SS - Concepto 220 -034889 de 2021

OFICIO 220-034889 DEL 27 DE MARZO DE 2021

ASUNTO: OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Me refiero a su escrito radicado como se anuncia en la referencia, mediante el cual consulta sobre el Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT.

Previamente a atender sus inquietudes debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días. Su inquietud fue planteada en los siguientes términos: “1. ¿Un empleado de una Empresa Obligada que tenga la calidad de representante legal para efectos judiciales y/o aduaneros y/o fiscales, y sólo pueda actuar bajo esa(s) condición(es) en nombre de la sociedad, podría ser nombrado como Oficial de Cumplimiento, titular o suplente, bajo el entendido que su designación como representante legal es para un fin específico?

2. Un gerente o director de segundo o tercer nivel de una Empresa Obligada,

es considerado parte de "la administración", aunque no detente la condición de Representante Legal, auditor, entre otras condiciones y calidades que trae la Circular en el literal "d" del numeral 5.1.4.3.1. o las señalas en el artículo 22 de la ley 222 de 1995?” Para dar respuesta a su interrogante se hace la siguiente precisión: El capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017, modificado integralmente por la Circular Externa 100-000016 de 2020 indica en el numeral 5.1.4.3.1. los requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento, así: “La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva. b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X. c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada. d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa

Obligada. e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí. f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1 (Debida Diligencia) de este Capítulo X. g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.”1 (Negrilla fuera de texto). Expuesto lo anterior, no podrán ser designados como oficiales de cumplimiento las personas que ostentan la calidad de administradores, que de acuerdo con lo señalado en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, son: “el Representante Legal, el Liquidador, el factor, 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa No. 100-000016 (24 de diciembre de 2020). Asunto: Modificación Integral al Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017. Pág. 14 [Consultado el 12 de marzo de 2021]. Disponible en:

https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/NormatividadCircularbasicaJuridica/Circular_100000016_de_24_de_diciembre_de_2020.pdf. los miembros de junta directiva o consejos directivos y quienes de acuerdo a los estatutos ejerzan o detenten funciones de este tipo”2. Conforme a lo expuesto, y para dar respuesta a su primer interrogante, ningún representante legal podrá ser Oficial de Cumplimiento aún si fuere solo designado para un fin específico, puesto que igualmente ejerce funciones de representación legal. De conformidad con lo anterior y para responder el segundo interrogante, el máximo órgano social o la junta directiva según el caso, deberá evaluar si las personas que desempeñan dichos cargos detentan o ejercen funciones propias del administrador de una sociedad y, a su vez, verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Capítulo X y la inexistencia de conflictos de interés o inhabilidades para ser designado como Oficial de Cumplimiento. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros. 2 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 222 de 1995. Artículo 22 [Consultado el 12 de marzo de 2021]. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0222_1995.html#22