SS - Concepto 220 -070082 de 2021

OFICIO 220-070082 DEL 25 DE MAYO DE 2021

ASUNTO: EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO EN EL PROGRAMA DE

TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL.

Me refiero a su escrito radicado en ésta Entidad como se anuncia en la referencia, mediante el cual formula una consulta en los siguientes términos: “¿Una persona natural, contratada medio tiempo por prestación de servicios para ejercer el rol de oficial de cumplimiento para el SAGRILAFT, puede a su vez ejercer el rol de oficial de cumplimiento para el programa de ética y transparencia empresarial? Esto teniendo en cuenta que en la ce 100-03 de 2016 (guía destinada a poner en marcha programas de ética empresarial para la prevención de las conductas previstas en el artículo 20 de la ley 1778 de 2016) anota que es posible que el oficial de cumplimiento de ética y transparencia funja como oficial de cumplimiento de otros sistemas o programas, sin embargo, menciona que se debe elegir a un "empleado" (aunque no es estricto en decir con qué tipo de vinculación laboral). Así mismo tengo entendido, que esta circular aplica como "guía", no como mandato.” Previamente a atender sus inquietudes debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención

de su consulta, mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días Para dar respuesta a su primer interrogante, se trae a colación lo señalado sobre el asunto en la Circular No. 100-000003 de 2016 (GUÍA DESTINADA A PONER EN MARCHA PROGRAMAS DE ÉTICA EMPRESARIAL PARA LA PREVENCIÓN DE LAS CONDUCTAS PREVISTAS EN EL ARTÍCULO 2° DE LA LEY 1778 DE 2016): “(…) Oficial de Cumplimiento: Es la persona natural designada por los Altos Directivos para liderar y administrar el Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional. El mismo individuo podrá, si así lo deciden los órganos competentes de la Persona Jurídica, asumir funciones en relación con otros sistemas de gestión de riesgo, tales como los relacionados con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, la protección de datos personales y la prevención de infracciones al régimen de competencia. (…)”1(Subrayado fuera del texto) Así mismo, es preciso recordar los requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT, que de conformidad con la Circular No. 100-000004 de 2021 son los siguientes: “(…) El Oficial de Cumplimiento deberá tener un título profesional y acreditar experiencia

mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos similares o encaminados a la administración y gestión de riesgos de LA/FT, adicionalmente, acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LA/FT o Riesgo LA/FT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional de anti lavado de activos y contra la financiación del terrorismo. (...) 5.1.4.3.1. Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo /FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva. b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X. c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada. 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa No. 100-000003 (26 de julio de 2016). Asunto: Guía destinada a poner en marcha programas de ética empresarial para la prevención de las conductas previstas en el artículo 2º

de la Ley 1778 de 2016. Pág. 6[Consultado el 10 de mayo de 2021]. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_circulares/Circular%20Externa%20100000003%2026-07-16.pdf d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, a la revisoría fiscal (fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso), o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoria o control interno. e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí. f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1. (Debida Diligencia) de este Capítulo X. g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las

Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen. h. Estar domiciliado en Colombia.”2 Conforme a lo anterior, se evidencia que no existe prohibición para que la persona natural designada como Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT sea designado como Oficial de Cumplimiento del Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional; sin embargo, le corresponderá a cada Empresa Obligada evaluar el cumplimiento de los requisitos de cada sistema y verificar si el Oficial de Cumplimiento está en capacidad de participar y cumplir a cabalidad con las funciones de cada uno de ellos. Ahora bien, respecto del tipo de contratación que debe tener el Oficial de Cumplimiento del Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional, la Circular No. 100000003 de 2016 establece: “Es por esto por lo que, independientemente de la forma de gobierno corporativo que hubiere sido adoptada por la Persona Jurídica, se recomienda que el Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional se delegue, preferiblemente, en uno de los Empleados con funciones de dirección, confianza o manejo, quien se denominará Oficial de Cumplimiento Así las cosas, se sugiere que el Oficial de Cumplimiento dependa únicamente de los Altos Directivos y tenga acceso directo a estos últimos. Además, es importante que 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa No. 100-000004 (09 de abril de 2021 [Consultado el 12 de mayo de 2021]. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_circulares/Circular_100000004_de_9_de_abril_de_2021.pdf

tal funcionario cuente con la autonomía y los recursos humanos, tecnológicos y económicos requeridos para poner en marcha el respectivo Programa de Ética Empresarial.” (Subrayado fuera de texto) Por lo expuesto y aunque es recomendable, no es obligatorio que la persona designada como Oficial de Cumplimiento del Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional, esté vinculado laboralmente a la empresa y desempeñe funciones de dirección, confianza o manejo. Sin embargo, es necesario que la empresa vigile que éste tenga a su disposición todos los recursos necesarios para el cumplimiento de sus funciones y cuente con las calidades de idoneidad, experiencia y liderazgo para gestionar los riesgos relacionados con actos de corrupción.3 En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros. 3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa No. 100-000003 (26 de julio de 2016). Asunto: Guía destinada a poner en marcha programas de ética empresarial para la prevención de las conductas previstas en el artículo 2º de la Ley 1778 de 2016. Pág. 15 [Consultado el 10 de mayo de 2021]. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_circulares/Circular%20Externa%20100000003%2026-07-16.pdf