SS - Concepto 220 -034907 de 2021

OFICIO 220-034907 DEL 27 DE MARZO DE 2021

ASUNTO: ALGUNOS ASPECTOS RELACIONADOS EN EL OFICIAL DE

CUMPLIMIENTO – SAGRILAFT.

Acuso recibo de su escrito citado en la referencia mediante el cual, en ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, formula una consulta relacionada con el Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT, en los siguientes términos: “EN CASO DE QUE UN TERCERO, PERSONA JURÍDICA ME PRESTE LOS

SERVICIOS DE OFICIAL DE CUMPLIMIENTO:

1. RESPECTO DEL LITERAL E), NUMERAL 5.1.4.3.1: NO FUNGIR COMO

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO EN MÁS DE DIEZ (10) EMPRESAS

OBLIGADAS. PARA FUNGIR COMO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DE MÁS

DE UNA EMPRESA OBLIGADA.”

SI CONTRATO UN TERCERO, Y ESTA ES UNA PERSONA JURÍDICA,

¿DICHA RESTRICCIÓN DE 10 EMPRESAS APLICA POR PERSONA

NATURAL DENTRO DE DICHA EMPRESA O PARA LA PERSONA JURÍDICA

EN GENERAL?

2. RESPECTO DEL ROMANO (II), DEL LITERAL E), NUMERAL 5.1.4.3.1: “(II) EL ÓRGANO QUE DESIGNE AL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DEBERÁ VERIFICAR, QUE EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO NO ACTÚA COMO TAL EN

EMPRESAS QUE COMPITEN ENTRE SÍ.”

¿ESTA RESTRICCIÓN APLICA PARA LA PERSONA JURÍDICA EN GENERAL

QUE ME PRESTE LOS SERVICIOS, O APLICA POR PERSONA NATURAL

(EMPLEADOS) QUE DENTRO DE DICHA EMPRESA ME PRESTE LOS

SERVICIOS?

3. RESPECTO DEL LITERAL D), NUMERAL 5.1.4.3.1: “NO PERTENECER A LA ADMINISTRACIÓN O A LOS ÓRGANOS SOCIALES, NI DE AUDITORÍA O CONTROL INTERNO O EXTERNO (REVISOR FISCAL O VINCULADO A LA EMPRESA DE REVISORÍA FISCAL QUE EJERCE ESTA FUNCIÓN, SI ES EL

CASO) O QUIEN EJECUTE FUNCIONES SIMILARES O HAGA SUS VECES

EN LA EMPRESA OBLIGADA.”

¿SI CONTRATO A UNA EMPRESA PARA SER OFICIAL DE CUMPLIMIENTO,

ESTÁ TAMBIÉN PODRÍA PRESTARME LOS SERVICIOS DE AUDITORÍA

EXTERNA, ¿CONCENTRADA EN OTRA ÁREA Y PERSONAS DIFERENTES?

4. SI CONTRATO UN TERCERO PERSONA JURÍDICA PARA PRESTAR LOS

SERVICIOS DE OFICIAL DE CUMPLIMIENTO, ESTA PUEDE PRESTAR OTROS SERVICIOS COMO JURÍDICOS, CONTABLES, AUDITORÍA.” (SIC) Aunque es sabido, es oportuno reiterar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1437 de 2011 sustituidos por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituye asesoría encaminada a solucionar

controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días. Efectuada la precisión que antecede, procede este Despacho a realizar las siguientes consideraciones jurídicas de orden normativo: Con el fin de actualizar la normatividad a las recomendaciones de organismos internacionales, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular 100-000016 de 2020, modificando el Capítulo X de su Circular Básica Jurídica (Circular Externa No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017). De esta manera, el objetivo principal de la modificación del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica es profundizar el enfoque basado en riesgos tanto en la supervisión de esta Entidad como en la creación de políticas y matrices por parte de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, obligadas al cumplimiento del régimen de AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO

INTEGRAL LA/FT/FPADM Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS A LA UIAF, y en la identificación, segmentación, calificación, individualización, control y actualización de los factores de riesgos y los riesgos asociados a la probabilidad de que éstas puedan ser usadas o puedan prestarse como medio en actividades relacionadas con el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas destrucción masiva. Ahora bien, respecto a sus preguntas 1 y 2, sobre el aspecto puntual del Oficial de Cumplimiento, se observa en la circular bajo estudio, que éste es una persona natural vinculada a través de contrato laboral o mediante contrato de prestación de servicios con la compañía obligada, la cual también podrá estar asociada a una persona jurídica que ofrezca este tipo de servicios. Conforme a lo anterior, se debe precisar que no podrá designarse como oficial de cumplimiento a una persona jurídica. Es por esto que los requisitos establecidos en el Capítulo X, deben ser cumplidos por la persona natural que sea designada como como oficial de cumplimiento. Respecto de las inquietudes 2 y 4, se debe partir de que uno de los requisitos mínimos para que la persona natural sea designada como Oficial de Cumplimiento es “no pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada”1; por lo anterior, el oficial de cumplimiento no puede estar vinculado con empresas que presten servicios de revisoría fiscal o de auditoría externa a las sociedades obligadas. Los demás tipos de servicios sobre los cuales no

recae prohibición, podrían ser prestados por la persona jurídica a la cual se encuentre vinculada el Oficial de Cumplimiento. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que puede consultarse en la Página Web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés. 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa 100-000016 (24 de diciembre de 2020). Modificación Integral al Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017.