SS - Concepto 220 -053863 de 2022

OFICIO 220-053863 DEL 2 DE MARZO DE 2022

ASUNTO: OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número de la referencia, mediante la cual, formula una consulta en el siguiente sentido: “Tenemos varios clientes que están obligados a implementar SAGRILAFT y PTEE y contrataron con nosotros el servicio de Oficial de Cumplimiento. Quisiéramos saber si al ser Oficiales de Cumplimiento de los dos programas eso cuenta como un cupo de los 10 permitidos para cada oficial de cumplimiento tercerizado o se toman dos cupos, considerando que es la misma empresa.” Al respecto, es preciso señalar que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se encuentran enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021.

Por lo tanto, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto que no es vinculante ni compromete su responsabilidad. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491

del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días. Con el alcance indicado, se procede a dar respuesta a la inquietud planteada, reiterando en primer lugar lo que ha señalado este Despacho al respecto: “(…) Así mismo, es preciso recordar los requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT, que de conformidad con la Circular No. 100-000004 de 2021 son los siguientes: “(…) El Oficial de Cumplimiento deberá tener un título profesional y acreditar experiencia mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos similares o encaminados a la administración y gestión de riesgos de LA/FT, adicionalmente, acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LA/FT o Riesgo LA/FT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional de anti lavado de activos y contra la financiación del terrorismo. (...) 5.1.4.3.1. Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo

/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva. b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X. c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada. d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, a la revisoría fiscal (fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso), o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoria o control interno. e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí. f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1. (Debida

Diligencia) de este Capítulo X. g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen. h. Estar domiciliado en Colombia.”1 “ (…) Dado lo anterior, se concluye que la persona natural designada como Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT puede fungir como Oficial de Cumplimiento en un programa de Transparencia y Ética Empresarial; sin embargo, le corresponderá a cada Empresa Obligada evaluar el cumplimiento de los requisitos de cada sistema y si el Oficial de Cumplimiento está en capacidad de cumplir con las funciones en cada uno de ellos.(…)”2. A partir de lo anotado, se evidencia que no está prohibido que la persona natural designada como Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT sea designado como Oficial de Cumplimiento del Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional – Programa de Transparencia y Ética Empresarial; sin embargo, se precisa que, le corresponde a cada empresa obligada evaluar el cumplimiento de los requisitos de cada sistema y verificar si el Oficial de Cumplimiento puede ser designado como Oficial de SAGRILAFT y Oficial de Cumplimiento para el Programa de Ética Empresarial de acuerdo con su capacidad de cumplir con las funciones de cada sistema. Así las cosas, los “cupos” para fungir como Oficial de Cumplimiento se determinan de manera independiente para cada uno de los sistemas, pudiendo una persona natural fungir como oficial de cumplimiento de SAGRILAFT en máximo 10 empresas y como como oficial de cumplimiento de PTEE en máximo 10 empresas, cumpliendo claro está

con los demás requisitos establecidos en la normatividad aplicable. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros. 1COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-058134 (18 de mayo de 2021). [En Línea]. Asunto: El oficial de cumplimiento en el SAGRILAFT. [Consultado el 17 de febrero de 2022]. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_2200 58134_DE_2021.pdf 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-075747 (7 de junio de 2021). [En Línea]. Asunto: El oficial de cumplimiento en el SAGRILAFT. [Consultado el 17 de febrero de 2022]. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220075747_DE_2021.pdf