SS - Concepto 220 -034218 de 2021

OFICIO 220-034218 DEL 26 DE MARZO DE 2021

ASUNTO: OFICIAL DE CUMPLIMIENTO SUPLENTE Acuso recibo de su comunicación, mediante la cual solicita el concepto de esta Entidad en torno a los requisitos mínimos del Oficial de Cumplimiento suplente. Su consulta fue formulada en los siguientes términos: “Atentamente me dirijo a ustedes, debido a que ha surgido una serie de inquietudes, de acuerdo a la nueva circula externa 016 de2020, donde hace referencia los requisitos mínimos exigidos para nombramiento de Oficial de Cumplimiento y de

Oficial de Cumplimiento Suplente. De acuerdo a lo anterior, queremos preguntar lo siguiente; ¿cuáles son los requisitos mínimos para el nombramiento del Oficial de Cumplimiento Suplente?; son los mismos requisitos para el nombramiento del Oficial de Cumplimiento?” (SIC) Previamente a atender su inquietud debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto. Con el alcance indicado, ésta Oficina se permite resolver su inquietud de la siguiente forma: La Circular Externa No. 100-000016 de 2020, modificó el Capítulo X de su Circular Básica Jurídica (Circular Externa No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017). A partir de lo

señalado en el mencionado capítulo, el Oficial de Cumplimiento es una persona natural vinculada a través de contrato laboral o mediante contrato de prestación de servicios con la compañía obligada, la cual también podrá estar asociada a una persona jurídica que ofrezca este tipo de servicios. Estará encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. El numeral 5.1.2 del Anexo 1 de la Circular 100-000016 de 2020 dispone: “5.1.2. Auditoría y cumplimiento del SAGRILAFT (…) El Oficial de Cumplimiento deberá tener un título profesional y acreditar experiencia mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT y, adicionalmente, acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LA/FT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional de anti lavado de activos y contra la financiación del terrorismo. (…)” En lo que concierne a los requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento, el numeral 5.1.4.3.1. de la circular en mención, establece: a. “Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.

b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X. c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada. d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí. f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1 (Debida Diligencia) de este Capítulo X. g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las

Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.” Ahora bien, frente a los requisitos del Oficial de Cumplimiento Suplente, este deberá cumplir con los mismos del principal, tal como lo señaló esta Entidad en el documento denominado “Preguntas frecuentes Capítulo X de la Circular Básica Jurídica No. 100-000005 de 2017, modificado integralmente por la Circular Externa No. 1000000016 de 2020”, el cual podrá ser consultado en el siguiente link: https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/Documents/Preguntas-Frecuentesnuevo-Capitulo-X.pdf En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 de del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que puede consultarse en la Página Web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.