SS - Concepto 220 -203878 de 2020

OFICIO 220-203878 DEL 19 DE OCTUBRE DE 2020

ASUNTO: CONVOCATORIA A REUNIONES DE ASAMBLEA EN LA S.A.S.

Acuso recibo de su comunicación radicada bajo el número citado, mediante la cual formula una consulta en los siguientes términos: “El artículo 20 de la Ley 1258 de 2008 por medio de la cual se crea la sociedad por acciones simplificada, en su inciso primero establece: “Salvo estipulación estatutaria en contrario, la asamblea será convocada por el representante legal de la sociedad, mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles. En el aviso de convocatoria se insertará el orden del día correspondiente a la reunión.” La expresión “salvo estipulación estatutaria en contrario” cómo debe interpretarse: 1) Que la sociedad puede establecer en sus estatutos cualquier plazo para la convocatoria, incluso inferior a los cinco (5) días hábiles, por ejemplo, tres (3) días hábiles; o 2) Que la sociedad puede establecer en sus estatutos un plazo de convocatoria diferente a los cinco (5) días hábiles pero que deben ser superiores, por ejemplo, diez (10) días hábiles. En una de las guías de las Supersociedades para las S.A.S., se menciona lo siguiente:

43. Cuando en una S.A.S se trate de considerar el balance de fin de ejercicio, ¿o las reformas de transformación, fusión o escisión, que antelación se requiere para convocar a la asamblea general de accionistas?

R/ La asamblea general de accionistas, para los casos citados, debe ser

convocada con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles a la reunión, salvo que en los estatutos sociales se encuentre estipulado un término superior (Inciso segundo, Artículo 20 de la Ley 1258 de 2008). ¿Si se trata de una asamblea extraordinaria que se vaya a considerar temas diferentes a reformas de transformación, fusión o escisión, puede tomarse un término inferior a los cinco días hábiles?” Previamente a atender su inquietud debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. El caso a que se refiere su consulta es particular, por lo que esta oficina no se referirá específicamente al mismo; no obstante, atendiendo el derecho del consultante a ser orientado sobre el tema que le resulta de interés, se expondrán algunas consideraciones generales sobre el mismo. Efectuada la precisión que antecede, procede este Despacho a realizar las siguientes consideraciones jurídicas de orden normativo y doctrinal: La Ley 1258 de 2008 crea la sociedad por acciones simplificada – S.A.S., la cual se caracteriza por su flexibilidad, ya que permite que los particulares puedan definir las reglas a las que habrán de someterse los asuntos relacionados con la organización y funcionamiento de la sociedad. De esta manera con relación al funcionamiento de la asamblea de accionistas y a

su convocatoria, el artículo 20 de la Ley 1258 de 2008 dispone: “Artículo 20. convocatoria a la asamblea de accionistas. Salvo estipulación estatutaria en contrario, la asamblea será convocada por el representante legal de la sociedad, mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles. En el aviso de convocatoria se insertará el orden del día correspondiente a la reunión. Cuando hayan de aprobarse balances de fin de ejercicio u operaciones de transformación, fusión o escisión, el derecho de inspección de los accionistas podrá ser ejercido durante los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión, a menos que en los estatutos se convenga un término superior.” En lo que se refiere a la antelación de la convocatoria, la norma citada dispone cuando menos cinco (5) días hábiles tanto para reuniones ordinarias como extraordinarias, en las que hayan de aprobarse balances de fin de ejercicio u operaciones de transformación, fusión o escisión. Frente a este punto, se ha pronunciado esta Superintendencia mediante Oficio 220089524 del 2 de octubre de 2012: “En lo que tiene que ver con la antelación, también de manera supletiva la ley exige cuando menos cinco (5) días hábiles tanto para reuniones ordinarias como extraordinarias, con la obligación adicional de incluir en todos los casos el orden del día a tratar, lo que implica que en los estatutos podrá establecerse libremente cualquiera otra antelación. No obstante, para las reuniones en las que se vayan a considerar y aprobar estados financieros de fin de ejercicio u operaciones de

transformación, fusión o escisión, la convocatoria se habrá de efectuar necesariamente con cinco días hábiles de antelación cuando menos, pues el derecho de inspección está previsto para ser ejercido durante ese mismo término. De ahí que en los estatutos se pueda prever para estos fines un término mayor, pero nunca inferior.” En este orden de ideas, esta oficina, se permite dar respuesta a su consulta así: Conforme a lo expuesto, en las sociedades por acciones simplificadas, se puede pactar libremente dentro de los estatutos el termino de antelación de la convocatoria para la celebración de reuniones ordinarias o extraordinarias. Sin embargo, en los casos en que las reuniones tienen por objeto la aprobación de escisiones, fusiones, transformaciones o estados financieros de fin de ejercicio, la convocatoria debe efectuarse por lo menos con cinco (5) días de anticipación, con el fin de que los asociados ejerzan el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad. Con esto el legislador buscó asegurar un término mínimo para el ejercicio de este derecho, el cual es de suma importancia para la toma de decisiones vitales para la sociedad. De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015 y que en la página WEB de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros documentos de consulta.