CUCUTA AV O (CERO) A# 21-14 TEL 975716190,?179$5 BUCARAMANOA· CALLE 41 No 37-62TEL 976-321541/-1-4 www suoersoaedaoes aov CQ 1 Webmaster@suoersoc1eoaaes gov co -co1omo1a@ Supefin!endencio de Sociedades Circular Externa Decreto 0019 de 2012 - libros de Comercio 4/5 No obstante, cuando existan registros contables que dan cuenta de hechos económicos ocurridos antes de la vigencia del decreto antitrámites, que no fueron impresos en libros debidamente registrados sin que se cuente con hojas suficientes para su impresión, el administrador dejará constancia de tal circunstancia en el libro registrado y podrá continuar llevando la contabilidad en archivos electrónicos. Si no cuenta con ningún folio inscrito en el registro mercantil, levantará un acta firmada por el representante legal y el contador de la compañía en la que indicarán tal circunstancia y procederán a continuar llevando la contabilidad por los medios habilitados en el decreto, es decir medios físicos o electrónicos. Ahora bien, si la decisión del administrador está dirigida a continuar con la contabilidad en libros físicos, podrá imprimir los registros en libros no inscritos.

habilitados en el decreto, es decir medios físicos o electrónicos. Ahora bien, si la decisión del administrador está dirigida a continuar con la contabilidad en libros físicos, podrá imprimir los registros en libros no inscritos. Esta opción, deberá estar acompañada de una nota en la que el administrador indique las razones por las cuales los registros contables de hechos económicos anteriores a la vigencia del Decreto 019 de 2012, constan en libros no inscritos en el registro mercantil.

5. REQUISITOS DE LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS - APLICACIÓN DE LA LEY 527 DE 1999

Los libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electrónicos y su almacenamiento debe garantizar que la información sea completa e inalterada. La conservación de los registros electrónicos seguirá las condiciones establecidas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, cuales son:

1. Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta,

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato que se haya generado,

3. Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.

La conservación de la información financiera podrá realizarse directamente o a ~ través de terceros siempre y cuando cumpla con las condiciones que fueron mencionadas. , BOC,OTA D. C AVE\JrOA fa DORADO No_ 51-80 PBX: 324Sm • 2201000 LINEA GRATUITA Q1800011J319Centro de Fu 2201000 OPCIÓN 2 i 3245000 BARRANQUILLA CRA 57 # 79.10 TEL 953-454405:454:(16

MEO&LLIN CRA 49 # 53-19 PISO 3 TEL: 942-5115213,5113663_ MANIZALES CLL 21 = 22-42 PIS04 TEL 968847393-847967 CALI CL'-. 10 # 4-40 OF 201 EOF BOLSA DE OCCIDENTE PISO 2 TEi. 6880404 CARTAGENA TORRE RELOJ CR 7 # 32-39 PISO 2 TEL 956-6460511642429. CUCUTA AV O (CERO> A# 21-14 TEL 9757161901717965 BUCARAMANGA CALLE 41 No 31-62 TEL 976-3215-11,-14 www suoersociedades gov CQ 1 weomaster@supersoc1eda,1es.golf co -co1omb1a@ Superlntendencio de Sociedades Circular Externa Decreto 0019 de 2012 - Libros de Comercio 5/5 Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de respaldo de la información, que minimicen una eventual pérdida de datos.

6. VALIDEZ PROBATORIA DE LOS REGISTROS DE CONTABILIDAD Y

LIBROS DE ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA EN ARCHIVOS ELECTRÓNICOS A la luz de los artículos 1 O y 11 de la Ley 527 de 1999, los libros de contabilidad registrados en archivos electrónicos son admisibles como medios de prueba y para su valoración se seguirán "las reglas de la sana critica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente."

7. LIBROS DE JUNTA DIRECTIVA

habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente."

7. LIBROS DE JUNTA DIRECTIVA De igual manera, el decreto 019 de 2012 suprimió la obligación de inscribir los libros de acta de junta directiva en el registro mercantil, a la vez que previó la opción de ser llevados por medios electrónicos. Por tal razón, las precisiones que anteceden se predican también de los libros de actas de junta directiva.

PUBLiQUESE Y CÚMPLASE,

NIT: Cod. Tram:

Cod. Dep. Folios

Cod. Fun: LLERMO VÉLEZ CABRERA ndente de Sociedades

899.999.086 1013 220 5

L5585 /F8836 /M8091 /C1507

BOGOTA O. C AVENIDA EL DORADO No 51-80. l'8l<: 32,15777 • 2201000 LINEA GRATUITA 018000114319C:.n!IO dO FU 2201000 OP(ll/)N 2 1 3245000 BARRANQUILLA CAA 57 # 79-10 TEL 953-454'95'454506 MEOEI.UN CAA 49 #53-19 PISO 3 TEL 942-511521815113663. MANIZALES CLL 21# 22-42 PISO 4TEL 968847393-8471l87 CALI CLL 10 # 4-40 OF 201 EOF BOLSA DE OCCIDENTE PISO 2 TEL 6880404. CARTAGENA TORRE RELOJ CR 7 # 32-39 PISO 2 Ta 956-546051i642429. CUCUTA AV O (CEROi A# 21·14 TEL 97571619Qn17985 8UCARAMANGA CALLU1 No 37-62TEL 976-321541144 \'jV(l/f SYPetSOClectades QOY CQ ' Wet>master@SUDetsQQtdades ggy CQ -Colombfa