SS - Concepto 220 -076239 de 2020

OFICIO 220076239 DEL 09 DE MAYO DE 2020

ASUNTO: FUNCIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO – SAGRLAFT.

Me refiero a la comunicación del asunto, mediante la cual solicita resolver el siguiente interrogante: “Si bien el Oficial de Cumplimiento debe cumplir con las funciones expresamente señaladas en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, ¿puede el Oficial de Cumplimiento utilizar las herramientas que posee a su disposición para colaborar en la gestión del riesgo del coronavirus COVID-19 al interior de la Compañía en la que desempeña sus funciones?” Previamente a atender su inquietud, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, más no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas a las consultas que le son elevadas no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, que mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Ley 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días.

En primer lugar, conforme a lo dispuesto en el subliteral b del literal B del numeral 4 del Capítulo X de la Circular Externa No. 100-000005 de 2017 (Circular Básica Jurídica), las empresas obligadas a implementar un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT – SAGRLAFT, deben designar un oficial de cumplimiento con el fin de que la empresa, cuente con una persona responsable de la supervisión y verificación del cumplimiento del Sistema. Así, de manera general, el oficial de cumplimiento resulta ser uno de los pilares fundamentales del SAGRLAFT pues, está involucrado directamente con cada uno de los elementos y etapas del sistema, desde su diseño y aprobación, hasta el control y monitoreo de los distintos riesgos que se presentan. Según se indica en el señalado Capítulo X, el Sistema deberá contemplar como mínimo las atribuciones generales previstas en el subliteral b del literal B para los oficiales de cumplimiento, no obstante, tales atribuciones o funciones no resultan excluyentes de otras que le puedan ser asignadas a dichos funcionarios para el adecuado ejercicio de su labor de supervisión y verificación. Además, si bien el Capítulo X señala determinadas actividades que deberán desarrollar los oficiales de cumplimiento en ejercicio de sus funciones, estás actividades no constituyen una limitante en la labor de estos funcionarios, ni limitan las herramientas que pueden ser utilizadas en el adecuado ejercicio de sus funciones Así, por ejemplo, cuando en el Capítulo X se hace referencia a los procedimientos de debida diligencia, se señala que, para el conocimiento de las contrapartes, se deberá disponer de todos los mecanismos, procedimientos y medidas que permitan el adecuado conocimiento de las mismas, con el fin de prevenir y

gestionar el Riesgo de LA/FT. También es preciso señalar que, tales funcionarios bajo otro rol, distinto al de oficial de cumplimiento, pueden desempeñar otro tipo de funciones que sean asignadas por la administración de la empresa. Ahora bien, la actual contingencia del coronavirus COVID-19 ha generado diferentes desafíos en la lucha y prevención de los delitos LA/FT, ante la aparición de nuevas amenazas y vulnerabilidades en esta materia. Según comunicado del GAFILAT sobre el coronavirus COVID-19 y los riesgos asociados de LA/FT, se han identificado nuevas amenazas derivadas de la situación actual, tales como1:  Se prevé repunte de los delitos asociados con corrupción. 1 Comunicado del GAFILAT sobre COVID -19 y sus riesgos asociados de LA Y FT. Buenos Aires, 8 de abril de 2020.

Recuperado de https: //www.gafilat.org/index.php/es/espanol/19-noticias/102-comunicado-del-gafilat-sobre-covid-19coronavirus  Fraudes y delitos como consecuencia del aumento sustancial de operaciones financieras no presenciales y compra de productos y servicios en línea que puede ser aprovechado por los delincuentes para realizar fraudes y delitos cibernéticos.  Fraudes financieros y estafas, el tráfico de medicamentos falsificados y la oferta de inversiones fraudulentas en modalidad de esquemas ponzi aprovechando la incertidumbre económica y los miedos causados por la pandemia.  Surgimiento de usura o prácticas de diversa índole.  Posibles riesgos relacionados con mal uso y abuso de las Organizaciones sin Fines de Lucro (OSFL), por el aumento en la actividad de dichas

organizaciones.  Incremento en el uso de medios de financiamiento informal.  Se anticipa la reducción de reportes de operaciones sospechosas.  Dificultad para mantener un mantenimiento optimo del sistema LA/FT ante los desafíos de operatividad por el cese o disminución temporal de las funciones que involucran la actividad presencial del recurso humano. Conforme a lo anterior, ante una situación como la antes mencionada que genera nuevos riesgos en materia LA/FT y teniendo en cuenta que el Capítulo X no limita las funciones, ni las herramientas que pueden ser utilizadas por el oficial de cumplimiento en ejercicio de sus funciones, éste podrá disponer de todas aquellas herramientas que se encuentren a su alcance, con el fin de actualizar, controlar, monitorear el Sistema y gestionar los nuevos riesgos asociados al COVID-19 en materia de LA/FT. De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015 y que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros documentos de consulta.